STRUMENTI PER LA CRESCITA PROFESSIONALE E PERSONALE DEI COLLABORATORI Genova, 20 febbraio 2009

1. STRUMENTI PER LA CRESCITA PROFESSIONALE E PERSONALE DEI COLLABORATORI Genova, 20 febbraio 2009

2. PREMESSA • Ogni momento della vita lavorativa può essere occasione per favorire la crescita professionale e personale. • In questa sede vengono trattati in particolare: • - La condivisione degli obiettivi • - L’operatività quotidiana • - La riunione sistematica • - La delega • - Il colloquio personale • L’assemblea aziendale

3. LA DEFINIZIONE E CONDIVISIONE DEGLI OBIETTIVI • Occorre definire e condividere per l’organizzazione in quanto tale, per i singoli reparti e per ogni collaboratore alcuni – pochi - obiettivi • misurabili in termini di quantità e/o qualità del risultato atteso • raggiungibili con una certo livello di sfida entro un tempo stabilito • definiti per iscritto e con la massima precisione possibile • L’orientamento del proprio lavoro verso degli obiettivi condivisi è condizione imprescindibile per una motivazione adeguata e per un coinvolgimento attivo e creativo!

4. L’OPERATIVITA’ QUOTIDIANA COME OCCASIONE FORMATIVA La quotidianità lavorativa (la “routine”) può diventare un’occasione di crescita se: - viene sollecitata la domanda sulle ragioni - si sostiene e si valorizza l’auto-formazione - si favorisce lo scambio di esperienze ed informazioni

5. LA RIUNIONE • Esistono vari tipi di riunione (operative, decisionali, informative, commerciali,…) • Tutte possono contribuire alla formazione se: • si evidenzia il nesso fra azione, metodo e obiettivo • si dichiarano le ragioni e i criteri per giungere ad una decisione • si valorizza l’incidenza dei principi e delle abilità personali • … se si porta l’attenzione “a monte”!

6. LA RIUNIONE SISTEMATICA COME STRUMENTO PER LA FORMAZIONE DEI COLLABORATORI La riunione sistematica è uno strumento privilegiato per la conduzione e la formazione delle persone. Ciò che è detto in riunione ha una valenza pubblica ed è più decisivo di ciò che potrebbe venir detto in privato a ciascuno dei partecipanti: diventa un patrimonio condiviso!

7. GLI OBIETTIVI DELLA RIUNIONE SISTEMATICA • La riunione sistematica ha come obiettivo generale il coinvolgimento • e la responsabilizzazione dei collaboratori attraverso: • la condivisione di obiettivi e metodi di lavoro • lo scambio di esperienze così da imparare da successi e errori • un flusso sistematico di informazioni importanti e necessarie • la precisazione di responsabilità e compiti • la discussione di problemi in un modo oggettivo e con una • propensione a trovare le soluzioni • un confronto con i risultati raggiunti

8. DI CONSEGUENZA LA RIUNIONE SISTEMATICA E’ UN MOMENTO FORMATIVO IN QUANTO • Agevola la crescita professionale. • Favorisce una riflessione critica e sistematica circa l’esperienza lavorativa di tutti. • Permette di uscire dall’emergenza e di affrontare esigenze e problemi in una forma ordinata e risolutiva, eventualmente anticipando possibili problematiche future.

9. LA SISTEMATICITA’: CONDIZIONE IMPRESCINDIBILE La regolarità della riunione a scadenze fisse è una condizione imprescindibile per raggiungere questi obiettivi. Solo la regolarità delle riunioni garantisce che esse siano veramente uno strumento di lavoro e di formazione continua I primi nemici sono la casualità e la reattività

10. Se tutti i collaboratori sanno • che esiste un momento preciso e regolare dove si possono discutere proposte, suggerimenti, esperienze e problemi che non sono urgentissimi, si introduce un periodo di riflessione e di preparazione che permette di oggettivare il modo di affrontare la vita lavorativa. • E’ quindi possibile: • distinguere fra importante e urgente; • distinguere fra fatti e impressioni; • distinguere fra cause e effetti; • contestualizzare i problemi; • trovare soluzioni; • concentrarsi sulla prestazione e non sulla persona; • … si crea quindi un distacco che permette di valutare in un modo adeguato ed appropriato gli eventi.

11. Se il responsabile sa che esiste • un momento preciso e regolare • dove può rilanciare continuamente il team dei collaboratori, • PUO’ • garantire una comunicazione ordinata e continua delle informazioni necessarie e importanti; • coordinare il gruppo in modo che tutti sappiano sempre “chi fa che cosa e come”; • motivare le scelte fatte; • dare suggerimenti; • riprendere con calma situazioni difficili e problematiche; • creare sinergie fra i collaboratori a medio- lungo termine; • trasferire e far assimilare criteri, modi di fare e obiettivi in modo da fornire una guida per affrontare situazioni importanti e urgenti, non discusse in riunione.

12. La riunione sistematica diventa quindi garanzia di un processo formativo continuoperché: • sostiene lo scambio di informazioni e di esperienze • favorisce il confronto personale • richiama le dinamiche principali dei processi lavorativi • valorizza tutti i contributi in termini di acquisizione di conoscenze e di competenze • evidenzia la necessità della cultura aziendale e ne sostiene lo sviluppo • crea un clima di apertura, di interesse e di curiosità

13. LA DELEGA

14. Il primo problema della delega: DI CHI E’ LA SCIMMIA? • Un fatto • Un commento • Una riflessione

15. Un fatto: Mentre attraverso l’atrio incontro uno dei miei, che dice: “Buongiorno, capo. Posso parlarti un minuto? Abbiamo un problema”. Devo essere al corrente dei problemi dei miei, così mi fermo ad ascoltarlo. Mi lascio trascinare e, siccome risolvere i problemi per me è un piacere, il tempo vola. Quelli che sembravano cinque minuti si rivelano essere stati in realtà trenta.

16. La discussione mi ha fatto tardare all’appuntamento al quale stavo andando. So abbastanza del problema da capire che dovrò interessarmene, ma non tanto da prendere una decisione. Allora dico: “E’ una questione importantissima, ma ora non ho il tempo di parlarne. Fammici pensare, poi ti farò sapere”. E con questo ci lasciamo.

17. Un commento: Prima del nostro incontro nell’atrio la scimmia era sulla spalla del collaboratore. Mentre parlavano l’argomento era un problema per tutti e due, quindi la scimmia aveva una zampa sulla spalla di ciascuno dei due. Ma quando il capo ha detto “Fammici pensare, poi ti farò sapere” la scimmia ha spostato la zampa dalla spalla del dipendente a quella del capo e il dipendente se ne è andato più leggero.

18. Perché? Perché la scimmia a quel punto teneva tutte e due le zampe sulle spalle del capo.

19. Se la questione in esame fa parte delle mansioni del collaboratore e se egli è perfettamente capace di proporre qualche soluzione al problema il capo ha accettato di fare due cose che in genere dovrebbe fare il collaboratore:

20. 1) ha accettato la responsabilità di un problema che non era il suo 2) ha promesso a quella persona di fornirgli informazioni ulteriori

21. PER OGNI SCIMMIA SONO COINVOLTE 2 PARTI: UNA CHE CI LAVORA E UNA CHE SOVRINTENDE

22. Una riflessione: Nel caso appena descritto il capo ha assunto il ruolo di lavoratore e il subordinato quello di supervisore. E per assicurarsi che si sappia chi è il nuovo capo il giorno dopo si fermerà diverse volte nell’ufficio del capo per dire: “Ehi capo, come vanno le cose?” E se il capo non ha risolto la questione in modo che lo soddisfa, farà subito pressioni perché faccia quello che in realtà è il suo lavoro.

23. Più ti prendi in cura le scimmie dei tuoi collaboratori • più renderai la tua organizzazione inefficace • più impedirai a loro di crescere professionalmente • più ostacolerai la loro capacità di trovare soluzioni

24. PIU’ TI LIBERI DELLE SCIMMIE DEL TUO STAFF, PIU’ HAI TEMPO DA DEDICARGLI

25. REGOLE DI ONCKEN PER LA GESTIONE DELLE SCIMMIE Il colloquio tra un capo e uno dei suoi non deve finire finché tutte le scimmie non hanno: Descrizione: Sono specificate le “mosse successive” Regola 1 Regola 2 Proprietari: La scimmia è assegnata ad una persona Polizze di assicurazione: Il rischio è coperto Regola 3 Appuntamento per il nutrimento e il check-up della scimmia: Viene specificato il tempo e il luogo del processo di controllo Regola 4

26. TUTTE LE SCIMMIE DEVONO ESSERE GESTITE AL LIVELLO ORGANIZZATIVO PIU’ BASSO COMPATIBILE CON IL LORO BENESSERE!

27. Noi non abbiamo alcun problema e noi non ne avremo mai. Sono sicuro che c’è un problema, ma non è nostro, o è tuo o è mio. Il primo punto all’ordine del giorno è mettere ordine nei pronomi e scoprire di chi è il problema. mio o tuo ...

28. Se risulta che è il mio spero che mi aiuterai a risolverlo. Se risulta che èil tuo ti aiuterò alle condizioni seguenti: Mentre ti aiuto non succederà mai che il tuo problema diventi mio, perché nel momento stesso in cui il tuo problema diventa mio, tu non hai più problemi e io non posso aiutare una persona che non ha problemi!

29. POLIZZE DI ASSICURAZIONE SULLE SCIMMIE 1. Formula una proposta, poi agisci 2. Agisci, poi informa

30. Stipulate coi vostri collaboratori un accordo in base al quale essi cureranno al meglio le loro scimmie malate, Ma se la malattia persiste o peggiora e non reagisce alla cura, la scimmia verrà portata nel Vostro ufficio per un check-up, in tempo utile perché interveniate prima che la povera creatura non dia più segni di vita.

31. RIASSUNTO DELLE QUATTRO REGOLE DI ONCKEN PER GESTIRE LE SCIMMIE Descrivere la scimmia: Il dialogo non deve concludersi finché non è stata identificata e specificata la “mossa successiva”. Regola 1 Assegnare la scimmia: Tutte le scimmie devono appartenere ed essere gestite dal livello organizzativo più basso compatibile con la loro salute. Regola 2

32. Assicurare la scimmia: Ogni scimmia che esce dal vostro campo visivo sulle spalle di uno dei vostri deve essere coperta da una tra le due polizze assicurative: a. Formula una proposta, poi agisci b. Agisci, poi informa Regola 3 Tenere d’occhio la scimmia: Adeguate visite di controllo significano scimmie più in salute. Ogni scimmia deve avere un check- up programmato. Regola 4

33. L’UNICO MODO PER SVILUPPARE SENSO DI RESPONSABILITÀ NELLA GENTE È AFFIDARLE DELLE RESPONSABILITÀ

34. La delega implica la responsabilizzazione e la favorisce in quanto le persone vengono aiutate a imparare ad imparare attraverso la propria esperienza

35. L’ESPERIENZA NON E’ CIO’ CHE TI ACCADE; E’ CIO’ CHE FAI CON CIO’ CHE TI ACCADE

36. La delega è un principio • organizzativo per rendere più efficiente i processi lavorativi • formativo per far crescere i collaboratori professionalmente • innovativo per coinvolgere la creatività dei collaboratori

37. LA DELEGA • Attribuzione di responsabilità ad una persona per il raggiungimento di un obiettivo quantitativo e/o qualitativo attraverso la collaborazione di altre persone. • La delega richiede di: • condividere gli obiettivi e i principi nel contesto imprenditoriale • chiarire i mezzi e gli strumenti disponibili (e non!) • concordare la tipologia di delega (piena o limitata) • concordare tempi e modalità delle verifiche • NB: Esiste una grande differenza fra assegnare compiti e delegare!

38. La delega è un principio: organizzativo che rende più efficienti i processi lavorativi formativo che fa crescere i collaboratori professionalmente innovativo che sollecita la creatività dei collaboratori

39. Quando invece non si delega e ci si assume la diretta responsabilità per lavori che potrebbero essere attribuiti e dei collaboratori si tende a: • rendere più inefficace l’organizzazione • impedire alle persone di crescere professionalmente • ostacolare la loro capacità di trovare soluzioni • ….Si ha meno tempo per aiutare i collaboratori

40. L’unico modo per sviluppare senso di responsabilità in una persona è affidarle delle responsabilità

41. La delega implica la responsabilizzazione e la favorisce in quanto le persone vengono aiutate a imparare ad imparare attraverso la propria esperienza.

42. IL COLLOQUIO PERSONALE • La sua caratteristica personale e discreta rende questo momento particolarmente adatto per proporre uno sviluppo delle abilità personali dipendenti dall’educazione: • - incoraggiando e rafforzando, così da risvegliare potenzialità inespresse • correggendo ed orientando modi di lavorare inadeguati o migliorabili • La condizione per un tale lavoro • è la fiducia reciproca!

43. L’ASSEMBLEA AZIENDALE L’assemblea aziendale di tutti i collaboratori è indispensabile quando si tratta di assicurare una condivisione di tutti, quindi quando è decisivo che “ognuno sappia che ciascuno sa!” riguarda soprattutto i livelli: della mission e degli obiettivi strategici dell’identità e dei principi aziendali Si tratta di momenti necessari per compattare le energie e la creatività di tutti orientandole verso una meta comune