Državni svet RS, 9.10.2008

1. Državni svet RS, 9.10.2008 Projektno vodenje in dejavniki zmanjševanja stresa Gregor Hauc, CSPM

2. Gregor Hauc - CV • preko 20 let izkušenj v gospodarstvu (od tega 10 let v državni upravi) • imetnik licence za svetovalca v malem gospodarstvu • imetnik licence za certificiranega senior projektnega managerja (CSPM), 7 leto • pripravil, vodil in svetoval na več kot 50 projektih v SLO in tujini • predaval v GeaCollege, Združ. bank Slovenije, SPIZ, OZS, GZS, INFOS in številnih slovenskih večjih in srednjih podjetjih • vodil projektno šolo v podjetjih s celovito uvedbo projektnega vodenja (HIT, DEM, Mobitel, Tetol, Snaga Lj in MB…) Gregor Hauc - CSPM

3. Cilji predstavitve • Opredelitev projekta, ciljev, lastnosti in ključnih udeležencev • Pet faz projektnega managementa • Dejavniki stresa – kako jih preprečiti z vodenjem projektov • Sklepne ugotovitve Gregor Hauc - CSPM

4. Projekt • Projekt je enkraten proces, ki je ciljno, kadrovsko, časovno in finančno omejen. • Projekt združuje niz koordiniranih in nadzorovanih različnih aktivnosti, s točno določenim začetnim in končnim datumom izvajanja aktivnosti. • Projekt ima jasno določen namen in cilje, ki so merljivi in omogočajo spremljanje in nadzorovanje. • Projekt mora imeti jasno organizacijo, potrebno za izvedbo. Gregor Hauc - CSPM

5. Cilji projekta • Cilj projekta predstavlja osrednji element pri opredelitvi projekta. • Rezultat projekta določimo s končnim ciljem projekta. • Poznamo: končni cilj projekta, namenske cilje projekta, objektne cilje projekta, vmesne cilje • Cilji projekta izhajajo iz vizije in strategije. Gregor Hauc - CSPM

6. Lastnosti ciljev projekta • Števen in merljiv - cilj projekta mora biti uresničljiv in primeren za spremljanje izvajanja • Prepoznaven na osebnem nivoju - vsaka planirana aktivnost ima cilj, za katero stoji odgovorna oseba • Realen - cilj mora biti uresničljiv • Enostaven in razumljiv - vsem udeležencem • Motiviranost - cilji morajo motivirati izvajalce Gregor Hauc - CSPM

7. Ključni udeleženci projekta • Naročnik (opredeli in naroči projekt ter zagotovi pogoje za izvedbo) • Projektni svet (lobira pri večjih projektih) • Vodja projekta (pripravi projekt, vodi skupino, nadzira potek, ugotavlja odklone, upravlja s spremembami, poroča, pomaga ostalim če zatajijo..) • Projektna skupina (vsak je odgovoren za področje projekta, kontrola izvajalcev – notranjih in zunanjih) • Prevzemnik projekta – prevzame rezultat projekta • Projektna pisarna – pomaga pri izvedbi projekta, svetuje ob odklonih, poroča vodstvu o stanju projektov Gregor Hauc - CSPM

8. Pet faz projektnega managementa 1. faza - Definicija ciljev projekta: • evidentiranje problema • določitev cilja projekta • seznam vmesnih ciljev • opredelitev tveganj • določitev skupine za pripravo projekta Rezultat: Osnutek projekta izdelata naročnik in vodja projekta Gregor Hauc - CSPM

9. Pet faz projektnega managementa 2. faza - Planiranje projekta: • identifikacija projektnih aktivnosti • ocena časa in stroškov za vsako aktivnost • vrstni red projektnih aktivnosti • opredelitev faz, sklopov projekta • identifikacija kritičnih aktivnosti Rezultat: Členitev projekta (WBS), mrežni plan, kritično pot, predlog projekta izdelajo vodja projekta in člani skupine Gregor Hauc - CSPM

10. Pet faz projektnega managementa 3. faza - Organiziranje • izbira potrebnih kadrov, ocena izvajalcev • izbira projektnega managerja (vodja projekta) • izbira projektne skupine • vplivni dejavniki projekta • pogoji za izvedbo Rezultat: Načrt projekta – pripravljen za izvedbo potrdi naročnik projekta in zagotovi resurse Gregor Hauc - CSPM

11. Vsebina načrta izvedbe projekta • Vhodna strategija • Cilji projekta • Taktika izvedbe • Organizacija projekta • Vsebina projekta • Potrebna finančna sredstva • Promocija projekta • Informatika, poročanje • Pogoji za izvedbo • Plani projekta • Povzetek projekta • Imenovanje projektne organizacije Gregor Hauc - CSPM

12. Pet faz projektnega managementa 4. faza - Kontrola izvajanja projekta: • definiranje načina in stila vodenja • ugotavljanje kompetenc udeležencev • pomoč projektne pisarne pri izvedbi projekta • priprava poročil o stanju projekta • upravljanje s spremembami (sredstva, termini…) Rezultat: Poročila o napredovanju projekta, upravljanje s spremembami, upravljanje s človeškimi resursi – tvorno sodelovanje vodje projekta in naročnika Gregor Hauc - CSPM

13. Pet faz projektnega managementa 5. faza - Zaključek projekta: • potrditev primopredaje projekta s strani naročnika • umestitev oz. implementacija v uporabo • dokumentiranje projekta • izdelava zaključnega poročila • priprava managerskega poročila • po potrebi revizija projekta Rezultat: Primopredajno, zaključno in managerskoporočilo, zaustavitev projekta Gregor Hauc - CSPM

14. Ključni dejavniki stresa (1) V fazi definicije naročnik projekta ni dovolj uspešno opredelil predmet projekta • Kaj je končni cilj projekta? • V kakšnem času potrebuje rezultate projekta? • Kakšna sredstva so namenjena projektu? • Kakšne poslovne učinke pričakuje? • Kdo lahko vodi projekt? Gregor Hauc - CSPM

15. Ključni dejavniki stresa (2) V fazi planiranja projekta se ne ugotovijo vsi dejavniki, ki lahko zavirajo ali škodijo projektu • Ugotovitev vplivnih dejavnikov - tveganj? • Omejitve projekta? • Riziki in njihov vpliv na izvedbo? • Razpoložljivi resursi (notranji in zunanji)? Gregor Hauc - CSPM

16. Ključni dejavniki stresa (3) V fazi organiziranja projekta pogoji za izvedbo projekta niso dovolj skomunicirani z vodstvom • Kadrovski, tehnološki, finančni, organizacijski • Prihaja do trenja pri koriščenju resursov (eno je projekt, drugo so redna dela v okviru organizacijske enote). • Udeleženci projekta imajo veliko odgovornost, vendar običajno nizka pooblastila za odločanje. Gregor Hauc - CSPM

17. Ključni dejavniki stresa (4) V fazi izvedbe projekta najboljši trpijo, slabši se skrijejo ali na njih pozabimo • Vodja projekta ne zmore “voditi”, začne “aktivno delati”, namesto članov projektnih skupin • Funkcijski vodje obremenjujejo “svoje” ljudi z novimi nalogami, kot da ni projekta. • Pri upravljanju s spremembami je potrebno sodelovanje vodstva, pojavljajo se novi pogoji za izvedbo. Gregor Hauc - CSPM

18. Ključni dejavniki stresa (5) V fazi zaključevanja na dan priplavajo vse nedorečene zadeve. Nezadovoljstvo narašča. • Uporabniki – naročniki ne potrjujejo primopredaje rezultatov projekta zaradi slabe kvalitete, reklamacij • Premalo je usposabljanja za uporabo rezultatov projekta • Zastoji v izvedbi povzročajo nervozo. Roki pritiskajo. • Zaradi dodatnih del nastajajo aneksi, podaljševanje rokov. Vse to negativno vpliva na klimo. Gregor Hauc - CSPM

19. Sklepne ugotovitve • Za večje cilje vsekakor vzpostavite projektni način dela • Sprejmite “pravila vodenja projektov” – poslovnik… • Usposobite udeležence preko delavnic s konkretnimi projekti (učenje z delom) • Pred začetkom izvedbe podrobno planirajte vse sestavine projekta (Načrt izvedbe projekta) • Vodstvo naj pokaže močno podporo projektom (projektna kultura). • Skrbno planirajte kadre in vzpostavite motivacijo in nagrade. Če zagotovite večino tega, zagotovo ne bo stresa! Gregor Hauc - CSPM