MANAJEMEN & ORGANISASI

1. MANAJEMEN & ORGANISASI

2. ARTI & FUNGSI MANAJEMEN • Manajemen = ilmu & senimerencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikansertamengawasitenagamanusiadenganbantuanalat-alatuntukmencapaitujuan yang telahditetapkan • Fungsimanajemenperusahaan : • Perencanaan 4. Pengkoordinasian • Pengorganisasian 5. Pengawasan • Pengarahan

3. Mekanismekerjadrfungsimanajemen : • Adanyakeinginan, kebutuhan & informasi Mendorongorang/perusahaanutkmelakukansuatukegiatan • Kegiatan : adatujuan, shgperluperencanaan (apa, bagaimana, mengapa, kapandilakukan?) Perencanaan

4. Siapa yang akan melakukan, bagaimana pembagian kerja, bagaimana wewenang & tanggungjawab, serta pertanggungjawaban masing-masing kegiatan pengorganisasian • Mengarahkan & mendorong agar supaya karyawan bersedia menyumbangkan tenaganya semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan pengarahan

5. Agar tidak terjadi kontradiksi antara fungsi satu dg lainnya utk menuju sasaran yg sama Dibutuhkan pengkoordinasian • Utk menjaga agar penyimpangan2 dr rencana yg terjadi tdk terlalu jauh Diperlukan pengawasan/pengendalian • Mencari kemungkinan tjd penyimpangan • Mencegah agar tdk tjd penyimpangan

6. PERENCANAAN KEINGINAN & KEBUTUHAN • Mekanisme kerja dr fungsi2 manajemen PENGORGANISASIAN INFORMASI PENGARAHAN TUJUAN PENGKOORDINASIAN PENGAWASAN

7. B. JENJANG MANAJEMEN • Manajemenpuncak/eksekutif • Mrpkn top leader/manajer senior/eksekutifkunci • Misal : dewandireksi, direkturutama, pimpinan2 • Tugas : • Menyusunrencanaumumperusahaan • Mengambil keputusan2 penting (produkbaru, pengeluransaham,dll) • Manajemenmadya/manajemenadministratif • Contoh : manajerdivisi, pimpinanpabrik • Tugas : menyusunrencanaoperasi

8. Manajemen operasional/manajemen supervisori • Contoh : manajer operasional/kandang, mandor • Tugas : pelaksanaan rencana yg dibuat oleh manajemen madya

9. C. FUNGSI PERENCANAAN Bentuk2 perencanaan : • Tujuan • Semuaorang/karyawanharustahutujuandlmorganisasiyghendakdicapai • Policy / kebijakan • Suatupernyataanutkmenyalurkanpikirandlmmengambilkeputusanthd tindakan2 utkmencapaitujuan • Strategi • Tindakanpenyesuaiandrrencanaygtelahdibuat

10. Prosedur • Rangkaian tindakan yg akan dilaksanakan utk waktu yg akan datang • Aturan/rule • Suatu tindakan yg spesifik & mrpkn bagian dr prosedur • Program • Campuran antara kebijakan prosedur, aturan & pemberian tugas yg disertai dg suatu anggaran/budget

11. Kegunaanperencanaan : • Mengurangiketidakpastiansertaperubahanwaktumendatang • Mengarahkanperhatian pd tujuan • Memperinganbiaya • Mrpknsaranautkmengadakanpengawasan Langkah2 penyusunanperencanaan : • Menetapkantujuan • Menyusun anggapan2 • Menentukanberbagaialternatiftindakan

12. Mengadakan penilaian thd alternatif2 tindakan yg sudah dipilih • Mengambil keputusan • Menyusun rencana pendukung misal : perusahaan ayam broiler merencanakan penambahan jumlah ayam mk perlu merencanakan juga jumlah karyawan tambahan, teknis pemeliharaan & perencanaan pemasaran

13. D. FUNGSI PENGORGANISASIAN • Fungsipengorganisasian = suatuprosesmenciptakan hub. antaraberbagaifungsi, personalia & faktor2 fisik agar semuapekerjaanygdilakukandptbermanfaatsertaterarah pd suatutujuan • Hubungan2 ygtimbul : • Hub. Informal • Hub.2 ygtimbulnyatdksengaja • Hub. diluartugas • Hub. tdkresmi

14. Hub. Formal • Dilakukan dengan sengaja • Ditunjukkan dlm bagan organisasi, pedoman organisasi /deskripsi jabatan yg ada Dalam pengorganisasian tdpt 3 hub. Dasar : • Tanggung jawab • Mrpkn kewajiban2 bg individu utk melaksanakan tugas yg telah ditetapkan dg cara sebaik mungkin menurut kemampuan serta pengarahan yg diterima

15. Faktor2 ygmembatasiperencanaan : • Sulitnyamencarianggapansecarateliti • Perubahanygsangatcepat • Kekakuan internal • Dptberupa : • Kekakuanpsikologis • Kekakuankarenaprosedur & kebijakan • Kekakuansumberdaya & dana • Kekakuanekternal • Waktu & biaya

16. Wewenang • Mrpkn hak utk mengambil keputusan ttng apa yg harus dilakukan oleh seorang & hak utk meminta pd orang lain utk melakukan sesuatu • Pertanggungjawaban • Melaporkan hasil pekerjaan kepada yg berwenang / pemberi tugas

17. Frekuensihub.antarapimpinan & bawahandipengaruhiolehbeberapafaktor : • Latihandrbawahan • Latihanygsempurnaakanmengurangifrekuensihub.dgpimpinannya • Pendelegasianwewenang • Pendelegasianwewenang dg jelas, tegas & pastidptmenghindaritjdnya kesalahan2 • Perencanaan • Penyusunanperencanaan, kerjaperencanaan, wewenangdrpelaksana & sejauhmanaparapelaksanadptmemahaminyasangatmempengaruhihub.bawahan dg pimpinan • Teknikkomunikasi

18. Dasar2 penggolonganbagiandidalamorganisasi : • Didasarkan pd suatuangka • Misal : pd organisasimiliterDivisi IV, Kodam IV Diponegoro • Didasarkan pd waktu • Misal : tugas2 dipabrikberhub. dg jam kerjaperusahaan jam kerja 8 jam (shift) : I = 07.00 – 15.00, II = 15.00 – 23.00 • Didasarkan pd fungsiperusahaan • Berhub.dgkegiatanperusahaan , misal : bgnproduksi & pemeliharaan, bgnpemasaran, bgnkeuangan

19. Didasarkan pd luas daerah operasi • Perusahaan peternakan dg operasi yg luas, dpt membuka cabang di bbrp daerah • Misal : Daerah Operasi (DO) Surakarta, dll • Didasarkan pd jenis barang yg dihasilkan • Dg mengelompokkan aktivitas & tenaga kerja menurut macam barangnya, karena msng2 jenis barang memiliki karakteristik yg berbeda2 • Misal : PT. Charoen Phokpand Tbk terdapat Divisi Unggas, Divisi Pakan Ternak, Divisi Pasca Panen Hasil Ternak

20. Didasarkan pd jenis langganan • Langganan dpt berupa konsumen rumah tangga, pedagang, pemerintah swasta,dll • Penggolongan karyawan & aktivitas perusahaan ( misal : promosi, distribusi) menurut jenis langganan perusahaan : • Karyawan tetap • Karyawan freelance • Karyawan kontrak/honorer • Karyawan sukarela

21. Terdapat 3 fungsiutamadlmperusahaan : • Fungsipemasaran • Fungi produksi • Fungsipembelanjaan Pd perusahaanperseorangan ,ketigajenisfungsitsbdptditanganiolehpemilik, tp dg bertambahkompleksnya fungsi2 tsb, mkperluditanganiorang lain. Hal tsbdisebut “diferensiasifungsi”

22. Banyaknyafungsiygdptdiawasiolehseseorang • Kemampuannya • Kemampuanbawahan • Kompleksitasfungsi • Kemiripanfungsisatu dg fungsi lain • Makin besar volume usaha, kompleksitasfungsiygdiperlukanutkmelaksanakankegiatanbertambahlebihcepat/besar.

23. Ada 3 macamstrukturorganisasidasar : • Strukturgaris • Bilatanggungjawab, kekuasaan & pelaporandiciptakansatuarah • Menunjukkansuaturangkaiankekuasaan/perintahdrmanajemenkebawahmelalui bermacam2 bgn pd tingkat/tanggungjwbygterendah, jdadagarisdrataskebawh • Strukturfungsional • Didasarkan pd tugas2 spesialisasiygadadlmperusahaan • Menunjukkanpenggunaanstafspesialis pd organisasi

24. Urusanketenagakerjaanmjdtanggungjwb personal manajer • Buruhperusahaanbertanggungjwbkpdmandornya • Strukturgarisdanstaf • Kombinasidrorganisasigaris & stafygtugasnyamemberikan nasehat2 • Spesialisdisinitidakmenjalankanpengawasan/kekuasaanapapun.

25. E. FUNGSI PENGARAHAN • Merupakanfungsimanajemenygmenstimulirtindakan agar betul2 dilaksanakan. Prinsippengarahan : • Mengarah pd tujuan • Makin efektifprosespengarahan, makinbesarsumbanganbawahanterhdpusahamencapaitujuanbersama • Keharmonisan dg tujuan

26. Keharmonisan dg tujuan • Orangbekerjautkmemenuhikebutuhan, ygmungkintdkpersisisama dg tujuanperusahaan, shgdiusahakankebutuhanmrekadptdijadikansbgpelengkap & harmonis/sejalan dg kepentinganperusahaan • Kesatuankomando • Pentingutkmenyatukanarahtujuan &tanggungjwb pd bawahan

27. Cara pengarahan : • Orientasi • Cara pengarahan dg memberikaninformasiygperlu spy kegiatandptdilakukan dg baik pegawaibaru • Informasidptberupa : • Tugas • Tugas lain ygberhubungan • Ruanglingkuptugas • Tujuandrtugas • Delegasiwewenang • Cara melaporkan • Cara mengukurprestasikerja • Hub.antar masing2 tenagakerja

28. Perintah • Permintaan khusus yg diberikan utk memulai serta mjd pedoman pelaksanaan kerja • Agar perintah dpt berhasil, perlu diperhatikan : • Berhub.dg keadaan sesungguhnya • Beralasan sesuai dg sarana, waktu, kemampuan personalia • Lengkap • Jelas, singkat & konsisten • Nada perintah harus menstimulir orang utk melaksanakannya • Berupa saran /bukan paksaan

29. Perintahdptberupa : • Perintahumum & khusus • Perintahlisan & tertulis • Perintah formal & informal • Delegasiwewenang • Pimpinanmelimpahkansebagianwewenagygdimilikinya pd bawahanshg tugas2 ygdiberikanharusjelas • Kesulitandlmmentafsirkanwewenangdptmenimbulkankeenggananbawahanutkmengambilsuatutindakan

30. Motivasi • Adalah suatu bentuk dorongan, supaya apa yg diusahakan dpt mencapai keberhasilan • Motivasi positif = proses mempengaruhi orang lain utk melaksanakan kehendaknya dg cara memberikan imbalan (insentif, promosi, dll) • Motivasi negatif = proses mempengaruhi orang lian dg cara menakut-nakuti.

31. Berbagaijenismotivasipositif : • Pujian • Merasadiperhatikan, diakuidlmkerjanya • Pemberianinformasi • Merasadiajakikutsertamengelolaperusahaan • Memperhatikanbawahan • Menimbulkan rasa informal & persahabatanshgtdkkaku &berinisiatif • Persaingan • Memuji hasil2 pekerjaanygbaikdibandingkan dg hasil2 lain sehinggaakanmendorongbekerjalebihbaik

32. Partisipasi • Memberikesempatan pd bawahanutkikutsertamengambilkeputusanshgbawahandptmenerima perintah2 pimpinan • Kebanggaan • Dg pujian, persaingandidorongutkberbagga pd diri & hasilpekerjaannya, shgorangakanmudahmenerimaperintah & memberinyasemangatkerja • Delegasikekuasaan • Bawahanberpikir, dimanaia (sipenerimadelegasi ) harusmenghasilkansesuatukarenatelahdipercaya)

33. Uang • Sbg motivasi ekonomis, pendorong utk bekerja lebih giat & aktif

34. F. FUNGSI KOORDINASI • Merupakan usaha mensinkronkan serta menyatukan kegiatan dr sekelompok orang • Usaha yg terkoordinir yaitu bila kegiatan2 itu harmonis, terarah & diintegrasikan menuju tujuan2 bersama

35. Utk melakukan koordinasi diperlukan : • Sistem & prosedur yg jelas Sistem & prosedur yg jelas menggambarkan apa yg harus dikerjakan meliputi urutan,melalui bagian apa saja & siapa saja yg menanganinya juga kapan tugas harus selesai • Sistem komunikasi • komunikasi yg baik membantu keg. Koordinasi • Diperlukan informasi, yg dpt diperoleh dr kertas2 kerja, formulir2

36. Informasi umpan balik • Arus informasi yg memungkinkan faktor2 produksi diawasi dlm hub.nya dg hasil2 yg diperoleh dg berdasarkan standar yg telah ditentukan lebih dahulu

37. G. FUNGSI PENGAWASAN • Cara ygdilakukanyaitu dg membandingkansegalasesuatuygtelahdijalankan dg standar /rencananya, sertamelakukan perbaikan2 bilamanatjdpenyimpangan • Utukmengukurseberapajauhhasilygtelahdicapaisesuai dg apaygtelahdirencanakan • Langkah2 pengawasan : • Menciptakanstandar Standar = suatukriteriautkmengukurhasilpekerjaanygsudahdilakukan

38. Terdpt 2 bentuk : • Standarkuantitatifterukur dinyatakandlmsatuantertentuspt jam kerjamesin, ongkos, pendapatan,dll • Standarkualitatiftdkterukur Dptberupapendapatumum/langganan/buruh, dll • Membandingkankegiatanygdilakukan dg standarutkmengetahuiseberapajauhadanyapenyimpanganygtelahtjd • Tindakan2 koreksi Utkmemperbaiki & menyempurnakansegalakegiatan, kebijaksanaansertahasilkerjaygtdksesuai dg rencana /standarnya.

39. Syarat2 pengawasanygbaik : • Melaporkansetiappenyimpanganygtjd • Mendukungsifat & kebutuhankegiatan • Mempunyaipandangankedepan • Obyektif, teliti & sesuai dg standar • Luwes • Serasi dg polaorganisasi • Mudahdimengerti • Diikuti dg perubahan