Tilastointien hoitaminen multiPrimus-tasolla

1. Tilastointien hoitaminen multiPrimus-tasolla Starsoftin käyttäjäpäivä ammatillisille oppilaitoksille 28.3.2012 Niina Patrikainen

2. Opiskelijatilastot Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymä; taustaa • Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymä on vuonna 1995 perustettu 14 kunnan omistama maakunnallinen koulutuksen ja kehittämisen organisaatio. • Toiminta-alueella on n. 125 000 asukasta, joista n. 27 % on ruotsinkielisiä. • Alueen elinkeinorakenne on muusta maasta poikkeava: alueella on koko maahan verrattuna selvästi enemmän maataloutta sekä suurteollisuutta. • Henkilöstöä noin 600, joista hieman yli puolet opetushenkilöstä • Toimintatuotot v. 2011 48 meur, toimitiloja n. 90 000 m2, maata n. 600 ha. • Koulutuspalveluja tuottavat kuusi opistoa (9 fyysistä eri yksikköä) sekä oppisopimustoimisto Kokkolassa ja maakunnassa • Opiskelijahallintojärjestelmistä käytössä Primus sekä Studenta.

3. Opiskelijatilastot Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymä; taustaa

4. Koulutustarjonta ja opiskelijavolyymit • Monipuoliset ja tilastoinnin näkökulmasta haastavat koulutusmuodot: • Nuorten opetussuunnitelmaperusteinen ammatillinen peruskoulutus • Näyttötutkintona suoritettavaan ammatillisen perustutkintoon valmistava koulutus • Ei-tutkintotavoitteiset valmistavat, kuntouttavat ja valmentavat koulutukset • Ammatillinen lisä- ja täydennyskoulutus • Vapaan sivistystyön kansanopistoiminta • Oppisopimuskoulutus • Maksullisen palvelutoiminnan kautta toteutettava koulutus, mm. työvoimapoliittinen koulutus, yhteistyösopimuksiin perustuvat koulutukset, yritysten rahoittamat koulutukset, hankkeiden kautta toteutettavat jne. • Opiskelijoita vuosittain yhteensä n. 4500, joista perustutkinto-opiskelijoita vajaat 3000 • Perustutkintoja on tarjolla kaikille eri koulutusaloille n. 25, näiden sisällä koulutusohjelmia vajaa 60. Opiskelijamääriltä suurin on tekniikan ja liikenteen ala, pienin taas humanistinen ja kasvatusala. • Näyttötutkintojen järjestämissopimuksia n. 50.

5. Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän opistorakenne ja opiskelijahallintojärjestelmät • Kokkolan ammattiopisto on monialainen, useiden tekniikan ja liikenteen alan sekä matkailu-, ravitsemis- ja talousalan kouluttaja. Tutkintotavoitteisten koulutusten ohella ammattiopisto toteuttaa erilaisia valmistavia, valmentavia ja kuntouttavia koulutuksia. • Kokkolan kauppaopistossa toteutetaan yhteiskuntatieteiden, liiketalouden ja hallinnonalan, luonnontieteiden alan sekä hiusalan koulutusta nuorille ja aikuisille. Kaupallista koulutusta annetaan molemmilla kotimaisilla kielillä. • Kokkolan sosiaali- ja terveysalan opisto järjestää nuorille ja aikuisille sosiaali- ja terveysalan perus- ja lisäkoulutusta. Lähihoitajakoulutusta toteutetaan myös kaksikielisenä. • Keski-Pohjanmaan maaseutuopisto kouluttaa nuoria ja aikuisia luonnonvara-alan ja käsi- ja taideteollisuusalan ammatteihin. Maaseutuopiston neljällä yksiköllä on omat selkeät toimintaprofiilinsa. • Keski-Pohjanmaan Opisto Kälviällä on sitoutumaton kansanopisto, joka tarjoaa vapaan sivistystyön alaista ja ammatillista koulutusta. • Ovat yhteisessä multiPrimuksessa, joka otettiin käyttöön 2003. Käytössä myös Kurre ja Wilma. • Keski-Pohjanmaan oppisopimustoimisto organisoi ja hallinnoi yhtymän toimialueella järjestettävän oppisopimuskoulutuksen. • On yksittäisPrimuksessa, käyttöön vuonna 2005 • Keski-Pohjanmaan aikuisopisto • Opiskelijahallintojärjestelmänä Studenta

6. Koulutuksen järjestäjän opiskelijatilastot kalenterivuonna Ulkoiset • Opetushallitus; syksyn ja kevään perustietokyselyt • Opetushallituksen kustannus- ja suoritekysely keväisin • Tilastokeskuksen tiedonkeruut syksyllä sekä talvella edelliseltä kalenterivuodelta • Opetushallituksen oppimistulostiedon keruu • KELA; ammatillisen perustutkinnon suorittaneet • AMKE mittariportaali Sisäiset • Opiskelijasuoritetietoja toiminnan ja talouden suunnitteluun • Tilinpäätöksen ja talousarvion opiskelijasuoritetiedot • Perustutkintojen tuloskortit • Opiskelijaraportti • Muut, usein kertaluontoiset selvitykset

7. Koulutuksen järjestäjän tilastot; OPH:n perustietokysely • Tilaston teko perustuu ennalta sovittuihin ja määriteltyihin hakuihin. Opiskelijatiedot päivitetään opistoissa Primukseen näiden mukaan. • Opiskelijamäärät jaetaan lomakkeen eri kohtiin valmiiksi tallennettujen jakaumien avulla. • Yhteiset pelisäännöt käydään opistojen opintotoimiston väen kanssa läpi aina ennen tilastointia. Käytössä on myös seikkaperäinen ohje. • Opistot lähettävät kj:lle oman perustietolomakkeensa, tämän jälkeen tiedot tarkistetaan ja luvut kootaan rahoittajalle lähetettäväksi. • Tilastointiaikana tarkistusten jälkeen Primukseen ei tehdään mitään sellaisia muutoksia, jotka voisivat vaikuttaa tilastoissa ilmoitettaviin lukuihin. Primukseen päivitetäännäin tilastoinnin kannalta ihannetilanne, jolloin kaikki perustietolomakkeen kohdat saa sieltä ”nappia painamalla”. • Tästä tilanteesta otetaan paikallinen kopio mm. koulutuksen järjestäjän sisäistä opiskelijaraportointia varten. Kopioon voidaan tarvittaessa palata myös esim. tilintarkastuksen yhteydessä.

8. Koulutuksen järjestäjän tilastot; OPH:n perustietokysely Tutkintoon johtavan ja muun kuin tutkintoon johtavan koulutuksen perushaku: • Läsnä olevalle opiskelijalle päivitetty lukuvuosi- ja läsnäolotieto • Opiskelijalaji on tässä kyselyssä ilmoitettava • Opintojen rahoitus on valtionosuusrahoitteinen ja • Kirjoillaoloaika on eri kuin yliajalla Haku on oletuksena ympäri vuoden opiskelijarekisterissä.

9. Koulutuksen järjestäjän tilastot; OPH:n perustietokysely • Perushausta rekisteriruudulle haetut opiskelijat jaetaan lomakkeen eri kohtiin valmiiksi tallennetun jakauman avulla • Jos jakauma on puutteellinen, opiskelija-rekisteriä on vielä päivitettävä

10. Koulutuksen järjestäjän tilastot; OPH:n perustietokysely • Muut lomakkeella kysyttävät tiedot saadaan perushakua jatkamalla. Näitä tietoja ovat: • Erityisopiskelijat (Hojks-rastikenttä on Kyllä) • Kahta tutkintoa suorittavat (Yhdistelmäopintojen tyyppi on eri kuin tyhjä) • Majoitetut opiskelijat (Majoitusetu-rastikenttä on Kyllä) • Liitteen 1 porrastustiedot, kotikunta- ja kansalaisuuslistaukset saadaan perushaun kautta eri jakaumien avulla

11. Koulutuksen järjestäjän tilastot; OPH:n perustietokysely Ei-rahoitukseen oikeuttaviksi opiskelijoiksi ilmoitettavat, esimerkkinä toiselle amm. koul. järjestäjälle myyty perustutkintokoulutus • Läsnä olevalle opiskelijalle päivitetty lukuvuosi- ja läsnäolotieto • Opiskelijalaji on tässä kohdassa ilmoitettava • Opintojen rahoitus muuta kuin valtionosuusrahoitteista • Tutkintotyyppi ja • Koulutuksen järjestäjä on eri kuin oma oppisopimustoimisto Rahoitus- ja tutkintotyyppitietoa vaihtamalla saadaan myös muut lomakkeen lisätietokohdat haettua.

12. Koulutuksen järjestäjän tilastot; OPH:n kustannuskysely • Kalenterivuoden suoritteiden tilastointi haasteellista • Perustuu opiskelijarekisterin läpivirtaushakuihin ja erilaisiin, valmiiksi tallennettuihin tilastokoosteisiin (suoritetut opintoviikot) ja arviointiyhteenvetoihin (amm.os.näytöt) • Koulutuksen/tutkinnon aloitusvuosi on pienempi kuin nykyinen vuosi ja koulutuksen/tutkinnon päättymispäivä on suurempi kuin tilastovuotta edeltävän vuoden viimeinen päivä • Opiskelijalaji varmistaa, että mukaan tulevat oikeaan koulutusmuotoon kuuluvien opiskelijoiden suoritteet • Kaikkia suoritetietoja ei KPEDU:n Primuksesta tällä hetkellä saa, on selkeä tilastoinnin kehittämiskohde.

13. Koulutuksen järjestäjän tilastot; Tilastokeskuksen tiedonkeruut • Tiedonkeruut ovat uudistumassa! • Ammatillisen koulutuksen kaikki henkilöpohjaiset tiedonkeruut toteutetaan jatkossa koulutuksen järjestäjän kautta kuten ensi kerran syksyllä 2011 (Järjestäjä- ja oppilaitostason opiskelijat -tiedonkeruussa) tehtiin. • Tiedonkeruukirjeitä ei enää lähetetä oppilaitoksille. • Tiedonkeruun organisointi sovittava uudelleen • Opiskelutietojen yhteismitallisuus koko koulutusyhtymässä varmennettava. Nykymalli on mahdollistanut vielä opistokohtaisia ylläpitotapoja.

14. Koulutuksen järjestäjän tilastot; Tilastokeskuksen tiedonkeruut • Syksyn 20.9. henkilöpohjainen tiedonkeruu perustuu KPEDU:ssa pitkälti OPH:n perustietokyselyn hakuun, lisäksi haetaan (myös arkistosta) tilapäisesti poissa olevat

15. Koulutuksen järjestäjän tilastot; Tilastokeskuksen tiedonkeruut • Tilastokeskuksen kalenterivuoden tiedonkeruiden onnistumisen edellytyksenä ovat ensiksikin huolellisesti, yhteisten määritysten mukaan ylläpidetyt päivämäärätiedot • Opetussuunnitelmaperusteissa koulutuksessa käytännössä vain valmistumisajankohta • Näyttötutkintoon valmistavan koulutuksen ja oppisopimuskoulutuksen osallistujilta toteutunut koulutusaika alkamis- ja päättymispäivineen • Primuksen tiedonsiirtotoiminto hoitaa muun tarkistuksen

16. Koulutuksen järjestäjän tilastot; Tilastokeskuksen tiedonkeruut • Toinen ehto tilastoinnin sujuvuudelle kalenterivuodelta tehtävissä henkilöpohjaisissa tiedonsiirroissa on yhtenäinen opetussuunnitelma-rakenne ja yhteiset kurssityypit • esimerkkinä KPEDU:n kurssityypit

17. Koulutuksen järjestäjän tilastot; OPH:n oppimistulostiedonkeruu • Perustuu opiskelijarekisterin hakuun sekä ennalta määriteltyihin kahteen kurssityyppiin • Apuna Starsoftin hieman muokatut kolme tulostepohjaa, joilla tiedot siirretään Opetushallituksen Excel-pohjalle • Haasteena usein puutteellisesti täytetyt näyttötiedot, siksi tilastojen kokoaminen aloitettava hyvissä ajoin. • KPEDU:ssa käytössä oleva Kurssit-rekisterin näkymä palvelee oppimistulostietojen tallennusta -> yksi välilehti kokonaan tätä varten.

18. Koulutuksen järjestäjän tilastot; OPH:n oppimistulostiedonkeruu • Esimerkkinä kesällä päättymässä oleva hius-, sähkö- ja maatalousalan ammattiosaamisen näyttöjen tulostiedonkeruussa käytettävä haku

19. Tilastoinnin kannalta olennaiset kentät Opiskelija-rekisterissä • KPEDU:lla pakollisiksi määriteltyjä kenttiä 10 kpl. Merkittäviä tilastoinnissa näistä ovat: • Koulutuksen/tutkinnon aloitusvuosi • Koulutuksen/tutkinnon päättymispäivä • Opintojen rahoitus • Koulutustyyppi • Opiskelijalaji • Tutkintotyyppi • multiPrimukseksessa lisäksi Koulu ja Ryhmä-tiedot tärkeitä • Opiskelijalajeja on viime vuosina ollut käytössä neljä, lähtökohtana rahoitus. Laji OPH Yksikköhintaopiskelija on ainoa, joka vaatii henkilötunnuksen tarkistuksen mikäli tallennetaan uudestaan.

20. Kiitos! niina.patrikainen@kpedu.fi 044-725 0019