Cyklické poptávkové řízení na dodavatele ovoce a zeleniny

1. Cyklické poptávkové řízení na dodavatele ovoce a zeleniny Fakultní nemocnice Královské Vinohrady Bc. Vladimír Hlušička

2. Cyklické poptávkové řízení - Úvod • FNKV – stravovací provoz : Modernístravovací pavilon s 80 ti zaměstnanci Výroba 900 celodenních jídel pro hospitalizované pacienty 1800 jídel pro zaměstnance nemocnice a ostatní strávníky cukrářská výrobna a výrobky studené kuchyně samoobslužná prodejna potravin Podíl elektronického nákupu činí 13 300 000,- Kč/rok, tj. cca 70 % nákladů na potraviny. V tom zahrnuto: 20 elektronických aukcí (komodity: maso, mražené zboží, koloniální zboží) 52 elektronických poptávek (ovoce, zelenina)

3. Cyklické poptávkové řízení • Předmět poptávkového řízení : Zpravidlasortiment, u kterého se často mění během krátkého období jeho cena (např. ovoce a zelenina). • Cíl: Vybrat jednoho i více uchazečů, kteří nabídnou nejnižší cenu v Kč u jednotlivých položek poptávaného sortimentu, vždy na předem zadané období (zpravidla týden), přičemž elektronické poptávkové řízení je využito jako prostředek pro hodnocení nabídek. Požadavek: Maximálně zjednodušit systém zadávání ze strany administrátora a také ze strany účastníků poptávkového řízení.

4. Cyklické poptávkové řízení • Řešení z pohledu zadavatele: - odeslání pozvánky s nastaveným harmonogramem na čtvrtletní období - nastavení harmonogramu odpovídající „dvojicím“ jednotlivých cyklů: - poptávkové kolo: vždy od pondělí 06.00 hod do pátku 10.00 hod - mezikolo: vždy od pátku 10.00 hod do pondělí 06.00 hod - odeslání protokolů dodavatelům vždy v pátek po 10.00 hod. - vyhotovení objednávky vítěznému dodavateli Objednávka: vždy jen na období následujícího týdne

5. Cyklické poptávkové řízení • Řešení z pohledu dodavatele: - možnost předložit nabídku bez zbytečné administrativy (přímo na portál) - možnost vidět konkurenční nabídku a tuto v průběhu poptávkového kola kdykoliv upravit - obdržení protokolů po ukončení poptávkového kola každého cyklu - automatický převod nabídky do následujícího cyklu - možnost týdenních dodávek příslušné komodity do FN KV Transparentnost nákupního procesu a operativnost podání nabídky (možnost dílčích vítězství různých dodavatelů)

6. Pozvánka - Obecné • Dovolujeme si vás pozvat k účasti v cyklickém výběrovém řízení, které se uskuteční formou pravidelně opakující se elektronické poptávky. • Elektronická poptávka je nastavena na 12 týdenních ( soutěžních ) cyklů, každý cyklus bude probíhat od pondělí do pátku a jeho vítězi budou vystaven objednávky na dodávky poptávaného sortimentu pro následující týden. • Po celou tuto dobu je pro přihlášení na aukční portál link, který každý účastník obdržel v této pozvánce. • Internetový portál pro zadání vaší nabídky bude zpřístupněn 18.09.2009 v 6:00 hod.

7. Pozvánka - Předmět • Seznam položek včetně jejich přibližného množství na požadované období • Sdělení zadavatele • Zadavatel požaduje zabezpečení pravidelných dodávek výše uvedeného sortimentu na základě jednotlivých objednávek dle specifikovaného druhu a množství. Doba trvání dodávky se stanovuje na kalendářní týden, který bude následovat po ukončení příslušného soutěžního cyklu výběrového řízení.

8. Pozvánka – Zadávací podmínky • Cena jednotlivých položek • Splatnost faktur • Doba dodání od doručení objednávky • Legislativní podmínky • Upozornění zadavatele ( možnost zrušení nebo vyhlášení dalšího kola, odmítnutí předložených nabídek)

9. Pozvánka - Harmonogram • Výběrové řízení proběhne formou elektronických poptávkových řízení a to ve 12 ti soutěžních cyklech. Frekvence jednotlivých cyklů je stanovena jako týdenní. V sekci „Obecné“ je zobrazeno zahájení pouze prvního soutěžního cyklu, další cykly jsou dány harmonogramem. • Účastník, který bude zařazen do cyklického poptávkového řízení, může ve všech kolech soutěžních cyklů ( s výjimkou mezikol) provádět jakékoliv změny( tj. ceny snižovat, zvyšovat či vymazat). V poptávce nedochází k prodlužování, čas ukončení kola příslušného cyklu znamená i uzavření nabídek. Po uzavření kola pro podávání nabídek následuje vždy mezikolo bez možnosti provádění jakýchkoliv změn. • Při otevření soutěžního kola nového cyklu zůstává každému účastníkovi v platnosti vždy jeho poslední nabídka. V případě, že tuto nabídku účastník nijak neupraví (či nevymaže) stává se automaticky předmětem hodnocení následujícího cyklu.

10. Otisk – Nastavení průběhu poptávky

11. Otisk - Harmonogram

12. Harmonogram Soutěžní cyklus 745.týden 2.11. - 6.11.2009 Dne 02. 11. 2009 v 06:00 bude zpřístupněn e-aukční portál pro zadávání vstupních nabídek a všem účastníkům se zobrazí nejnižší cenová nabídka (u každé položky). Po celou dobu tohoto kola mají jednotliví účastníci možnost své nabídky jakkoliv upravovat (směrem dolů i nahoru). Za závazné jsou pak považovány ty cenové nabídky, které budou v aukční síni v okamžiku ukončení tohoto kola. Cenová nabídka z tohoto kola se pak automaticky přenáší do kola následujícího. Ukončení kola - MezikoloDne 06. 11. 2009 v 10:00 bude zahájeno mezikolo, které slouží pro vyhodnocení nabídek ze strany zadavatele. Po dobu mezikola účastníci nemohou své nabídky nijak měnit.

13. Otisk aukční síně

14. Cyklické poptávkové řízení • Výhody: - jednoduchost nastavení a dlouhodobost soutěžního případu - minimální administrativa - v kterémkoliv okamžiku je k dispozici aktuální nabídka „příštího týdne“ - transparentnost při vystavování objednávky - možnost okamžité reakce na nekvalitu dodávaného zboží (vyřazení nekvalitního dodavatele z účasti v aktuálním cyklu a okamžité převzetí momentálně nejlepší nabídky z aukční síně)

15. Cyklické poptávkové řízení • Nevýhody: - nízký počet vhodných účastníků (vhodnost obměny, problém možností na trhu) - licitace účastníků s oddálením výsledné nabídky do posledních sekund - nutnost „ručního“ odesílání protokolů soutěžícím účastníků (pozn.: námět pro úpravu software)

16. Děkuji za pozornost! Bc.Vladimír Hlušička Fakultní nemocnice Královské Vinohrady Tel. 267 168 000 E-mail: hlusicka@fnkv.cz