Prépararion et soumission de rapports

1. Prépararion et soumission de rapports Della Brown White, PhD Eunice Kennedy Shriver National Institute of Child Health and Human Development

2. Entretien d'aujourd'hui Rapport annuel de situation Rapport financier fédéral Inventions Audits Rapport finaux

3. Rapports de situation

4. Types de rapports de situation pour NIH • Processus d’allocation non-concurrentielrationaliséélectronique (eSNAP) - soumis via l’interfaceeRA Commons http://era.nih.gov/docs/eSNAP_UG_v2.25.0.0_041210.pdf • Soumission 45 joursavant la date de lancement du nouveau budget • Les dates d'approbation IACUC et IRB ne seront pas exigésdans le cadre de chaquesoumission de rapport de situation. Les dates d'approbationdoiventêtresoumises au NIH surdemande • L’allocatairepeutdéléguer son pouvoir au PD/PI (Directeur de programme/Directeur de recherche pour soumettre le rapport de situation directement au NIH. C'est un pouvoir de délégationoptionneldisponibledansl'interfaceeRA Commons d'eSNAP. • Formulairespapier Non-SNAP-PHS 2590

5. eSNAP ou Non SNAP? Reportez-vous à la Notification d'allocation (NoA), dans la section II des Termes et conditions

6. Rapport de situation - Sans SNAP Soumissiondeuxmoisavant la date anniversaire (début de la périodebudgétairesuivante) Suivez les consignes PHS 2590 et utilisez le formulaire des pages http://grants.nih.gov/grants/funding/2590/2590.htm Envoyez à l'adressecentralisée (mentionnéedans les conditions d’allocation). NE L'ENVOYEZ PAS directement à l'IC Utilisé pour la demandeofficielle de financement de l'annéesuivante Explique la situation de l’allocation, y compris le budget détaillé et toutes les autres modifications tellesque les personnelsclés

7. Garantir une soumission opportune • Le PI doitsurveiller les dates auxquelles les informations doiventêtrecommuniquées bureau commercial de l'institution • Le PI doitcontrôlerque le burau commercial nous a bienenvoyé à rapport de situation • Voustrouverezuneliste des rapports de situation dus de votre institution sur la page eRA Commons • Recherchez le numéro du Dossier de profilinstitutionnel (IPF) en utilisant la fonctonRecherche de numéro IPF • LancezuneRecherche de rapport de situation par numéro IPF numéro

8. Rapport annuel de situation Les rapports tardifs de situation peuventengendrer des allocations tardives et/ouéventuellementréduites

9. Évaluation de la situation - 1 • Les progrèssont-ilsatisfaisants ? • Y a-t-ileuouproposez-vous des modifications sur la portée, les objectifsou les intentions du projet ? • Voir Importance de la portée de la recherchedansla Partie 3. Mesuresquevouspouvezprendre en tantque chef de projet. • Y a-t-il des changements de personnelsclésou de leurniveaud'implication ?

10. Évaluation de la situation - 2 Y a-t-il des indices de chevauchementsscientifiques ? Dans le cas de sujetshumains, les informations de genre et de minoritésont-ellessoumises ? Les tableaux d'inscription de sujetshumainssont-ilssoumis, s'il y a lieu ? Y a-t-il des changementsou des soucisconcerant la recherchesur des sujetshumainsoul'utilisationou la protection d'animaux de recherche? Y-a-t-il des modifications dansd'autres documents ?

11. Évaluation de la situation - 3 • Le directeur de programme examine le rapport de situation pour s'assurerquevousavez accompli suffisamment de progrès pour justifier le maintien de notrefinancement du projet • Les spécialistes en gestion d’allocations réalisentuneévaluation administrative et parfoisfiscale du rapport de situation • Les rapports de situations soumispeuventexiger des révisions et des clarifications de part de la direction des programmesou des allocations • La communication exige la signature d'un accord officiel

12. N'OUBLIEZ PAS… Remplissez et actualisez les autres documents Tenezcompte du solde non utilisé > 25% Allocations catégorielles Demandez les coûtstotauxengagésdans la notification d'allocation (NoA) précédente

13. N'OUBLIEZ PAS… • Contributions de tiers • Incluezunelisted'établissements et remplissez les formulaires tout commevous le faites pour unedemande d’allocation • Une page budgétairedistincte pour chaquecontributeur tiers

14. Le PHS 2590 se compose de… La page de couverture La page budgétairedétaillée La justification budgétaire La synthèse du rapport de situation La liste de contrôle Le rapport sur le personnel D'autres documents

15. La page de couverture Pré-remplie Disponible via la page eRA Commons Les informations surl'allocatairesontpré-imprimées via l'option n°5. Vérifiez les informations pré-imprimées et faites les corrections nécessairesdans la section 12.

16. La page de couverture • Sujetshumains • Animauxvertébrés • Coûtsdemandés pour la périodebudgétaire • Inventions et brevets • Etablissements de recherche • Coordonnéesofficielles de l'Admin/PI • Correction • Signatures **

17. Recherchesur les humains et les animaux Un IRB (ComitéInstitutionnel de révision) ou IEC (Commission InternationaleElectronique), désigné par l'AssuranceFédérale de votresociété, doit examiner et approuvertoutes les recherchessur les sujetshumainschaqueannée d’allocation. une assurance de protection des animauxn'estvalideque pour la durée du projet (habituellementcinqans) - veillez à la renouveleravantqu'ellen'expire. OLAW-Office of Laboratory Animal Welfare (Bureau de la Protection des animaux de laboratoire) Sans approbations en cours de validité, nous ne pouvons pas financer la périodeboursièresuivante.

18. Qui signe le rapport de situation ? ? ? Le responsablesignataire de votresociétédoit signer et dater le rapport de situation d'allocation. Sans cette signature, l'IC ne fournira pas de Notification d'allocation. Le(s) directeur(s) de recherche ne signe(nt) pas le rapport de situation. Au lieu de cela, ilouellesigne et date une assurance de signature pour chaque rapport de situation.

19. Budget détaillé - 1 • Les coûts directs demandésdoiventêtredétaillés pour la périodebudgétaire en attente • Utilisez les coûts directs recommandésindiquéssur la Notification d'allocationéditéedansl'annéecomme guide pour élaborer le budget annuel

20. Budget détaillé - 2 • Personnel • Nom • Rôledans le projet • Type de poste • Moisconsacrés au projet • Salairedemandé • Avantagessociaux • Totaux

21. Budget détaillé - 3 Coûtsd'activité de conseil Équipement Fournitures Déplacements Autresdépenses Coûts directs totaux

22. Justification budgétaire -1 • Présentezune justification budgétairedétaillée pour tous les postes et les montants qui représententune modification importante par rapport au budget précédemmentrecommandé. • Important : Les dépensesdansunecatégoriebudgétaire de coût direct simple s'écartent (augmentation ou diminution) du niveaud'engagementcatégoriel de plus de 25 pour cent de tous les coûtsalloués

23. Justification budgétaire -2 • Périodebudgétaire courante • Expliquez le montantestimé du solde non utilisé, (y compris le report de l'annéeprécédente) supérieur à 25% du budget total approuvé de l'année en cours • Pourquoi y-a-t-il un solde important ? • Comment sera-t-ilemployés'ilestreportésur la périodebudgétairesuivante ?

24. Profilbiographique Présentez un Profilbiographique pour tous les nouveaux personnelsclés / supérieursdepuis la précédentedemande… en vouslimitant à quatre pages pour chacund'eux Documentation sur la formation dans la protection des sujetshumains - pour toutepersonneimpliquéedans la conception ou la conduite de recherchesur des sujetshumains

25. Autres documents importants à inclure • Indiquer le soutienactif pour: • Tous les personnelsclés • Indiquer le travail en mois par personne • Conseillers, adjointsadministratifs, et touteautre personnel non considéréecomme «clé» • Inclure: • Le numéro de projet ; le directeur de recherche • La source de financement ; Nom du projet (ou du contributeur tiers) • Période du projet ; Coûts directs annuels • http://grants.nih.gov/grants/funding/2590/2590.htm

26. Synthèse de rapport de situation Les rapports de situation doiventêtreplanifiés et bienconçus Les résultatsprésentéssont à valeurajoutée et permettent de justifier le maintien de l'aide au projet Décrivezl'impactpotentiel de vosrésultatssur la science et la santé publique

27. Unités de tests cliniques Donnezune description des élémentssuivants pour chaqueunité : Problèmesou obstacles rencontrésdans la poursuite des objectifs et mesuresprises pour les surmonter Normes de performance de réseau qui n'ont pas étérespectées et mesures correctives Degréauquel le niveauexigéd'inscription a étéatteint pendant la première année et projets pour la deuxièmeannée Stratégies pour le recrutement des femmes et des minorités Participation des ComitésConsultatifsCommunautairessur le site Contributions scientifiques au réseau ; autresréalisations

28. Page de liste de contrôle Toutes les politiques, assurances, et certifications présentessur la liste de contrôledoiventêtrevérifiées par la signature du Responsable commercial autorisé de la sociétéallocatairesur la page de couverture du rapport de situation.

29. Rapport sur le personnel • Fournisseztoujoursuneliste des PI/PD et de tous le personnel (salariésou non) qui ontparticipé au projet pendant la PÉRIODE BUDGETAIRE COURANTE par MOIS PAR PERSONNE ou plus indépendamment de la rémunération. • ID Commons • Noms des personnes • Tous les diplômes • 4 dernierschiffres du NSS • Rôledans le projet • DDN • Mois par personneconsacrés au projet

30. Le signataireofficiel de votresociétédoit signer le rapport papier de situation Puis le bureau commercial l'envoie à l'adressesuivante : Division of Extramural Activities Support, OERNational Institutes of Health6705 Rockledge Drive, Room 2207, MSC 7987Bethesda, MD 20892-7987 (Utilisezce code postal pour le service postal des U.S.A, y compris pour le courrier express.)Bethesda, MD 20817 (Utilisezce code postal pour les sociétés de livraisonpostalestellessqueFedex et UPS.)U.S.A

31. Note concernant la mise à dispostion du public • Tous les chercheursfinancés par le NIH doiventsoumettre à la bibliothèquenationale du centre de PubMed de médecineune version électronique de la version finale et révisée par leurcollègues de leursmanuscrits après approbation pour publication, afin de pouvoirêtremis à la disposition du public pas plus tardque 12 mois après la date de publication officielle. • http://grants.nih.gov/grants/guide/notice-files/NOT-OD-08-033.html

32. Conseils Si vousavezbesoind'aide avec votre rapport de situation, contactezvotrespécialiste en gestiond'allocationsou le responsable des programmesmentionnéssur la Notification d'allocation Soyezponctuel !

33. N'oubliez pas... Nous n'accorderonsl'allocation de l'annéeprochainequ'aprèsavoirapprouvévotre rapports de situation

34. Rapports financiers fédéraux

35. Rapports financiers fédéraux - 1 le 1er février 2011 le Rapport sur le statut financier (FSR) SF-269 a étéremplacé par le Rapport financier fédéral (FFR) SF-425. Un Rapport financier fédéralest un état des dépensesrapportées par rapport aux fondsalloués à un établissementallocataire. Les FFR fournissent un mécanismeefficace pour rendrecompte des fondsd'allocation.

36. Rapports financiers fédéraux - 2 • Les FFR ne peutêtresoumisqu'électroniquement via la page eRA Commons. • https://commons.era.nih.gov/commons/index.jsp • Les FFR doiventêtresoumis en dollars américains et en anglais. • Les allocatairesdoiventsoumettre des rapports précis et délaillés.

37. Rapports financiers fédéraux - 3 • NOUVELLE politique pour des allocations étrangères : VoirNOT-OD-12-139, en vigueur le 1er Oct. 2012 • Pour toutes les premières/nouvellesdemandes via le Processusd'allocation non-concurrentiellerationalisé (eSNAP): • Les allocatairesétrangers ne seront pas obligésd'établir un rapport annuel de leursdépenses par un FFR. • Le NIH contrôlera les aspects financiers de ces allocations en utilisant les informations transactionnellesdans le PMS (Système de gestion des paiements). (PMS maintenantrequis par des allocations étrangères pour le paiement)

38. Rapports financiers fédéraux - 4 • EtrangereSNAP : Les données de dépense FFR ne sontrequisqu'à la fin d'unepérioded'allocation. • Le rapport doitêtresoumisdans les 90 jours après la fin de la périoded'allocation • Le rapport doitrendrecompte de l'aidecumuléeallouée pendant toute la période • Etrangers Sans SNAP : les FFR annuelssontdusdans les 90 joursavant la fin du trimestredurantlequel la date de fin de leurpériodebudgétaireéchoit.

39. Rapports financiers fédéraux - 5 Les FFR peuventêtrerévisés, cependant, l'OFM (Bureau de la direction financière) exigel'approbation de la gestiond'allocation pour des révisions avec des dépenses accrues et les rapports réviséssoumis plus de 15 mois après la date de fin de la périodebudgétaire/du projet. Les soldesimportantsdoivientêtreexaminés/contrôlés Une communication efficace entre l'allocataire, la Direction des allocations du NIH, et le Bureau de la direction financière du NIH estessentielle au succès global de l'allocation

40. Inventions

41. Inventions-1 • Révèlerune invention danssatotalité à NIH par écritdans les deuxmois après quel'inventeur en aitfourni la révélationécrite à son responsableinstitutionnel. • Fournirl'allocation, le nom de l'inventeur et une description technique complète. • Votre bureau commercial envoieces information par iEdison. • Lorsquevousdemandez un renouvellementouune aide contractuelle pour votre allocation, indiquezl'uneoul'autre des informations suivantes : • Uneliste de toutes les inventions conçuesouapportées à la pratique pendant la périodebudgétaireprécédente • Une certification qu'aucune invention ne s'estproduite pendant la période

42. Inventions - 2 Vousdevezégalementsoumettre un rapport d'utilisationannuelquandilvous a étéaccordé un brevet pour une invention ouquandvouscommencez à recevoir des royalties ou des droits de licence pour des inventions qui n'ont pas étébrevetées. UtiliseziEdison de NIH pour vous conformer aux exigences pour la soumission de rapport. A l'issue du projet, soumettez un rapport d'invention final et une certification, HHS 568. Pour plus d'information, voir la rubriquePréparer un rapport final à la fin de l'allocation ci-dessous.

43. Inventions-3 • Propriétéintellectuelle : Les allocatairesétrangersont les mêmes droits et obligations concernant la propriété des inventions que les allocatairesaméricains. N'oubliez pas de • Signaler toutes les inventions sujet au NIH. • Efforcez-vous de commercialiserl'inventionsujets par un brevet ou un licence. • Reconnaissezformellementl'aide du gouvernementalfédéraldanstous les brevets qui résultent de l'inventionsujet. • Accordezformellement au gouvernementfédéralunelicenced'utilisationlimitée de l'inventionsujet.

44. Audits

45. Audits - 1 • Audit -Examenouévaluationsystématique pour déterminersi la responsabilité interne et d'autressystèmes de contrôlegarantissentraisonnablementce qui suit : • Les opérationsfinancièressontcorrectementgérées. • Les rapports financiers sontopportuns, justes, et exacts. • L'entités'estconformée aux lois, règlements et à d’autres conditions d'allocationapplicables • Les ressourcessontgérées et utiliséeséconomiquement et efficacement. • Les résultats et les objectifsdésiréssontatteintsefficacement.

46. Audits - 2 • Vousdevrezorganiser un audit annuelsivotreétablissementdépense $500.000 ou plus par an de la sommeallouée par le HHS. • Vouspouvez engager un comptable public oufédéral, d'état, ouunesociétéd'auditgouvernementale • Les établissementspayentl'audit en utilisant des fonds de A&F à hauteur de 8% • Si vousavez le choix de la sociétéd'audit, celle-ci devraréspecternosnormes.

47. Audits - 3 • Les allocatairesétrangerspeuventsatisfaire aux conditions de l'audit au moyen de l'un de cesdeux types d'audit : • Un audit de type financier. Voir les Normesd'auditgouvernemental (le "Livrejaune"). • Un audite qui répond aux exigences de la Circulaire MB (Bureau de la gestion et du budget) A-133.

48. Audits - 4 Les sociétésétrangèresdoiventsoumettreleur rapports d'audit au : National External Audit Review Center HHS Office of Inspector GeneralHHS Office of Audit Services1100 Walnut Street, Suite 850Kansas City, MO 64106-2197U.S. Les allocatairesonthabituellement 30 jours après réception du rapport de l'auditeurouneufmois après la fin de l'exercice fiscal de la société, à la première des deuxéchéances, pour répondre aux résultats de l'audit.

49. Rapports finaux - Clôture

50. Rapports NIH finaux requis Rapport final de situation. VoirPréparation d'un rapport final de situation dans la Partie 7. Rapport annuel de situation Rapport financier fédéral final Rapport final d'invention (HHS 568) Le responsable commercial a 90 jours après la fin de l'allocation pour remplircesformulairesfinaux. Les dossiers doiventresterdisponibles pendant troisans après la fin de la périoded'allocation. Les IRB locauxpeuventexigerunepériode plus longue.