Dagskrá 12. apríl 2007

1. Dagskrá 12. apríl 2007 8:00 - 8:45 Verkefnastjórnun - hvað og hvernig (GH) 9:00 - 9:40 Samningstjórnun - hvers vegna (JSÓ) 9:40 - 10.00 Umræður (Allir) 12. april 2007 MPA – Opinber innkaup Háskóli Íslands

2. Verkefnastjórnun Guðmundur Hannesson Forstöðumaður ráðgjafarsviðs Ríkiskaupa 12. april 2007 MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

3. Um verkefnastjórnun “Would you tell me, please, which way I ought to go from here?” “That depends a good deal on where you want to get to,” said the [Cheshire] Cat. “I don't much care where—” said Alice. “Then it doesn't matter which way you go,” said the Cat. Lewis Carroll, Alice's Adventures in Wonderland 12. april 2007 MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

4. Um verkefnastjórnun Hvað er verkefni? • Skýrt markmið • Upphaf og endir • Tengist mörgum aðilum • Er einstakt í sinni röð • Áætlun um kostnað,tíma og efndir 12. april 2007 MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

5. Um verkefnastjórnun Hvað er EKKI verkefni? • Ekki sérstakt markmið (Skýrt markmið) • Endalaust ~ (Upphaf og endir) • Þarf ekki að ~ (..tengjast mörgum aðilum) • Síbylja ~ (Er einstakt í sinni röð) • Engin ... (áætlun um kostnað,tíma og efndir 12. april 2007 MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

6. Vandi verkefnastjórans....(1) “Hin heilaga þrenning” Kostnaður Markmið Tími Efndir 12. april 2007 MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

7. Viðfangsefni RÁS Viðskiptavinir Innkaupaþjónusta Innkauparáðgjöf Ráðuneyti Stofnanir Sveitarfél. Fyrirtæki Útboðsráðgjöf Þjónusta Rafræn tækni Samningsstjórnun Verkefnastjórnun 12. april 2007 MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

8. Markmið Ríkiskaupa (RK) • Veita góða þjónustu með því að • Stýra öllum verkefnum RK, litlum og stórum, innri og ytri • Vinna skipulaga stærri verkefni • Nýta það sem fyrir er af, kerfum , ferlum og þekkingu • Minnka áhættu • Halda eigendum upplýstum • Læra af fenginni reynslu 12. april 2007 MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

9. En PRINCE2 ? PRojects INControlled Environments (Útgáfa 2) 12. april 2007 MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

10. Hvað er PRINCE2 ? • Hvað / hvers vegna – ekki hvernig! • Viðskiptafæri (Business Case) • og.. • greinir stjórnunarlega- og tæknilega þætti • beinir athygli að afurðinni • tryggir stjórnun og eftirlit á öllum stigum • eykur samskipti allra hlutaðeigandi • stöðvar verkefnið sé ástæða til 12. april 2007 MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

11. Ferli Nýtt verkefni Útdeilt til verkefnastjóra Skráð í GoPro Stutt lýsing Stórt / lítið? Unnið Aðstoð? Frkvr. umfjll. Ítarl. lýsing Skilamat Frkvr. mat Útdeilt til verkefnastj. Unnið 12. april 2007 MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

12. Hvað er nýtt? • Öllum verkefnum er úthlutað • Öll verkefni skrá í GoPro • Lítil og stór verkefni • Aðstoð • Öll verkefni eru gerð upp • Stærri verkefni: • Framkvæmdaráð • Skipulegt ferli • Skilamat 12. april 2007 MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

13. Eyðublöð? • Öll verkefni • Grunnskráning í GoPro • Viðbót - tími og kostnaður • Stærri verkefni • Lýsing og afmörkun (PID) • Ítarleg lýsing (Business Case) • Gátlistar • Tíma- og framkvæmdaáætlun • Áhættugreining og -mat • Kostnaður / hagkvæmni (Cost/Benefit) 12. april 2007 MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

14. Ávinningur • Fagleg vinnubrögð • Skýr (verkefna)stjórnun • Fjölbreyttari verkefni • Sýnilegur árangur verkefna • Aukin þekking og reynsla 12. april 2007 MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

15. PRINCE2 hjá RK Hvað höfum við lært ? • Skýr markmið • Hvað á að gera >> AFURÐ • EKKI hvernig á að gera • Skipulag hjá eiganda • Tímanlegur undirbúningur • Áhættumat • Verkáætlun, hvenær og hver • Áfangar >> Hvaða afurð skilar hver áfangi • Skilamat – Hvernig gekk? 12. april 2007 MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

16. Útboð á varðskipi - yfirlit Verkefni Útboð á kaupum / leigu á varðskipi fyrir Landshelgisgæsluna (LHG) Markmið • Fá skip sem uppfyllir sem flestar þarfir LHG • Halda kostnaði í lágmarki, og innan þess kostnaðarramma sem ákveðinn verður. Afmörkun • Fjárveiting sér ákveðin / staðfest • Farið sé eftir lögum og reglum um opinber útboð • Notað líkan norsku LHG við útboð á fjölnota skipi 12. april 2007 MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

17. Útboð á varðskipi - stjórnskipulag Stýrihópur: Stýrihópurinn samanstendur af yfirstjórnendum sem eru ábyrgir fyrir framgangi verkefnisins og taka stærstu ákvarðanirnar, s.s. tryggja fjármögnun og samskipti við ráðherra (FJR, DKM, LHG, Ríkiskaup). Verkefnishópur: Hópurinn samanstendur af fulltrúum frá LHG og RK og skal skipa verkefnastjóra yfir honum. Hlutverk hópsins er að framkvæma verkefnið í samræmi við ákvarðanir stýrihóps og þann verkefnisramma sem búið er að samþykkja og að tíma og kostnaðaráætlun standist. Öllum meiriháttar ákvörðunum er vísað til stýrihóps. Ráðgjafar: Þörf er á ráðgjöf á sviði lögfræði, skipahönnunar og fjármála. Ráðgjöfinni er ætlað að mynda verkefnaaðstoð við verkefnahópinn. Þeir fá til meðferðar skýrt afmörkuð úrlausnarverkefni á sínum sérsviðum. 12. april 2007 MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

18. Verkþáttur Tímalengd Lokið Verkefnisskjal útbúið 1 vika 19. maí Heimild til að vinna frumathugun 1 dagur 25 maí Frumathugun 4 vikur 22. ágúst Heimild fengin til að fara af stað með útboð 1-3 dagar 22. ágúst Forval auglýst 8 vikur 24 nóv Forvali lokið 1 dagur 12 jan 2006 Niðurstaða forvals 4 vikur 14 feb 2006 Útbúa útboðs- og þarfalýsingu ásamt kostnaðaráætlun 4 vikur 15 mars Tilboðstími og umsjón með fyrirspurnum og svörum. 12 vikur 15. júní Úrvinnsla tilboða, tillaga að niðurstöðu og samþykki hennar[1] 12 –16 vikur 15 sept – 15 okt Samningagerð og undirritun hans 5 vikur 15 okt – 15 nóv Afhending skips 24-30 mán Lok 2008 – byrjun 2009 Samtals (án smíðatíma) 50 vikur Útboð á varðskipi – helstu áfangar 12. april 2007 MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

19. Útboð á mötuneytum Verkefni: Útboð í rekstur mötuneyta • Arnarhváli, • Borgartúni 7, • Tollhúsinu, • Laugavegi 166 • Hverfisgötu 113 – 115 12. april 2007 MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

20. Útboð á mötuneytum - Markmið Að fá sem hagstæðast verð, bestu gæði og þjónustu skv. eftirfarandi: • Fjölbreyttir matseðlar • Hollusta – val um góðan salatbar (ekki meðlætisbar) • Gæði og þjónusta – framleiðsla, hráefni og hreinlæti • Aðrar veitingar, fundarþjónusta • Eftirfylgni, vanefndir og sektir vegna þess 12. april 2007 MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

21. Útboð á mötuneytum - Viðskiptafæri • Nokkuð er um að starfsfólk nýti sér ekki mötuneytin vegna þess að matseðlar eru ekki skv. óskum/þörfum fólksins. Hægt er að auka fjölda þeirra sem nýta sér þjónustu ef allir taka þátt • Einn aðili til viðbótar hefur áhuga á því að vera með í útboðinu, þarf að kanna betur. • Hafa verður í huga breytta tíma, breyttar og mismunandi þarfir/áherslur og viðhorf starfsfólks. • Rekstrarkostnaður vegna mötuneyta var u.þ.b. 50.000.000 sl. ár (2005). 12. april 2007 MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

22. Útboð á mötuneytum - Viðskiptafæri 12. april 2007 MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

23. Útboð á mötuneytum – Áfangar / áætlun

24. Áfangar verkefnis • Eldmóður • Vonbrigði • Óðagot • Leit að blóraböggli • Saklausum refsað • Þeim hrósað sem ekkert gerðu Ekki PRINCE2 12. april 2007 MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands

25. Orðið er laust......... Takk fyrir ! 12. april 2007 MPA – Verkefna- og samningsstjórnun Háskóli Íslands