A projekttervezéskor felmerülő kérdések

1. A projekttervezéskor felmerülő kérdések

2. Projekt tervezés Döntések: • Igények összegyűjtése(cél, mértékrendszerével együtt) • Projekt szervezet kialakítása • Kockázatelemzés • Projektfeladatok meghatározása(fentről-lefelé) • Erőforrásterv (anyag, eszköz, munka)

3. Ütemterv (határidő, mérföldkő, döntési pontok) • Költségterv (erőforrásterv és az ütemterv alapján) • Ellenőrzési,jelentési, intézkedési tervek

4. Követelményelemzés A projekt behatárolása során meg kell határozni, hogy a projekt pontosan mivel foglalkozik (és mivel nem!), ez a projektterjedelem. Ez kulcskérdés!

5. Követelményelemzés A követelményeket rendszerezetten kell összegyűjteni, általában az alábbi kategóriák, követelményfajták szerint: ·stratégiai ·teljesítmény ·technikai ·funkcionális ·minőségi ·logisztikai • tesztelés

6. Követelményspecifikációs lap • Prioritás • Nehézségi fokozat • Forrás • Megjegyzések • Kapcsolódó követelmények Tartalma: • Egyedi követelmény azonosító • Megnevezés • Felelős • Állapot • Leírás • verziószám

7. A követelménykezeléssel kapcsolatban tudomásul kell vennünk a fejlesztés egyik alaptörvényét: mire a projekt megvalósul, az ügyfél, megrendelő igényei megváltoznak.

8. Változáskezelés Elmondhatjuk, hogy szinte nincs olyan projekt, ahol menet közben ne változnának a követelmények. Sok projekt kudarcának az az oka, hogy a projektvezető nem képes megfelelően kézben tartani a változásokat.(Merev-engedékeny projektvezető) A változáskezelés alappillére: Nincs változáskezelés követelménykezelés nélkül: csak akkor tudunk változást kezelni, ha van mihez viszonyítanunk

9. Változáskezelés Vigyázzunk, a hiba és problémakezelés nem változáskezelés. A változásigény a követelményspecifikációtól való eltérésre vonatkozó igény. A hiba úgyszintén eltérés a követelményektől, csak nem egy felmerült igény szerint. A változási igényeket a projektben nyilván kell tartani, dokumentálni kell ezeket.

10. Változáskezelés Bárki kezdeményezi is a változást, a projektvezető megvizsgálva a változtatási kérelmet és annak kihatásait, egy újabb ajánlatot tesz a megrendelő felé, melyben tájékoztatja őt a változás összes kihatásáról (költség-, időnövekedés). Amikor a megrendelő jóváhagyja a módosított ajánlatot, az csak akkor tekinthető elfogadottnak. Nem szabad belekezdeni olyan változási igény megvalósításába, amely még nem került elfogadásra

11. Kockázatelemzés Miután túljutottunk a projekt életciklusának első és második szakaszán (kezdeményezés, definiálás), meghatároztuk azt a szerveződést, melynek keretein belül a projekt résztvevői dolgozni fognak, meg kell vizsgáljuk a projektet befolyásolható váratlan eseményeket

12. Kockázatok Minden munka tartalmazza azt a bizonytalanságot, hogy valami nem a terv szerint halad. Ez veszélyt jelenthet a projekt sikerét tekintve A kockázat olyan előre nem látható esemény, amely valamilyen valószínűséggel bekövetkezik ! Aprobléma az nem kockázat, hanem egy, már bekövetkezett esemény.

14. Kockázati források • Időzítés • Technológia • Emberi erőforrások • Finanszírozás • Hatáskör • Infláció • Műszaki folyamatok • Politika • A háló elkészítése

15. A projekt szakaszaiban jellemzően előfordulható kockázatok: Kezdeményezés - A megvalósítás vizsgálata nem elég alapos - A projektalapító dokumentum nem készül el

16. Definiálás - A projektcélok megfogalmazása nem egyértelmű, az egyes résztvevők eltérően értelmezik - Nem világos, hogy mi nem tartozik a projekt céljai közé - A projekt szereplőinek azonosítása elmarad, így a projektvezető a következő tervezési fázisba nem tudja bevonni a kulcsszakembereket

17. Tervezés - A tervezés során érvényüket vesztett elemeket a PDD-ben nem módosítják, ezzel az abban foglaltak, és a komplex projektterv fellazul - A projektterv egyes elemeit (tevékenységek, ütemezés) külön tervezik meg, ezért azok nincsenek egymással összhangban

18. Végrehajtás - A projekttervben nem vezetik át a menet közben történt változásokat - A végrehajtási tervtől való sorozatos eltérések hatására a projekt eltávolodik eredeti terjedelmétől, a résztvevők nem törekszenek annak betartására, a projekt korlátai, keretei szétcsúsznak

19. Zárás-értékelés - A hivatalos határidőre történt lezárás ellenére a projekt „fű” alatt tovább él, a team-tagok még hosszú ideig próbálják befejezni az elmaradt feladatokat - A tapasztalatok rögzítése elmarad, így az egyéni és szervezeti tanulás lehetőségei csökkennek

20. Kockázatmenedzsment lépései: • Azonosítás • Értékelés • Reagálás, enyhítés

21. Kockázatok értékelése A kockázatok értékelése annak alapján történik, hogy mekkora a bekövetkezési valószínűségük, és milyen természetű valamint kiterjedésű a kár, amelyet a projektben okozhatnak. Az egyik ilyen elterjedt kvantitatív (mennyiségi) kiértékelési módszer a kockázati mátrix használata. Ebben el lehet elhelyezni a kockázatot a 25 mező egyikébe. A károkozás mértékét, valamint a bekövetkezés valószínűségét 1-5-ig skálán értékelve kapunk egy metszésnégyzetet, ahol az aktuális kockázat pozíciója megjelenik.

23. Kockázatenyhítés • A kockázat áthárítása • A kockázat csökkentése • A kockázat elfogadása • A kockázat elkerülése A kockázatkezelés folyamatos tevékenység. „Az okos ember megoldja a problémát, a bölcs elkerüli azt.” (Einstein)

24. Projekttervezés alapelvei: • Eszközválasztás elve • Szabadság elve • Pontosság elve • Fokozatosság elve

25. A logikai (korlátok figyelembevétele nélküli) tervkészítés lépései • főbb tevékenységek meghatározása – elemi tevékenységekre bontás • Várható anyag és munkaigény előzetes meghatározása • Naptárak meghatározása (munkanap, ünnep)

26. Mérföldkő tervezés • Tevékenységek logikai függőségeinek meghatározása • A projekt átütemezése valós kezdésre • Erőforrások tevékenységhez rendelése

27. A fizikai (korlátok figyelembevétele) tervkészítés lépései • Határidők kezelése • Erőforrás korlátok figyelembevétele • Költségkorlátok túllépése • Túlterhelések megszüntetése • Terv elfogadása • Szükség szerinti átütemezés vagy más technológia alkalmazása

28. Munkalebontási struktúra (WBS) • Projekt • Fázis • Szakasz • Tevékenység • Feladat • Munkacsomag

29. Mélységét meghatározza : • Projekt nagysága • Felelősség kérdésköre Ábrázolása: • Vázlatos • Grafikus A lebontás felülről lefelé történjen

30. Hálóterv A logikai összerendezést ábrázolja Lehet: • tevékenység élű • Tevékenység csomópontú

31. Ütemterv Jó ütemterv jellemzői: • Elvégzendő munkák helyes sorrendje • Külső kötöttségek figyelembe vétele • Határidők betartása • Egyensúly a költség az idő és a minőség között

32. Fogalmak Az időbecslés lentről felfelé történik. Végrehajtási idő:az adott tevékenység kezdete és vége közötti időtartam naptári egységben mérve.

33. Fogalmak • Munkaráfordítás:az az időtartam, amennyit az adott erőforrás eltölt az adot tevékenységgel addig, amíg annak eredménye megjelenik. (emberóra, embernap)

34. Időbecslés • Intuitív • Részvételen alapuló (érintettek beavatása) • Tapasztalaton alapuló • Előírásokon, számításokon alapuló

35. Munkabecslés Ne használjunk naptári dátumokat!