Sammanfattning av rapporteringssätt Vem gör vad?

1. Sammanfattning av rapporteringssättVem gör vad?

2. ANSTÄLLNING Registrering av ny/byte av/ändrad omfattning av anställning eller anställningsform , Omreglering på grund av sjukersättning, Förändrade uppgifter • Rapportera till Gemensam Lön • Ny anställning • Byte av anställning, anställningsform eller ändrad omfattning • Omreglering på grund av partiell sjukersättning •  Förlängd anställningstid • Uppehållslön och ferielön • Byte av organisatorisk tillhörighet • Ny lön, ej lönerevision • Byte av semesterfaktor • Ny eller ändrad förmån (ex bostads-, bil- eller reseförmån • Ändrade personuppgifter (Alt A) • SIGNALLISTOR GÅR TILL FÖRVALTNINGAR/ BOLAG

3. ANSTÄLLNING Förvaltningar Gemensam Lön • Skapar avtal vid nyanställning eller vid byte av anställning. Detta sker antingen på papper eller i applikation i PERLA. • Skapar underlag vid omreglering av anställning på grund av partiell sjukersättning. • Skapar underlag vid förändring i anställning. Detta sker antingen på papper eller i applikation i PERLA. • Attesterar underlag och avtal • Nämnden fattar beslut om läsårets lov och uppehållstider och underlag skickas till Gemensam Lön. • Registrerar i PERLA de aktiviteter förvaltningen rapporterar underlag för, som nyanställning eller byte av anställning. • Registrerar underlag för omreglering av anställning i Perla. • Registrerar förändring av anställning i Perla enligt underlag från förvaltningen. • Registrerar uppgifter om läsårets lov och uppehållstider.

4. ANSTÄLLNING Registrering av förtroendevalda och arvodister • Rapportera till Gemensam Lön • Förrättningsrappporter (Nämndeledamöter) • Valuppdateringar (Nämndeledamöter) • Styrelsemedlemmar, arvoden (finns även som filinläsning)(Arvodister) • Medborgarvittnen (Arvodister) • Reg. av arvodist och arvode (Arvodister) • God man (finns även som filinläsning) (Arvodister) • Avtal – arvoderat uppdrag (Familjehem) • Manuell utbetalning (Familjehem) • Korttidsvistelse i stödfamilj (Familjehem)

5. ANSTÄLLNING Andra intressenter Förvaltningar Gemensam Lön Nämndeledamöter: • Kommunfullmäktige skickar underlag om nämndevalda till Gemensam Lön Arvodister: • Bolagen skickar (efter stämman) lista på valda styrelsemedlemmar och arvoden till Gemensam Lön • Polisen skickar lista på medborgarvittnen med rätt till arvoden till förvaltning (attestansvarig) • Arvodist fyller i blankett och skickar till förvaltning Familjehem: • Ersättningsmottagare skickar in uppgifter avseende ersättning, lön, period, etc till förvaltning Nämndeledamöter: • Fyller i, attesterar, ev. undertecknar (vid förlorad arbetsinkomst) och skickar förrättningsrapport till Gemensam Lön Arvodister: • Attesterar vittneslista och skickar till Gemensam Lön • Attesterar arvodistblankett och skickar till Gemensam Lön Familjehem: • Fyller i erforderlig blankett, attesterar och skickar till Gemensam Lön Nämndeledamöter: • Registrerar förtroendevald i PERLA • Registrerar förrättningsuppgifter om i PERLA Arvodister: • Uppdaterar styrelsemedlemmar och arvoden i PERLA enligt underlag • Registrerar vittnesarvoden i PERLA • Registrerar arvodist och arvode i PERLA Familjehem: • Registrerar ersättningsmottagare i PERLA • Registrerar ersättning i PERLA

6. LÖN OCH ERSÄTTNING Timavlönade, Tillägg • Rapportera till Gemensam Lön • Timavlönade (tjänstgöringsrapport) • Tillägg: • -Fyllnadstid • -Övertid • -OB • -Jour • -Beredskap

7. LÖN OCH ERSÄTTNING Förvaltningar Gemensam Lön Timavlönade: • Skapar underlag för timlön • Attesterar underlag Tillägg: • Skapar underlag för lönetillägg som fyllnadstid, övertid och OB-tid. Detta sker antingen på papper eller i PERLA/PLAN. • Attesterar underlag Timavlönade: • Registrerar i PERLA enligt de underlag förvaltningen rapporterar • Arkivering av underlag Tillägg: • Registrerar i PERLA enligt de underlag förvaltningen rapporterar in

8. LÖN OCH ERSÄTTNING Manuell utbetalning, Förskott, Resor och Gratifikation • Rapportera till Gemensam Lön • Manuell utbetalning • Förskott • Reseräkning • Gratifikation

9. LÖN OCH ERSÄTTNING Förvaltningar Gemensam Lön Manuell utbetalning, Förskott, Gratifikation: • Skapar underlag för utbetalning manuell utbetalning, förskott, ersättning mot kvitton och gratifikation. Resor: • Skapar ny reseräkning • Granskar och attesterar faktura från resebyrå • Granskar och attesterar reseräkning (inkl original kvitton) Manuell utbetalning, Förskott, Gratifikation: • Administrerar manuell utbetalning • Registrerar uppgifter enligt underlag för utbetalning via lön. • Registrerar förmånsvärde vid gratifikation. • Resor: • Registrerar reseräkningsdetaljer i PERLA

10. LÖN OCH ERSÄTTNING Införsel, Skatteavdrag/jämkning, intresseavdrag, Återkrav av lön • Rapportera till Gemensam Lön • Införsel • Skatteavdrag (frivillig “högre” skatteavdrag, samt jämkning) • Intresseavdrag mot extern part • Återkrav av lön

11. LÖN OCH ERSÄTTNING Förvaltningar Gemensam Lön Införsel: • Medarbetaren erhåller beslut från KFM avs införsel Skatteavdrag/jämkning: • Medarbetaren erhåller beslut från RSV avs jämkning och skickar erhållet beslut till Gemensam Lön • Medarbetaren skickar uppgift om höjt frivilligt skatteavdrag till Gemensam Lön Intresseavdrag: • Berör inte förvaltningen Återkrav av lön: • Attesterar fakturaunderlag • Fattar beslut om indrivning eller avskrivning Införsel: • Mottar förfrågan från KFM avs anställningsförhållanden • Erhåller beslut från KFM avs införsel • Registrerar uppgifter om införsel i PERLA • Bokför, redovisar och betalar avdraget belopp (Ek.ad) Skatteavdrag/jämkning: • Mottar RSV beslut alt. uppgift om höjt frivilligt skatteavdrag från medarbetare • Registrerar uppgifter om skatteavdrag/jämkning i PERLA Intresseavdrag • Erhåller underlag från intresseföreningar • Registrerar uppgifter i PERLA • Återredovisar efter lönekörning till försäkringsbolag och fackföreningar Återkrav av lön: • Rättar för mycket utbetald preliminär lön inom 4 mån. • Upprättar överenskommelse med medarbetare om rättning om rättning ej skett inom 4 månader • Skapar fakturaunderlag om betalning ej sker • Registrerar överenskommet löneavdrag • Kontrollerar gällande anställning eller återanställning.

12. LEDIGHET Tjänst/Studieledighet, Kompensationsledighet, Semester, enskild angelägenhet • Rapportera till Gemensam Lön • Ledighet, med eller utan lön • Kompensationsledighet • Semester • Enskild angelägenhet med lön, max 10 dagar SIGNAL OM ATT LEDIGHET GÅR UT GÅR TILL FÖRV./BOLAG

13. LEDIGHET Förvaltningar Gemensam Lön Tjänst/Studieledighet: • Skapar underlag för ledighetsansökan. • Attesterar underlag Kompensationsledigt: • Kontrollerar komp-saldo • Attesterar underlag Semester: • Kontrollerar semestersaldo • Attesterar underlag Enskild angelägenhet med lön: • Kontrollerar saldo för enskild angelägenhet • Attesterar underlag Tjänst/Studieledighet: • Registrerar i PERLA enligt underlag Kompensationsledigt: • Registrerar i PERLA enligt underlag Semester: • Registrerar i PERLA enligt underlag Enskild angelägenhet med lön: • Registrerar i PERLA enligt underlag

14. LEDIGHET Sjukfrånvaro, Hel sjukersättning tidsbegränsad, Högriskskydd, Rehabersättning • Rapportera till Gemensam Lön • Sjukfrånvaro, sjukanmälan • Sjukfrånvaro, friskanmälan • Sjukfrånvaro, lång >14dgr • Hel sjukersättning tidsbegränsad • Särskilt högriskskydd • Rehabersättning

15. LEDIGHET Förvaltningar Gemensam Lön Sjukfrånvaro, sjukfrånvaro lång: • Skapar underlag för sjukanmälan om sjukfrånvaro på papper, via applikation i Perla eller Perla /PLAN. • Skapar underlag för friskanmälan via papper, applikation i Perla eller Perla/PLAN • Begär läkarintyg från medarbetaren från dag 8 om sådant inte inkommit Hel sjukersättning tidsbegränsad: • Medarbetare får beslut från FK och kopia skickas till förvaltningen som vidarebefordrar kopia till AFA och Gemensam lön Högriskskydd: • Kontaktperson emottar kopia på fakturaunderlag avseende högriskskydd Rehabersättning: • Medarbetaren får beslut om rehabersättning från FK och kopia skickas till förvaltningen som vidarebefordrar kopia till Gemensam lön Sjukfrånvaro, sjukfrånvaro lång: • Registrerar i PERLA de aktiviteter som förvaltningen rapporterar underlag för • Skickar AFA-blankett till medarbetaren på 91a sjukdagen. Hel sjukersättning tidsbegränsad: • Registrerar uppgifter i Perla enligt underlag. Högriskskydd: • Tar emot beslut avseende högriskskydd från medarbetare • Skickar fakturaunderlag till Försäkringskassan månadsvis avseende högriskskydd. Skickar kopia på underlag till kontaktperson på förvaltningen Rehabersättning: • Registrerar uppgifter i Perla enligt underlag.

16. LEDIGHET Havandeskapspenning, Föräldrapenning, Tillfällig föräldrapenning (VAB) • Rapportera till Gemensam Lön • Ledighet med havandeskapspenning • Ledighet med föräldrapenning • Ledighet med tillfällig föräldrapenning

17. LEDIGHET Förvaltningar Gemensam Lön Havandeskapspenning: • Medarbetaren lämnar beslut från FK till attesterande chef som attesterar ledighetsansökan och skickar vidare till Gemensam Lön. Föräldraledighet: • Skapar underlag för ansökan om föräldraledighet. • Attesterar underlag • Skapar underlag för VAB Havandeskapspenning: • Registrerar i Perla enligt underlag. Föräldraledighet: • Registrerar i PERLA enligt underlag • Kontrollerar rätt till föräldrapenningstillägg

18. AVSLUTANDE AV ANSTÄLLNING Tidsbegränsad anställning, Hel sjukersättning tillsvidare, Uppsägning, Avslut, Intyg/Betyg • Rapportera till Gemensam Lön • Begäran om slutlön –tidsbegränsad anställning • Hel sjukersättning tillsvidare • Uppsägning från medarbetarens sida • Avslutning av anställning på arbetsgivarens initiativ • Arbetsgivarintyg, tjänstgöringsintyg

19. AVSLUTANDE AV ANSTÄLLNING Förvaltningar Gemensam Lön Tidsbegränsad anställning • Varslar medarbetare och skickar begäran om slutlön till gemensam lön Hel sjukersättning tillsvidare • Medarbetare mottar beslut om hel sjukersättning tillsvidare från FK och skickar till attestansvarig • Kopia av beslut om hel sjukersättning skickas tillsammans med avgång till Gemensam Lön • AFA meddelas Uppsägning/Avslut • Skapar och attesterarunderlag om avgång. Intyg/Betyg • Skapar betyg på begäran • Skapar i samarbete med gemensam lön arbetsgivarintyg och tjänstgöringsintyg. • Attesterar arbetsgivarintyg, tjänstgöringsintyg Tidsbegränsad anställning • Tar emot begäran om slutlön och betalar ut slutlön. Hel sjukersättning tillsvidare • Tar emot beslut om hel sjukersättning tillsvidare och registrerar avgångsorsak i PERLA Uppsägning/Avslut • Registrerar i PERLA de aktiviteter som förvaltningen rapporterar underlag för Intyg/Betyg • Skapar i samarbete med förvaltningen tjänstgöringsintyg och arbetsgivarintyg på begäran.

20. AVSLUTANDE AV ANSTÄLLNING Pension • Rapportera till Gemensam Lön • Ålderspension före 65 år • Ålderspension från 65 år • Ålderspension vid 67 år

21. AVSLUTANDE AV ANSTÄLLNING Förvaltningar Gemensam Lön Pensionsavdelningen Pension • Medarbetare initierar processen < 65 år genom att informera pensionsavdelning om tid för avgång (3 månader innan) • Tar emot, attesterar och vidarebefordrar avgång och pensionsansökan till pensionsavdelningen och till gemensam lön • Vid 67 år går signal direkt till förvaltningen 6 månader innan medarbetaren fyller 67 • Meddelar medarbetare skriftligen och muntligt om avgångsskyldighet vid 67 års ålder Pension • Tar emot kopia av avgång från förvaltning • Registrering av pensionsavgång i PERLA Pension • Initierar processen från 65 år och skickar pensionsansökan 6 månader innan medarbetaren fyller 65 • Skickar pensionsansökan och bilaga till medarbetare • Behandlar inkommen ansökan

22. FÖRMÅNER Pedagogisk lunch, Rikskuponger, Lånedator • Rapportera till Gemensam Lön • Pedagogisk lunch • Rikskuponger • Lånedator – Ny avtalstagare • Lånedator – Avgång och byte av förvaltning

23. FÖRMÅNER Förvaltningar Gemensam Lön Pedagogisk lunch: • Skapar underlag för avdrag • Granskar och attesterar underlag Rikskuponger: • Tar emot anmälan från medarbetare om önskan om rikskuponger • Skickar/uppdaterar information hos gemensam lön • Delar ut rikskuponger till medarbetare • Arkiverar kvittens på rikskupongerna Lånedator: • Kontaktperson registrerar ny anmälan i Lånelisa och skickar kopia av avtal till Gemensam lön • Kontaktperson registrerar byte av förvaltning i Lånelisa. • Mottagande förvaltnings kontaktperson bekräftar övertagandet. Mail vidarebefordras med komplettering av per.nr till gemensam lön. Pedagogisk lunch: • Registrerar avdrag i Perla • Arkiverar underlag Rikskuponger: • Registrerar avdrag i Perla • Arkiverar underlag Lånedator: • Gemensam lön registrerar uppgifterna enligt inkommet underlag