Gestão Estratégica na SEF / MG 06/12/2011

1. Gestão Estratégica naSEF / MG06/12/2011

2. Histórico Sistemática de Análise do Desempenho Estratégico Pesquisa - Grau de Orientação Estratégica - GROE Comunicação da Estratégia Portal da Gestão Estratégica Sistema de Análise do Desempenho Estratégico

3. Motivação • Panorama: • existênciade vários instrumentos de gestão sem conexão entre eles (AR, Pl. Estratégico, Projetos Estruturadores) • arranjo decisório ad hoc • inexistência de Objetivos Estratégicos e Indicadores que englobassem a organização como um todo • inexistência de uma metodologia corporativa de gestão

4. ETAPA 03 ETAPA 01 ETAPA 02 ETAPA 04 • Contratação da FDC – 2007/2008 Revisitação das iniciativas estratégicas e subsídio para a elaboração de Planos de Ação. Definição de metas para indicadores Construção do Mapa Estratégico Corporativo e definição de Indicadores Desdobramento do Mapa Corporativo em Mapas Estratégicos das Superintendências, definição de indicadores Desdobramento em Diretorias pré-estabelecidas Gerenciamento da Construção da Gestão Estratégica ETAPA 05

5. Formação do Comitê de Gestão Estratégica: aprovação dos mapas • Identificação de interlocutores para todas as unidades • Produtos • 13 mapas • Aprox. 500 indicadores

7. Contratação da Consist – 2008/2009/2010 • Acompanhamento da GE • Entrevistas com todos os gestores • Definição de metodologia corporativa para a GE • Apuração dos indicadores • Realização de reuniões mensais pelas unidades

8. Contratação da Fábrika Comunicação – 2008/2009/2010 • Plano de Comunicação da GE • Grupos Focais • Pesquisa GROE • Plano de Comunicação

9. Pontos de conexão com as outras iniciativas • A Gestão Estratégica é o “guarda-chuva” sob o qual se abrigam: • todas as iniciativas pertinentes à gestão da organização e • todos os projetos e ações em curso na SEF

10. Desafios postos em 2009 • Software • Internalização da estratégia no DNA da organização: • Reuniões habituais, cotidianas, naturais • Discussões focadas na decisão • Refinamento do entendimento sobre a estratégia da SEF de hoje e de amanhã • Aprimoramento constante do modelo e da metodologia de gestão

11. Gestão Estratégica na SEF

12. Sistemática de Análise do Desempenho Estratégico

13. A Sistemática de Análise do Desempenho Estratégico foi desenvolvida para que o processo de gestão estratégica fosse incorporado às atividades cotidianas dos servidores da Secretaria de Estado de Fazenda. • A Sistemática acontece por meio de Reuniões de Preparação e Reuniões de Análise do Desempenho Estratégico, conforme demonstra a figura a seguir.

14. Reunião de Preparação Trimestral STE Reunião de Preparação Trimestral das Unidades Meio Reunião de Preparação Trimestral SRE Análise do Desempenho Estratégico Trimestral/Deliberativa (Comitê de Governança) ADE-T/Deliberativa Comitê de Prioridades Comitê de Gestão do Desempenho Comitê de Gestão de Pessoas Reunião Gerencial Trimestral - SEF RG-T Comitê ... Comitê n Comitê 1 Comitê ... Comitê ... Superintendências Regionais SUFIS, SUTRI, SAIF, SCAF, SCGOV, SCCG, STI, SRH e SGF Análise do Desempenho Estratégico Trimestral ADE-T Análise do Desempenho Estratégico Mensal ADE-M Reunião de Acompanhamento e Preparação Mensal (SRF) Reunião de Preparação Mensal Reunião de Acompanhamento e Preparação Mensal (DF, DFT, AF e PF)

17. Assessoria do Gabinete • Assessoria de Comunicação Social • Auditoria Setorial • Gestão Estratégica e Inovação • Corregedoria • Assessoria Jurídica

22. Reunião Trimestral do Comitê de Governança

24. Alinhamento Organizacional Direcionamento Informações

25. Benefícios • Oportunidade de correção de rumos, quandonecessário, com a participação dos responsáveispelaexecução das atividades; • Maiorentendimento e comunicaçãodo direcionamentoestratégicoda SEF/MG. As pessoaspassam a compreendermelhor o que se esperadelas; • Foconosresultadose questionamento de atividadesquenãocontribuempara a execuçãodaestratégia; • Focoemdecisõesestratégicascom espaçoparadiscussão de propostas e não de justificativas; • Alinhamentode todo o corpoestratégico, tático e operacionalda SEF emfunçãodaestratégia; • Direcionamentoestratégicoúnico e respeitoàsparticularidadesde cadaunidade com possibilidade de adequar a forma de acompanhamento; • Integração dos atuaisinstrumentos de gestão(Acordo de Resultados, ProgramaEstruturador, Projetos, Balanced Scorecard, entre outros) em um únicomodelo de gestãoestratégica; • Visão global do desempenhodas Diretorias, Superintendências e daSecretaria de forma ágil e dinâmica no que se refereaosváriosaspectos do seudesempenho; • Maioragilidade no processodecisório.

26. Considerações importantes • As reuniõessão a oportunidadeparaosgerentes e servidoresdiscutirem as questõesestratégicas, queafetaram de alguma forma o desempenhodaunidade, avaliandoosresultadosobtidos. Nestemomentodevem ser abordadososfatosmaisimportantes do período, as experiênciasvividas, as dificuldades e as soluçõesencontradas (Fato/Causa/Ação), tendocomofoco principal as questõesestratégicas e a tomada de decisõesreferentes à unidade; • A reunião é preparadapelaunidade, pormeio do interlocutor daGestãoEstratégica. Os resultadossãoapresentadosaotitular, que é quemconduz a reunião e decide sobre as açõescorretivas. • Na ADE devem ser focados, prioritariamente, osdesempenhosinsatisfatórios, ouseja, com valor apuradoabaixoda meta pactuada (vermelho e amarelo). É fundamental que se registre as causasquemotivaramtaisdesempenhos e as açõesadotadasparacorreção; Texto adaptado do Capítulo III do PAFE 2011

27. Considerações importantes Texto adaptado do Capítulo III do PAFE 2011 • Para indicadores com desempenhossatisfatórios(verde), é importanteressaltarosfatoresquecontribuírampara o sucesso, para o aprendizado e compartilhamento dos conhecimentos. Quantoaodesempenho de indicadoresmuitoacimada meta pactuada (azul), é necessáriotambémumaavaliação dos fatoresqueinterferiramemtais performances. • Maisimportante do quemostrarsimplesmenteosnúmerosobtidos, deve-se discutir as causasquelevamaosdesviosde desempenho e apontarsoluçõesparaosproblemas; • Esta é umaoportunidadeparaquesejamdiscutidas as experiências e dificuldades e apresentadasidéias novas e projetos, respeitando-se as especificidades de cadaáreaouunidade; • Espera-se destasreuniões a participaçãoefetiva dos gerentes e servidores, promovendo a necessáriaintegração, o nivelamento de informações, estimulando, assim, o envolvimento de todos com o processo de gestãoestratégica.

28. Pesquisa Grau de Orientação Estratégica GROE

29. Procedimentos metodológicos Mesmos procedimentos em 2009 e 2010 • Envio de link • Controle de respondentes por área • Elevada adesão inicial De 48,50% para 59,80%

30. O GROE por objetivos

31. GROE – G De 2009 para 2010, o GROE Geral da SEF/MG passou de 75% para 77%, mantendo as mesmas diferenças entre seus subcomponentes. Todos aumentaram e “indicadores” foi o de maior destaque.

32. 86% 94% G R O E - C 2 0 1 0 78% 80% S E F 78% 64% 70% 70% 67% 78% 85% 67% 71% 63% 79% 70% 81% 73% 77% 78% 83% 71%

33. Conhecimento, opinião, motivação e capacidade de falarsobrealgunstemas de extremarelevânciapara a SEF: Estado paraResultados, Acordo de Resultados (1ª e 2ª etapas), PlanejamentoEstratégico, Gestãoporindicadoresbalanceados. Estado para Resultados Acordo de Resultados 1ª Etapa Acordo de Resultados 2ª Etapa Planejamento Estratégico Gestão por indicadores Balanceados Conhecimento Opinião Motivação Capacidade de falar

34. Comunicação da Estratégia

35. Plano de Comunicação • Criação de um Comitê de Comunicação para a Gestão Estratégica. • Campanha informativa. • Manual de Identidade Visual, com produção gráfica e eletrônica. • Criação de um Portal da Gestão Estratégica. • Sensibilização dos servidores, com ênfase na comunicação mobilizadora. • Comunicação eletrônica: @fazenda, fale conosco (e-mail específico). • Calendário articulado de reuniões. • Sistema de Análise de Desempenho Estratégico.

36. ESTADO PARA RESULTADOS EpR (Rumo) Gestão de Riscos (Prospecção de cenários) Acordo de Resultados (Compromisso) Comunicação GROE Conhecimento Compromisso Verbalização Planejamento e Desempenho Estratégico (Trilha e Acompanhamento) PDG (Liderança) Gestão de Pessoas por Competências (Competência, habilidade e atitude) Gestão do Conhecimento (Compartilhamento) Tecnologia da Informação

37. Sensibilização / capacitação

38. VÍNCULO BRAGA, Clara S.; HENRIQUES, Márcio S.; MAFRA, Rennan L. M. O planejamento da comunicação para a mobilização social: em busca da co-responsabilidade. In: HENRIQUES,Márcio S. (org.). Comunicação e estratégias de mobilização social. Belo Horizonte: Autêntica: 2004. Escala de Vinculação

39. Os números da capacitação

40. Conteúdo da sensibilização • Exposiçãoabordando a GestãoEstratégica de Governo, seusdesdobramentosna SEF e a importância da comunicaçãoestratégica; • Dinâmicas de grupo, possibilitando a reflexãosobre a postura do líder no processo de mudança

41. Portal da Gestão Estratégica e inserções no Informativo @fazenda

46. SADE Sistema de Análise do DesempenhoEstratégico

47. Benefícios do SADE • Acompanhamento sistematizado com metodologia padronizada; • Maior envolvimento por parte de todos os servidores e colaboradores da SEF através do acesso às informações referentes à gestão estratégica, como mapas e desempenho dos indicadores de todas as unidades, o que contribuiu para o alcance dos objetivos estratégicos; • Aferição dos indicadores de forma clara com cálculos automáticos, abolindo-se os erros na aferição e iluminação dos Mapas Estratégicos; • Visualização automática do mapa estratégico “iluminado”, ou seja, seus objetivos coloridos conforme o desempenho de seus indicadores; • Maior facilidade de acompanhamento do desempenho dos  indicadores; • Visualização de Fatos, causas e ações relacionadas aos indicadores, possibilitando a correção de rumos, tendo em vista a identificação de causas de desvio de desempenho e definição de eventuais ações corretivas, que visa a diminuição da vulnerabilidade do planejamento. • Otimização do tempo dedicado às atividades de aferição de indicadores, criação/emissão de relatórios, e de preparação de reuniões de análise do desempenho estratégico, de modo a concentrar os esforços em ações mais estratégicas.

49. Sistema de Análise do Desempenho Estratégico - SADE Entrada de Dados

50. Mapa Estratégico