NÁSTROJE PRO EFEKTIVNÍ PRÁCI NA DÁLKU

1. pracenadalku.cz NÁSTROJE PRO EFEKTIVNÍ PRÁCI NA DÁLKU Lektor: Ing. Michal Martoch

2. pracenadalku.cz O lektorovi Ing. Michal Martoch Specialista na podporu práce a vzdělávání na dálku, konzultant talent managementu a komunitního bydlení Tel: 604 372 052 Email: michal.martoch@pracenadalku.cz Web: www.pracenadalku.cz

3. pracenadalku.cz Obsah webináře • Úvod do Cloudcomputingu a jeho význam pro budoucnost podnikání. • Základní hardware pro zaměstnance na dálku a náklady na jeho pořízení. • Jakou potřebujete rychlost připojení k internetu pro práci na dálku? • Online kancelář přístupná odkudkoliv jako základ pro práci na dálku ve firmě. • Co by měla online kancelář splňovat v obecné rovině včetně konkrétních ukázek Google Apps? • Jak chránit počítačová data při práci na dálku? • Test: Jaké máte počítačové znalosti pro práci na dálku? • Jak řešit technické problémy se softwarem na dálku? • Jak účinně ukládat soubory, obrázky a videa přímo na internetu a sdílet je s ostatními? • Jaké používat komunikační nástroje pro práci na dálku • Další služby pro podporu vzdálené práce

4. pracenadalku.cz Časy se mění…sen nebo realita trhu práce?

5. pracenadalku.cz V čem se liší práce na dálku od práce z domova? Práce na dálku Pracujte od zákazníka, z coworking centra, kavárny, hotelu, autobusu či odkudkoliv. Práce z domova Pracujte z domova či zahrady.

6. pracenadalku.cz Anketa: Jaké máte zkušenosti s prací na dálku? Anketa č. 1: Jaký je váš současný pracovní stav?

7. pracenadalku.cz Úvod do cloudcomputingu Přenechejte starost o email, zabezpečení a data na profesionálech, abyste se mohli zaměřit na projekty, které přináší vaší organizaci přidanou hodnotu.

8. pracenadalku.cz Výhody a nevýhody cloudcomputingu • Vysoká bezpečnost a dostupnost • Nová verze bez instalace • Nepotřebujete udržovat žádný hardware ani software • Data jsou aktuální v reálném čase • Řada služeb je poskytována zdarma • Snadný přístup přes mobilní zařízení (tablet, smartphone, notebook) • Závislost na internetu • Data mohou být zneužita provozovatelem služby • Platby za některé služby mohou převýšit náklady na klasický software • Poskytovatel může mít výpadek nebo zbankrotovat • Většinou méně funkcí než desktopové verze

9. pracenadalku.cz Příklady cloud aplikací pro práci na dálku • Databázové online systému (formulářové systémy, ERP, CRM) • Online kancelář GoogleApps nebo Microsoft Office 365 • Videokonference a webináře • Online projektové řízení • Online účetnictví • Online zálohování dat • Online mapy • E-learning • Stovky dalších

10. pracenadalku.cz Význam cloud computingu pro budoucnost podnikání • Kritický význam pro udržení konkurenceschopnosti organizace – mobilní přístup bude nezbytný v mnoha oblastech lidské činnosti! • Snížení nákladů na komunikaci se spolupracovníky, zákazníky a dodavateli • Výrazné omezení finančně nákladného a časově náročného cestování • Firemní data dostupná v reálném čase odkudkoliv a kdykoliv • Důležitá podmínka pro plnohodnotnou práci zaměstnanců na dálku • Základ spolupráce s odborníky mimo oblast vašeho fyzického působení

11. pracenadalku.cz Co když firma na cloudcomputing a práci na dálku nepřejde? Konkurence bude mít: • Nižší náklady na cestování a komunikaci než Vy • Nižší náklady na kanceláře • Nižší ceny služeb nebo výrobků, ale se stejnou nebo lepší kvalitou • Flexibilnější zaměstnance schopné pracovat kdykoliv a odkudkoliv podle aktuálních potřeb firmy • Zaměstnance s vyšší kvalifikací, protože se nebude omezovat jen na lokální pracovníky

12. pracenadalku.cz Počítačové nástroje a další podmínky pro práci na dálku

13. pracenadalku.cz Anketa: Máte dostatečné počítačové znalosti ? Za každé Ano si připočítejte 1 bod. Umím instalovat software Používám více než 1 prohlížeč (IE, MozillaFirefox, Chrome) Mám notebook Mám „chytrý“ telefon nebo tablet Email Chat (skype, googlehangout, jiný) Skype Videokonference (softwarové) Webináře Online kancelář Google Apps nebo Microsoft Office 365

14. pracenadalku.cz Anketa: Máte dostatečné počítačové znalosti ? Část 2 - Za každé Ano si připočítejte 1 bod. Sdílení pracovní plochy počítače na dálku Sdílený online kalendář Sdílené online dokumenty Online zálohování dat Diskusní fórum E-learning(LMS) systém CRM systém Projektové řízení E-shop Komunitní sítě (Facebook, Linkedin)

15. pracenadalku.cz Vyhodnocení: Máte dostatečné počítačové znalosti ? Spočítejte si body…

16. pracenadalku.cz Základní počítačové vybavení pro efektivní práci na dálku • Stolní PC nebo notebook • Sluchátka s mikrofonem • Webová kamera • Tiskárna, skener a kopírka • Pevné internetové připojení

17. pracenadalku.cz Rozšířené počítačové vybavení pro efektivní práci na dálku • Druhý monitor • Smartphone s dostatečným výkonem • Tablet s dostatečným výkonem • Mobilní internetové připojení • Externí disk pro zálohování

18. pracenadalku.cz Ceny počítačového vybavení pro práci na dálku • Stolní PC nebo notebook od 8 000 Kč • Sluchátka s mikrofonem od 100 Kč • Webová kamera součástí notebooku • Tiskárna, skener a kopírka od 1 000 Kč • Pevné internetové připojení od 200 Kč/měsíčně • Druhý monitor od 2 000 Kč • Smartphone s dostatečným výkonem od 4 000 Kč • Tablet s dostatečným výkonem od 6 000 Kč • Mobilní internetové připojení od 200 Kč/měsíčně • Externí disk pro zálohování od 1 500 Kč CELKEM: od 23 000 Kč

19. pracenadalku.cz Rychlost připojení k internetu pro práci na dálku • Download (stahování) nebo Upload (odesílání) • Pozor na agregaci 1:X a odezvu • Minimálně 512 kb/s pro běžnou práci (odesílání i stahování dat) • Minimálně 1Mb/s pro videokonference a webináře nebo větší přenosy dat • Rychlost lze změřit na www.rychlost.cznebo www.speedmeter.cz • Možnosti připojení: • ADSL • Kabelová televize • Bezdrátové wi-fi • Mobilní internet

20. pracenadalku.cz Mapa pokrytí mobilním internetem Mapa pokrytí jednotlivých operátorů • http://www.vodafone.cz/mapa-pokryti/ • http://www.o2.cz/osobni/199436-mapa_pokryti_a_prodejen/ • https://coverage-tmcz.position.cz/

21. pracenadalku.cz Ochrana počítačových dat při práci na dálku Ochrana firemních dat: • Vytvoření vnitrofiremní bezpečnostní politiku pro: • práci s daty • práci s dokumenty • „surfování“ na internetu (příliš velké restrikce škodí) • Proškolení zaměstnanců • Přechod do „bezpečného“ cloudu => zvýšení ochrany svých dat ve srovnání se serverem umístěným ve firmě • Budování loajality v zaměstnancích => nejčastější příčinou krádeže nebo zneužití dat bývají nespokojení zaměstnanci

22. pracenadalku.cz Na co by se nemělo zapomenout v bezpečnostní politice firmy • Automatické uzamknutí přístupu do počítačů při nečinnosti • Politika bezpečných hesel a jejich pravidelné změny • Školení zaměstnanců o bezpečném chování a zabezpečení (např. hesla se nikomu neříkají – ani správci) • Automatické zálohování osobních počítačů a zařízení i firemních dat • Automatické aktualizace operačního systému, antiviru, antispamu a firewallu • Zákaz používání firemních počítačů rodinnými příslušníky zaměstnance • Omezení přístupu na nebezpečné stránky ALE POZOR, NIC SE NESMÍ PŘEHÁNĚT! ZAKAZOVÁNÍ KOMUNITNÍCH SÍTÍ NEBO VIDEO SERVERŮ MŮŽE BÝT KONTRAPRODUKTIVNÍ.

23. pracenadalku.cz Anketa: Umíte se připojit na jiný počítač na dálku? • Ano, máme ve firmě na to speciální software • Ano, přes Skype • Ano, přes TeamViewer • Ne, ale slyšel/a jsem o tom • Ne, nikdy jsem o tom neslyšel/a • Jiná odpověď – napište jaká

24. pracenadalku.cz Jak řešit technické problémy se softwarem na dálku? • Umět samostatně přeinstalovat software nebo celý operační systém • Nechat se navádět přes telefon nebo telekonferenci od správce • Vzdálené sdílení plochy počítače a navádění od správce co dělat (skype, yuuguu.com, videokonferenční software) • Vzdálený přístup kolegy/správce na váš počítač (např. logmein.com, teamviewer.com, apod.) • Automatická vzdálená reinstalace systému do základního nastavení

25. pracenadalku.cz Jak se vzdáleně připojit na počítač kohokoliv za 5 minut: • Zavolejte druhé straně na mobil, Skype nebo přes videokonferenci • Naveďte je na instalaci programu pro vzdálené připojení (např. Team Viewer z www.teamviewer.com ) • Po stažení jim řekněte, jak mají software nainstalovat a spustit • Nechte si nadiktovat ID a heslo • Připojte se k němu • Pracujte s jeho počítačem jako by byl váš (nesmí hýbat s myší)

26. pracenadalku.cz Online kancelář = základ pro práci na dálku Profesionální řešení pro emaily, data, chat/videokonference, kalendář a weby s přístupností kdykoliv a odkudkoliv.

27. pracenadalku.cz Hlavní řešení pro online kancelář v ČR GoogleAppsMicrosoft Office 365 Více na: www.worklinesluzby.cz/

28. pracenadalku.cz Anketa: Jaké máte zkušenosti s online kanceláří? • GoogleApps již používáme • GoogleApps jsme již viděli a chceme je zavádět • Zvažujeme, že začneme GoogleApps používat • Nevím nic o GoogleApps • Office 365 již používáme • Office 365 jsme již viděli a chceme je zavádět • Zvažujeme, že začneme Office 365 používat • Nevím nic o Office 365 • Jiná odpověď – jaká?

29. pracenadalku.cz Online kancelář GoogleApps v detailu

30. pracenadalku.cz Co to je online kancelář GoogleApps • Skupina více než 60 online aplikací pomáhající zajistit každodenní chod organizace • Všechny aplikace jsou dostupné pomocí webového prohlížeče • Cílem aplikací je efektivní online komunikace a spolupráce uživatelů • Většina aplikací je v českém jazyce • Cena:40 Euro/uživatel/rok

31. pracenadalku.cz Google Apps v práci • Úspory nákladů na IT infrastrukturu • Zvýšení produktivity práce • Zrychlení komunikaci díky napojení na mobilní technologie • Okamžité informace o změnách přes email, kalendáře, google dokumenty • Automatické zálohování • Jednoduchý přístup ke všem datům firmy z jakéhokoliv počítače • Přehled o aktivitách kolegů a podřízených • Spolupráce s obchodními partnery (výkazy práce, práce na společných projektech v reálném čase, sdílení schůzek) • Podpora marketingu firmy • Firemní průzkumy a přihlašovací formuláře

32. pracenadalku.cz Google Apps v osobním životě • Plánování rodinných a osobních aktivit • Rodinný rozpočet online • Sdílení informací s přáteli • Zálohování osobním emailů a osobních dat

33. pracenadalku.cz Kdo používá GoogleApps? • Milióny firem od 5 do 300 000 uživatelů • Celé australské školství – 1,4 miliony žáků a učitelů • Od 2010 všechny úřady Spojených států přes iniciativu apps.gov • A samozřejmě www.pracenadalku.cz ;-) Zahraniční příklady uživatelů GoogleApps: České příklady uživatelů GoogleApps:

34. pracenadalku.cz Anketa: Jakou máte velikost emailové schránky? Méně než 100 MB 101 – 500 MB 501 – 1000 MB Více Nevím

35. pracenadalku.cz Emailový účet Gmail • Velikost schránky 15 – 25 GB na osobu – už nikdy nemusíte řešit velikost emailové schránky • Automatická antivirová kontrola všech příloh a špičkový antispamový filtr • Integrovaný chat a videohovory pro rychlou komunikaci a přehled dostupnosti • Snadné a rychlé vyhledávání v textu emailů • Možnost stahování pošty do lokálního klienta • Funkce vrácení zpět, předpřipravené zprávy • Spojování více emailů do jednoho, spojování emailových adres

36. pracenadalku.cz Emailový účet Gmail Fultextové vyhledávání v celém obsahu emailu Kvalitní antispamový filtr – žádné nevyžádané emaily Možnost chatu, telefonování a videohovorů přímo z prostředí emailu

37. pracenadalku.cz Sdílené kalendáře – Google kalendář • Plánování termínů a programu schůzek • Možnost sdílení kalendáře s kolegy nebo veřejností • Rezervace zasedacích místností a dalších zdrojů • Propojení pozvánek kalendáře s emailem • Odesílání upozornění na schůzky pomocí SMS zpráv

38. pracenadalku.cz Sdílené kalendáře – Google kalendář Fultextové vyhledávání v kalendářích Vlastní kalendář uživatele + možnost vytvořit neomezené množství veřejných kalendářů Přehled kalendářů vašich kolegů nebo veřejných kalendářů

39. pracenadalku.cz Sdílené kalendáře – Google kalendář Automatické vyhledání volných termínů pro schůzky Přizvání spolupracovníků na schůzku pomocí emailu Efektivní připomenutí schůzky pomocí emailu nebo SMS

40. pracenadalku.cz Anketa: Při práci se společnými dokumenty si soubory předáváte: Soubory ukládáme na síťovém disku s přístupem i mimo firmu Soubory ukládáme na síťovém disku s přístupem ve firmě Soubory si posíláme emailem Soubory si předáváme na flash disku Žádné společné dokumenty nemáme Jinak – jak?

41. pracenadalku.cz Google dokumenty • Vytváření textových dokumentů, tabulek a prezentací se všemi běžnými funkcemi jako v Microsoft Office • Chatování a společná práce přímo v dokumentech pro více uživatelů • Nahrávání a stahování dokumentů ve více formátech jako pdf, doc, xls a další • Publikování dokumentů jako veřejné stránky • Až 100 GB dokumentů pro každého uživatele (lze zakoupit extra datový prostor) • Historie dokumentů • Upozornění na změny

42. pracenadalku.cz Google dokumenty Fultextové vyhledávání v dokumentech Přehledné vytváření a třídění dokumentů

43. pracenadalku.cz Google dokumenty Sdílení dokumentů s ostatními nebo publikování na webu na několik kliknutí myši

44. pracenadalku.cz Google dokumenty - formuláře Snadné vytvoření webového formuláře bez znalosti programování a webových technologií

45. pracenadalku.cz Google dokumenty - formuláře

46. pracenadalku.cz Google weby • Vytváření webových stránek s prostorem až 100 GB bez znalostí programování • Stránky ve tvaru intranet.Nazevfirmy.cz • Vytváření elektronické nástěnky,intranetu, databáze znalostí (wiki), diskusního fóra a další • Sdílení kalendářů a dokumentů • Publikování stránek na veřejném Internetu

47. pracenadalku.cz Google weby Využití Weby Google pro firmu i uživatele mimo organizaci

48. pracenadalku.cz Jak je zajištěna bezpečnost dat

49. pracenadalku.cz Hlavní plusy online kanceláří (Google Apps / Office 365) • Uživatelé mohou pracovat s emailem, sdílet kalendáře a dokumenty a spolupracovat se svými kolegy na společných projektechkdykoliv a odkudkoliv • Firma nemusí kupovat ani udržovat žádný hardware • Veškeré provozování, zabezpečení a aktualizace systémů za firmu převezme provozovatel • Není třeba instalovat žádný software • Uživatele používají vždy tu nejaktuálnější verzi • Zaručená dostupnost a bezpečnost služby Pro bezplatnou ukázku kontaktujte:www.worklinesluzby.cz

50. pracenadalku.cz Microsoft Office 365 vsGoogleApps Microsoft Office 365 • Plně kompatibilní s MS Office • Podobný vzhled jako desktopovéapliace • Jednoduchý přechod pro firmy s klasickým Microsoft Exchange serverem GoogleApps • Plná integrace dalších často používaných služeb (Mapy, Blogger, YouTube, AdWords, AdSense, Analytics.) • Snadné napojení služeb třetích stran z MarketPlace • Efektivnější spolupráce v dokumentech • Levnější