Indikatorprosjektet 2006-2008

1. Indikatorprosjektet 2006-2008 Måling og forbedring i attføringssektorenKarl-Wiggo JensenProsjektleder

2. Indikator prosjektet – hvordan indikatorene ble til TKL – total kvalitetsledelse (TQM) og måling Balansert målstyring – presentasjon av resultat og mål Benchmarking og benchlearning - forbedringsverktøy Hva har vi lært og hvor går veien videre? Agenda

3. Prosjektet har som målsetting å finne indikatorer for attføringsbedrifter som er: målbare sammenliknbare dekkende for hele virksomheten Prosjektet skal videre utvikle verktøy for målstyring og forbedringsverktøy knyttet til indikatorene (benchmarking og benchlearning) Indikator: Målbar størrelse som indikerer et nivå. Indikatorer gir ikke hele sannheten og bør settes i en sammenheng for å gi mening. Indikatorprosjektet 2006-2008

4. Indikatorprosjektet ble startet opp i regi av Attføringsbedriftene Sør og var i 2006 drevet av 4 bedrifter: Teli, Eikli, Lillesand Produkter og Durapart. I 2007 var det 29 bedrifter med i prosjektet I 2008 er det nå 38 bedrifter med i prosjektet Økonomisk ramme: 370.000,- (3 år) Se www.indikator.no for medlemsliste Indikatorprosjektet

5. Organisering 2008 Medlemsbedrifter Prosjektgruppe m/prosjektleder Attføringsbedriftene NAV/Direktorat Attføringsbedriftene Sør

6. Det ble gjennomført 2 idè dugnader: Hva er en god attføringsbedrift Hva er mulige indikatorer for å definere en god attføringsbedrift Øvelsen ble basert på prinsippene for ”Balansert Målstyring” Hvordan indikatorene ble til

7. De gitte indikatorene ble så analysert i forhold til i hvilken grad de er tilgjengelige: Lett tilgjengelig data – måles ”av alle” Vanskeligere tilgjengelig data – vil kreve noe av bedriftene å finne frem Finnes ikke data – målinger/indikatorer finnes ikke per i dag Analysen ble gjort i de 4 prosjektbedriftene Analyse

8. Med bakgrunn i tilgjengelighet og bedriftsmodellen ble det så utviklet klare og konkrete spesifikasjoner for hver indikator. Dette ble gjort for at indikatorene skal bli målt likt i alle bedrifter og på den måten være mulig å sammenlikne. Det ble også utviklet en ordliste for å lette forståelsen av de ord og uttrykk som benyttes. Spesifikasjoner

9. Indikatorene som etter hvert ble definert ble vurdert opp mot allerede eksisterende indikatorer i bransjen: Attføringsbedriftenes statistikk Borea (Nederlandsk kvalitetssystem) Equass (Europeisk kvalitetsstandard) Referanser

10. Det ble så utviklet en bedriftsmodell med utgangspunkt i Attføringsbedriftenes struktur og generelle prinsipper for kvalitetssystemer. Bedriftsmodellen ble benyttet for å sikre at indikatorene som skulle benyttes var dekkende for hele virksomheten. Bedriftsmodell

11. Økonomiske indikatorer: Egenkapitalprosent Investeringsgrad Likviditetsgrad II Resultatgrad Prosessindikatorer: Ventetid Gjennomsnittlig oppholdstid Ekstern arbeidspraksis Avbruddsprosent Repetisjonsprosent Formidlingsindikatorer: Videre til jobb Videre til aktive løsninger Videre til annet Indikatorene • Arbeidsmiljøindikatorer: • HMS-avvik • Sykefravær • Kompetanseutvikling • Samfunnsindikatorer: • Medieoppslag • Forbedring • Samfunnsbidrag • Avviksnivå • Deltakelse • Partnerskapsindikatorer: • Hospiteringspartnere • Samarbeidspartnere • Tilfredshetsindikatorer: • Kundetilfredshet • Ansattes tilfredshet • Deltakertilfredshet

12. Eiere/samfunn Deltaker Kunde Ansatte Partnere/leverandører Ledelse Attføringsprosess Ressurser Forbedring Indikator i modell Deltakertilfredshet Deltakelse Kundetilfredshet Videre til jobb Videre til annet Samfunnsbidrag Egenkapitalprosent Likviditetsgrad Ventetid Aktive løsninger Gjennomsnittlig oppholdstid Avbruddsprosent Repetisjonsprosent Resultatgrad HMS-avvik Medieoppslag Investeringsgrad Hospiterings- partnere Samarbeids- partnere Ekstern arbeidspraksis Avviksnivå Forbedringstiltak Ansattes tilfredshet Kompetanseutvikling Sykefravær

13. EQUASS er et kvalitetssystem og minimumskrav til god attføring i Europa. Indikatorprosjektet finner indikatorer som også er gyldige i EQUASS, både Assurance og Excellence Se også rapport: kvalitetssikring i AMB tiltaket Rapport fra en arbeidsgruppe nedsatt av Aetat, Arbeidsdirektoratet og bransjeforeningen Attføringsbedriftene EQUASS og Indikatorprosjektet

14. Egenkapitalprosent Investeringsgrad Likviditetsgrad II Resultatgrad Videre til annet Videre til jobb Videre til aktive løsninger Ventetid Gjennomsnittlig oppholdstid Ekstern arbeidspraksis Avbruddsprosent HMS-avvik Sykefravær Indikatorene vs eQuass • Kompetanseutvikling • Medieoppslag • Forbedring • Hospiteringspartnere • Samarbeidspartnere • Kundetilfredshet • Ansattes tilfredshet • Deltakertilfredshet • Avviksnivå • Deltakelse • Repitisjonsprosent • Samfunnsbidrag

15. Indikatorer i prosess Støtteprosesser 1 4 15 17 18 2 3 19 20 25 Attføringsprosessen 10 11 12 13 5 8 6 24 7 14 16 21 22 23 9 • 1. Egenkapitalprosent 2. Investeringsgrad 3. Likviditetsgrad II 4. Resultatgrad • 5. Videre til annet 6. Videre til jobb 7. Videre til aktive løsninger • 8. Ventetid 9. Gjennomsnittlig oppholdstid 10. Ekstern arbeidspraksis • 11. Avbruddsprosent 12. HMS-avvik 13. Sykefravær 14. Kompetanseutvikling • 15. Medieoppslag 16. Forbedring 17. Hospiteringspartnere 18. Samarbeidspartnere • 19. Kundetilfredshet 20. Ansattes tilfredshet 21. Deltakertilfredshet 22. Avviksnivå • 23. Deltakelse 24. Repitisjonsprosent 25. Samfunnsbidrag

16. TKL Total Kvalitetsledelse • TQM prinsippene: • Kundefokus • Systemtankegang ved styring • Lederskap • Kontinuerlig forbedring • Personellets engasjement • Beslutninger basert på faktiske hendelser • Prosesstankegang • Gjensidig fordelaktig samarbeid med leverandør

17. Forbedringskurve Act Plan Check Do Demings sirkel Indikatorer vs TKL Måling og analyse er en viktig del av TKL og ikke minst i alle systemer for forbedring Kvalitets- sikring

18. Indikatorene kan brukes til: Læring Indikatorene kan gi en pekepinn på hvor vi er som organisasjon, og kanskje gi oss noen innspill på hvor vi må prioritere. Indikatorene kan også hjelpe oss til å finne hvor vi skal lete for å finne læringsarena. Forbedring Indikatorene kan hjelpe oss til å finne ut om vi faktisk har fått til en forbedring (trender) Men: Indikatorene kan ikke si alt! For mange indikatorer vil forvirre mer enn de vil forklare. Indikatorene

19. Indikatorene kan ikke tolkes enkeltvis. Noen eksempler: Resultatgrad må sees i sammenheng medinvesteringsgrad og kompetanseheving Det er ikke noe mål i seg selv å tjene penger, men å ha nok økonomisk kraft til å kunne utvikle bedriften og sine ansatte Forbedringstiltak må sees i sammenheng med avvikstrend Dersom man har stort fokus på forbedring bør avvikstrenden være negativ, men i en overgangsperiode vil kanskje begge ha høye verdier Antall hospiteringspartnere må sees i sammenheng med ekstern hospitering Antall hospiteringspartnere er en måling på det nettverk man har for gjennomføring av ekstern hospitering, men det er den faktiske hospitering som kanskje er målet Indikatorene

20. Indikatorene kan brukes til å kontrollere resultatene: Kompetanseheving: er ansatte, kunder og deltakere fornøyd? Investerer vi i riktig kompetanse? Sykefravær: Skyldes dette et sikkert og godt arbeidsmiljø? Er våre ansatte fornøyde og har vi få arbeidsmiljøproblemer? Medieoppslag: Oppfatter våre ansatte oss som attraktive? Spørsmål nr. 1: Opplever du at bedriften har et godt omdømme og er en attraktiv arbeidsplass? Indikatorene

21. Balansert målstyring er en måte å benytte noen av indikatorene i den daglige driften og gjennom dette forutse fremtidige utfordringer. Indikatorene velges vanligvis slik at man dekker områdene: Økonomi Kundetilfredshet Arbeidsmiljø (HMS) Prosesser Det bør velges indikatorer som minimum kan måles kvartalsmessig og helst månedlig. Forslag til målkort Balansert målstyring

22. Benchmarking og benchlearning- systematisk læring

23. Ordet benchmark betyr nivå. Først brukt om merker som sa noe om vannstand Man har to typer: Interne benchmark Sammenlikning av egne resultater mot tidligere år eller mellom avdelinger Eksterne benchmark Sammenlikning av resultater mot andre organisasjoner det viser seg å være mulig å sammenlikne seg med Benchmark

24. Benchmarking er en prosess for å benytte sammenlikning som forbedringsverktøy. Det er 3 typer ekstern benchmarking: Strategisk benchmark Sammenlikning av strategiske valg Operasjonell benchmark Sammenlikning av fremgangsmåter og prosesser Ytelsesbenchmark Sammenlikning av indikatorer Benchmarking

25. Benchmarking 1. Identifiser prosjekt 2. Forstå egen prosess 3. Velg nøkkelmålinger 4. Mål dagens ytelse 10. Evaluere Spin me! 8. Planlegg og kommuniser 9. Implementere 5. Velg partner 6. Besøk og samle data 7. Analyser resultat og identifiser nødvendige endringer

26. Benchmarking Database på internett

27. Benchlearning er egentlig to prosesser: Læring: Hva ønsker vi å lære? Hvem kan vi lære av? Hvordan skal vi lære? Forbedring: Hva skal vi forbedre? Hva skal vi prioritere? Dette krever: Endringsvilje Vil vi virkelig endre oss? Eller er vi egentlig fornøyde med det vi har? Det er vesentlig at ”alle” er enige om at endring er nødvendig. Endringsevne Er vi i stand til å benytte det vi har lært? Kan vi få det til? Er det forankret i bedriften og ledelsen? Har vi de nødvendige verktøy og ressurser? Benchlearning

28. En mulig benchlearningprosess kan se slik ut: Benchlearning Bedrift fyller inn sine indikatorer 1 2 Bedrift leser indikatorer og benchmark Finner ønskede forbedrings- områder Finner mulig samarbeids- bedrift 3 Gjennomfører bedriftsbesøk Gjennomfører endringer Hva ønsker vi og våre samarbeidspartnere skal forbedres? 1 Hvem vil det være naturlig å sammenlikne seg med? Fyller ut benchlearning skjema. 2 Hva ønsker vi å lære? Bør vi sammenlikne mer før vi investerer i et bedriftsbesøk? 3

29. Bruker Indikatorprosjektet Indikatorer vs interesse Den enkelte brukers ønsker og behov Indikatorer som NAV har interesse av å følge opp NAV Indikatorer som Attføringsbedriftene har interesse av å følge opp Attførings- bedriftene Indikatorer som bedriftene bruker internt og til benchmarking og benchlearning Bedrift

30. 25 indikatorer med spesifikasjoner og ordliste Måle og rapporteringsverktøy (Excel) Online database på internett Sammenlikningsverktøy (benchlearning) (Excel) Sammenlikning mellom Indikator og eQuass Forslag til Balansert målstyringsverktøy i Excel 4 nasjonale samlinger og brukermanualer Hjemmeside og kommunikasjon med NAV sentralt og Attføringsbedriftene Presentasjon av prosjektet på EPR’s Annual Conference i Roermound Prosjekt resultater

31. Hva har vi lært? • Prosjektet har gitt verdifull læring, blant annet har vi lært at: • Hver enkelt indikator må spesifiseres meget nøyaktig for å sikre at den måles likt av alle. • Opplæring i bruk og måling er svært viktig • Data som skal sammenliknes må kvalitetssikres nøye og det er vanskelig å sikre at data som legges inn i systemet er korrekt uten en viss grad av manuell kontroll • Mange tror fortsatt at dette er ”NM i attføring” men: dette er kun for ”innvortes bruk”.

32. Innrapportering på internett er nå i gang 13 bedrifter har så langt besvart, den minste med 8 ansatte og den største med 577 ansatte For å få anledning til å besvare må tallene først være innrapportert i excel og avtale med etiske retningslinjer må være underskrevet av bedriften, men man trenger ikke å ha besvart alle indikatorene Status

33. Resultat av måling • Det er fortsatt for få bedrifter som har besvart til at man kan danne seg et helhetlig bilde av bransjen, men tallene for 2007 indikerer: • Størrelsen på den enkelte bedrift har ikke så mye å si, men godt lederskap og systematisk arbeid er viktige faktorer for å levere gode tjenester: Eksempelvis har den minste bedriften de mest fornøyde deltakerne • Bedriftene som har besvart har en gjennomsnittlig investeringsgrad på 9 % og resultatgrad på 6,5%

34. Resultat av måling • Bedriftene formidler 62,7% av brukerne til arbeid og aktive tiltak (alle tiltak) • De har i snitt 124 hospiteringspartnere og 9 samarbeidspartnere og 25,2% av brukerne er i ekstern arbeidspraksis (alle tiltak)noe som viser den eksterne fokus bedriftene har • Bedriftene er synlige i samfunnet og har i snitt 8 positive medieoppslag i løpet av året • Bedriftene utvikler sine ansatte og har i snitt 8,2 opplæringsdager per heltids ansatt

35. Resultat av måling • Rundt 30 prosent av bedriftene som har besvart sier de har et sertifisert kvalitetssystem i bedriften Som en oppsummering kan man si at snittverdiene indikerer sunne og gode bedrifter med gode resultater. Ingen enkeltbedrifter skiller seg ut som spesielt gode på alle indikatorene, her er det mange å benchmarke seg mot avhengig av hva man ønsker å forbedre.

36. Hva gjenstår. • Prosjektet har fortsatt en jobb å gjøre med: • Utvikle verktøyene for rapportering og deling av resultat videre i samarbeid med Attføringsbedriftene • Knytte indikatorene til øvrig datainnsamling nasjonalt, både hos NAV og i Attføringsbedriftene og i Europa (EPR) • Samarbeide med IT leverandører (for eksempel CAT) for å lette datainnsamling i den enkelte bedrift • Og ikke minst opparbeide trender for indikatorene over flere år, noe som vil gi verdifull informasjon

37. Vil du vite mer? Se vår hjemmeside på: www.indikator.no Eller kontakt oss: karl.wiggo.jensen@durapart.no

38. Attføring er vanskelig? Takk for oppmerksomheten!