1.Organizacja Spotkań

1. 1.Organizacja Spotkań 2.Przyjmowanie delegacji

2. 1.Organizacja spotkań. Organizacja spotkań Polega na przyjęciu przez naszego konsultanta zlecenia umówienia spotkania z partnerem biznesowym. Odpowiednio dobrany termin spotkań Państwa pracowników z potencjalnymi odbiorcami  jest jednym z warunków pomyślnej transakcji. Usługa może być realizowana dwutorowo:

3. Konsultant umawia przedstawiciela firmy z partnerem biznesowym. • Partner biznesowy poprzez specjalny nr infolinii kontaktuje się z konsultantem w celu umówienia się na spotkanie z przedstawicielem.

4. Przygotowanie dobrze zorganizowanego spotkania, to nie tylko powiadomienie jego uczestników, ale mnóstwo innych czynności. To między innymi: • dobór miejsca, • ustawienie krzeseł i stołu prezydialnego (w zależności od liczby uczestników, natury i celu zebrania,) • zapewnienie sprzętu, • przygotowanie zawiadomień i zaproszeń, • materiałów informacyjnych, • bufetu,

5. wybór sekretarza, • wybór przewodniczącego, • wybór prezydium, • wybór komisji regulaminowych, • ustalenie celu, • tematyki i porządku obrad.

6. 2. Przyjmowanie Delegacji • Wyróżnia się krajowe i zagraniczne wizyty oficjalne, robocze i prywatne, w biznesie przeważają wizyty robocze. Zasadniczą sprawą jest ustalenie z czyjej i na czyje zaproszenie będzie się ona odbywała. Charakter wizyty powinien być określony w zaproszeniu.

7. W Polsce wizyty państwowe i oficjalne trwają w zasadzie 3 dni, pierwsze 2 są poświęcone na rozmowy i spotkania, 3 dzień gość spędza w jednym z miast Polski. • Po ustaleniu terminu wizyty drogą korespondencyjną następuje uzgodnienie programu oficjalnego towarzyszącego np. zwiedzanie miasta. Odrębny program jest przygotowywany dla małżonki, o ile towarzyszy szefowi delegacji.

8. Dla dobrego przygotowania programu niezbędne jest: • precyzyjne ustalenie ram czasowych wizyty, a więc dokładnej godziny i miejsca przybycia i wyjazdu delegacji. W dzisiejszych czasach najczęściej oznacza to przylot i wylot delegacji. • trzeba też ustalić, na jakim lotnisku będzie lądować samolot. Delegacje niejednokrotnie wybierają się samochodami do krajów sąsiednich, co wymaga gospodarzy o dacie oraz prawdopodobnej godzinie przybycia na ustalone miejsce spotkania.

9. OPRAWA ROZMÓW

10. Na stole umieszcza się kartoniki z nazwiskami uczestników. Kartoniki powinny być odpowiedniej wielkości i należy je wypełniać dwustronnie. Pozwala to osobom zasiadającym z przeciwnej strony stołu na łatwe zidentyfikowanie rozmówców. Stół może być nakryty zielonym suknem, jeśli nie jest dość elegancki. Na stole nie stawia się proporczyków. Można natomiast w sali obrad umieścić flagi krajów gościa i gospodarza.

11. W czasie rozmów podaje się jedynie napoje chłodzące (woda mineralna, soki) oraz kawę lub herbatę. Nie powinno się serwować słodyczy, krakersów, paluszków itp., Jeżeli rozmowy trwają dłużej można przygotować w sąsiedniej sali bufet z małymi przekąskami i zaprosić uczestników w czasie przerwy w rozmowach W trakcie trwania rozmów nie powinno się palić, w związku, z czym na stole nie stawia się popielniczek. W Polsce palenie w salach obrad jest ustawowo zabronione.

12. Gościom oferuje się honorowe miejsca tzn. po prawej stronie, jeśli wejście jest od szczytu stołu lub też vis a vis okien, jeżeli stół jest ustawiony wzdłuż głównego okna. Jeżeli na jednej ze ścian wzdłuż stołu jest umieszczone godło narodowe to gospodarze zajmują miejsca na jego tle.

13. ZAKOŃCZENIE Delegację z hotelu odwozi się na lotnisko w tym samym składzie osób, które uczestniczyły w powitaniu. Jeśli wizyta była szczególnie udana przewodniczący może towarzyszyć delegacji aż do odlotu. Przed wyjazdem z hotelu należy sprawdzić godzinę odlotu, aby w przypadku zakłóceń komunikacyjnych nie przebywać zbyt długo na lotnisku. Powinno się także zaczekać aż samolot wystartuje.