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Banquetes & Eventos. Enrique Denis Nelson Rancel. Funciones del Departamento.
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Banquetes & Eventos Enrique Denis Nelson Rancel
Funciones del Departamento • La función del departamento de banquetes es organizar y coordinar la realización de eventos en un hotel, utilizando todos los recursos y locaciones que este tenga disponibles, dándole satisfacciones a cliente y creando un vinculo de confianza y de seriedad. • Los eventos pueden dividirse en dos grandes grupos los eventos corporativos los cuales con congresos, charlas, meetings ejecutivos, simposios, foros, etc. Y por otra parte nos encontramos los eventos sociales los cuales bodas, bautizos, primeras comuniones, cumpleaños, y celebraciones de ámbito social y/o familiar. • Tipos de Menús • CoffeBreaks • Desayunos • Menú Fijo Emplatado • Menú Buffet • Menú De Bocadillo • Menú Tema N
Funciones del Personal • La función del personal del departamento de banquetes es organizar y coordinar la realización de eventos en el hotel, así como conseguir la perfecta coordinación entre todos ellos para conseguir el éxito del departamento y la satisfacción del cliente, algunas de sus funciones especificas son: • Atención al cliente bien sea por teléfono, email, fax o personalmente. • La organización y negociación del evento requerido por parte del cliente. • Realización de presupuestos y cotizaciones. • Redacción y firma del contrato por ambas partes interesadas. • Solicitud y tramite de pagos, adelantos, anticipos, autorizaciones a cargo de tarjeta de crédito etc. • Generación de reportes hacia las distintas áreas del dpto tal y como cocina, Maîtres y capitanía de banquetes. N
Funciones del Personal Gerente de banquetes: Coordina con el área de venta las adquisiciones del cliente, es el contacto directo con los demás departamentos, cocina, audio eventos, etc. Es responsable de todas las operaciones a nivel administrativo y operativo del área, realiza varios precios para los eventos en toda el área de Alimentos y Bebidas. Maitre: Se encarga de toda la parte operativa de los eventos con vocación del personal, ajustes directamente con el cliente al día del evento, coordinación del mismo. Capitán: Se ocupa directamente de un evento en específico, asignando rango y coordinando todo acerca de los mesoneros, y se ocupa solo del evento. Mesonero: Prestan el servicio del área independientemente en que servicio este asignado
Director de Alimentos y Bebidas Asistente Administrativo Chef Ejecutivo Asistente de A&B Gerente de Banquetes Capitanes de Restaurantes Restaurantes Coordinadore de Banquetes Maître de Banquetes Jefe de Bares Jefe de Room Service Jefe de Minibar Jefe de Utilería Capitanes y Mesoneros Minibaristas Supervisores Utileros Mesoneros y Azafatas Barman Ayudant. Mesoneros y Ayudantes Organigrama N
Organigrama Gerente de Banquetes Ejecutivos Maitre Capitán Mesoneros
El área banquetes tiene relación con una buena cantidad de departamentos en un hotel : • Ama de Llaves: Banquetes entrega un informe detallado de la lista de eventos programados para la semana para poder así coordinar la limpieza de los baños y las áreas publicas necesarias para el disfrute de los asistentes al evento. • Steward o Utilería: La conexión de ambos departamentos se lleva a cabo con la finalidad de programar el procesamiento de toda la utilería necesaria para el montaje del evento, platos vasos, copas y utensilios. • Ventas: En este caso dicha fusión entre estos departamentos ocurre cuando se trata de un evento corporativo el cual incluirá el alojamiento en habitaciones de un grupo de asistentes de dicho evento, es común en los grandes congresos de sociedades y gremios del país. • Reservaciones:El departamento de reservas presta apoyo a banquetes al momento de realizar alguna reserva particular para asistentes de un evento social, siempre y cuando sean menos de 10 habitaciones, esto suele ocurrir con invitados a bodas, así como las reservaciones para la luna de miel de los novios etc. • Administración: En el momento de procesar pagos, recibir cartas de garantías de empresas, anticipos de presupuesto, cheques, etc, el dpto de banquetes trabaja en conjunto con administración para asegurarse que todas las cuentas estén perfectamente cerradas. • A&B: Siendo este el socio directo del dpto de banquetes y en algunos hoteles trabajar de manera paralela el dpto de A&B es el encargado de manejar todo el inventario de las comidas y bebidas que a continuación van a ser ofrecidas en el evento. • Cocina: La cocina juega un papel fundamental en la prestación de un servicio en cuanto a la organización de un envento ya que serán los encargados de preparar toda la comida que será servida en dicha cita. Relación Interdepartamental K
Proceso de Cotización • Para cotizar un evento en el Hotel Eurobuilding & Suites Caracas : • Se Pauta la cita con el ejecutivo de Banquetes • Se definen los detalles generales, tipo de banquete, cantidad de invitados y fecha. • Según la Disponibilidad de salones se coordina la locación para la fecha y el aforo predeterminado. • El cliente cancela el 30% del monto total del presupuesto, para garantizar la reservación. • 2 semanas antes del evento el cliente procede a cancelar el 100% restante del presupuesto del evento al departamento de banquetes. • * Todo Esto sujeto a disponibilidad y dependiendo del tiempo de previa reservacion al evento. K
Proceso de Cotización Para el último trimestre del año ya tienen un cotizado un estimado precios (tomando como referencia, los aumentos que se dieron en el transcurso del año), y en el primer trimestre del próximo año hacen un nuevo ajuste, de acuerdo a como se encuentre la economía del país. Por otra parte la cotización va a depender de lo que desee el cliente. Si el cliente no tiene crédito con el hotel se paga todo una semana antes del evento.
