CH.X Démarche de mise en oeuvre du projet de GPAO

1.   CH.XDémarche de mise en oeuvre du projet de GPAO S. GABSI GPAO - CH - X

2.  1/- Introduction : • La recherche d’un progiciel adapté aux besoins de l’entreprise n’est pas une chose facile. Un mauvais choix peut la mettre dans de graves difficultés difficiles à surmonter. • Pour augmenter les chances de réussite d’une telle implantation, il est nécessaire de suivre une démarche rigoureuse. S. GABSI GPAO - CH - X

3. 2/- Étapes de la démarche proposée : 2.1 Étude préalable : Cette étude consiste à définir :   • La nature de l’application, • Les objectifs recherchés à court, moyen et long terme, • Un échéancier prévisionnel; • Les acteurs du projet : constitution de l’équipe projet et du groupe de pilotage; • Les contraintes du projet : l’existent informatique, les individus, l’organisation; • Les moyens disponibles : humains et financiers; • 2.2 Études d’opportunité : Cette étude consiste à choisir le type de solution envisageable pour atteindre les objectifs que l’entreprise s’est fixée : Développement d’un Logiciel spécifique ou implantation d’un progiciel. Pour cela on commence par rechercher s’il existe déjà des progiciels répondant aux besoins de l’entreprise. Si des progiciels existent, cette étude permet d’effectuer une évaluation financière de la solution pour la comparer au budget défini lors de l’étude préalable. S. GABSI GPAO - CH - X

4. 2.3- Étude détaillée de l’entreprise : Cette étude, menée par l’entreprise elle même ou une société de conseil en informatique, consiste à mettre en évidence les fonctions et les résultats attendus par les utilisateurs. Au cours de cette étude, il est indispensable de passer en revue la totalités des fonctions nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise en vérifiant, à chaque fois, l’existence de dysfonctionnement au niveau de l’organisation et l’intérêt de l’automatisation. Au terme de cette étape on définira donc les fonctions qui seront informatisés, ainsi que les dysfonctionnements à éliminer. Pour la partie du système qui sera informatisée, il faudra définir : • Les fonctions que doit réaliser le système, • Les résultats attendus en fin de traitement. S. GABSI GPAO - CH - X

5. 2.4- Rédaction du cahier des charges : La rédaction du cahier des charges doit être faite avec un grand soin, car c’est lui qui servira de base de dialogue avec les futurs fournisseurs. Il devra comprendre les éléments suivants : • Présentation de l’entreprise avec mise en évidence des données principales ( secteur d’activité, produits, marché, type de production, taille, ..) • Description du domaine d’étude et des objectifs attendus, • Description des fonction à réaliser en précisant les résultats attendus, • Description des contraintes de fonctionnement imposées (type de matériel, mode de fonctionnement, ouverture vers d’autres logiciels existants, …) S. GABSI GPAO - CH - X

6. 2.5- Rédaction de l’appel d’offre : L’appel d’offre est le document qui sera envoyer aux différents distributeurs susceptibles de fournir une solution. Il sera composé : • Du cahier des charges, • De la spécification des informations attendus (délai de livraison, délai d’implantation, les coûts du progiciel, de la formation, de l’assistance et du contrat de maintenance, les références du fournisseur, …), • D’une partie définissant les modalités de test des solutions proposées, • D’une date contractuelle de fin de consultation. Cet appel d’offre sera envoyer à différents fournisseurs qui ont tous leurs avantages et inconvénients. S. GABSI GPAO - CH - X

7. 2.6- Définition d’un jeu d’essai :Cette étape, réalisée de préférence lors de l’étude détaillée de l’entreprise, a pour but de sélectionner des informations représentatives de la production (produits, marchés, organisation,…). Ces informations doivent être mises en formes en faisant apparaître les données techniques de manière la plus complète et la plus précise (articles, nomenclatures, moyens de production, postes de charge, gamme de fabrication). En plus il faut extraire un échantillon de données de gestion complet et cohérent (clients, fournisseurs, stocks, commandes, …) S. GABSI GPAO - CH - X

8. 2.7- Test des progiciels : Cette étape consiste à comparer les progiciels en terme de performance, de convivialité, de contrôle, de sécurité. Il est nécessaire que ce test soit effectuer avec le jeu d’essai propre de l’entreprise et sur un matériel identique à celui qui sera utilisé dans l’entreprise. S. GABSI GPAO - CH - X

9. 2.8- Analyse des offres : Cette étape consiste à comparer les conditions financières de chaque solution. Il faut intégrer dans ce calcul les éléments suivants : • Coûts à l’installation (soft + matériel + formation + assistance + paramétrage et adaptations spécifiques). • Coûts de fonctionnement : ( fournitures + contrat de maintenance). S. GABSI GPAO - CH - X

10. 2.9- Choix du progiciel : Cette étape consiste à retenir la solution qui convient le mieux pour l’entreprise. Il est nécessaire de justifier le choix par pondération des critères techniques et économiques. Il faut savoir que les solutions les moins chères sont souvent les mois bonnes « on en a pour son argent »; mais les solutions les plus chères ne sont pas toujours les meilleures. Il faut donc bien se renseigner avant de s’engager. S. GABSI GPAO - CH - X

11. Cette étape consiste à rédiger les spécifications des clauses juridiques et des moyens de paiement. C’est un document qui a une valeur contractuelle avec le fournisseur. Il est conseillé de prendre toutes les précautions nécessaires avant la signature du contrat pour ne pas avoir des surprises par la suite. 2.10- Rédaction de la commande d’achat : S. GABSI GPAO - CH - X

12. 2.11- Mise en place du progiciel : La mise en place d’un progiciel de GPAO est toujours une étape délicate. A part l’installation des programmes, il est nécessaire de démarrer très tôt les étapes de préparation à l’informatisation : • Étape de préparation des données (formaliser le savoir faire des employés, codifier, préparer les données,…). Cette étape, délicate, est souvent sous-estimée. • Étape de formation du personnel : Il faut former le personnel et démystifier la GPAO car ce système ne doit pas être considéré comme un espion mais plutôt comme une aide (voir les clés de la réussite). • Étape de simplification de l’organisation et d’élimination des dysfonctionnements. Le démarrage du système doit être progressif, module par module, jusqu’à l’aboutissement à un fonctionnement global. S. GABSI GPAO - CH - X

13. 2.12- Exploitation du système • Avant de passer à une exploitation définitive, il est indispensable de faire un exploitation en double pendant une période de test. Il ne faut pas faire un basculement immédiat. • Il faut s’assurer que la travail n’est plus fait en double après la période de test. • Il faut s’assurer que les données techniques ne dérivent pas ce qui nécessite une maîtrise des informations et une assurance de leur qualité. • Ainsi, en prenant en compte ces éléments, on peut aboutir à la définition (23) de quatre classes de progiciels de G.P.A.O. • a- Classe A : englobe des système de bas de gamme n'assurant que la comptabilité des stocks, le lancement et le suivi. Le prix peut aller de 100 à 135 mille francs, matériel inclue. • b- Classe B : cette classe est constituée de progiciels couvrant l'ordonnancement en plus du lancement et du suivi. Le prix est compris entre 300 et 1200 mille francs (matériel inclue). S. GABSI GPAO - CH - X

14. Lorsque le progiciel est en place et dans une phase d’exploitation, il est nécessaire de suivre l’évolution des systèmes d’exploitation et des progiciels afin d’étudier l’opportunité de mise en place de nouvelles fonctionnalités.Par ailleurs, il faut éviter de changer de version top souvent car cela risque de déstabiliser les utilisateurs pouvant conduire à un rejet complet du système. 2.13- Maintenance et évolution du système : S. GABSI GPAO - CH - X

15. 3- L’aspect financier : • Tout projet doit être financièrement justifié. Il faut évaluer les coûts et les gains. • Les coûts proviennent de trois facteurs : • Les coûts informatiques qui comprennent l’investissement matériel, le progiciel, les développements spécifiques aussi bien que le fonctionnement c’est-à-dire les maintenances, les fournitures et les modifications; • La préparation et la mise à jour des données techniques, qui est un travail considérable qu’il faut évaluer. • Les coûts de personnel pour la mise en place du projet et pour la nouvelle organisation en exploitation (chef de projet, nouveaux postes à créer, formation, …) S. GABSI GPAO - CH - X

16. Les gains correspondent à : • l’amélioration du service client; • l’augmentation de la productivité • la réduction des coûts d’achat due à la fiabilité des prévision et de l’approvisionnement; • les réductions des stocks grâce à l’amélioration du fonctionnement du système de production; • une réduction des coûts de non qualité car la réactivité est améliorée; • une réduction des coûts de transport due à la maîtrise de l’amont et de l’aval (les livraisons client et les approvisionnements). • la suppression des inventaires physiques annuels pour les remplacer par des inventaires tournants. • Pour conclure l’aspect financier, il faut savoir que l’expérience de nombreuses entreprises qui ont mené à bien un tel projet montre un rentabilité sur deux ans en moyenne. S. GABSI GPAO - CH - X

17. 4- Conclusion : La mise en œuvre d’une gestion de la production informatisée dans l’entreprise n’est pas une affaire banale. C’est un projet lourd qui exige l’engagement total de la Direction et l’animation efficace d’un Chef de projet. La réussite repose sur la motivation de l’ensemble du personnel qui doit en comprendre tout l’intérêt et son rôle au sein du projet. Il faut partir d’une situation saine, après l’élimination des dysfonctionnements et l’amélioration de l’implantation dans les ateliers. Afin d’évaluer la réussite du projet , on doit mettre en place des indicateurs de performance destinés à informer tous acteurs du projet . Le projet de GPAO est souvent accompagner de plans associés de qualité, de maintenance, de communication, …. Il faut donc une démarche globale définie au niveau stratégique par la Direction Générale. S. GABSI GPAO - CH - X