L’ENTRETIEN ANNUEL D’ACTIVITE

1. GENDARMERIE NATIONALE L’ENTRETIEN ANNUEL D’ACTIVITE MANAGEMENT – TD N° 3 LA COMMUNICATION DE LA NOTATION

2. DEBRIEFING DU TRAVAIL DIRIGE • Rappels sur la notation : • Elle récapitule la manière de servir d’un subordonné sur une période donnée (en règle générale une année), • Elle ne doit être en aucun cas subjective (dans la mesure du possible). Les éléments que vous mentionnez dans la notation doivent s’appuyer sur des faits précis,

3. RAPPELS SUR LA NOTATION • Être cohérent dans les décisions que l’on prend (adéquation croix « bougées » – appréciation littérale),

4. DEBRIEFING DU TRAVAIL DIRIGE • Vous pouvez vous retrouver dans deux situations différentes : • 1 er cas : vous êtes notateur 1er degré, • 2 ème cas : votre CDU vous demande d’effectuer un projet de notation (soit complet, soit uniquement l’appréciation littérale),

5. DEBRIEFING DU TRAVAIL DIRIGE • 1 er cas : vous êtes notateur 1er degré,

6. LA PREPARATION DE L’ENTRETIEN • Point réglementaire important à respecter de manière stricte : remettre la feuille de notation au subordonné une heure avant de le recevoir, • Préparer chaque entretien : prendre 5 minutes avant de recevoir chaque subordonné afin de relire la notation, • Le but étant de se remémorer « techniquement » chaque point que vous allez commenter ou aborder avec le noté,

7. LA PREPARATION DE L’ENTRETIEN • Profitez de ces 5 minutes pour vous remémorer le parcours du subordonné (ses qualifications, ses diplômes, stages ou autres), • Regarder de manière précise quelle(s) croix vous avez « bougées » et comment (vous devez également commenter le cimetière de croix), • Une fois que vous avez « recadré » la notation, vous pouvez commencer l’entretien.

8. L’ENTRETIEN • Faites un commentaire général sur la notation, puis adopter le principe de l’entonnoir ; c’est à dire commenter ensuite en détail chaque point que vous voulez aborder, • Principe le plus pratique : commentez complètement la notation et en discutez avec le subordonné une fois terminée la lecture de cette notation, • Commencez par annoncer la note chiffrée et par le commentaire des éléments à droite de la feuille de notation :

9. L’ENTRETIEN • La note chiffrée est le point le plus « sensible » à aborder, • Pour des raisons de contingentement, le CDU ne peut pas « distribuer » des points chaque année, • Vous devez donc expliquer les raisons techniques de votre décision, sans citer nominativement les personnels qui ont obtenu un point supplémentaire ……

10. L’ENTRETIEN • Commentez : le niveau de qualification (si vous le changez, expliquez pour quelle(s) raison(s)), • L’évolution dans l’emploi, • Les souhaits exprimés par le noté (la fiche bilan), • Votre avis sur les souhaits exprimés, • La conclusion (si vous désirez garder ce sous-officier sous vos ordres ou pas),

11. L’ENTRETIEN • Puis commentez le cimetière de croix : les croix que vous avez augmentées et celles que vous avez éventuellement baissées, • Soyez cohérent avec les croix que vous « décalez » et l’appréciation littérale, • De même, vous pouvez être amené à « décaler » des croix à gauche et à droite lors de la même notation; vous devez là aussi faire l’effort d’en expliquer les raisons.

12. L’ENTRETIEN • Enfin, vous commentez l’appréciation littérale, • Il s’agit du commentaire le plus facile à effectuer à condition que vous fassiez preuve de courage intellectuel, • Vous devez, sans donner l’impression de vous justifier, expliquer pour quelles raisons vous avez employé tel(le) phrase, mot, expression.

13. L’ENTRETIEN • Rappels sur l’appréciation littérale : en général 4 parties : • 1) Précisez la manière de se présenter, le trait de caractère qui ressort, et la manière de servir du militaire dans son emploi, • 2) Précisez dans quels domaines techniques le personnel se montre à son avantage, il progresse, etc…

14. L’ENTRETIEN • 3) Précisez dans quels domaines, le noté peut s’améliorer ou faire des efforts, • 4) Concluez sur les perspectives et les objectifs de l’intéressé (reprendre éventuellement les éléments de la fiche bilan).

15. L’ENTRETIEN • Si la notation n’est pas bonne, vous faites référence oralement aux remarques négatives formulées tout au long de l’année à l’encontre du noté, (compte-rendu, correspondance sur la manière de servir, etc). • Puis laissez s’exprimer le subordonné en essayant de ne pas perdre l’éventuel rapport de force ……

16. L’ENTRETIEN • N’oubliez pas que la manière dont vous allez faire passer les messages lors de l’entretien conditionne la motivation que vous allez insuffler à vos subordonnés. • Votre crédibilité en dépend ……

17. DEBRIEFING DU TRAVAIL DIRIGE • 2 ème cas : votre CDU vous demande d’effectuer un projet de notation (soit complet (formation de l’officier, soit uniquement l’appréciation littérale),

18. DEBRIEFING DU TRAVAIL DIRIGE • Si votre CDU vous sollicite pour un projet de notation complet (avec la feuille de note sous-officier), vous vous attachez à la communiquer au militaire en précisant bien qu’il ne s’agit que d’un projet.

19. DEBRIEFING DU TRAVAIL DIRIGE • Vous commentez alors la totalité de la feuille de note, comme vu précédemment en insistant sur le fait qu’il s’agit uniquement d’un projet. • Par ailleurs, Il est bon de rappeler aux militaires notés que ce projet n’engage que vous et que le CDU peut rédiger une notation différente du projet présenté.

20. DEBRIEFING DU TRAVAIL DIRIGE • Si votre CDU vous sollicite pour ne rédiger que la « littérale », vous commentez alors uniquement cette appréciation au militaire noté, • Mais il s’agit tout de même d’un acte de GRH important à effectuer.

21. DEBRIEFING DU TRAVAIL DIRIGE • Profitez-en car il s’agit du seul moment dans l’année où vous pourrez effectuer un bilan plus officiel sur la manière de servir de vos subordonnés. • Par la suite, il peut y avoir des différences notables entre le projet commenté et lu au militaire noté, et la notation officielle produite par le CDU.

22. DEBRIEFING DU TRAVAIL DIRIGE • Dernier point : vous n’avez pas à faire signer le militaire noté (contrairement à la réception officielle pour la notation), • Mais certains CDU peuvent vous demander de le faire. Dans ce cas, il faut leur rappeler « intelligemment » que le projet de notation n’a aucune valeur juridique ……

23. EN CONCLUSION • Rédiger une notation est simple, la commenter est tout autre chose …… • Surtout si vous avez des messages « désagréables » à faire passer (incompétence, paresse, intempérance, etc …..)

24. EN CONCLUSION • Le but étant d’être le plus objectif…… et le plus naturel possible, • Mais il faut savoir rester ferme et courtois, • Une notation ne se négocie pas, ce n’est pas une notation à la « carte », sauf si vous faites une erreur manifeste d’appréciation.

25. Formation Écoute Évaluation Motivation Objectifs REUSSITE Concertation Reconnaissance Compétence DE LA LE REUSSITE PUZZLE Conception Cne Raimbault

26. Les pas ne conduisent pas seulement vers le but. Chaque pas est un but…