Associazione utenti Italiani aleph

1. http://www.itale.it Seminario “EDI e non solo: gli standard per il commercio elettronico di libri e riviste” Associazione utenti Italiani aleph EDI all’Università di Milano Bicocca Maria Grazia Pistelli - Università degli Studi Milano Bicocca mariagrazia.pistelli@unimib.it

2. Agenda 1. Configurazione • Servizi EDI supportati • Configurazione fornitore e biblioteca • Tracciato di un record 2. EDI e non solo • La nostra esperienza • Procedure e personalizzazioni • Progetti EDI all'Università di Milano Bicocca

3. 1. Configurazione • La ver. 14.1 di Aleph 500 supporta l’invio degli ordini in modalità EDI • Lo standard per la codifica dei dati è EDItEUR, subset di UN/EDIFACT (D96.A) EANCOM EDI all'Università di Milano Bicocca

4. Configurazione della Biblioteca • tab35 dell’ADM (util G/4/35) !====================================== !Tab35 Location numbers and other information for EDI orders !====================================== Col. 1 (5): codice sottobiblioteca Col. 2 (20): codice Aleph del fornitore Col. 3 (20): codice EDI (EAN) della biblioteca Col. 4 (3): tipo di codice EDI <!!!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!! BIBU2 STARK012 5090870924734 014 BIBU2 STARK013 5090870924567 014 BIBU6 CASALINI 5090667092453 014 EDI all'Università di Milano Bicocca

5. XXX50 tab35 Col. 5-6 (20+3): codice e tipo di codice per biblioteche che condividono il codice EDI (possono comunque inviare gli ordini separatamente) Col. 7 (30): partita IVA della biblioteca Col. 8 (30): e-mail per rapporti di errore !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!> 12621570154 bibsci@unimib.it 12621570154 bibsci@unimib.it 12621570154 bibcen@unimib.it EDI all'Università di Milano Bicocca

6. Configurazione del fornitore 1 GUI - Info fornitore 1. Info generali: necessario inserire il codice EDI e la tipologia di codice EDI all'Università di Milano Bicocca

7. Configurazione del fornitore 2 GUI - Info fornitore 2. Conto: Consegna ordine: ED Formato lettera: 00 Modalità EDI (metodo di invio): FTP=ASCII FTPBI=binario sulla base delle indicazioni del fornitore EDI all'Università di Milano Bicocca

8. Indirizzo EDI del fornitore GUI - Recapiti fornitore 5. Indirizzo EDI Linea 1: IP o alias Linea 2: User name Linea 3: Password N.B.: con flag 53 in tab10 settato a N EDI all'Università di Milano Bicocca

9. Inserimento degli ordini EDI GUI - Modulo d’ordine Tipo di invio: ED EDI all'Università di Milano Bicocca

10. Invio degli ordini da GUI • Inviando l’ordine dalla GUI, apparirà un messaggio di notifica • Lo status dell’ordine verrà aggiornato da NEW a RSV EDI all'Università di Milano Bicocca

11. Invio degli ordini da web staff • Gli ordini EDI devono essere inviati con il processo batch “Invia ordini EDI (p_acq_13)” • E’ necessario selezionare dal menu a discesa fornitore e sottobiblioteca • Questi ultimi parametri possono essere editati attraverso il file alephe/www_b_ita/b_acq_13 EDI all'Università di Milano Bicocca

12. p_acq_13 • Gli ordini inviati con la p_acq_13 cambiano automaticamente il loro status in SV • I messaggi inviati sono archiviati nella directory data_print dell’ADM • Se non è stato immesso un nome alternativo, il nome assegnato di default al file di output sarà simile a: BIBU2_edi_order_STARK013.58 EDI all'Università di Milano Bicocca

13. Tracciato di un messaggio 1 • Esempio di messaggio EDI UNA:+.? 'UNB+UNOC:3+5030670121199:14+5033075052347:14+040519:1337+58'UNH+58+ORDERS:D:96A:UN:EAN008'BGM+220+58++9'DTM+137:20040519:102'NAD+BY+5030670121199::14'RFF+VA:12621570 154'NAD+SU+5033075052347::14'CUX+2:EUR:9'LIN+1'PIA+5+0521782856:IB'IMD+F+BAU+:::20040519d2003----|||y0itay50------b:a'IMD+F+BTI+:::Electronic structure'IMD+F+BST+:::648 p.'IM D+F+BPU+:::Cambridge?: Cambridge university pre:ss'IMD+F+BPD+:::2003'QTY+21:1'PRI+AAB:59.36'RFF+LI:27671'RFF+LFN:U2CHI-2334,,59.36'TDT+20++101'LIN+2'PIA+5+0121060519:IB'IMD+F +BAU+:::20040519d2004----|||y0itay50------b:a'IMD+F+BTI+:::Introduction to quantum mechanics'IMD+F+BST+:::300 p.'IMD+F+BPU+:::Amsterdam?: Elsevier'IMD+F+BPD+:::c2004'QTY+21:1 'PRI+AAB:44.44'RFF+LI:27673'RFF+LFN:U2CHI-2334,,44.44'TDT+20++101'UNS+S'CNT+1:2'CNT+2:2'UNT+35+58'UNZ+1+58' EDI all'Università di Milano Bicocca

14. Tracciato di un messaggio 2 LIN+2' PIA+5+0121060519:IB' IMD+F+BAU+:::20040519d2004----|||y0itay50------b:a' IMD+F+BTI+:::Introduction to quantum mechanics' IMD+F+BST+:::300 p.' IMD+F+BPU+:::Amsterdam?: Elsevier' IMD+F+BPD+:::c2004' QTY+21:1' PRI+AAB:44.44' RFF+LI:27673' RFF+LFN:U2CHI-2334,,44.44' TDT+20++101‘ UNS+S' CNT+1:2' CNT+2:2' UNT+35+58' UNZ+1+58' UNA:+.?' UNB+UNOC:3+5030670121199:14+5033075052347:14+040519:1337+58' UNH+58+ORDERS:D:96A:UN:EAN008' BGM+220+58++9'DTM+137:20040519:102' NAD+BY+5030670121199::14' RFF+VA:12621570154' NAD+SU+5033075052347::14' CUX+2:EUR:9‘ LIN+1' PIA+5+0521782856:IB' IMD+F+BAU+:::20040519d2003----|||y0itay50------b:a' IMD+F+BTI+:::Electronic structure' IMD+F+BST+:::648 p.' IMD+F+BPU+:::Cambridge?: Cambridge university pre:ss' IMD+F+BPD+:::2003‘ QTY+21:1‘ PRI+AAB:59.36‘ RFF+LI:27671‘ RFF+LFN:U2CHI-2334,,59.36‘ TDT+20++101' EDI all'Università di Milano Bicocca

15. Problemi nella codifica dei dati • Il tracciato non è integralmente conforme a UNIMARC perché sono presenti alcuni tag MARC21. Ad esempio per indicare la responsabilità principale viene riportato il tag 100 (MARC21) anziché il 700 (UNIMARC) • Qualora nel record bibliografico non sia presente l’ISBN, il fornitore potrebbe avere problemi nell’identificazione dell’opera EDI all'Università di Milano Bicocca

16. 2. EDI e non solo La Biblioteca di Ateneo da un anno utilizza l’EDI in Aleph per l’invio degli ordini di monografie Questo ha richiesto un investimento di tempo e risorse: • per lo studio dello standard • per la messa a punto delle procedure EDI all'Università di Milano Bicocca

17. Perché l’EDI Perchè investire nell’implementazione dell’EDI: • ottimizzazione delle procedure di acquisizione • importanza di adottare soluzioni standard (anche per gli acquisti!) EDI all'Università di Milano Bicocca

18. Vantaggi dell’EDI 1 L’EDI risparmia il tempo del fornitore… • perché elimina la necessità di inserimento manuale degli ordini nei sistemi gestionali, con conseguente risparmio di tempo e minore possibilità di errori …e risparmia il tempo dei bibliotecari • perché le forniture sono più rapide e più precise EDI all'Università di Milano Bicocca

19. Vantaggi dell’EDI 2 Per noi l’adozione dell’EDI ha avuto un effetto positivo • perché facilitando il compito ai nostri fornitori ha migliorato anche il nostro lavoro • perché per adottare l’EDI abbiamo rivisto alcune delle nostre procedure e di conseguenza abbiamo ripensato in parte il flusso di lavoro delle acquisizioni EDI all'Università di Milano Bicocca

20. Biblioteca di Ateneo • Biblioteca di Ateneo=centro di costo • Organizzazione per aree disciplinari • Gestione per impegni, con emissione di buoni d’ordine • Le aree disciplinari sono unità di spesa autonome; ciascuna gestisce un fondo per l’acquisto di materiale bibliografico EDI all'Università di Milano Bicocca

21. Bilancio della Biblioteca di Ateneo Centro di costo “Biblioteca di Ateneo“ Spese di funzionamento (materiale di consumo e RER) attrezzature Spese di investimento materiale bibliografico (monografie e periodici a stampa, REL) • Sublibrary • Sede di Scienze Sublibrary Sede Centrale Sublibrary Sede di Medicina Chimica Geologia Fisica Biologia EDI all'Università di Milano Bicocca

22. Gestione del bilancio in Aleph • Esigenze contabili ed amministrative relative alla fatturazione ed alla consegna dei volumi acquistati • Le unità di spesa (aree disciplinari) della Biblioteca devono avere gestioni autonome degli ordini in Aleph EDI all'Università di Milano Bicocca

23. Personalizzazioni • Duplicazione dei record dei fornitori • Codici EAN differenti per ciascuna unità di spesa • Gestione in Aleph dei singoli buoni d’ordine come budget • Aleph=unico strumento di controllo dei fondi per l’acquisto di materiale bibliografico EDI all'Università di Milano Bicocca

24. Modulo web per buoni d’ordine • In fase di realizzazione un’interfaccia web che consentirà ai bibliotecari di generare sul server Aleph i budget, di stampare ed archiviare in più formati i relativi buoni d’ordine e di avere il controllo delle somme impegnate EDI all'Università di Milano Bicocca

25. Approval plan • Al fine di incrementare il volume degli acquisti di monografie, e snellire le relative procedure contabili, è stato adottato da alcune aree disciplinari l’approval plan, in abbinamento con la fornitura del record bibliografico in formato MARC EDI all'Università di Milano Bicocca

26. Progetti • Adozione della nuova versione (16.02) di Aleph 500 • Entrata in produzione prevista per i primi di settembre • Annunciate funzionalità aggiuntive per l’EDI: cancellazione degli ordini, caricamento delle fatture, solleciti e risposte a ordini e solleciti EDI all'Università di Milano Bicocca

27. Siamo (tutti) pronti? Biblioteche EDI XML ONIX …? Sistemi di automazione Fornitori EDI all'Università di Milano Bicocca