Download
1 / 34
340 likes | 662 Views
Elektroninio archyvo informacinė sistema (EAIS). Pagrindinių funkcijų ir architektūros apžvalga, elektroninių dokumentų saugojimo sprendimai. Pranešėjas: Albertas Šermokas , Giedrius Daugiala , Laimutis Ignatavičius 20 1 1 10 21. Projekto organizavimas.
E N D
Elektroninio archyvo informacinė sistema (EAIS) Pagrindinių funkcijų ir architektūros apžvalga, elektroninių dokumentų saugojimo sprendimai Pranešėjas:AlbertasŠermokas, Giedrius Daugiala, Laimutis Ignatavičius 2011 10 21
Projekto organizavimas • Projekto pradžia - 2010 m. kovo 1 d. • Planuojama pabaiga – 2011 m. rugsėjo 30 d. • Užsakovas - Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba ( Lietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės) • Vykdytojas – ūkio subjektų grupė: • UAB „Sintagma” (su subrangovu UAB „MitSoft”); • UAB „Affecto Lietuva”; • UAB „Atea” • UAB „BlueBridge”
Elektroninio archyvo informacinė sistema • Tai sistema, kuri sudaro sąlygas valstybės ir savivaldybių institucijoms, įstaigos ir įmonėms, kitiems subjektams, įgaliotiems atlikti viešojo administravimo funkcijas, valstybės įgaliotiems asmenims, kitiems juridiniams ir fiziniams asmenims perduoti elektroninius dokumentus į valstybės archyvus, organizuoti patikimą jų saugojimą valstybės archyvuose, užtikrinantį jų vientisumo, autentiškumo, konfidencialumo bei galimybės naudoti laikui bėgant išsaugojimą
EAIS kūrimo prielaidos • Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymas (Žin., 2000, Nr. 61-1827) • Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės (LAD) generalinio direktoriaus 2006 m. sausio 11 d. įsakymu Nr. V-12 (Žin., 2006, Nr. 7-268) patvirtintos Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės; • 2007 m. LAD parengta „Elektroninių dokumentų saugojimo valstybės archyvuose infrastruktūros sukūrimo projekto“ galimybių studija; • LAD generalinio direktoriaus 2008 m. spalio 9 d. įsakymu Nr. V-119 (Žin., 2008, Nr. 118-4488) patvirtintas Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos reikalavimų aprašas;
EAIS kūrimo prielaidos • 2008 m. rugpjūčio – gruodžio mėn. LAD vykdytas bandomasis projektas „Elektroninių dokumentų saugojimo informacinės sistemos prototipo (bandomojo projekto) sukūrimas“ (parengtas el. dokumento specifikacijos projektas, sukurtas prototipas; atlikti jo bandymai, pateiktos rekomendacijos); • LAD generalinio direktoriaus 2009 m. rugsėjo 7 d. įsakymu Nr. V-60 (Žin., 2009, Nr.108-4574) patvirtinta Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacija ADOC-V1.0; • 2009 m. LAD pradėtas vykdyti projektas „Elektroninio archyvo infrastruktūros sukūrimas“, finansuojamas pagal 2007-2013 m. ES struktūrinių fondų paramos programas.
EAIS tikslai • kaupti ir saugoti Nacionalinį dokumentų fondą (NDF) sudarančius elektroninius dokumentus; • tvarkyti ir teikti informaciją (aprašus) apie valstybės archyvuose saugomus dokumentus, nepriklausomai nuo jų sudarymo būdo, formos ir laikmenos; • sudaryti sąlygas valstybės archyvams informacinių technologijų ir ryšių priemonėmis atlikti dokumentus perduodančių įstaigų dokumentų valdymo priežiūrą; • užtikrinti teisėtą prieigą prie saugomų elektroninių dokumentų informacinių technologijų ir ryšių priemonėmis; • teikti elektronines paslaugas.
Elektroninis dokumentas • Elektroninis dokumentas – juridinio ar fizinio asmens norminių teisės aktų nustatyta tvarka informacinių technologijų priemonėmis sudarytas, patvirtintas ar gautas dokumentas, pasirašytas teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu (Dokumentų ir archyvų įstatymas). • Saugus elektroninis parašas, sukurtas saugia parašo formavimo įranga ir patvirtintas galiojančiu kvalifikuotu sertifikatu, elektroniniams duomenims turi tokią pat teisinę galią kaip ir parašas rašytiniuose dokumentuose (Elektroninio parašo įstatymo 8 str. 1 d.).
Saugus elektroninis parašas • Saugus elektroninis parašas – elektroninis parašas, kuris atitinka visus nurodytus reikalavimus (Elektroninio parašo įstatymas): 1) yra vienareikšmiškai susietas su pasirašančiu asmeniu; 2) leidžia identifikuoti pasirašantį asmenį; 3) yra sukurtas priemonėmis, kurias pasirašantis asmuo gali tvarkyti tik savo valia; 4) yra susijęs su pasirašytais duomenimis taip, kad bet koks šių duomenų pakeitimas yra pastebimas. • Elektroninis parašas visais atvejais turi teisinę galią, jeigu parašų naudotojai tarpusavyje dėl to susitaria (Elektroninio parašo įstatymo 8 str. 3 d.).
LVAT (LAD) patvirtintos elektroninio dokumento specifikacijos • LAD generalinio direktoriaus 2009 m. rugsėjo 7 d. įsakymu Nr. V-60 (Žin., 2009, Nr.108-4574) patvirtinta Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacija ADOC-V1.0; • VSDFV direktoriaus 2009 m. gruodžio 30 d. įsakymu Nr. V-780 patvirtinta Elektroninės gyventojų aptarnavimo sistemos elektroniniu parašu pasirašyto dokumento specifikacija EGAS v1.0; • LAD generalinio direktoriaus 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakymu Nr. V-42 patvirtinta Elektroniniu parašu pasirašyto kompiuterio skaitomo elektroninio dokumento specifikacija MDOC-V1.0; • Iki 2011 m. gruodžio mėn. LVAT sudarytos darbo grupės numatoma parengti PDF formato el. dokumento, pasirašyto PAdESformato elektroniniu parašu specifikacija.
Pagrindinės EAIS funkcijos • Dokumentų valdymo priežiūros organizavimas; • Elektroninių dokumentų perdavimas ir priėmimas; • Elektroninių dokumentų saugojimas, rizikos valdymas; • Saugomų dokumentų aprašų tvarkymas (perkeltas ir patobulintas LAFSIS funkcionalumas); • Dokumentų publikavimas ir pateikimas; • Sistemos administravimas; • Laisvai platinamų priemonių formuoti ir tikrinti elektroninius dokumentus pateikimas; • Tinklinių paslaugų (angl. webservices) sąsajų, skirtų EAIS integravimui su išorės sistemomis, teikimas.
EAIS dokumentų valdymo priežiūros funkcijos • galimybė dokumentus perduodančioms įstaigoms elektroniniu būdu rengti dokumentų ir bylų apskaitos dokumentų duomenis: • Dokumentų registrų sąrašo, jo pakeitimų sąrašo; • Dokumentacijos plano, jo papildymų sąrašo; • Bylų apyrašų sąrašo, jo pakeitimų sąrašo; • Bylų apyrašo, jo tęsinio; • Dokumentų naikinimo akto; • Dokumentacijos plano suvestinės (dokumentacijos plane suvesti bylų sudarymo suvestinius duomenis).
EAIS dokumentų valdymo priežiūros funkcijos • pateikti valstybės archyvams derinti parengtus dokumentų ir bylų apskaitos dokumentų duomenis; • atsakingiems archyvų darbuotojams peržiūrėti gautus apskaitos duomenis, juos suderinti arba tikslinti, teikti pastabas; • apskaitos duomenis derinti su kitais archyvo darbuotojais (archyvo DEK, archyvo vadovu), skirti su tuo susijusias užduotis archyvo darbuotojams; • dokumentus perduodančioms įstaigoms ir archyvų darbuotojams teikti informaciją apie apskaitos duomenų derinimo eigą.
Elektroninių dokumentų perdavimas ir priėmimas • galimybė dokumentus perduodančioms įstaigoms inicijuoti elektroninių dokumentų perdavimo procesą, nurodant dokumentų kiekį ir jų perdavimo datą; • pateikti elektroninio dokumento forma (ADOC formatu) sudarytą elektroninių dokumentų perdavimo akto projektą; • persiųsti informacinių technologijų ir ryšių tinklais elektroninius dokumentus; • atlikti automatinę pateiktų elektroninių dokumentų antivirusinę, kiekybinę, autentiškumo patikrą; • atlikti elektroninių dokumentų turinio transformavimą į ilgalaikio saugojimo ir pateikimo internete formatus;
Elektroninių dokumentų perdavimas ir priėmimas • galimybė valstybės archyvų darbuotojams peržiūrėti elektroninių dokumentų patikros rezultatus, atlikti gautų dokumentų kokybinę patikrą ir nuspręsti, ar priimti elektroninius dokumentus saugoti valstybės archyve; • atlikti priimtų elektroninių dokumentų archyvinį patvirtinimą; • sugeneruoti elektroninių dokumentų aprašus; • surašyti priimtus elektroninius dokumentus į EAIS elektroninių dokumentų saugyklą; • archyvo darbuotojui pasirašyti elektroninės formos dokumentų perdavimo aktą.
Elektroninių dokumentų saugojimas, rizikos valdymas • saugoti elektroninius dokumentus, jų transformuoto turinio kopijas; • indeksuoti elektroninių dokumentų turinį, metaduomenis jų paieškai; • gaminti atsargines duomenų kopijas, organizuoti duomenų atstatymą iš jų; • tikrinti saugomų dokumentų kokybę, informuoti archyvo darbuotojus apie saugomus potencialiai rizikingus dokumentus; • valdyti saugomų elektroninių dokumentų riziką: atlikti pakartotinį elektroninių dokumentų archyvinį patvirtinimą, turinio transformavimą; • teisės aktų nustatyta tvarka naikinti saugomus elektroninius dokumentus ir jų kopijas; • informuoti archyvo darbuotojus apie saugykloje vykstančius procesus, kaupti saugyklos statistinius duomenis.
Elektroninio dokumento rinkmena, jos savybės Elektroninis dokumentas, kaip ir kita elektroninė informacija, turi savybes: • gali keisti fizinį pavidalą – siunčiamas elektros, radijo bangų ar šviesos impulsais, saugomas elektroninėje mikroschemoje, standžioje ar lanksčioje magnetinėje, optinėje laikmenoje; • lengvai klonuojamas – labai lengva pagaminti originalui identišką kopiją, kurią galima vadinti originalu; • visiškai priklausomas nuo laikmenos, kurioje jis saugomas, būklės, todėl lengvai pažeidžiamas (tačiau pažeidimo faktą leidžia nustatyti elektroninis parašas).
Elektroninio dokumento turinio rizikosvaldymas • Rizikos faktoriai: • Daug skirtingų turinio formatų (pvz., vien ADOC-V1.0 el. dokumento specifikacija leidžia 13 turinio formatų) – „užsiveis“ formatų, kuriuos būtina palaikyti „žvėrynas“; • Ribotas rinkmenos formato gyvavimo ir programinių priemonių laikas – 5 – 15 metų; • Rizikos valdymas: • Prioritetas renkantis – atviri, tarptautiniais standartais (pvz., ISO) patvirtinti formatai; • Formatų populiarumo periodinis pervertinimas ir dokumentų turinio konvertavimas į pasirinktą naują formatą.
Elektroninio dokumento turinio rizikosvaldymas • LAD 2008 metais vykdyto Elektroninių dokumentų saugojimo informacinės sistemos prototipo bandymo rezultatai: • ilgalaikiam ir nuolatiniam saugojimui naudoti PDF/A-1 formatą (ISO 19005-1:2005); • peržiūrai internete naudoti PNG formatą (ISO/IEC 15948:2004); • fotografinių vaizdų archyviniam saugojimui ir peržiūrai internete naudoti JPEG formatą (ISO/IEC 10918-1:1994).
EAIS elektroninio dokumento saugojimo sprendimas • Institucijų perduoti elektroniniai dokumentai originalia perdavimo paketų forma – įrašomi į vienkartinio įrašymo laikmenas (juosteles); • Elektroninių dokumentų originalai, kurių elektroniniai parašai yra parengti archyviniam saugojimui, t.y., atlikta archyvinio patvirtinimo procedūra (pvz., į ADOC-V1.0 specifikacijos dokumento elektroninius parašus įrašyta archyvinė laiko žyma, sudarant XAdES-A formato el. parašą); • Konvertuotos į PNG ir JPEG formatus elektroninio dokumento turinio kopijos, skirtos dokumento turinio peržiūrai internete (iš kiek puslapių sudarytas dokumento turinys – tiek turinio vaizdo rinkmenų); • Konvertuoto į PDF/A-1 formatą turinio elektroninių dokumentų kopijos, skirtos ilgalaikiam saugojimui, kurių vientisumą užtikrina sistemos sudarytas XAdES-A formato archyvinio patvirtinimo paskirties elektroninis parašas.
EAIS elektroninių dokumentų rizikos valdymas • Gautų elektroninių dokumentų autentiškumo patikra; • Elektroninių dokumentų turinio transformavimas; • Priimamų elektroninių dokumentų ir jų ilgalaikio saugojimo kopijų archyvinis patvirtinimas; • Gautų elektroninių dokumentų originalia perdavimo paketų forma išsaugojimas vienkartinio įrašymo laikmenose; • Galimybė automatiniu būdu atrinktirizikingus dokumentus ir sudaryti jų sąrašus; • Pakartotinis archyvinis patvirtinimas atrinktiems dokumentams; • Pakartotinis turinio transformavimas atrinktiems dokumentams (iš originalo, ir iš ilgalaikio saugojimo kopijos).
Saugomų dokumentų aprašų tvarkymas • perkelti visi likviduojamoje LAFSIS centrinėje duomenų bazėje sukaupti aprašų duomenys (fondų aprašai, apyrašų aprašai, apskaitos vienetų aprašai, dokumentų lygmens aprašai); • aprašų paieška, sąrašo pateikimas, jo eksportavimas; • aprašo peržiūra, redagavimas, trynimas, naujo aprašo įvedimas; • aprašų aprobavimas: perdavimas aprobuoti, aprobavimas, atmetimas; • galimybė prie apyrašo, apskaitos vieneto bei dokumento aprašų prisegti failus; • prieigos teisių neviešiems aprašams suteikimas; • automatinis aprašų generavimas:
Dokumentų publikavimas ir pateikimas • pateikti elektronine forma asmenų užsakytas pažymas; • atlikti valstybės archyvuose saugomų dokumentų paiešką, rodyti dokumentų aprašų duomenis; • parodyti saugomo elektroninio dokumento, kuriam netaikomi apribojimai, turinį ir metaduomenis (asmenims, kurių tapatybė nustatyta); • pateikti nuorodas į e-Paveldo sistemoje saugomus dokumentus ir bylas; • galimybė asmenims, kurių tapatybė nustatyta, elektronine forma pateikti valstybės archyvams prašymą išduoti juridinius faktus patvirtinančius dokumentus ir (ar) jų kopijas; • paskirstyti gautus prašymus (užsakymus) valstybės archyvų darbuotojams;
Sistemos administravimas • Dokumentus perduodančių įstaigų, valstybės archyvų registravimas; • Sistemos naudotojų registravimas, autentifikavimas ir autorizavimas; • Prieigos teisių ir įgaliojimų sistemos naudotojams suteikimas, atliekamų veiksmų žurnalizavimas; • Sistemos klasifikatorių tvarkymas; • Elektroninių dokumentų autentiškumo patikros procedūrų konfigūravimas; • Sprendimo parinkimo taisyklių dėl elektroninių dokumentų paketo priėmimo konfigūravimas; • Patikimų sertifikavimo ir laiko žymų teikėjų, jų teikiamų paslaugų ir sertifikatų, skirtų elektroniniams parašams tikrinti, kaupimas ir valdymas; • Statistinių ataskaitų sudarymas;
Elektroninių dokumentų formavimo ir tikrinimo priemonės Realizuotos priemonės: • Web sprendimo principu realizuota internete (adresu https://adoc.archyvai.lt) veikianti programinė įranga; • Parsisiunčiama ir diegiama naudotojo kompiuteryje taikomoji programa. Kitos paslaugos: • Naudotojų nukreipimo iš trečiųjų šalių išorinių sistemų paslauga į Web sprendimo principu realizuotas elektroninių dokumentų formavimo ir pasirašymo priemones juos sudaryti ir pasirašyti elektroniniu parašu; • Elektroninių dokumentų atitikimo ADOC specifikacijai tikrinimo priemonės, skirtos sistemos naudotojams ir programinės įrangos kūrėjams.
Integracinės sąsajos • Sukurtos tinklinių paslaugų (angl. webservices) sąsajos, skirtos EAIS integravimui su išorės sistemomis: • perduoti derinti dokumentų ir bylų apskaitos duomenis; • perduoti į valstybės archyvą elektroninius dokumentus; • vykdyti archyvuose saugomų dokumentų paiešką; • pateikti elektroninį dokumentą ar jo dalis, kurioms netaikomi apribojimai.
EAIS viešasis portalas • teikia sąsajas dokumentus perduodančioms įstaigoms perduoti valstybės archyvams elektroninius dokumentus ir duomenis, reikalingus dokumentų valdymo priežiūrai atlikti; • teikia sąsajas juridiniams ir fiziniams asmenims atlikti dokumentų paiešką, peržiūrą, užsakyti ir gauti pažymas ir el. dokumentų kopijas; • teikia laisvai platinamas elektroninių dokumentų sudarymo, tikrinimo ir peržiūros programines priemones.
EAIS vidinis portalas • teikia sąsają valstybinės archyvų sistemos darbuotojams vykdyti pavestas: • administruoti sistemos naudotojus, jų teises, klasifikatorius, ...; • vykdyti dokumentus perduodančių įstaigų dokumentų valdymo priežiūrą; • priimti saugoti elektroninius dokumentus, valdyti jų riziką; • rengti ir teikti archyvo darbuotojų patvirtintas elektroninių dokumentų kopijas.
Technologijos • Java • ApacheTomcat; • OracleDatabase; • OracleBusinessIntelligence; • Saperion ECM; • IBM WebSphere ESB; • IBM WebSphere MQ; • IBM TivoliStorageManager ; • IBM TivoliMonitoring; • AdlibSoftware Express Server ; • OPSWAT MetascanAntivirus; • Microsoft Windows Server 2008.
