Strategické plánovanie - účinný nástroj riadenia zmien v knižniciach

1. Strategické plánovanie-účinný nástroj riadenia zmien v knižniciach Darina Kožuchová kozuchov@kosice.upjs.sk Univerzitná knižnica Univerzity P.J.Šafárika v Košiciach http://library.upjs.sk

2. ”Nemať žiadny plán znamená byť spokojný s budúcnosťou, ktorú sme si nezvolili sami, ale o ktorej za nás rozhodol niekto iný alebo náhodné okolnosti”

3. Strategické plánovanie • formálny a široko koncipovaný proces • presná analýza súčasných podmienok • identifikácia budúcich trendov a vplyvov • päťročný cyklus • ročná kontrola a aktualizácia • zohľadnenie potrieb a požiadaviek zriaďovateľa • zohľadnenie potrieb a požiadaviek používateľov

4. ” Kde sme teraz?” ”Ako dobre to robíme?” ” Aké sú naše predstavy o budúcnosti?” ”Kde by sme chceli byť v budúcnosti a prečo?” ”Ako môžeme dosiahnuť naše strategické ciele”? ”Aké náklady a aký osoh z toho pre nás vyplynie?” ”Prečo by nás mohli naši konkurenti predbehnúť a dosiahnuť naše ciele?” ”Ako môžeme inštitucionálne zmeniť spôsob nášho myslenia a práce v budúcnosti v porovnaní s prítomnosťou?” ”Máme dostatok kapacít a zdrojov, aby sme dosiahli naše ciele?” ”Ako budeme kontrolovať, upravovať a hodnotiť naše plány?”

5. KAM SA CHCEME DOSTAŤ ? KDE SME ? AKO SA TAM DOSTANEME ?

6. Prvý krok … Pre koho budete tvoriť strategický plán? Na aké časové obdobie budete plánovať? Na aké dôležité otázky by mal odpovedať? Ako dlho bude prebiehať plánovací proces? Dokedy má byť spracovaný? Prizvete k plánovaniu konzultanta? Ak áno, kto to bude a čo od neho očakávate? Koľko a akých členov bude mať váš plánovací tím? Akých ďalších ľudí chcete prizvať počas plánovania? Koho, kedy a prečo? Kto z vašej organizácie bude zodpovedný za manažovanie plánovania? Kto bude viesť jednotlivé plánovacie stretnutia? Ako bude vyzerať váš plánovací proces? Aké budú kroky a očakávané výstupy, zodpovednosti, časové intervaly?

7. Vytvorte plánovací tím ”zhora nadol””zdola nahor”

8. 1. KDE SME? • STEP analýza vonkajších podmienok a ich vplyv na knižnicu • SWOT analýza vnútorného prostredia knižnice

9. 2. KAM SA CHCEME DOSTAŤ? • Formulácia poslania knižnice • Formulácia vízie

10. 3. AKO SA TAM DOSTANEME? • Formulácia strategických oblastí činnosti knižnice, hlavných a vedľajších cieľov • Plán konkrétnych úloh • Realizácia a priebežná kontrola

11. Analýza vonkajších a vnútorných podmienok knižnice Zhodnoďte minulosť a súčasnosť organizácie Definujte alebo redefinujte poslanie organizácie Uskutočnite analýzu z hľadiska príležitostí a ohrození

12. Analýza STEP Sociálno-demografické prostredie Technologické prostredie Ekonomické prostredie Politické prostredie

13. SWOT analýza Silné stránky Slabé stránky Strenght Weakness Príležitosti Ohrozenia Opportunity Threat

14. Interné prostredie postavenie a vzťah k zriaďovateľovi služby fondy priestory kvalita ľudských zdrojov finančná podpora dodávatelia konkurencia používatelia verejnosť

15. Aké služby knižnica poskytuje? Ako knižnica uspokojuje požiadavky používateľov? Čo knižnica nerobí a mala by robiť? V čom je knižnica úspešná a v čom nie je úspešná? Do akej miery je jej finančné zabezpečenie adekvátne?

16. Poslanie knižnice • dôvod na existenciu knižnice • čo knižnica robí • komu knižnica slúži • geografické vymedzenie • krátke • všeobecné

17. ”Ak inštitúcia nemá svoju víziu, za ktorou ide, tak nemá to hlavné. Nemá v hlave jasno, nemá identitu a ťažko sa odlišuje od iných.” Andrew Lass

18. Vízia • orientovaná do budúcnosti • idealizovaný stav • takmer nedosiahnuteľná • detailnejšia a obsiahlejšia ako poslanie

19. Tvorba stratégie Stanovenie scenára Stanovenie kritických bodov Stanovenie cieľov

20. VÍZIA MISIA Hlavný cieľ 3 Hlavný cieľ 1 Hlavný cieľ 2 Vedľ.cieľ 2 Vedľ.cieľ 1 Vedľ.cieľ 1 Vedľ.cieľ 2 Vedľ.cieľ 1 Stratégia 1 Stratégia 1 Stratégia 2 Stratégia 2 Stratégia 3

21. Hlavné a vedľajšie ciele Zvýšiť informačnú gramotnosť študentov a iných používateľov Zlepšiť prístup k informačným zdrojom Dokončenie retrokonverzie lístkového katalógu Spracovať príručku o vyhľadávaní v OPAC Čo najviac uľahčiť a zjednodušiť využívanie knižnice používateľmi Prerobiť navigačný systém pri vstupe do knižnice Zvýšiť počet elektronických informačných zdrojov voľne prístupných používateľom

22. PLÁN ČINNOSTÍ • vymedzenie osobnej zodpovednosti • stanovenie termínu splnenia úlohy • ročný, max. dvojročný plán

23. Obsah záverečného dokumentu Poslanie a stratégia Plán zamestnancov Finančný plán Plán implementácie Plán zariadení a vybavenia Plán organizačnej štruktúry Návrh spolupráce s inými organizáciami a pod.

24. Distribúcia záverečného dokumentu • zamestnanci knižnice • členovia poradného orgánu knižnice • vedenie organizácie • zriaďovateľ knižnice

25. Úskalia strategického plánovania • Nereálne ciele, nezakladajúce sa na možnostiach • Nedostatočné riadenie • Malá podpora zo strany zamestnancov • Absencia kontrolného mechanizmu realizácie plánu • Nedostatok prostriedkov k realizácii plánu • Neschopnosť zrušiť služby, ktoré nie sú dôležité pre poslanie knižnice • Neschopnosť hľadať a nachádzať tvorivé riešenia • Plán nie je integrovaný do každodennej praxe celej knižnice • Pomalé legislatívne zmeny

26. Prečo to vôbec robíme? Aby sme zvýšili svoju výkonnosť Aby sme efektívne hospodárili so zdrojmi Aby sme mali jasné smerovanie do budúcnosti Aby sme lepšie predvídali a rýchlejšie reagovali na zmeny Aby sme sústredili pozornosť na najdôležitejšie oblasti Aby sme posilnili tímovú prácu Aby sme ľahšie vyriešili organizačné zmeny Aby sme prežili…