Progetto Coge

1. Progetto Coge Situazione generale al 31 gennaio 2012

2. Premessa Il progetto di definizione di un modello di controllo di gestione e rifacimento del D.I. 44/2001 nasce da precise indicazioni contenute negli atti di indirizzo di questo Ministero per l’anno 2010, 2011 e 2012 e dalla necessaria attività di ripristino del corretto andamento di bilancio delle Istituzioni Scolastiche, nonché da un necessario allineamento con le normative più recenti. A tal fine nel novembre del 2010 il Capo Dipartimento prof. Giovanni Biondi, in accordo con il Direttore Generale del Bilancio dott. Marco Filisetti, ha avviato il gruppo di lavoro CoGe a cui stanno partecipando 100 scuole e con cui hanno fino ad ora interagito ben oltre 2700 scuole d’Italia. La selezione del campione di scuole è stata fatta considerando i bilanci scolastici, la copertura per indirizzi e la volontarietà della partecipazione all’iniziativa. Il particolare dinamismo delle scuole del gruppo di lavoro è stato fattore propulsivo fondamentale per raggiungere i primi obiettivi nei tempi stabiliti e con risultati positivi. MIUR - DGPFB - Uff. II

3. Contenuti • Il progetto ha come compito: • riscrivere il decreto di contabilità delle scuole • ridefinire il piano dei conti • attivare meccanismi e progetti di fund raising • avviare una serie di progetti che potessero abilitare nuovi meccanismi di gestione • abilitare accordi quadro a favore delle scuole • ridefinire e riprogrammare i software che le scuole utilizzano per le loro attività • Attivare meccanismi di controllo di gestione • Abilitare processi di contenimento della spesa • Aumentare l’efficacia organizzativa tramite strumenti di innovazione nel rispetto della legge sull’automazione nella pubblica amministrazione • Il progetto prevede la conclusione dei lavori a fine 2013. MIUR - DGPFB - Uff. II

4. Attività propedeutiche Prima di avviare il progetto è stata condotta un’analisi sui bilanci delle scuole e sono state effettuate una serie di visite presso le scuole per comprendere i bisogni ed individuare le problematiche. Sono state visitate nel periodo gennaio 2010 – ottobre 2010 oltre 100 scuole per definire una mappa di temi ed una scaletta di priorità che fossero una buona base per l’avvio del progetto. MIUR - DGPFB - Uff. II

5. Problematiche emerse PREVISIONE E PROGRAMMAZIONE • Tempi di programmazione dell’offerta formativa non rispettati • Ritardi nella definizione del programma annuale • Programmazione dei progetti solo tra gennaio e giugno • Assenza di istruzioni operative per il corretto utilizzo delle voci di entrata e di spesa • Assenza di regole e di una tassonomia standard per la determinazione dei progetti (esempio: Progetto FIS). PROGRAMMAZIONE NON ADEGUATA RISPETTO AGLI OBIETTIVI FORMATIVI PREVISIONE NON ADERENTE AGLI OBIETTIVI DI CONTROLLO

6. Problematiche emerse REGISTRAZIONE E CONSUNTIVAZIONE • Assenza di regole e di istruzioni per la registrazione delle voci di spesa • Utilizzo non appropriato dei residui attivi relativi ad esercizi precedenti: si tratta di crediti difficilmente incassabili • Difficoltà delle scuole di monitorare le voci di entrata; non esiste infatti uno strumento ad hoc e le scuole hanno risolto utilizzando un modello xls • Difficoltà di utilizzo degli strumenti: in particolare, la struttura del Piano dei Conti da una parte, non è pienamente aderente alle esigenze di registrazione delle scuole, dall’altra non agevola il monitoraggio del MIUR DISOMOGENEITÀ DELLE REGISTRAZIONI CONTABILI INADEGUATEZZA DEGLI STRUMENTI DISPONIBILI

7. Problematiche emerse MONITORAGGIO E CONTROLLO • Difficoltà di monitoraggio delle spese a causa della disomogeneità delle registrazioni contabili • Difficoltà di monitoraggio dei progetti sia per la disomogeneità di allocazione delle spese sugli stessi sia per l’assenza di una tassonomia standard IMPOSSIBILITÀ DI EFFETTUARE UN CONTROLLO COMPLETO ED EFFICACE

8. I tre piani del bilancio MIUR - DGPFB - Uff. II

9. Opportunità La Scuola che Serve La Scuola che c’è La Scuola che posso fare MIUR - DGPFB - Uff. II

10. Opportunità guida abilita gestisce MIUR - DGPFB - Uff. II

11. Opportunità Il DS garantisce tramite la corretta redazione del POF il piano finanziario ed indica le linee per il piano economico Il DSGA garantisce tramite la corretta redazione del PA il piano contabile seguendo le linee del piano economico Entrambi determinano per competenza l’andamento del cash flow MIUR - DGPFB - Uff. II

12. Moduli progettuali • Modulo Organizzativo • Progetti di fund raising • Appunti digitali • Naviotica • Intrascuola • Brand e comunicazione • Accordo Ismea • Accordo ABI • Benchmark e buone prassi • Automazione amministrativa (eliminazione carta nelle scuole) • Rifacimento software Sidi • Rifacimento moduli software scuole • Nuovi moduli software scuole • Cruscotto CoGe • Analisi dei costi • Modello costo base • Help Desk • Formazione • Modulo normativo • Nuovo DI 44 • Nuovo piano dei conti • Aziende speciali • Manuale contabile • Manuale organizzativo • Bilancio sociale e Buone prassi • Controllo di Gestione • Ordinativo Informatico Locale • Automazione amministrativa (cad) • Convenzione di cassa • Inventari • Rinnovo decennale • Circolare operativa • Convenzioni assicurative MIUR - DGPFB - Uff. II

13. Il punto da considerare DEBABELIZZARE I LINGUAGGI CONTABILI

14. Agenda • Modulo Organizzativo • Progetti di fund raising • Appunti digitali • Naviotica • Intrascuola • Brand e comunicazione • Accordo ismea • Accordo abi • Benchmark e buone prassi • Automazione amministrativa (eliminazione carta nelle scuole) • Rifacimento software sidi • Rifacimento moduli software scuole • Nuovi moduli software scuole • Cruscotto coge • Analisi dei costi • Modello costo base • Help Desk • Formazione • Modulo normativo • Nuovo DI 44 • Nuovo piano dei conti • Aziende speciali • Manuale contabile • Manuale organizzativo • Bilancio sociale • Ordinativo Informatico Locale • Automazione amministrativa (cad) • Convenzione di cassa • Inventari • Rinnovo decennale • Circolare operativa • Convenzioni assicurative MIUR - DGPFB - Uff. II

15. Obiettivi del lavoro Analisi di stato corrente Quadro normativo NUOVO MODELLO DI CONTABILITÀ (Budget, PdC, Consuntivo) Necessità scuola Legge 196/2009 Necessità MIUR D.Lgs 150/2009 Il nuovo modello contabile deve assicurare l’omogeneità delle registrazioni contabili Cedolino Unico SCHEDE DI CONTROLLO La completezza e l’omogeneità dei dati contabili consente la costruzione di schede di controllo REPORTISTICA MULTILIVELLO È quindi possibile costruire dei modelli di reportistica a vari livelli di dettaglio

16. Linee guida dell’intervento Fasi Elementi

17. Output previsti CRITICITÀ SOLUZIONE OUTPUT • Difficoltà delle scuole di monitorare la destinazione delle voci di entrata; non esiste infatti uno strumento ad hoc e le scuole hanno risolto utilizzando un modello xls • Difficoltà di utilizzo degli strumenti: in particolare, l’architettura dei modelli non è aderente da una parte alle necessità di programmazione e registrazione delle scuole, dall’altra non agevola il monitoraggio dei flussi di spesa da parte del MIUR • Difficoltà di monitoraggio e controllo dei livelli di spesa delle scuole, sia a livello di sintesi, sia a livello di dettaglio PROGETTAZIONE DI STRUMENTI ADEGUATI AI FABBISOGNI DELLE SCUOLE E ADERENTI AGLI OBIETTIVI DI CONTROLLO DEL MIUR • nuova struttura contabile • modello di budget • modello di consuntivazione • piano dei conti PROGETTAZIONE DI SCHEDE DI CONTROLLO CHE CONSENTANO DI EFFETTUARE ANALISI SIA DI SINTESI CHE DI DETTAGLIO • schede di controllo • reportistica multilivello

18. Definizione del processo Il lavoro di progettazione del sistema di contabilità analitica gestionale è partito da una valutazione dell’attuale macro processo amministrativo contabile. L’obiettivo di fondo in questa fase del lavoro è di non apportare modifiche sostanziali al macro processo, ma accorgimenti necessari da una parte all’ottimizzazione delle attività operative, dall’altra al corretto utilizzo degli strumenti, che verranno descritti nel prossimo capitolo. Inoltre non verranno apportate modifiche né alla tempistica di riferimento né alle responsabilità degli attori coinvolti. Il lavoro si è focalizzato quindi sulle macro fasi principali: PREVISIONE PROGRAMMAZIONE MONITORAGGIO CONTROLLO Processo di previsione e programmazione Processo di registrazione e consuntivazione Processo di analisi degli scostamenti Processo di monitoraggio e controllo REGISTRAZIONE CONSUNTIVAZIONE ANALISI

19. Architettura generale linee guida Sulla scorta delle esigenze del MIUR, delle scuole e dei principi dettati dalla normativa di riferimento si sono individuate le linee guida progettuali: • Programmazione strategica pluriennale partendo dal dato oggettivo che le entrate Ministeriali sono date; di conseguenza è necessario orientare le scuole alla ottimizzazione delle risorse disponibili e alla ricerca di nuove fonti di finanziamento. • Esigenza di portare le scuole ad un bilancio annuale di cassa, quindi definizione di un processo graduale per supportare le Istituzioni Scolastiche al perseguimento di questo obiettivo. • Esigenza di un monitoraggio puntuale dei flussi di spesa e delle entrate corrispondenti per favorire l’eliminazione dei residui. • Obiettivo di uniformare le modalità di registrazione dei dati per rendere confrontabili i bilanci delle Istituzioni Scolastiche; • Dotare le Istituzioni Scolastiche di strumenti per l’applicazione dei principi sopra descritti. OBIETTIVI PROGRAMMARE IN MANIERA EFFICIENTE ALLOCARE CORRETTAMENTE ENTRATE E SPESE REPORT LEGGIBILI E CONFRONTABILI MIUR - DGPFB - Uff. II

20. Architettura generale impulsi normativi I nuovi modelli sono stati progettati tenendo conto delle esigenze delle scuole e del MIUR ma anche considerando le innovazioni e gli impulsi derivanti dal contesto normativo. Nella progettazione dei nuovi modelli si è tenuto conto in particolar modo dei seguenti punti chiave: Legge 196/2009 Legge 150 / 2009 Cedolino Unico • Introduzione di una pianificazione pluriennale • Adozione di regole contabili uniformi e comune piano dei conti integrato per consentire il consolidamento e il monitoraggio dei dati; • Adozione di schemi di bilancio articolati in missioni e programmi • Classificazione delle entrate e delle spese in “correnti” e “per investimento” • Definire i risultati della PA a fronte di trasparenti e chiare oggettivazioni • La definizione di criteri univoci di contabilizzazione delle voci di bilancio e l’obiettivo di assicurare, tramite una struttura coerente, l’omogeneità dei dati, rappresentano i primi passi verso la costruzione di indicatori oggettivi, misurabili e confrontabili. • Snellire i processi di pagamento del personale nelle scuole • Fare sinergia sulle strutture presenti

21. Architettura generale metodologia La logica di costruzione dei nuovi modelli può essere rappresentata come segue: Registrazione per natura della transazione Il processo di rilevazione contabile prevede come primo passo l’identificazione della fonte delle entrate e della natura delle spese; in un secondo momento, all’atto della registrazione verrà richiesta la rilevazione della destinazione. Nuovo Piano dei Conti Report per natura o per destinazione Nuovo modello di Budget Visualizzazione della natura o della destinazione della transazione. Il processo di costruzione dei report di previsione in genere parte dalla destinazione (progetti, attività), in fase di consuntivazione dalla natura. Nuovo modello di Consuntivazione

22. Architettura generale metodologia Previsione – Budget e Bilancio di Previsione Il nuovo Piano dei Conti prevede l’introduzione di livelli omogenei di registrazione contabile, definendo il principio che a guidare è la tipologia di fonte per le entrate e di natura per le spese. I modelli di previsione rispondono ai criteri del modello contabile in ottica di distinzione tra fonte/natura e destinazione di entrate e spese. Il Modello di Budget è stato progettato con una visione prevalente di destinazione delle entrate e delle spese. Il Bilancio di Previsione è stato sviluppato con una visione prevalente per fonte delle entrate e natura delle spese. Registrazione contabile – Piano dei Conti I modelli di consuntivazione rispondono ai criteri del modello contabile in ottica di distinzione tra fonte/natura e destinazione di entrate e spese, e sono collegati automaticamente con il Piano dei Conti. Il Conto Consuntivo è stato sviluppato con una visione prevalente per fonte delle entrate e natura delle spese (vedi Bilancio di Previsione). Il Rendiconto è stato progettato con una visione prevalente di destinazione delle entrate e delle spese (vedi Budget). Consuntivazione – Conto Consuntivo e Rendiconto

23. Architettura generale metodologia Infine si presentano le diverse dimensioni che caratterizzano la nuova architettura. FONTE / NATURA DESTINAZIONE IMPUTAZIONE La prima dimensione è rappresentata dalla fonte per quanto concerne le entrate e la natura per le spese. La struttura della dimensione fonte / natura è organizzata su quattro livelli La seconda dimensione è rappresentata dalla destinazione delle entrate e delle spese; la struttura di tale dimensione è organizzata su tre livelli. La terza dimensione è invece caratteristica soltanto di quelle scuole che presentano situazioni particolari, come gli Istituti Comprensivi; tale dimensione consente di individuare il centro d’imputazione non coincidente con l’intera Istituzione Scolastica L’individuazione di un centro d’imputazione consente alle realtà più complesse, ossia che accorpano più indirizzi di studio,di monitorare la gestione per scuola.

24. Flusso documentale Le modifiche apportate agli strumenti utilizzati e al flusso documentale sono numerose; molte modifiche dipendono in maniera sostanziale dalla nuova architettura del modello contabile. Le innovazioni di maggiore rilievo possono essere così sintetizzate: eliminazione modello E: la nuova architettura e il nuovo Programma Annuale consentiranno in automatico una vista relativa alla natura delle spese previste; introduzione modello A1: strumento necessario alla macro previsione delle entrate per tipologia di destinazione e di conseguenza alla individuazione di un tetto di spesa; ristrutturazione del modello A: il nuovo Programma Annuale avrà una doppia vista: per destinazione (A2 - budget) e per natura (A3 – bilancio di previsione) ristrutturazione Piano dei Conti: revisione della struttura del Piano dei Conti con l’introduzione di livelli di registrazione omogenei e coerenti; revisione dei collegamenti tra il Piano dei Conti e il Conto Consuntivo: le registrazioni contabili dovranno essere collegate automaticamente al Conto Consuntivo; ristrutturazione del Conto Consuntivo: revisione delle struttura del modello con visione prevalente per fonte delle entrate e natura delle spese.

25. Flusso documentale In particolar modo, gli strumenti modificati afferiscono alle tre fasi di previsione, registrazione contabile e consuntivazione. previsione registrazione consuntivazione MODELLO A1 PIANO DEI CONTI MODELLO H MODELLO B MODELLO I MODELLO C MODELLO A2 MODELLO A3

26. Strumenti di Previsione introduzione Oggi le scuole, in fase di previsione, compilano n modelli B in relazione al numero di attività e progetti; inoltre redigono il modello C, con l’obiettivo di prevedere la situazione amministrativa di fine esercizio. Tali dati successivamente vengono aggregati nel modello A. Compilazione schede illustrative per progetti e attività Aggregazione degli n modelli B e del modello C nel Programma Annuale Scheda illustrativa MODELLO B Descrizione delle entrate per fonte Descrizione delle spese per natura Programma Annuale MODELLO A Previsione della chiusura di cassa, e della situazione dei residui Descrizione delle entrate per fonte Descrizione delle spese per natura e per destinazione Situazione amm.va presunta MODELLO C

27. Strumenti di Previsione nuovo schema logico Il nuovo modello di previsione mira a rappresentare in maniera completa le attività di programmazione delle scuole. Lo schema logico per la formazione del budget e del bilancio di previsione è il seguente: Aggregazione dei dati delle singole schede nel budget (visione prevalente per destinazione) e nel bilancio di previsione (visione prevalente per natura) Compilazione singole schede illustrative per tipologia di destinazione Attività di previsione a livello macro Scheda di previsione per attività (B1) Modello A2 Budget Modello A1 Macro previsione DB Scheda di previsione per progetto (B2) PROGRAMMA ANNUALE Nuovo Modello B Modello A3 Bilancio di previsione Scheda di previsione per gestione economica (B3) MODELLO C Verifica della situazione amministrativa

28. Agenda • Modulo Organizzativo • Progetti di fund raising • Appunti digitali • Naviotica • Intrascuola • Brand e comunicazione • Accordo ismea • Accordo abi • Benchmark e buone prassi • Automazione amministrativa (eliminazione carta nelle scuole) • Rifacimento software sidi • Rifacimento moduli software scuole • Nuovi moduli software scuole • Cruscotto coge • Analisi dei costi • Modello costo base • Help Desk • Formazione • Modulo normativo • Nuovo di 44 • Nuovo piano dei conti • Aziende speciali • Manuale contabile • Manuale organizzativo • Bilancio sociale • Ordinativo Informatico Locale • Automazione amministrativa (cad) • Convenzione di cassa • Inventari • Rinnovo decennale • Circolare operativa • Convenzioni assicurative MIUR - DGPFB - Uff. II

29. La struttura formale del Piano Il Piano delle destinazioni rappresenta la tassonomia che esprime in modo completo e strutturato tutte le attività che la scuola pone in essere al fine di comporre la propria peculiare offerta formativa. Il piano è costruito su tre livelli di cui i primi due rigidi, definiti a livello ministeriale. Il terzo livello è invece libero e definito direttamente dalla Istituzione scolastica che, in tal modo, articola tutte le proprie attività (formative, didattiche, progettuali, ecc.) in piena autonomia Istituzione scolastica liv. vincolato liv. libero Attività e progetti peculiari di ogni Istituzione scolastica Classificazione attività e progetti comune a tutte le istituzioni scolastiche

30. La definizione delle entità del piano La struttura del Piano è di tipo gerarchico, il che significa che ogni livello rappresenta il dettaglio del livello immediatamente superiore Al primo livello si distingue tra la tipologia di attività che l’Istituzione attua (in prima analisi è possibile ad esempio distinguere tra attività didattiche e formative, progettuali, amministrative) Tipologia liv. 1 liv. vincolato Al secondo livello le tipologie di attività sono a loro volta scomposte al fine di definire in modo più chiaro l’ambito di riferimento. In questo modo, ad esempio, l’attività didattica potrà essere scomposta in insegnamenti umanistici, scientifici, espressivi, ecc. Ambito liv. 2 Al terzo livello le Istituzioni scolastiche possono definire le specifiche attività o progetti che vogliono attivare al fine di perseguire gli obiettivi istituzionali, secondo il loro specifico indirizzo, storia, posizione territoriale, ecc Attività specifica liv. libero liv. 3

31. Dal POF al Piano delle destinazioni Istituzione scolastica Il piano delle destinazioni di un Istituto scolastico è desumibile direttamente dal Piano di Offerta Formativa (POF) Scheda 3 Scheda 1 Scheda 2 Scheda n.. liv. libero Piano offerta formativa I docenti rappresentano tutte le attività che intendono svolgere nell’anno compilando, per ognuna di queste, una scheda descrittiva del POF (in cui indicano gli obiettivi delle attività, i tempi, le modalità di svolgimento e strumenti necessari) fornendo gli input necessari per l’alimentazione del livello più basso del Piano.

32. La relazione con il piano dei conti Oltre a rappresentare la traduzione operativa della pianificazione strategica scolastica, il piano delle destinazioni è anche uno strumento di pianificazione contabile e finanziaria Piano delle destinazioni Piano dei conti Previsioni di entrate All’inizio dell’anno scolastico il DSGA deve effettuare una previsione delle entrate per l’anno finanziario successivo. Tali entrate vengono destinate sulle attività specifiche indicate nel POF in misura sufficiente alla copertura delle spese previste (desumibili dalle informazioni qualitative) voce s. conto voce ENTRATE voce Scheda del POF (definizione qualitativa uscite) voce s. conto voce Attività specifica 1 s. conto conto s. conto USCITE s. conto s. conto conto s. conto

33. La seconda dimensione di analisi Le informazioni relative alla struttura delle destinazioni contenute nel Piano non è da sola sufficiente a rappresentare la complessità di molte Istituzioni scolastiche, che operano con più ordini di scuole all’interno Istituzione scolastica Tipologia Associando alle attività specifiche il codice meccanografico in qualità di attributo, si raddoppiano le dimensioni di analisi, contribuendo ad una migliore rappresentazione delle Istituzioni scolastiche Dimensione 1 Ambito Tipo Istituto Att. specifica Ordine Istituzione scolastica Cod. meccanografico Dimensione 2

34. Una proposta di impostazione generale Una soluzione possibile è quella di distinguere al primo livello del Piano tra attività didattiche e formative, progetti e attività amministrative e di funzionamento, ove far confluire tutti i costi generali non attribuibili direttamente ad altre attività o progetti specifici

35. Il modello di funzionamento Il vantaggio di separare il funzionamento dalle attività didattiche e progettuali è soprattutto nelle possibilità di ricomposizione delle entrate ed uscite in alcune viste di interesse. La struttura è inoltre propedeutica alla costruzione di un sistema di driver che allochi le spese generali e di funzionamento sulle specifiche entità del piano

36. Il «tracciato record» Stante quanto sviluppato nelle slide precedenti, il risultato finale della corretta pianificazione attraverso l’alimentazione delle destinazione collegate al piano dei conti può essere così concettualizzata PIANIFICAZIONE REGISTRAZIONE Entrate previste Definiz. tipologia Definiz. ambito Definiz. att. spec. Indicaz. cod.mecc. Spese previste Entrate realizzate Spese sostenute Definizione piano entità Definizione destinazione ESEMPIO REGISTRAZIONE PIANIFICAZIONE Definizione piano entità Entrate previste 100 Attività didattica Ambito umanistico Italiano cod.mecc.ANIC41201Q Spese previste 100 Entrate realizzate 90 Spese sostenute 90 Definizione destinazione La principale innovazione rispetto la situazione attuale è la relazione definita tra le entrate specifiche e le rispettive uscite finanziate da queste

37. Grandezze di previsione e di consuntivo Una attenzione particolare merita la modalità di trattamento degli eventuali scostamenti tra le grandezze di previsione e quelle registrate in fase di gestione Preventivo Consuntivo Oggi quando in fase di registrazione si rileva uno scostamento rispetto alla pianificazione si procede ad una variazione di rettifica della pianificazione. Il risultato è il pareggio tra le somme pianificate e quelle registrazione ma senza un’informazione immediata circa l’effettivo raggiungimento degli obiettivi di gestione pianificati Entrate 100 Entrate 80 AS IS Entrate 100 Entrate 80 Preventivo Consuntivo Monitoraggio Una impostazione più corretta non prevede la possibilità di agire in modifica alla pianificazione effettuata. Al contrario è necessario porre in evidenza gli scostamenti rilevati ai fini di abilitare una corretta analisi della gestione Entrate 100 Entrate -20 Entrate 80 TO BE

38. Schema di funzionamento della pianificazione Di seguito è possibile apprezzare lo schema logico del flusso di pianificazione delle entrate previste. Tale processo si chiude quando tutte le entrate sono state pianificate nel dettaglio Voce di spesa 1 100 Voce di entrata 1 500 Voce di spesa 2 50 Fase di “previsione” Voce di entrata 2 200 Previsione entrate Scelta destinazione e attribuzione cod. meccanogr. Allocazione delle entrate su spese per natura TOTALE PREVISTO 700 Voce di spesa 1 75 Finanziato da: Voce di spesa 2 75 entrata 1 Italiano - cod. mecc. 1 entrata 1 Voce di spesa 1 80 Voce di spesa 2 70 entrata 1 Italiano - cod. mecc. 2 entrata 1 Voce di spesa 1 70 Voce di spesa 2 180 entrata 1 Progetto X - cod. mecc 1 entrata 1 50 entrata 1 20 entrata 2 Progetto Y - cod. mecc 2 entrata 2 TOTALE PREVISTO 700

39. Il legame tra entrate ed uscite Di seguito è riportata l’esposizione dei legami tra entrate ed uscite derivanti dallo schema logico di funzionamento mostrato nella precedente slide ESEMPIO Quadro di dettaglio delle entità Quadro di dettaglio delle entrate pianificate Quadro di dettaglio delle uscite pianificate Entità di destinazione cod. meccanografico Entrata 1 Entrata 2 Altre spese di personale Carta canc. e stampati Italiano AA 25 150 0 100 50 Italiano AA 32 150 0 75 75 Progetto X AA 25 150 0 80 70 Progetto Y AA 32 50 200 70 180 Totale 500 200 325 375 Totale spesa complessiva pianificata 700 700

40. Schema di funzionamento della gestione Di seguito si espone lo schema logico del flusso di gestione della finanze delle Istituzioni scolastiche. Tale processo si chiude con la liquidazione dei fornitori, a fronte degli impegni presi Fase di “registrazione” Accertamento delle entrate Incasso Ripartizione degli incassi e formulazione impegni Pagamento Voce di spesa 1 50 75 Fornitore 1 Italiano - cod. mecc. 1 Voce di spesa 2 50 Voce di spesa 1 25 Italiano - cod. mecc. 2 Voce di entrata 1 Voce di spesa 2 75 200 Fornitore 2 400 400 Voce di entrata 2 Voce di spesa 1 80 80 Fornitore 3 200 100 Progetto X - cod. mecc 1 Voce di spesa 2 70 Totale 600 500 Voce di spesa 1 70 70 Fornitore 4 Progetto Y - cod. mecc 2 Voce di spesa 2 80 Totale 500 425

41. La fase di consuntivazione A questo punto in fase di consuntivazione sarà possibile effettuare un’analisi della gestione focalizzando l’attenzione sugli scostamenti rilevati per ogni dimensione di analisi definita e per tutti i codici meccanografici Valutazione residui analisi scostamenti Entrate Previsto Accertato Incassato analisi scostamenti analisi scostamenti analisi legami analisi legami analisi scostamenti analisi scostamenti Uscite Previsto Impegnato Pagato Valutazione residui analisi scostamenti

42. Agenda • Modulo Organizzativo • Progetti di fund raising • Appunti digitali • Naviotica • Intrascuola • Brand e comunicazione • Accordo ismea • Accordo abi • Benchmark e buone prassi • Automazione amministrativa (eliminazione carta nelle scuole) • Rifacimento software sidi • Rifacimento moduli software scuole • Nuovi moduli software scuole • Cruscotto coge • Analisi dei costi • Modello costo base • Help Desk • Formazione • Modulo normativo • Nuovo di 44 • Nuovo piano dei conti • Aziende speciali • Manuale contabile • Manuale organizzativo • Bilancio sociale • Controllo di Gestione • Ordinativo Informatico Locale • Automazione amministrativa (cad) • Convenzione di cassa • Inventari • Rinnovo decennale • Circolare operativa • Convenzioni assicurative MIUR - DGPFB - Uff. II

43. Premessa Durante la fase di analisi del processo amministrativo contabile scolastico e nella successiva attività di revisione dello stesso sono stati rilevati alcuni punti di attenzione relativi alla gestione delle aziende agrarie della scuole Esistenza di aziende con una gestione «diseconomica» Difficoltà a livello centrale di operare un controllo dei risultati di gestione Punti di attenzione Cattiva interpretazione dei principi dettati dal regolamento contabile Confusione tra le scritture contabili scolastiche e quelle aziendali

44. Obiettivi Definire: • Gli elementi che costituiscono i punti di relazione tra scuola ed azienda • Le regole di pianificazione economica ed operativa delle attività aziendali nel rispetto di una conduzione economica e le relazioni con l’attività programmatica della scuola • Le regole di tenuta delle scritture contabili della scuola e dell’azienda e le relative regole di registrazione • Le modalità di movimentazione del piano delle destinazioni in relazioni ai flussi finanziari tra azienda e scuola

45. La scuola e le gestioni economiche AZIENDA AGRARIA O SPECIALE VENDITA BENI E SERVIZI A FAVORE DI TERZI GESTIONE DI CONVITTI ANNESSI Rendimento economico Economicità Efficacia Criteri di gestione Efficienza Separazione della contabilità da quella scolastica Soddisfacimento esigenze pratiche e dimostrative didattiche Il D.I. 44 prevede che la scuola possa porre in essere alcune gestioni economiche separate, tenute secondo definiti criteri generali

46. Le aziende agrarie e speciali nel D.I. 44 (1/4) Relativamente alle aziende agrarie e speciali il D.I. 44, nel articolo 20, espone alcuni importanti concetti La predetta gestione deve essere condotta secondo criteri di rendimento economico, di efficacia, efficienza e di economicità, pur soddisfacendo alle esigenze pratiche e dimostrative con particolare riferimento all'insegnamento di tecniche della gestione aziendale e della contabilità agraria. Comma 2 Al fine di non compromettere il perseguimento dei criteri di gestione di cui al comma 2 l'attività didattica, che può riferirsi a tutte le attività produttive dell'azienda, si svolge, di norma, su una superficie limitata dell'azienda stessa, predeterminata dal dirigente … Prevalenza del criterio di economicità della gestione sulle esigenze pratiche e dimostrative didattiche Comma 5 ... Qualora la perdita di gestione sia dovuta a cause permanenti o non rimuovibili e non sia possibile un ridimensionamento strutturale dell'azienda, il consiglio di istituto ne dispone la chiusura, con la destinazione delle necessarie attrezzature alle attività didattiche. Comma 8

47. Le aziende agrarie e speciali nel D.I. 44 (2/4) La relazione … deve indicare … le attività didattiche che possono svolgersi con l'utilizzazione delle superfici e delle risorse umane e strumentali dell'azienda, con i relativi costi; le entrate e le spese complessive che l'azienda prevede rispettivamente di riscuotere e sostenere e, qualora non sia possibile prevedere il pareggio, le risorse finanziarie tratte dagli appositi accantonamenti dell'azienda o dall'eventuale avanzo di amministrazione, secondo quanto previsto dal comma 8, dell'istituzione scolastica necessarie per conseguirlo. La dimostrazione delle entrate e delle spese è resa nella scheda illustrativa finanziaria … L’articolo 20 descrive inoltre come le attività dell’azienda debbano essere esposte all’interno dei documenti programmatici scolastici La gestione dell'azienda … costituisce una specifica attività del programma annuale, della quale il programma stesso indica riassuntivamente le entrate, le spese … e le modalità di copertura dell'eventuale disavanzo. Comma 3 Comma 1 In fase di programmazione le attività dell’azienda agraria sono evidenziate nella relazione del programma annuale, e in una apposita scheda illustrativa finanziaria

48. Le aziende agrarie e speciali nel D.I. 44 (3/4) Particolare attenzione viene data anche alle problematiche relative alla tenuta delle scritture contabili ed ai conseguenti rapporti tra azienda e scuola L’azienda tiene una contabilità separata da quella dell’ Istituzione scolastica secondo i principi della competenza economica. I riflessi finanziari dell’attività dell’azienda sono riportati nel bilancio scolastico in una scheda illustrativa finanziaria … La dimostrazione delle entrate e delle spese è resa nella scheda illustrativa finanziaria … Comma 3 Il rendiconto dell'azienda deve dare la dimostrazione della gestione finanziaria, nonché dei risultati economici conseguiti nell'anno. Il rendiconto si compone dello stato patrimoniale e del conto economico Le scritture contabili dell'azienda sono distinte da quelle dell'istituzione scolastica e sono tenute con il metodo della partita doppia e con i registri e libri ausiliari che si rendono necessari. Comma 9 Comma 7

49. Le aziende agrarie e speciali nel D.I. 44 (4/4) Per quanto concerne il risultato economico dell’azienda il D.I. 44 prevede quanto segue L’utile prodotto da attività didattiche è destinato al miglioramento delle attrezzature destinate a queste. Il restante utile è destinato in un fondo di accantonamento per la copertura delle perdite. Qualora tale fondo non fosse sufficiente al ripianamento di una perdita, questa viene coperta dalla scuola attraverso l’avanzo di amministrazione .. Gli eventuali utili rinvenienti (dalle attività didattiche)… sono destinati, nell'ordine, alla copertura dei relativi costi ed al miglioramento ed incremento delle attrezzature didattiche. Qualora le stesse attività non producano utili, i relativi costi sono posti a carico del programma dell'istituzione scolastica. Ove non sia possibile provvedere a norma del comma 7, la perdita di gestione può essere coperta, previa delibera del consiglio di istituto, mediante prelevamento dall'avanzo di amministrazione … L'utile prodotto dall'azienda, accantonato in un apposito fondo dello stato patrimoniale, è destinato, prioritariamente, alla copertura di eventuali perdite di gestione. Comma 7 Comma 8 Comma 5

50. Le aziende agrarie e speciali nel D.I. 44 sintesi Volendo sintetizzare quanto esposto, possono essere portati in evidenza i seguenti concetti fondamentali relativi alle disposizioni che regolano la gestione delle aziende agrarie o speciali, che rappresentano importanti regole di buona gestione L’azienda deve essere gestita secondo criteri di economicità, ovvero sostenibilità. Un’azienda in perdita per cui non fosse possibile un ridimensionamento e non fosse possibile ripianare la perdita attraverso il fondo accantonato dall’azienda o dall’avanzo di amministrazione scolastico deve essere chiusa perché non sostenibile L’azienda tiene una contabilità separata da quella dell’ Istituzione scolastica secondo i principi della competenza economica. In fase di programmazione le attività dell’azienda agraria sono evidenziate nella relazione del programma annuale, e i riflessi finanziari di questa sono raccolti in una apposita scheda illustrativa finanziaria L’utile prodotto da attività didattiche è destinato al miglioramento delle attrezzature destinate a queste. Il restante utile è destinato ad un fondo di accantonamento dello stato patrimoniale aziendale per la copertura delle perdite. Qualora tale fondo non fosse sufficiente al ripianamento di una perdita, questa deve essere coperta dalla scuola attraverso l’avanzo di amministrazione