Startbijeenkomst Evenementen Donderdag 23 januari 2014

1. Startbijeenkomst Evenementen Donderdag 23 januari 2014

2. Welkom! Pim van den Berg Wethouder CultureelKlimaat

3. Terugblik 2013 Anne Arendsen Team Cultuur

4. Terugblik 2013 • Duidelijke regierol is van belang Regie, taken en verantwoordelijkheden zijn duidelijk vastgelegd. Advies voor vervolg: Kijk of het mogelijk is het aantal contactpersonen voor evenementenorganisaties terug te brengen.

5. Terugblik 2013 • Duidelijke regierol is van belang Gemeente Amersfoort • Regierol Evenementenbeleid algemeen, Startbijeenkomst, Evenementenplatform (TC) • Procesbewaking vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) • Procesbewaking bestuurlijke betrokkenheid en besluitvorming (V&W) • Fysieke maatregelen en Evenementenpakket (SB)  Politie • wettelijk verantwoordelijk en aanspreekbaar voor openbare orde • adviserende rol tijdens het proces van vergunningverlening VRU • wettelijk verantwoordelijk voor het bestrijden van calamiteiten • adviserende, signalerende rol in aanloop naar en tijdens evenement en tijdens het proces van vergunningverlening Evenementenorganisatie • in brede zin verantwoordelijk voor een goed georganiseerd en veilig evenement voor haar bezoekers, inclusief het • naleven van de vergunningsvoorwaarden, en • de inzet van eventuele beveiligers en vrijwilligers.

6. Terugblik 2013 2.Bestuurlijk overleg in vroeg stadium is wenselijk Met name bij grote evenementen en/of als er bestuurlijke vraagstukken liggen.

7. Terugblik 2013 3. Maak het eisenpakket zo duidelijk mogelijk • Startbijeenkomst: what’snew? • Evenement Assistent: invoering laat op zich wachten Advies voor vervolg: Ontsluit zoveel mogelijk lokaal beschikbare regelgeving op www.amersfoort.nl

8. Terugblik 2013 4. Strakkere procesbewaking en goede communicatie • Invoering protocol Vergunningverlening Advies voor vervolg: • HDO is centraal overleg tijdens vergunningverlening • Afstemmingsoverleg toevoegen aan protocol (proces) • Markt- en havenmeester neemt deel aan HDO

9. Terugblik 2013 5. Verantwoordelijkheden buiten EvenemententerreinEvenementenpakketOplossing voor kosten facilitering Locatieoverzicht: duidelijke informatie en grenzen Advies voor vervolg: • Ontsluitengegevens op www.amersfoort.nl, ookvoorautocadbewerking • Overzicht ‘fietsopstelplaatsen’

10. Terugblik 2013 5. Evenementenpakket • Banners • Centrale post • Evenemententelefoon Voor wie? Voor niet-commerciële evenementen, met een vrij toegankelijk, openbaar karakter Niet voor commerciële evenementen, met een besloten karakter, waarvoor entreegeld moet worden betaald

11. Terugblik 2013 5. Oplossing voor kosten facilitering Advies voor vervolg: Onderzoek gezamenlijk welke constructies mogelijk zijn voor financiering van organisatie- en beheerkosten

12. Terugblik 2013 6. Draag zorg voor evaluatie en een goede dossiervorming Evaluatie is onderdeel van het protocol Advies voor vervolg: • Volg de werkwijze van het protocol • Maak een overall-evaluatie • Digitaal dossier, vanuit HDO

13. Terugblik 2013 7. Eenduidige vastlegging van het proces Protocol Vergunningverlening Advies voor vervolg: • Afstemmingsoverleg in protocol opnemen

14. Terugblik 2013 Samenvattend: te doen in 2014 Gemeente • Minder aanspreekpunten? • Digitale formulieren en kaartmateriaal (autocad) • Afstemmingsoverleg met buitencoördinator in protocol • Overzicht fietsopstelplaatsen/plaskruizen • Ontsluiten lokaal beschikbare regelgeving • Actualiseren Evenementennota

15. Terugblik 2013 Evenementenorganisaties • Professionaliseringsslag doorzetten • Organisatiegraad vergroten, meer samenwerken • Onderling communiceren Gezamenlijk • Onderzoeken/Ontwikkelen structuur en financierings- mogelijkheden (organisatie/beheer/veiligheid)

16. Evenementenkalender 2014 Frans Oostendorp Afdeling Vergunningverlening Toezicht en Handhaving

17. Evenementenkalender Amersfoort 2014

18. Doel & functies Evenementenkalender • Reserveren data en locaties voor evenementen • Verlenen formele status evenement • Draagt bij aan optimale capaciteitsplanning gemeentelijke afdelingen, regionale hulpdiensten en politie. • Hulpmiddel bij verkenning nieuwe initiatieven. • Kennisgeving (voorbode)bewoners en bedrijven

19. 19/12 titel van de presentaties Evenementenkalender 2014 in vogelvlucht • Gelijkmatige spreiding over locaties • Redelijke spreiding in het jaar • Geslaagde (horizontale) planning grote en/of terugkerende evenementen • Divers aanbod

20. Update door Brandweer Roelof Willemze VRU

21. Waar aan wordt getoetst.

22. Vastgestelde regelgeving • De Algemene Plaatselijke Verordening • De Brandbeveiligingsverordening • Verwijzing naar het Bouwbesluit 2012 • Praktische invulling door de Handreiking Brandveiligheidsvoorschriften voor Evenementen BRUL

23. Tenten • Verwoord in de NEN 8020-41 zijn o.a.: • > 25m2 • Tent: verplaatsbare, tijdelijke overkapping van tentdoek met of zonder scheerlijnen • Tentboek(o.a.constructie, belasting en tentdoek) • Omvang tent • Afstand tot overige (niet)bouwwerken / inrichtingen

24. Tenten (2) • Doorstroomcapaciteit • Nooduitgangen (aantal, wijze, afstand) • Klassen waaraan voldaan moet worden: • Klasse 2 NEN 6065 of • Klasse B NEN-EN 13501-1 • Klasse B1 van DIN 4102 • Klasse M2 (NFP92-503/504/505 of 507) • Brandbare vloeistoffen vloeibare gassen >5m

25. Ontwikkelingen • Vervanging van de lokale Brandbeveiligingsverordening door een landelijke Algemene Maatregel van Bestuur • Nu geen inzicht in regeling (consequenties, overgangsbepalingen e.d.) • Ingangsdatum (voorlopig) 1 juli 2014.

26. Update Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving Frans Oostendorp Afdeling Vergunningverlening Toezicht en Handhaving

27. Terrassenbeleid tijdens evenementen

28. Uitgangspunten terrassen op pleinen in Stadshart • Evenementenorganisator is hoofdaannemer • Terrasvergunning geldt niet tijdens evenementen • Organisator onderbouwd ruimtevraag • Redelijkheidsbeginsel • Organisator informeert en overlegt met horeca • Resultaat onderdeel vergunning

29. 29/12 titel van de presentaties Horeca-exploitatie pleinenUitgangspunten • Organisator besteedt exploitatie uit • Georganiseerde horeca preferente partij • Marktconforme condities • Geen overeenstemming: handen vrij • Uitzondering op rechten pleingebonden horeca: - Drank- en voedselaanbod onlosmakelijk verbonden met en/of essentie evenement.

30. 30/12 titel van de presentaties Overige horeca tijdens evenementen • Geveltap • Eetkraam • Gevelterras tenzij …… - ruimtelijke beperkingen - openbare orde en veiligheid Toezicht & Handhaving

31. Vragenaan de gezamenlijkeevenementenorganisatie Tent cq overkapping Alfred Konijnenbelt Vrijwilligers inzetten voor beveiligingstaken Floor Visser en Boudewijn Court

32. Vragen?

33. Dank vooruwaandacht!