Résidence Retraite Yves COUZY 2008-2009

1. Mise en place d’une démarche d’adaptation à l’emploi des personnelsau regard de la population accueillie Résidence Retraite Yves COUZY 2008-2009

2. Sommaire • Présentation de la structure • Le contexte • Objectifs de la démarche GPEC • Porteurs de projet et communication • Les outils: Les fiches de postes Les fiches de compétences / évaluation des compétences L’entretien annuel • La méthodologie: plan de travail interne - L’existant, - Les outils mis en place en 2009 - Création d’un volet social dans le PE, - Une démarche partenariale • Pour Conclure: les points forts et les points faibles

3. 1. Présentation de la structure • La résidence retraite Yves COUZY, (anciennement les Amandiers, St Paul et Valmalle) est installée à St André de Sangonis depuis novembre 2004. • Elle est conventionnée EHPAD depuis le 1er septembre 2005 • Elle accueille 50 résidents dont 10 en espace protégé (maladie d’Alzheimer et apparentées) • Elle offre des possibilités d’accueil de jour (5 places), d’accueil temporaire et de week-end • GMP 740 / PMP 240 au 06/10/2009: une population très dépendante

4. 2. Le contexte… • A l’automne 2008, La résidence retraite Yves COUZY est sollicitée pour participer à une démarche globale de GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences) en région LR dans le cadre d’un partenariat SYNERPA/FHP coordonnée et financée par FORMAHP • Elle s’inscrit dans la démarche qui s’intègre totalement aux travaux entamés sur le terrain

5. 3. Objectifs de la démarche • Répondre aux impératifs de gestion des ressources humaines (réglementaire et de fonctionnement) • Développer un management opérationnel: mise en place ou amélioration du rôle des cadres de proximité • S’inscrire dans la logique de refonte du Projet d’établissement (groupe de travail pluridisciplinaire)

6. 3. Objectifs de la démarche De façon générale, répondre à des attentes fortes de nos personnels souvent en difficultés face à un public chaque jour plus dépendant (nécessité d’un accompagnement sur le terrain en terme d’organisation et de soutien psychologique) Proposer à nos résidents des pratiques professionnelles, adaptées, personnalisées et bientraitantes

7. 4. Porteurs de projet et communication… • Les instances dirigeantes : impliquées dès le début de la démarche (Gérant, Directrice et Directrice Adjointe), elles sont le « porteur de projet » • Les IRP : La déléguée du personnel est informée et associée à la réflexion dès fin 2008. Formation effectuée en septembre 2009 • Communication salariés et « usagers »: Cf. diapo démarche interne

8. 5. Les outils : les fiches de poste • Les fiches de poste existaient avant la mise en place de la démarche GPEC, mais correspondaient davantage à des fiches de tâche. • Travail effectué à partir des fiches métiers du répertoire RAMSES • Des fiches de postes décrivant clairement les diplômes requis, les missions, les responsables hiérarchiques, le contexte de travail… ont été rédigées • Présentation aux équipes des nouvelles fiches de poste en avril 2009 • Signature par les salariés au cours du 1er semestre 2009.

9. 5. Les fiches de compétences / Evaluation des compétences • Création de fiche de compétences type • Choix d’un système de cotation • Création d’une grille d’évaluation du nouveau salarié par ses pairs • Création d’un RDV systématique de fin de période d’essai • Grille de compétence complétée lors de l’entretien de fin de période d’essai • Grille reprise lors de l’entretien annuel

10. 5. L’Entretien Annuel • En place depuis 2006 • Evolution de la rédaction des comptes rendus • Evolution du support pour les EAE 2009 • Attente d’une formation par l’intermédiaire du réseau GPEC LR (2010)

11. 6. Méthodologie : un plan de travail interne • Les étapes: • Etat des lieux de l’existant (interne et externe) • Création d’un volet « social » dans le projet d’établissement en cours d’élaboration incluant les objectifs à court, moyen et long terme (N à N+5) • Inscription de ce travail dans une démarche partenariale

12. 6. Etat des lieux de l’existant Les documents qui existaient déjà: • Les fiches de postes • Les fiches d’entretien annuel d’évaluation • Un document d’accueil et de suivi destiné aux « intérimaires » et aux « saisonniers » • Un document d’accueil et de suivi des stagiaires • Le plan de formation annuel

13. 6. Etat des lieux de l’existant Les procédures d’intégration de nouveaux personnels qui existaient déjà: • Un référent « hiérarchique » (souvent IDE ou AS) • Le « doublet » systématique à chaque nouvelle embauche avec un personnel titulaire • Le tutorat des stagiaires ou personnels en cours de formation en interne (2 tuteurs formés par an depuis 2007) • Groupe de travail ou de régulation suite à des situations difficiles (décès pénibles, situations de stress ponctuelles…) avec parfois l’apport d’un animateur extérieur (psychologue) - Un petit journal interne à l’attention des résidents, familles et personnels (rubrique « en coulisse »)

14. 6. Les outils mis en place en 2009… • Suite aux premières journées réseau et formation, différents outils ont été créés ou actualisés: • Les fiches de tâches • Les fiches de postes • Les fiches de compétences • Grille d’évaluation du nouveau salarié • Mise en place d’un RDV systématique de fin de période d’essai • Le livret d’accueil des nouveaux salariés • Le livret d’accueil et les fiches de suivi des « intérimaires » et « saisonniers » (remis à jour) • Le livret d’accueil et les fiches de suivi des stagiaires (remis à jour)…

15. 6. Création d’un volet « social » dans le Projet d’Etablissement Principaux objectifs: • Apporter une définition claire de la démarche • Vision globale de la GPEC: Travailler sur la base d’indicateurs suivis dans le rapport de branche du SYNERPA • Cibler les actions à mener sur une période de 5 ans (2008-2012)

16. 6. Le volet « social » du PE • Une définition claire: La GPEC s’inscrit dans une prise en compte de la GRH sur la durée. C’est une démarche prospective qui vise une meilleure adaptation de l’entreprise à l’évolution de son secteur d’activité et à son environnement, en adaptant les compétences au contenu des activités. Plus concrètement…la GPEC permet de mieux définir les missions propres à chaque métier, de mieux gérer le plan annuel de formation, le recrutement…

17. 6. Le volet « social » du PE • Une partie rédactionnelle introductive présente les indicateurs suivis annuellement dans le rapport de branche du SYNERPA: Pyramide des âges, ETP, CDI et CDD, ratio d’encadrement au lit, suivi des absences par type (MA, AT/MP, Maternité…)… • Une partie action cible les objectifs à 5 ans sous forme de fiches actions : • Action • Objectifs • Moyens/Méthodes • Référent • Échéance • Evaluation/Indicateur

18. 6. une démarche partenariale • Les équipes (34 ETP pour 40 à 45 personnes physiques): 1. Information de la mise en place de la démarche lors de la réunion de rentrée 2008 2. Réunion par métiers (soin et hébergement) de présentation des fiches de poste (printemps 2009) 3. Groupe de travail pluridisciplinaire de refonte du Projet d’établissement: une rencontre mensuelle. Diffusion du nouveau PE à tous les personnels (janvier 2010) 4. Objectif printemps 2010: nouvelle évaluation interne (en vue du renouvellement de notre convention tripartite) qui traitera, entre autre, de la gestion RH et de la GPEC.

19. 6. une démarche partenariale • Les usagers (résidents et familles) 1. La mise en place de la démarche à l’ordre du jour du Conseil de la vie sociale de novembre 2008 2. Information dans la « lettre aux familles » du 1er trimestre 2009 3. Réunion annuelle d’information de juin 2009 qui évoque la démarche en cours

20. 7. Pour conclure… Les points forts: • Un travail partenarial riche et créateur de liens (échange réseau et partenariats internes) • Un retour très positif des usagers • Des équipes impliquées et responsabilisées, plutôt satisfaites de la mise en œuvre de la démarche (amélioration des outils GRH, meilleur suivi du recrutement et des missions de chacun, amélioration de l’évaluation annuelle) • Une méthodologie participative qui répond aux attentes du terrain: un fort sentiment d’appartenance de la part des équipes • Un nouvel outil de recueil d’indicateurs sociaux

21. 7. Pour conclure… Les points faibles: • Une démarche portée par le pool de direction (chronophage et ambitieuse): une stratégie d’adaptation à l’emploi d’ordre managériale et organisationnelle • Un travail sur la durée qui implique un suivi et une évaluation régulière

22. 7. Pour conclure… « Une adaptation réussie ne peut advenir que s’il existe, de part et d’autre, un ajustement » Humanitude, Yves Gineste/Jérôme Pellissier