System zarządzania i kontroli w ramach ZPORR

1. System zarządzania i kontroli w ramach ZPORR Ewa Siczek Instytucja Zarządzająca Zintegrowanym Programem Operacyjnym Rozwoju Regionalnego

2. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego • Ochrona interesów finansowych Wspólnot i Rzeczypospolitej Polskiej w ZPORR

3. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego • Zgodnie z art. 4 rozporządzenia 438/2001 Państwo Członkowskie jest zobligowane do stworzenia takiego systemu, który zapewni: • sprawdzenie dostarczania współfinansowanych towarów i usług; • prawdziwość wnioskowanych wydatków, a także zgodność z warunkami ustanowionymi we właściwej decyzji Komisji zgodnej z art. 28 rozporządzenia (WE) nr 1260/1999 oraz z odpowiednimi zasadami krajowymi i wspólnotowymi dotyczącymi w szczególności kwalifikowania wydatków do wsparcia z Funduszy Strukturalnych w ramach rozpatrywanej pomocy, zamówień publicznych, pomocy państwa (włącznie z zasadami dotyczącymi łączenia pomocy), ochrony środowiska i równości szans.

4. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego • Ochronie interesów finansowych UE i RP służy system zarządzania i kontroli ZPORR (opisany w Podręczniku procedur wdrażania ZPORR – www.zporr.gov.pl), w tym przede wszystkim: • System monitorowania postępu rzeczowego i finansowego (sprawozdawczość, płatności); • System kontroli; • System informowania o nieprawidłowościach w projektach realizowanych w ZPORR.

5. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego System kontroli obejmuje: • Kontrole systemu zarządzania i kontroli (tzw. kontrole z art. 4 rozporządzenia 438/2001); • Kontrole na miejscu realizacji projektów / w siedzibie Beneficjenta (tzw. kontrole z art. 4 rozporządzenia 438/2001); • Kontrole dokumentów „na biurku” (weryfikacja wniosków o płatność, sprawozdań z realizacji, dokumentacji przetargowej); • Kontrole pogłębione wydatków poniesionych na projektach – wykonywane przez UKS (tzw. kontrole z art.10 rozporządzenia 438/2001)

6. Art. 4 rozporządzenia 438/2001 Kontrola systemu Zarządzania i kontroli w UW, UM, WUP, RIF + 1 projekt z EFRR i 1 projekt z EFS Art. 4 system IZ • Kontrola systemu zarządzania • i kontroli w UM, WUP, RIF • + próba projektów z P II i Dz. 3.4 • Kontrola projektów • z P I i III (bez Dz. 3.4) – na • miejscu realizacji Art. 4 system i projekty I Poś Kontrola projektów (PII i Dz. 3.4) IW Art. 4 projekty

7. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego System informowania o nieprawidłowościach: • Rozporządzenie Rady (WE) nr 1260/1999 oraz Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1681/94 z dnia 11 lipca 1994 zobowiązują Państwa Członkowskie do: • informowania KE o wszystkich nieprawidłowościach, które były przedmiotem wstępnego ustalenia administracyjnego lub sądowego.

8. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego System informowania o nieprawidłowościach: • Rozporządzenie KE nr 1681/1994 r. definiuje nieprawidłowość jako: • Naruszenie prawa (wspólnotowego lub krajowego) • wynikające z działania lub zaniedbania podmiotu gospodarczego (Beneficjenta/BO), • które spowodowało lub mogło spowodować szkodę finansową w budżecie Wspólnot (w tym w budżecie RP).

9. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego Instytucje zaangażowane w proces informowania o nieprawidłowościach OLAF (KE) Departament CZ Instytucja Zarządzająca Instytucja Pośrednicząca Instytucja Wdrażająca

10. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego • Informacje o nieprawidłowościach przekazywane są za pomocą: • Bieżących raportów (przekazywane do KE); • Kwartalnych raportów (przekazywane do KE); • Zestawień nieprawidłowości niepodlegających raportowaniu do KE. • Wzory ww. dokumentów określił Minister Finansów.

11. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego Inne działania podejmowane przez IZ ZPORR • IZ organizuje KWARTALNE SPOTKANIA w sprawie oszustw i nadużyć finansowych w zakresie realizacji projektów ZPORR (od sierpnia 2006 r.), w celu poprawy skuteczności kontroli na miejscu; • IZ stale współpracuje z MF oraz instytucjami w regionach w celu poprawy jakości przekazywanych raportów; • IZ podejmuje działania edukacyjne: szkolenia w zakresie nieprawidłowości i kontroli. IZ podjęła współpracęz Komendą Główną Policji – przedmiotem współpracy jest wzajemne przeszkolenie w zakresie ochrony interesów finansowych UE i RP oraz wymiana doświadczeń w tym zakresie;

12. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego Kwartalne spotkania MISJĄ spotkań jest poprawa ochrony interesów finansowych UE i RP oraz usprawnienie systemu informowania o nieprawidłowościach w ZPORR. CELE szczegółowe spotkań to: • Stworzenie platformy do wymiany informacji nt. praktyk oszustw; • Omówienie przypadków wykrytych oszustw; • Usystematyzowanie postępowania instytucji w zakresie wykrywania, monitorowania i usuwania nieprawidłowości.

13. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego Kwartalne spotkania Dotychczas odbyły się 4 spotkania w następujących terminach: • 1-2 sierpnia 2006 r. • 5-6 października 2006 r. ( z udziałem przedstawicieli Ministerstwa Finansów) • 08-09 stycznia 2007r.; • 12-13 kwietnia 2007 r.

14. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego Nieprawidłowości – oszustwa i nadużycia finansowe

15. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego • Najczęstsze metody wykrywania oszustw i nadużyć finansowych: • Kontrole na miejscu realizacji projektów; • Wstępne czynności sprawdzające, czyli kontrole dokumentów „na biurku” – kontroli poddaje się wnioski o dofinansowanie, wnioski o płatność, sprawozdania z realizacji projektów oraz dokumentację dot. udzielania zamówień publicznych (w razie potrzeby również inne dokumenty związane z realizowanym projektem); • Ponadto: • Informacje od organów ścigania lub organów kontroli zewnętrznej (Prezes UZP, NIK, RIO); • Doniesienia prasowe lub skargi obywateli;

16. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego Metody wykrycia

17. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego • Najczęściej raportowane nieprawidłowości (dot. wszystkich funduszy unijnych w Polsce): • Przedstawianie fałszywych lub sfałszowanych dokumentów potwierdzających realizację projektu (np. fałszywych faktur, zaświadczeń i oświadczeń) • Naruszenia zasad zamówień publicznych (rażące naruszenia); • Przedstawianie do refundacji wydatków niekwalifikowalnych.

18. ZintegrowanyProgram Operacyjny Rozwoju Regionalnego Nie raportuje się przypadków gdy spełnione są łącznie następujące warunki: • nieprawidłowość jest wykryta i skorygowana przed refundacją wydatków ze środków publicznych (krajowych lub wspólnotowych), • stwierdzenie takiego przypadku nie spowodowało zastosowania sankcji administracyjnych (np. rozwiązania umowy o dofinansowanie, korekty płatności, grzywny finansowej, odrzucenia wniosku o dofinansowanie lub płatność, skierowania sprawy do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych itp.) ani nie spowodowało wszczęcia postępowania przez organy ścigania, • nie występuje podejrzenie oszustwa.

19. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego Typy nieprawidłowości – dot. wszystkich funduszy unijnych w Polsce

20. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego • Nieprawidłowości w Polsce zgłoszone do KE od • 1 maja 2004 r. do 31 grudnia 2006 r. • 219 nieprawidłowości zgłoszonych do KE • Kwota nieprawidłowości wykrytych przed płatnością 7,5 mln Euro; • Kwota nieprawidłowości wykrytych po płatności • 2,6 mln Euro; • Kwota pozostająca do odzyskania 1,4 mln Euro

21. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego Nieprawidłowości zgłoszone do KE przez Polskę (ilość przypadków)

22. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego Nieprawidłowości zgłoszone do KE przez Polskę (kwota)

23. Typy nieprawidłowości w ZPORR

24. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego Raporty przekazane przez IZ ZPORR do Ministerstwa Finansów od początku realizacji ZPORR do dnia 10 maja 2007 r. Ogółem Instytucja Zarządzająca ZPORR przekazała do Instytucji Płatniczej (w MF) 101 przypadków nieprawidłowości stwierdzonych w 16 województwach w naszym kraju.

25. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego • Sprawy w których organy ścigania prowadziły postępowanie – dot. wszystkich funduszy unijnych od 1 maja 2004 r. do 30 czerwca 2006 r. • 67 przypadków w których prowadzone było postępowanie przez organy ścigania (38% nieprawidłowości) • 87% przypadków dotyczyło SPO Rolnictwo • Dane Policji w odniesieniu do wszystkich programów operacyjnych: • 401 postępowań przygotowawczych • 143 zakończone aktem oskarżenia • 133 umorzone • Kwota nieprawidłowości 4 290 838 zł

26. Sprawy zgłoszone do organów ścigania w ZPORR – na podstawie raportów za I kwartał 2007 r. Zgodnie z przekazanymi raportami o nieprawidłowościach i przeprowadzoną analizą przez IZ ZPORR otrzymanych raportów w IV kwartale 2006r. w 17przypadkach powiadomione zostały organy ścigania o podejrzeniu popełnienia przestępstwa w związku z realizacją projektów w ramach ZPORR.

27. Przypadki nadużyć ze strony Beneficjentów: • Celowe dzielenie zamówienia w celu uniknięcia stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych lub jej niektórych przepisów, • Zatajanie związków osobowych lub kapitałowych z Wykonawcą; • Podrabianie dokumentów dotyczących udzielania zamówień publicznych – dotyczy sytuacji, gdy Beneficjent udzielił zamówienia bez stosowania ustawy PZP, pomimo że był do tego zobowiązany, zastosował niewłaściwy tryb lub dopuścił się innych naruszeń ustawy PZP.

28. Przypadki nadużyć ze strony Beneficjentów: • Fałszowanie SIWZ i umów z Wykonawcami poprzez: • realizacja elementów inwestycji w rzeczywistości nie objętych danym zamówieniem publicznym (nie ujęta w SIWZ i umowach), • zatajanie wydatków niekwalifikowalnych (wyłączonych z dofinansowania), które faktycznie zostały poniesione w ramach danej umowy z Wykonawcą. • Nieuzasadniony wybór trybu „z wolnej ręki” lub „zapytania o cenę”;

29. Przypadki nadużyć ze strony Beneficjentów: • Podrabianie, przerabianie lub fałszowanie faktur lub innych dowodów księgowych: • Przedkładanie do refundacji kopii faktur, których oryginały „zaginęły” (ustalenia z kontroli na miejscu realizacji projektu); • Opisy na oryginałach faktur nie są zgodne z opisami na kopiach faktur lub na oryginałach faktur brak opisów które widnieją na kopii (kopie faktur są przedkładane przez Beneficjenta wraz z wnioskiem o płatność do refundacji);

30. Przypadki nadużyć ze strony Beneficjentów: • Posługiwanie się fakturami wystawionymi przez nieuprawnione lub nieistniejące podmioty; • Przedkładanie do refundacji kilku faktur wystawionych w związku z zakupem tego samego towaru (w sytuacji, gdy pierwotna faktura zawiera błędy Beneficjent może uzyskać od Wykonawcy korektę faktury).

31. Przypadki nadużyć ze strony Beneficjentów: • Fałszowanie protokołów odbioru robót budowlanych – poświadczanie, że odebrano roboty, które faktycznie nie zostały wykonane. • Fałszowanie umów z Wykonawcami w zakresie terminu rozpoczęcia inwestycji (dotyczy projektów objętych pomocą publiczną, w przypadku których rozpoczęcie przedsięwzięcia przed złożeniem wniosku o dofinansowanie jest nieuprawnione). • Dokonywanie fikcyjnych zakupów, w celu wyłudzenia dotacji; • Zawyżanie cen zakupywanych towarów (np. sprzęt specjalistyczny, sprzęt używany) i usług (np. wynajem pomieszczeń);

32. Przypadki nadużyć ze strony Beneficjentów: • Przedkładanie przez Beneficjentów do refundacji wydatków niezwiązanych z realizacją projektu (np. delegacje służbowe); • Składanie nieprawdziwych danych dotyczących daty rozpoczęcia działalności gospodarczej (dotyczy Działania 3.4 ZPOR); • Celowe kwalifikowanie robót dodatkowych (niekwalifikowalnych w ZPORR) jako roboty zamienne (kwalifikowalne w ZPORR do uzyskania refundacji)

33. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego • Ryzyka – zamówienia publiczne: • Refundacja wydatków poniesionych niezgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych: • Nieprawidłowa procedura udzielania zamówień publicznych, • Udzielanie zamówień na podstawie aneksów do umowy z naruszeniem PZP, • Nieuprawnione dzielenie zamówienia na kilka mniejszych w celu ominięcia progu, • Zatajenie związków kapitałowych i osobowych z dostawcą, • Zawarcie umowy bez posiadanego pozwolenia na budowę i opracowanej dokumentacji projektowej.

34. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego • Ryzyka – koszty osobowe • Refundacja zawyżonych kosztów osobowych (EFS): • Akceptacja wysokich kosztów osobowych w budżecie projektu, • Refundacja premii uznaniowych niewspółmiernych do osiąganych efektów lub nie wynikających z regulaminu, • Refundacja zbyt wysokich wynagrodzeń pracowników (znaczna podwyżka tuż po otrzymaniu dofinansowania), • Fałszowane listy obecności na szkoleniach realizowanych w ramach projektów (zawyżanie liczby uczestników).

35. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego • Ryzyka – wniosek o dofinansowanie • Przyznanie dofinansowania na podstawie fałszywych dokumentów lub nieprawdziwych oświadczeń potwierdzających spełnianie kryteriów otrzymania wsparcia (ROL): • Niewykrycie sfałszowanych lub podrobionych dokumentów urzędowych (ZUS, KRUS, Gmina, US), • Niewykrycie sfałszowanych dokumentów lub nieprawdziwych oświadczeń potwierdzających spełnianie kryteriów otrzymania dofinansowania (wykształcenie, ilość posiadanej ziemi, zatrudnienie, data wysłania wniosku o dofinansowanie itp.)

36. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego • Ryzyka – wniosek o płatność • Refundacja wydatków na podstawie fałszywych dokumentów lub nieprawdziwych oświadczeń potwierdzających zrealizowanie działań/dostaw/usług/robót: • Dotyczy zwłaszcza protokołów odbioru robót/ dostaw/usług, dokumentów potwierdzających przeprowadzenie szkolenia i badań ankietowych, faktur, potwierdzeń zapłaty (KW/KP), potwierdzeń dokonania przelewu, oświadczeń, ewidencji czasu pracy, ewidencji magazynowej, ofert, wycen, kosztorysów.

37. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego • Ryzyka – uczestnicy szkolenia • Refundacja wydatków poniesionych na szkolenie osób niekwalifikujących się do udziału w szkoleniu (ESF): • Kryteria uczestnictwa w szkoleniu (bezrobotni, rolnicy etc.), • Trudności z zebraniem minimalnej ilości uczestników szkolenia, • Kilkukrotne szkolenie tych samych osób z tego samego tematu

38. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego • Ryzyka – podwójne finansowanie • Refundacja wydatków sfinansowanych z udziałem innych środków publicznych: • Refundacja kosztów podatku VAT podlegających zwrotowi, • Refundacja wydatków sfinansowanych z innych programów współfinansowanych ze środków UE i innych środków publicznych, • Brak skutecznych mechanizmów kontroli dotyczących podwójnego finansowania wydatków.

39. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego • Ryzyka – nieujawnione dochody • Refundacja wydatków nie uwzględniających dochodów uzyskiwanych w związku z realizacją projektu: • Nieujawnienie dochodów z tytułu wynajmu pomieszczeń, urządzeń i maszyn, sprzedaży usług i towarów, • Nieujawnienie dochodów z tytułu prac wykonywanych przez uczestników szkolenia, stażu, kursu.

40. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego • Minimalizowaniu ryzyka służy: • System monitorowania realizacji projektów i Programu, • System kontroli (kontrole na miejscu realizacji projektów oraz bieżąca kontrola dokumentów), • Tworzenie platform współpracy i wymiany doświadczeń dla pracowników ZPORR (grupy robocze), • Szkolenie pracowników instytucji zaangażowanych we wdrażanie funduszy strukturalnych, • Współpraca z Policją.

41. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego • W przypadku wykrycia naruszenia prawa instytucja zaangażowana we wdrażanie ZPORR zobowiązana jest: • Podjąć działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości, • Poinformować właściwe organy ścigania, • Poinformować o nieprawidłowości zgodnie z zasadami • Systemu informowania o nieprawidłowościach finansowych.

42. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego • Podsumowanie nieprawidłowości zgłaszanych w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności: • Wzrost ilości zgłaszanych nieprawidłowości, • Nie stwierdzono nieprawidłowości podlegających raportowaniu do KE w SPO Transport oraz IW INTERREG • Kwota nieprawidłowości zgłoszonych do KE od 2004 r. wyniosła ponad 10 mln EUR • 75% nieprawidłowości zgłoszonych do KE, została wykryta przed wypłatą środków publicznych • Nieprawidłowości wykryte po refundacji ze środków UE stanowią 0,05% kwoty zrefundowanej z KE na dzień 31 grudnia 2006 r.

43. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego Najważniejsze dokumenty programu oraz bieżące informacje znajdują się na stronie internetowej Programu: www.zporr.gov.pl

44. Opis przypadku Projekt realizowany w ramach Priorytetu 2 ZPORR Działanie 2.1 Rozwój umiejętności powiązany z potrzebami regionalnego rynku pracy i możliwość kształcenia ustawicznego w regionie

45. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego Opis nieprawidłowości: • Podejrzenie, że badania ankietowe nie zostały przeprowadzone na całej deklarowanej próbie 1500 podmiotów gospodarczych. Kwestionariusze ankiet (lub ich część) mogły być wypełniane bez udziału respondentów wytypowanych w drodze próby reprezentatywnej.

46. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego • Beneficjent dostarczył do IW wykaz 1500 podmiotów gospodarczych, w których przeprowadzane były badanie ankietowe. Kontrola stwierdziła, że na dostarczonym wykazie (nieoznakowanym wydruku w komputera) znajdują się firmy powtarzające się dwa i więcej razy. • Kontrolerzy stwierdzili, że w większości przedstawiciele „badanych” podmiotów gospodarczych nie przypominali sobie faktu uczestniczenia w badaniu ankietowym.

47. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego • Zniszczono karty badań (wewnętrzny dokument firmy), w okresie trwania kontroli projektu (14 grudnia 2005-16 stycznia 2006r.). Brakowało także rzetelnej dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie badań ankietowych. • Brak kart realizacji badania utrudnił kontrolerom weryfikację grupy na której przeprowadzono badania ankietowe.

48. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego • Na polecenie IZ, IPoś przeprowadziła kontrolę doraźną na miejscu realizacji tego projektu. • Kontrola dokumentów stanowiących bezpośredni dowód przeprowadzenia badań na zakładanej ilości podmiotów, nie może w jednoznaczny sposób potwierdzić istnienia wymienionej nieprawidłowości w projekcie. • Czynnikiem utrudniającym był ponad roczny okres, jaki upłynął od momentu zakończenia badań w ramach projektu, do czasu przeprowadzenia kontroli.

49. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego Działania podjęte w związku z wykryciem nieprawidłowości w ramach tego projektu: • Poinformowanie przez WUP o podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości; • Przeprowadzenie przez IPoś kontroli na miejscu realizacji projektu – na zlecenie IZ ZPORR; • Wstrzymanie refundacji wydatków poniesionych w związku ze zrealizowanym projektem do czasu wyjaśnienia sprawy.

50. Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego Ostatecznie Prokuratura umorzyła sprawę