1 / 46

ARAHAN PERKHIDMATAN

ARAHAN PERKHIDMATAN. PENGENALAN. DIKUATKUASAKAN PADA 1 MAC 1974 MENGGANTIKAN BUKU PANDUAN PEJABAT 1958 MENGGANTIKAN PERINTAH AM BAB M – PELBAGAI 1958 JABATAN/PENJAWAT AWAM DIKEHENDAKI PATUH (PERINTAH AM ‘A’ 18). AP 74 MENGANDUNGI 8 BAB. BAB 1 – JABATAN DAN ORANG RAMAI

kiral
Download Presentation

ARAHAN PERKHIDMATAN

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. ARAHAN PERKHIDMATAN

  2. PENGENALAN DIKUATKUASAKAN PADA 1 MAC 1974 MENGGANTIKAN BUKU PANDUAN PEJABAT 1958 MENGGANTIKAN PERINTAH AM BAB M – PELBAGAI 1958 JABATAN/PENJAWAT AWAM DIKEHENDAKI PATUH (PERINTAH AM ‘A’ 18)

  3. AP 74 MENGANDUNGI 8 BAB BAB 1 – JABATAN DAN ORANG RAMAI BAB 2 – SISTEM PENILAIAN PRESTASI BAB 3 – SURAT MENYURAT RASMI BAB 4 - SISTEM FAIL BAB 5 – PENGURUSAN REKOD KERAJAAN BAB 6 – KEMUDAHAN PERHUBUNGAN BAB 7 – KELENGKAPAN PEJABAT BAB 8 – PELBAGAI

  4. BAB 3 SURAT - MENYURAT

  5. DEFINISI : • SEJENIS KOMUNIKASI BERTULIS SEHALA BAGI MENYAMPAIKAN MAKLUMAT/ PESANAN DARI SATU PIHAK KEPADA PIHAK YANG LAIN • SATU DOKUMEN YANG MENYATAKAN HASRAT

  6. PENYEDIAAN SURAT RASMI • menggunakan kertas rasmi • hendaklah jelas maksudnya • dimulakan dengan ‘tuan/puan’ • diakhiri dengan ‘saya yang menurut perintah’ • perlu ada nombor rujukan • perlu ada tajuk surat • punya perenggan • bernombor mukasurat • satu surat satu perkara

  7. KOMUNIKASI Definisi Satu Seni Menyalurkan Maklumat, Idea dan sikap dari seseorang kepada orang lain Satu Proses Pindahan Maklumat, perasaan , Idea dan Fikiran dari Seseorang Individu kepada Individu yang Lain Unsur-unsur Penting Dalam Komunikasi 1. Pemberi/Penyampai Maklumat 2. Penerima Maklumat 3. Maklumat / Masej

  8. MENGALAMATKAN SURAT • DIALAMATKAN KEPADA YANG MENGEPALAI • JABATAN • FIRMA • PEGUAM • PERSEORANGAN

  9. PENERIMAAN SURAT • PENGASINGAN SURAT • JABATAN • UNTUK PERHATIAN • PERSENDIRIAN • TERSALAH ALAMAT

  10. i) SURAT UNTUK JABATAN • Buka • Cop tarikh terima • Daftarkan surat dalam Buku Daftar Penerimaan Surat • Failkan dalam fail berkenaan • Minitkan

  11. Buku Daftar Penerimaan Surat • Tarikh terima • Tajuk surat (secara ringkas) • Bilangan rujukan surat • Nama Agensi Penghantar

  12. Kandungkan Surat Dalam Fail Berkenaan a) Catatkan bilangan kandungan fail di sudut kanan atas surat. Nombor kandungan ini diletakkan dalam bulatan. Bagi surat yang diterima, nombor dan bulatan ditandakan dengan warna merah Bagi surat yang dihantar keluar nombor dan bulatan ditandakan dengan warna biru atau hitam

  13. Kandungkan Surat Dalam Fail Berkenaan b) Catat tarikh penerimaan, nama agensi pengirimnya dan tarikh surat dikandungkan ke atas kertas minit dengan menggunakan ‘rubber stamp’ (warna merah) Surat bth……………….drp……………….dikdg…………

  14. Kandungan Surat Dalam Fail • Bagi surat yang dihantar keluar catatkan bilangan kandungan surat, tarikh surat penghantaran, nama agensi penerima dan tarikh surat dihantar ke atas kertas minit dengan menggunakan ‘rubber stamp’ yang berwarna hitam atau biru • Surat bth……………dihantar kpd………………..pada………

  15. ii)SURAT UNTUK PERHATIAN • Cop tarikh terima atas sampul • Serah kepada yang berkenaan

  16. SURAT UNTUK PERHATIAN TIDAK BOLEH DIBUKA OLEH ORANG LAIN KECUALI YANG BERKENAAN TIADA DI PEJABAT UNTUK SATU JANGKA MASA YANG AGAK LAMA

  17. iii) SURAT PERSENDIRIAN • TIDAK BOLEH DIBUKA OLEH ORANG LAIN iv) SURAT TERSALAH ALAMAT • DIKEMBALIKAN KE PEJABAT POS

  18. SURAT-SURAT TERPERINGKAT Rahsia Besar Rahsia Sulit Terhad Terbuka

  19. BAB 4 SISTEM FAIL

  20. FAEDAH PENGGUNAAN • Semua maklumat, surat, permohonan berkenaan sesuatu perkara akan dikumpul dalam satu fail • Memudahkan pengesanan maklumat untuk tindakan • Memudahkan latihan kepada kakitangan baru • Memudahkan pertukaran kakitangan

  21. TUJUAN UNTUK MENYENANGKAN TATACARA PENDAFTARAN DAN PENGENDALIAN FAIL DENGAN CARA MENGGUNAKAN SENARAI PENGKELASAN YANG TELAH DITENTUKAN DAN DIBERIKAN NOMBOR KOD MASING-MASING

  22. BILA FAIL BOLEH DIWUJUDKAN • PERKARA BARU • FAIL LAMA DITUTUP

  23. PEMBUKAAN FAIL BARU • Tentukan tajuk fail • Tentukan nombor rujukan fail • Tentukan/pilih kulit fail mengikut taraf keselamatan • Tuliskan tajuk fail & nombor rujukan fail pada kulit fail baru • Buat catatan atas kertas minit • Kandungkan surat dalam fail

  24. PERKARA YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN BILA BUKA FAIL • beri tajuk ringkas yang sesuai • satu fail satu perkara • satu tajuk jangan ada lebih fail induk • beri pengkelasan yang sesuai

  25. TINDAKAN UNTUK MENDAFTARKAN FAIL BARU • Sediakan dua pasang kertas doket untuk disimpan di dalam faharasat. Sepasang untuk fail bertaraf terbuka dan sepasang untuk fail-fail keselamatan. Sepasang doket faharasat mengandungi dua kertas doket seperti berikut :- • * Faharasat = Senarai daftar • Doket faharasat Bilangan ( borang Am 89) • Doket faharasat Abjad ( borang Am 89A)

  26. DOKET FAHARASAT BILANGAN ( BORANG AM 89) BAHAGIAN HADAPAN NOMBOR –NOMBOR FAIL YANG BERKENAAN NO. FAIL : KDN 03/451/1/1 FAHARASAT DI BAWAH PENGISIAN JAWATAN PERKERANIAN PERKARA PENGISIAN KEKOSONGAN JAWATAN PERKERANIAN

  27. DOKET FAHARASAT BILANGAN ( BORANG AM 89) BAHAGIAN BELAKANG TARIKH KEPADA TARIKH KEPADA 30.5.86 SU 1.6.86 S 3.6.86 TSU

  28. DOKET FAHARASAT ABJAD ( BORANG AM 89A) BAHAGIAN HADAPAN NOMBOR –NOMBOR FAIL YANG BERKENAAN NO. FAIL : KDN 03/451/1/1 FAHARASAT DI BAWAH PENGISIAN JAWATAN PERKERANIAN PERKARA PENGISIAN KEKOSONGAN JAWATAN PERKERANIAN

  29. DOKET FAHARASAT ABJAD ( BORANG AM 89A) BAHAGIAN HADAPAN NOMBOR –NOMBOR FAIL YANG BERKENAAN NO. FAIL : KDN 03/451/1/1 FAHARASAT DI BAWAH PENGISIAN JAWATAN PERKERANIAN PERKARA PENGISIAN KEKOSONGANJAWATAN PERKERANIAN

  30. PENYAMBUNGAN FAIL • BILA FAIL LAMA DITUTUP • tebal fail satu inci • nombor kandungan/folio sampai kepada angka seratus (100) • GUNA TAJUK YANG SAMA • GUNA NOMBOR RUJUKAN SAMA TAPI JILID BERIKUTNYA

  31. PENYEDIAAN NOMBOR RUJUKAN FAIL Kod-kod yang digunakan untuk menyediakan nombor rujukan kepada : Nama Organisasi/Bah(TK)/Kod Organisasi/Kod Perkara Utama/Kod Pecahan Perkara Utama/Kod Pecahan Kecil Perkara Utama

  32. PENYEDIAAN NOMBOR RUJUKAN FAIL • Rujukan Pertama : Nama Ringkas Organisasi / Bahagian • Rujukan Kedua : Taraf Keselamatan • Rujukan Ketiga : Kod Organisasi Terlibat • Rujukan Keempat : Kod Perkara / Subjek (S) • Rujukan Kelima : Kod Pecahan Perkara / Sub Subjek (SS) • Rujukan Keenam : Kod Pecahan Kecil Perkara Sub- Sub Subjek (SSS) • Rujukan Ketujuh : Kod Siri Kes

  33. CONTOH PENYEDIAAN NOMBOR RUJUKAN FAIL JPM BK Jabatan Perdana Menteri Bahagian Kewangan • JPM BK (RB) : Fail Bertaraf Rahsia Besar • JPM BK ( R ) : Fail Bertaraf Rahsia • JPM BK ( S ) : Fail Bertarat Sulit • JPM BK : Fail Terbuka dan Terhad

  34. ( S ) 01 Taraf Keselamatan Fail Kod Organisasi Jabatan • JPM BK (RB) : Fail Bertaraf Rahsia Besar • JPM BK ( R ) : Fail Bertaraf Rahsia • JPM BK ( S ) : Fail Bertarat Sulit • JPM BK : Fail Terbuka dan Terhad • e) JPM BK ( S ) 01 : Kod Organisasi Jabatan

  35. PENGEDARAN FAIL • fail keluar/masuk direkodkan • fail telah digunakan hantar ke bilik pendaftaran • fail tebal diberikan jilid • fail berperingkat diasingkan • simpan dalam perhatian (sdp)

  36. MEMBUKA FAIL SEMENTARA • Fail-fail sementara hanya perlu dibuka apabila surat- surat atau dokumen memerlukan tindakan segera sedangkan fail yang berkenaan telah hilang (tidak dapat dikesan) • fail sementara juga boleh dibuka dalam keadaan di mana lebih seorang pegawai perlu mengambil tindakan ke atas yang sama • Kulit yang digunakan bagi fail sementara ialah sampul kecil (AM 435A Pin 1/82). Nombor rujukan dan tajuk fail bagi fail sementara ini mestilah sama dengan nombor dan tajuk fail asal.

  37. MEMBUKA FAIL SEMENTARA (SAMB) • Isi kandungan berserta kulit fail sementara hendaklah dimasukkan kembali ke dalam fail asal apabila fail yang hilang telah dapat dikesan atau tindakan-tindakan serentak telah dilakukan • Jika fail asal tidak dapat dikesan sehingga satu tempoh tertentu sedangkan surat- surat yang perlu dimasukkan ke dalam fail yang berkenaan masih diterima, maka fail baru hendaklah dibuka bagi menggantikan fail sementara tersebut

  38. SIMPAN DALAM PERHATIAN (SDP) • fail diperlukan pada masa atau tarikh yang ditetapkan oleh pegawai • kerani fail catat SDP fail yang diperlukan dalam buku harian rasmi atau buku daftar • fail diperolehi dari tempat simpanan pada masa dan tarikh yang diperlukan

  39. WARNA KULIT FAIL RAHSIA BESAR - KUNING PALANG MERAH RAHSIA - MERAH JAMBU PALANG SULIT - HIJAU TERHAD - PUTIH TERBUKA - PUTIH

  40. BAB 5 – PENGURUSAN REKOD KERAJAAN DEFINISI SEMUA JENIS GAMBAR, SURAT, DOKUMEN, REKOD, DAFTAR, BAHAN BERCETAK, BUKU, PETA, PELAN, LUKISAN, GAMBAR, MIKROFILEM, FILEM WAYANG GAMBAR DAN RAKAMAN SUARA YANG DITERIMA ATAU DIKELUARKAN OLEH MANA-MANA JABATAN KERAJAAN DALAM APA JUA BENTUK UNTUK TUJUAN MENJALANKAN DAN MENUNAIKAN URUSAN RESMI MEREKA. (AKTA ARKIB NEGARA 1966)

  41. REKOD • tidak boleh dimusnahkan tanpa kelulusan dari Ketua Pengarah Arkib Negara • ketua jabatan bertanggungjawab melakukan kajian semula setiap tahun • (Surat Pekeliling Am 1/97 – Ketua Jabatan bertanggungjawab melakukan Kajian Semula setiap tahun bagi menyenaraipindahkan semua rekod yang berusia 5 tahun dari tarikh ianya ditutup)

  42. PEMELIHARAAN REKOD • TERHINDAR DARI AIR, PANCARAN MATAHARI TERUS MENERUS • BILIK BERHAWA DINGIN • PUNYA PEREDARAN UDARA YANG BAIK JIKA TIADA HAWA DINGIN • DIBERSIHKAN SELALU • SETIAP ENAM BULAN PERIKSA TEMPAT SIMPANAN REKOD • PERSEKITARAN DISEMBUR RACUN SERANGGA

  43. PEMELIHARAAN REKOD • DILARANG MAKAN, MINUM, MEROKOK, LEPAK • DILARANG JADI STOR PENYIMPANAN BARANGAN LAIN TERUTAMA BERBENTUK CECAIR • SIMPAN REKOD ATAS RAK YANG PUNYA JARAK 6 INCI DARI ARAS LANTAI • JANGAN SUSUN TERLALU PADAT • KERINGKAN REKOD DENGAN DIANGINKAN

  44. MUSUH-MUSUH REKOD • TIKUS • LIPAS • ANAI-ANAI • MANUSIA • HABA/SUHU • KELEMBAPAN

  45. REKOD YANG TERUS DISIMPAN DI JABATAN ATAS KEPERLUAN TETAPI TELAH MENCAPAI USIA 20 TAHUN DARI TARIKH IANYA DIWUJUDKAN PERLU MENDAPAT KELULUSAN KHAS DARI JABATAN ARKIB NEGARA UNTUK TERUS MENYIMPANNYA

  46. Sekian Terima Kasih

More Related