BINTEK BUDAYA DOKUMENTASI KEMENTRIAN KOMINFO MANADO, 13 JUNI 2011

1. KETERKAITAN ANTARA UNDANG-UNDANG 43/2009 TENTANG KEARSIPAN DENGAN UU 14/2008 TENTANG KETERBUKAN INFORMASI PUBLIK BINTEK BUDAYA DOKUMENTASI KEMENTRIAN KOMINFO MANADO, 13 JUNI 2011

2. Sedikit Perkenalan Drs. Sumrahyadi, MIMS sumrahyadi@yahoo.com • Sarjana S1 Administrasi Negara, FISIP – Universitas Padjadjaran; • Master Information Management System, Monash Univ. Melbourne, Australia; • Mahasiswa S3, Fisisp, UI • Human Resources Management Course, Washington DC; • Strategic Management, USA; • International Management Development Program, USDA, USA; • Marketing and Financial Management, USA; • Managing Digital Records, Singapore; • Leadership and Management, Washington DC; • Introductory Academic Program, Melbourne, Australia; • Records Management in Services of Democracy, Swedia • Strategic Management, Intan, MTCP, Malaysia; • Archives Administration, NAN, Belanda; • Kapus Pengkajian dan Pengembangan Sistem Informasi Kearsipan, ANRI • Staf Pengajar Univ. Indonesia (Program D3, S1 dan S2); • Staf Pengajar STIA-LAN, UT • Staf Pengajar PTS Lainnya; • Konsultan Records Management;

3. Pokok bahasan • RIWAYAT PERATURAN PERUNDANGAN • PENGERTIAN ARSIP DAN INFORMASI; • KETERBUKAAN ARSIP DAN INFORMASI; • PEMBEDAAN ARSIP DAN SIFAT ARSIP; • IDENTIFIKASI ARSIP DINAMIS YANG DAPAT DIAKSES PUBLIK;

4. UNDANG-UNDANG KIP • DIUNDANGKAN PADA TAHUN 2008 DENGAN NOMOR 14/2008 DAN BARU DIBERLAKUKAN 1 MEI 2010; • UNDANG-UNDANG YANG TERMASUK LAMA DALAM PROSES LEGISLASINYA (SEKITAR 10 TAHUN); • ADA PERTENTANGAN KEPENTINGAN ANTARA PENGGUNA INFORMASI/LSM DENGAN PEMERINTAH; • DIILHAMI OLEH PERATURAN YANG SAMA PADA BEBERAPA NEGARA, MISALNYA FREEDOM OF INFORMATION ACT, ATAU FREEDOM OF PRESS ACT (SWEDIA); • BAHKAN FREEDOM OF PRESS ACT SUDAH DIUNDANGKAN SEJAK TAHUN 1776, SEHINGGA KECENDERUNGAN NEGARA SKANDINAVIA MENJADI NEGARA PALING DEMOKRATIS DAN NEGARA YANG TINGKAT CPI-NYA TINGGI

5. INDEKS KORUPSI INDONESIA BERDASARLEMBAGA TRANSPARENCY INTERNATIONALDI BERLIN, JERMAN • TINGKAT CPI (CORRUPTION PERCEPTION INDEX ) INDONESIA TAHUN 2006 ADALAH 2,4 RANKING 130 DARI 163; • TAHUN 2007 DENGAN CPI 2,3, RANKING 143 DARI 180 NEGARA NEGARA TERKORUP KETIGA DI ASEAN SETELAH MYANMAR DAN KAMBOJA (TERTINGGI DENMARK, FINLANDIA DAN NEW ZEALAND CPI 9,4) • TAHUN 2008 DENGAN CPI 2,6 MERUPAKAN NEGARA TERKORUP DI ASEAN; • TAHUN 2009 DENGAN CPI 2,8 POSISI KE 111 DIANTARA 180 NEGARA DAN POSISI 5 TERKORUP DI ASEAN; • 2010, CPI 2,8 POSISI 110 DIANTARA 178 NEGARA (TERTINGGI DENMARK, SINGAPUR, NZ DAN FINLANDIA)

6. HUBUNGAN TINGKAT KORUPSI DENGAN KETERBUKAAN AKSES PUBLIK • KECENDERUNGAN NEGARA SKANDINAVIA (DENMARK, FINLANDIA, NORWEGIA, DAN SWEDIA) SELALU MENJADI NEGARA TERBERSIH DENGAN CPI YANG TINGGI KARENA FREEDOM OF PRESS ACT TELAH DIUNDANGKAN SEJAK 1776; • SEHINGGA PEMERINTAH TELAH BIASA MENJALANKAN KETERBUKAAN DAN AKUNTABEL, SEMENTARA MASYARAKAT SEBAGAI SOCIAL CONTROLTELAH DAPAT MENGAKSES INFORMASI PUBLIK SECARA MUDAH TANPA DISKRIMINASI; • DATA PERISET PASAR EROPA DI VIENNA MENYEBUTKAN BAHWA PROSENTASE TINGKAT PENGGUNA INTERNET DIBANDINGKAN DENGAN JUMLAH PENDUDUK 14 TAHUN KEATAS, NEGARA SKANDINAVIA JUGA YANG TERATAS (ISLANDIA 88 %, FINLANDIA 81 %, NORWAY DAN DENMARK 76 % DAN SWEDIA 73 %) YANG TERENDAH ADALAH ALBANIA TERENDAH HANYA 1 %.

7. UU NO 43 /2009 TENTANG KEARSIPAN ARSIP Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara

8. ARSIP MENURUT ISO 15489TENTANG RECORDS MANAGEMENT • INFORMASI YANG DIBUAT, DITERIMA, DAN DIPELIHARA SEBAGAI BUKTI DAN INFORMASI OLEH ORGANISASI ATAU ORANG, SESUAI KEWAJIBAN HUKUM ATAU DALAM TRANSAKSI DARI SUATU BISNIS/URUSAN

9. ICA (INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES) • ARSIP ADALAH INFORMASI TEREKAM YANG DIBUAT ATAU DITERIMA DALAM RANGKA PERENCANAAN, PENGENDALIAN PELAKSANAAN ATAU PENYELESAIAN KEGIATAN KELEMBAGAAN ATAU PERSEORANGAN DAN TERDIRI ATAS ISI, KONTEKS, DAN STRUKTUR YANG MEMADAI UNTUK BISA MENJADI BUKTI DARI SUATU KEGIATAN

10. Informasi Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta, maupun penjelasannya yang dapat didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronuk ataupun nonelektronik (UU No. 14 Tahun 2008 Psl.1 ayat (1)

11. Informasi Publik * Informasi Publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan badan publik lain yang berkaitan dengan kepentingan publik (UU No. 14 Tahun 2008 Psl.1 ayat (2). * ARSIP MERUPAKAN INFORMASI ATAU SALAH SATU BAGIAN DARI INFORMASI

12. Badan Publik adalah lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari APBN dan/atau APBD, atau organisasi nonpemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari APBN dan/atau APBD, sumbangan masyarakat, dan/atau luar negeri (UU No. 14 Tahun 2008 Psl.1 ayat (3) . Badan Publik

13. SIFAT INFORMASI PUBLIK • SETIAP INFORMASI PUBLIK BERSIFAT TERBUKA DAN DAPAT DIAKSES OLEH SETIAP PENGGUNA INFORMASI PUBLIK; • INFORMASI PUBLIK YANG TIDAK DAPAT DIBERIKAN OLEH BADAN PUBLIK SEPERTI INFORMASI YANG DAPAT MEMBAHAYAKAN NEGARA, INFORMASI TENTANG PERLINDUNGAN USAHA DARI PERSAINGAN USAHA TIDAK SEHAT, INFORMASI TENTANG HAK-HAK PRIBADI, INFORMASI TENTANG RAHASIA JABATAN DAN INFORMASI YANG BELUM DIKUASAI/DIDOKUMENTASIKAN • ADA BEBERAPA INFORMASI PUBLIK YANG DIKECUALIKAN YANG BERSIFAT TERTUTUP;

14. Menghambat proses penegakan hukum; Mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat; Membahayakan pertahanan dan keamanan negara; Mengungkapkan kekayaan alam Indonesia Merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri; Merugikankepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri; Mengungkapkanisi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang; Mengungkapkan rahasia atau data pribadi; Mengungkap memorandum atau surat-surat yang menuntut sifatnya perlu dirahasiakan. KRITERIA ARSIP YANG TERTUTUP/ INFORMASI YANG DIKECUALIKAN

15. INFORMASI WAJIB DISEDIAKAN DAN DIUMUMKAN • INFORMASI YANG WAJIB DIUMUMKAN SECARA BERKALA, YAITU INFORMASI YANG BERKAITAN DENGAN BADAN PUBLIK, I NFORMASI MENGENAI KEGIATAN DAN KINERJA BADAN PUBLIK, INFORMASI MENEGNAI LAPORAN KEUANGAN, INFORMASI LAIN SESUAI ATURAN PERUNDANGAN; • INFORMASI TERSEBUT DISAMPAIKAN PALING SINGKAT 6 BULAN SEKALI;

16. INFORMASI YANG DAPAT MENGANCAM HAJAT HIDUP ORANG BANYAK DAN KETERTIBAN UMUM; PENYEBARLUASAN INFORMASI TERSEBUT DENGAN CARA YANG MUDAH DAN BAHASA YANG MUDAH INFORMASI WAJIB DIUMUMKAN SECARA SERTA MERTA

17. ARSIP DINAMIS Adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu ARSIP STATIS, Adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai kesejarahan dan masuk kategori permanen dalam jadwal retensi arsip yang telah diverifikasi oleh Arsip Nasional RI dan/atau lembaga kearsipan, kemudian ditetapkan masuk dalam kategori arsip statis sesuai dengan peraturan per UU an. PEMBEDAAN ARSIP

18. ARSIP AKTIF, arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus ARSIP INAKTIF, arsip yang frekuensi penggunaannYa telah menurun PEMBEDAAN ARSIP DINAMIS

19. KRITERIA ARSIP STATIS • ARSIP YANG MEMPUNYAI NILAI INFORMASI MENGENAI KESEJARAHAN TENTANG SUATU PERISTIWA ATAU KEGIATAN; • ARSIP YANG MEMPUNYAI NILAI INFORMASI YANG TINGGI, MENGENAI IPTEK SEBAGAI AKIBAT PENELITIAN MURNI/TERAPAN, MENGENAI ORANG, TEMPAT, BENDA, FENOMENA DAN MASALAH; • ARSIP MENGENAI PERUMUSAN DAN PELAKSANAAN KEBIJAKAN; • ARSIP MENGENAI FAKTA DAN KETERANGAN TENTANG BAGAIMANA LEMBAGA DICIPTAKAN, TUGAS DAN FUNGSI; • ARSIP MENGENAI BUKTI KEKUATAN HUKUM, HAK DAN KEWAJIBAN WARGA NEGARA DAN PEMERINTAH TERMASUK BAHAN BUKTI PERADILAN.

20. JENIS ARSIP YANG DIPERTIMBANGKAN PERMANEN Arsip tentang kebijakan organisasi baik tingkat pusat atau daerah; Arsip tentang bukti keberadaan suatu instansi (struktur, tugas fungsi, job des, pendirian organisasi) Arsip hasil penelitian atau prestasi kerja (Pesawat CN-235, sosro bahu, cakar ayam; Arsip tentang bangunan monumental; Arsip tentang batas wilayah Arsip tentang hak patent, formula, resep dan copy right Arsip tentang tokoh atau perorangan yang melekat dari suatu peristiwa (Suharto, Harmoko, Marsinah, tempat gempa Liwa, Org.Golkar, LPU, Fenomena kejahatan, peristiwa Malari, dll.

21. MEDIA ARSIP ARSIP DAPAT BERUPA:    

22. BAGAIMANA DENGAN ARSIP ? APAKAH ARSIP DAPAT DIAKSES OLEH PUBLIK ?

23. BAGAIMANA DENGAN PERATURAN KEARSIPAN 1. APA SEMUA ARSIP DAPAT DIAKSES PUBLIK ?? 2. PP 34/1979 TENTANG PENYUSUTAN DALAM PENJELASAN DISEBUTKAN BAHWA PADA PRINSIPNYA ARSIP DINAMIS BERSIFAT TERTUTUP 3. PERLU ADANYA IDENTIFIKASI ARSIP DINAMIS MANA YANG DAPAT DIAKSES DAN DIBUKA UNTUK PUBLIK DAN MANA YANG TERTUTUP

24. SIFAT ARSIP STATIS 1. PADA PRINSIPNYA ARSIP STATIS BERSIFAT TERBUKA UNTUK UMUM (OPEN TO PUBLIC); 2. SEBAGIAN ARSIP DIPERTIMBANGKAN TERTUTUP DENGAN ALASAN KEAMANAN NASIONAL, SENSITIVITAS PERORANGAN, ALASAN PERUDANGAN, DLL; PENETAPAN TERTUTUP OLEH KEPALA LK DILAPORKAN KEPADA DPR/D 3. PERLU ADANYA PEMBATASAN BERAPA LAMA ARSIP TERSEBUT DAPAT DIBUKA UNTUK UMUM, DI BEBERAPA NEGARA PEMBATASAN TERSEBUT 3O TAHUN, 4. WALAUPUN TERTUTUP TETAPI UNTUK KEPENTINGAN PENELITIAN, PENYIDIKAN DAN PENYELIDIKAN ARSIP TERSEBUT DAPAT DIBUKA

25. JIKA PENCIPTA ARSIP MEMBERIKAN PERSYARATAN TERTENTU MAKA AKSES HARUS DILAKUKAN SESUAI PERSYARATAN TERSEBUT; ARSIP STATIS YANG DINYATAKAN TERTUTUP DAPAT DIBUKA SETELAH 25 TAHUN SETELAH MELEWATI MASA PENYIMPANANNYA, KEPALA LK DAPAT MENYATAKAN ARSIP MENJADI TERBUKA; LK MEMILIKI KEWENANGAN MENETAPKAN KETERBUKAAN ARSIP DENGAN BEBERAPA PERTIMBANGAN LANJUTAN

26. Identifikasi arsip DINAMIS yang dapat diAKSES

27. LANGKAH KEGIATAN • MEMAHAMI FUNGSI ORGANISASI DAN UNIT KERJA; • MENGGUNAKAN ANALISA FUNGSI; • MEMBUAT DAFTAR BERKAS YANG ADA DALAM UNIT KERJA; • PENILAIAN DAN PENENTUAN BERKAS YANG DAPAT DIBUKA/DIAKSES UNTUK PUBLIK; • MEMBUAT DAFTAR BERKAS YANG DAPAT DIBUKA UNTUK UMUM; • LEGALISASI/PENGESAHAN OLEH PIMPINAN ORGANISASI UNTUK BERKAS YANG DAPAT DIBUKA

28. ANALISA FUNGSI ORGANISASI FUNGSI/FUNCTION KEGIATAN/ACTIVITIES PROSES ADMINISTRASI/ TRANSAKSI/TRANSACTION BERKASKAN/FILE

29. Berkas yang diciptakan unit pengolah

30. Berkas yang diusulkan untuk DAPAT diakses

31. Berkas yang diciptakan unit pengolah

32. Berkas yang diusulkan untuk DAPAT diakses

33. Thank You Terima Kasih