Infocentre Finance – Formation BI7

1. Infocentre Finance – Formation BI7

2. Planning Programme de la journée (10 h - 17h) : • Présentation du système Infocentre Finances (1 heure) • Enjeux • Plan de développement • Fonctionnalités (tableaux de bord opérationnels, listes détaillées) • Couverture fonctionnelle (domaines couverts : budget, dialogue de gestion, dépenses, recettes…) • Formation à la manipulation de l'outil, exercices et corrigés • Mise en pratique à partir de cas concrets(facultatif)

3. Accéder à l’Infocentre Finance - page d’accueil L’accès à l’infocentre finance se fait à partir du portail BFC : Onglet « Infocentre ». Accès à une page d’accueil qui propose deux types d’information: les actualités de l’infocentre (1) des informations d’ordre général comme la fréquence de rafraichissement des données (2).

4. Ouvrir une requête préconfigurée Clic sur un des sous-onglets • Un sous-onglet par domaine : • Budget et Dialogue de gestion • Dépenses • Contrats • Comptabilité • Référentiels • Un pour les états budgétaires et états NCBC Requêtes disponibles sous la forme d’une structure de menus à gauche de la fenêtre. Clic sur le libellé de la requête pour l’ouvrir Ouverture de l’écran de sélection de la requête

5. Exécuter une requête (1) : Saisir des valeurs dans les critères de sélection La saisie d’un intervalle est possible quand la mention « Plage de valeur » figure à droite du critère. Un intervalle de valeur : borne inférieure « - » borne supérieure Saisir un espace Les Critères obligatoires sont signalés par une  * Une seule valeur Une liste de valeurs séparées par  un «;»

6. Exécuter une requête (2) : Utiliser l’aide à la saisie associée aux critères de sélection 1. Clic surbouton d’aide à la saisie. Nombre maximum d’enregistrements affichés par défaut = 1000. Pour le modifier, saisir valeur puis clicsur « Mettre à jour ». 2 . Cocher «Sélectionner tout » pour tout sélectionner. 2 . Ou Sélectionner les valeurs. 4. Clic sur « OK ». 3. Clic sur « Ajouter ».

7. Exécuter une requête (3) : Aide à la saisie – rechercher des valeurs • Sélectionner « Rechercher » • dans la liste déroulante. 2. Préciser si la recherche doit porter sur la clé ou sur le texte. 3 . Sélectionner les valeurs. Clé Texte 4. Clic sur « Ajouter ». 5. Clic sur « OK ».

8. Exécuter une requête (4) : Sauvegarder les critères de sélection Il est possible de sauvegarder les critères de sélection en créant une variante de sélection. Ellepermet d’éviter d’avoir à saisir les mêmes informations à chaque exécution de la requête. Une variante d’exécution est propre à une requête. 1. Clic sur« Sauvegarder sous… ». 2. Renseigner la description (nom de la variante). La variante est proposée dans la liste des variantes disponibles. Clic sur « Sauvegarder » pour la modifier. Clic sur « Supprimer » pour la supprimer.

9. Exécuter une requête (5) : Contrôler et exécuter la requête 1. Clic sur « Contrôler » pour vérifier la validité des valeurs saisies (étape facultative). 2. Clic sur « OK » exécuter la requête.

10. Structure et contenu du résultat de requête Résultat de requête proposé sous la forme d’un tableau croisé qui restitue un  « ratio » qui est la donnée chiffrée (montant, nombre …) en fonction « d’axes d’analyse » appelés également « caractéristiques ». Barre d’outils Bloc de données : résultat de la requête Clic droit sur une cellule du tableau permet d’accéder au menu contextuel. Bloc de navigation

11. Accéder aux données de détail Il est possible depuis la plupart des résultats de requête d’accéder à la liste des données de détail correspondant au montant ou au nombre de la cellule sélectionnée. 1. Clic sur la cellule souhaitée puis Clic droit pour afficher le menu contextuel 1. Clic sur la cellule souhaitée puis Clic droit pour afficher le menu contextuel 2. Sélectionner « Saut » puis « Liste… » La liste de détail s’affiche dans une nouvelle fenêtre

12. Exporter le résultat de requête vers Excel 1. Clic sur  « Exportation vers Excel » 3. Une fois sous Excel enregistrer le fichier en utilisant l’option : « Enregistrer sous » 2. Clic sur « Ouvrir» L’option « Enregistrer » ne doit pas être utilisée car le format de fichier proposé par défaut n’est pas Excel, mais « Page Web » 4. Sélectionner le type Excel.

13. Imprimer le résultat de requête 1. Clic sur  « Version d’impression » 2. Modifier si nécessaire les options d’impression. 3. Affichage au format PDF puis clic sur « imprimer »

14. Personnaliser une requête – Axes et ratios proposés dans le résultat de requête Par défaut les requêtes préconfigurées propose un certain nombre d’axes d’analyse et de ratios en ligne ou en colonne. Il est possible de réorganiser, ajouter ou supprimer les axes d’analyse dans le résultat de la requête Bloc de navigation Axes et ratios en colonne Axes en ligne Caractéristiques libres : caractéristiques pouvant être ajoutées au résultat de la requête

15. Personnaliser une requête – Ajouter un axe d’analyse par glisser-déplacer (1) 1. Clic sur l’axe souhaité puis sans relâcher déplacer le curseur vers la zone « Lignes » ou la zone « Colonnes », 2. Relâcher le bouton de la souris. L’axe d’analyse est ajouté dans le tableau à l’endroit choisi et supprimé de la liste des caractéristiques libres.

16. Personnaliser une requête – Ajouter un axe d’analyse via le menu contextuel (2) • Positionner le curseur sur l’axe souhaité, faire un clic droit pour afficher le menu contextuel 2. Sélectionner le sous-menu « Modifier l’analyse descendante » puis le sous-menu « Développer par » et enfin l’axe souhaité 3. Le nouvel axe d’analyse est ajouté dans le résultat de requête à droite de l’axe sélectionné.

17. Personnaliser une requête – Supprimer un axe d’analyse par glisser-déplacer (1) 1. Clic sur l’axe souhaité puis sans relâcher déplacer le curseur vers la zone « Caractéristiques libres » 2. Relâcher le bouton de la souris : le nouvel axe d’analyse est supprimé du résultat de requête et l’axe est déplacé dans la zone « Caractéristiques libres ».

18. Personnaliser une requête – Supprimer un axe d’analyse via le menu contextuel (2) • Positionner le curseur sur l’axe souhaité, faire un clic droit pour afficher le menu contextuel 2. Sélectionner le sous-menu « Modifier l’analyse descendante » puis l’option «Supprimer analyse descendante ». 3. L’axe d’analyse est supprimé du résultat de requête et ajouté à la liste des « Caractéristiques libres ».

19. Personnaliser une requête – Ajouter ou supprimer un ratio 1. Positionner le curseur sur le champ « Ratios » dans la zone « colonnes», faire un clic droit pour afficher le menu contextuel. 2. Sélectionner le sous menu « Filtre » puis l’option «Sélectionner la valeur filtre» 3. Sélectionner les ratios à ajouter puis clic sur « Ajouter » ou « Supprimer ». 4. Les ratios sélectionnés apparaissent dans la liste de droite. Clic sur « OK ».

20. Personnaliser une requête – Annuler les modifications 1. Positionner le curseur sur une cellule du résultat de requête, faire un clic droit pour afficher le menu contextuel. Sélectionner le sous menu « Retour» puis l’option «Revenir à l’étape de navigation précédente » pour annuler la dernière modification effectuée. Sélectionner le sous menu « Retour» puis l’option «Retour au début» pour annuler toutes les modifications effectuées.

21. Personnaliser une requête – Appliquer un filtre sur les valeurs d’un axe d’analyse (1) 1. Positionner le curseur sur l’axe souhaité, faire un clic droit pour afficher le menu contextuel 2. Sélectionner le sous menu « Filtre » puis l’option «Sélectionner la valeur filtre » 3. Sélectionner les valeurs à ajouter puis clic sur « Ajouter » ou « Supprimer » 4. Les valeurs sélectionnées apparaissent dans la liste de droite. Clic sur « OK ».

22. Personnaliser une requête – Appliquer un filtre sur les valeurs d’un axe d’analyse (2) 1. Positionner le curseur sur la valeur souhaitée dans le résultat de requête, faire un clic droit pour afficher le menu contextuel. 2. Sélectionner le sous menu « Filtre » puis l’option «Maintenir la valeur filtre sur axe » 3. La restriction s’applique au résultat de la requête

23. Personnaliser une requête – Supprimer un filtre sur les valeurs d’un axe d’analyse 1. Positionner le curseur sur l’axe concerné dans le bloc de navigation, faire un clic droit pour afficher le menu contextuel. 2. Sélectionner le sous-menu « Filtre » puis l’option «Supprimer la valeur filtre »

24. Personnaliser une requête – Utiliser la « Zone de filtre »Appliquer un filtre sur les valeurs d’un axe d’analyse 1. Clic sur le lien « Filtre » 2. Sélectionner « Traiter » dans la liste déroulante associée à l’axe souhaité. 3. La fenêtre de sélection des valeurs s’affiche

25. Personnaliser une requête – Utiliser la « Zone de filtre »Supprimer un filtre sur les valeurs d’un axe d’analyse Sélectionner « Afficher toutes les valeurs » dans la liste déroulante associée à l’axe restreint.

26. Personnaliser une requête – Utiliser la « Zone de filtre »Modifier les critères de sélection de la requête Il est possible de modifier les valeurs de filtre saisies dans l’écran de sélection. 1. Clic sur«Ecran de variables» 2. Modifier les valeurs souhaitées puis Clic sur « OK »

27. Personnaliser une requête – Utiliser la « Zone de filtre »Afficher toutes les valeurs de filtre et clôturer la zone de filtre Pour afficher toutes les valeurs de filtre appliquées au résultat de requête Pour clôturer la zone de filtre

28. Personnaliser une requête – Modifier les propriétés d’affichage d’un axe d’analyse 1. Positionner le curseur sur la caractéristique, faire un clic droit pour afficher le menu contextuel. 2. Sélectionner le sous-menu «Propriétés» puis l’option «Caractéristique». • Sous l’Onglet « généralités » : • Afficher : permet de choisir l’affichage (texte seul clé seule, texte et clé,…) • Sous l’Onglet « Tri » : • Ordre de tri : croissant ou décroissant • Présentation : selon la clé ou le texte Texte Clé

29. Personnaliser une requête – Ajouter des totaux et sous totaux (Principe) 1. Positionner le curseur sur la caractéristique, faire un clic droit pour afficher le menu contextuel. 2. Sélectionner le sous-menu «Propriétés» puis l’option «Caractéristique». Le sous-total doit être positionné sur l’axe d’analyse à droite de celui souhaité. Sous l’Onglet « généralités » dans le menu déroulant «Afficher » résultat » sélectionner «Toujours» pour afficher un total ou « Jamais » pour ne pas l’afficher.

30. Personnaliser une requête – Ajouter des totaux et sous totaux (exemple 1) Exemple 1 : comment obtenir le nombre de contrats SD et leur montant HT, tous instituts confondus.

31. Personnaliser une requête – Ajouter des totaux et sous totaux (exemple 1) Exemple 1 : comment obtenir le nombre de contrats SD et leur montant HT, tous instituts confondus. 1. Positionner le curseur sur la caractéristique « Institut » , faire un clic droit pour afficher le menu contextuel.

32. Personnaliser une requête – Ajouter des totaux et sous totaux (exemple 1) Exemple 1 : comment obtenir le nombre de contrats SD et leur montant HT, tous instituts confondus. 2. Sélectionner la valeur « Toujours » dans la le menu déroulant « Afficher résultats » 3. clic sur «OK».

33. Personnaliser une requête – Ajouter des totaux et sous totaux (exemple 1) Exemple 1 : comment obtenir le nombre de contrats SD et leur montant HT, tous instituts confondus. 3. Restitution d’un nombre total de contrats SD et du total montant HT.

34. Personnaliser une requête – Ajouter des totaux et sous totaux (exemple 2) Exemple 2 : comment obtenir une sous totalisation par institut.

35. Personnaliser une requête – Ajouter des totaux et sous totaux (exemple 2) Exemple 2 : comment obtenir une sous totalisation par institut. 1. Positionner le curseur sur la caractéristique « Type contrat OTP », faire un clic droit pour afficher le menu contextuel.

36. Personnaliser une requête – Ajouter des totaux et sous totaux (exemple 2) Exemple 2 : comment obtenir une sous totalisation par institut. 2. Sélectionner la valeur « Toujours » dans la le menu déroulant « Afficher résultats » 3. clic sur «OK».

37. Personnaliser une requête – Ajouter des totaux et sous totaux (exemple 2) Exemple 2 : comment obtenir une sous totalisation par institut. 3. Restitution de la sous totalisation par institut

38. Personnaliser une requête – Modifier l’ordre de tri Option 1 1. Positionner le curseur sur la caractéristique , faire un clic droit pour afficher le menu contextuel. 2. Sélectionner le sous-menu «Propriétés» puis l’option «Caractéristique». Option 2 Clic sur la flèche à la droite du libellé de la caractéristique.

39. Personnaliser une requête – Créer une condition (1) 1. Clic sur le lien « Options » 2. Dans l’onglet « Conditions » clic sur «Ajouter » 3. Sélectionner le type de condition : • Condition de classement, Top N (Ex top 10: les 10 premiers centres financiers dont le montant de commandes est le plus important) • Condition de valeur seuil (Ex: Montant de commande > 30 000 euros) • Condition mixte : qui combine à la fois des valeurs de seuil et des de classement (Ex: les 10 premiers centres financiers dont le montant de commandes est le plus important et Montant de commande > 30 000 euros). Puis clic sur «Suite». 4 . Définir les paramètres de la condition : • La colonne ratio correspond au ratio sur lequel votre condition va porter. • La colonne opérateur correspond au type d’opérateur à mettre en place. • La colonne valeur correspond au seuil de la condition. Puis clic sur «Suite».

40. Personnaliser une requête – Créer une condition (2) 6.Définir les paramètres de la condition : • Pour qu’elle s’applique à tous les axes d’analyse (quel que soit l’axe présent dans le résultat de la requête la condition s’appliquera). A utiliser pour les conditions de classement • Pour qu’elle s’applique uniquement à la condition la plus détaillée dans le résultat de la requête, dans les lignes ou les colonnes (à spécifier). Cette option est à utiliser pour les conditions de seuil. • Pour qu’elle s’applique à un axe ou une combinaison d’axes uniquement. Puis clic sur « Suite ». 7. Cocher «Condition est active » si l’on souhaite que l’exception soit automatiquement activée sinon elle devra être activée manuellement. 8. Nommer la condition.

41. Personnaliser une requête – Créer une condition (3) 9. Clicsur «Terminer». 12. La condition est restituée dans le tableau. Sélectionner la condition puis : Clic sur «Détails» pour la modifier. Clic sur «Changer de statut» pour l’activer ou la désactiver. Clic sur «Supprimer» pour la supprimer

42. Personnaliser une requête – Créer une exception(1) 1. Clic sur le lien « Options », 2. Dans l’onglet « Exception» clic sur «Ajouter » 3. Conserver l’option «Exception du statut» cochée par défaut puis clic sur « Suite » 4 .Définir sur quel ratio doit se baser l’exception ou conserver « Tous les éléments de la structure » si elle doit s’appliquer à tous les ratios 5 .Définir les valeurs de seuil : sélectionner un niveau d’alerte auquel correspond un code couleur, un opérateur (<, >, = ….) et une valeur puis clic sur « Suite »

43. Personnaliser une requête – Créer une exception (2) 6. Définir la cible de l’exception • L’exception agit sur les cellules des données : les couleurs s’appliquent aux valeurs des ratios. • L’exception agit sur les cellules des caractéristiques : les couleurs s’appliquent aux valeurs des axes d’analyses. • Si les deux options sont cochées : les couleurs s’appliquent aux valeurs des ratios et des axes d’analyses. Puis clic sur « Suite ». 7. Sélectionner comment doit être représentée l’exception (couleur, symbole, valeur/symbole, symbole/valeur). Puis clic sur « Suite ».

44. Personnaliser une requête – Créer une exception (3) 8.Déterminer si l’exception doit s’appliquer : • Aux cellules du tableau et lignes de résultat en sélectionnant «Tout» dans la liste déroulante. •Uniquement aux lignes de résultat, en sélectionnant « Uniquement les résultats » dans la liste déroulante. •A toutes les cellules sauf aux lignes de résultat, en sélectionnant « Tout sauf les résultats » dans la liste déroulante. Puis clic sur « Suite ». 9. Cocher « L’exception est active » si l’on souhaite que l’exception soit automatiquement activée sinon elle devra être activée manuellement 10. Nommer l’exception

45. Personnaliser une requête – Créer une exception (4) 11. Clicsur « Terminer » 12. L’exception est restituée dans le tableau Sélectionner l’exception puis : Clic sur « Détail » pour la modifier. Clic sur « Changer de statut » pour l’activer ou la désactiver. Clic sur Supprimer pour la supprimer

46. Créer une vue de requête • Objectifs poursuivis : • Création d’une restitution dite « vue de requête » qui permet de personnaliser un tableau de bord au niveau des critères de sélection comme de sa mise en forme. • Réutilisation de la vue de requête.

47. Accès à une requête préconfigurée (labellisée) Requête « Dénombrement des participations aux contrats SD » et saisie d’un critère de sélection sur la période de création :

48. Exécution de la requête préconfigurée Résultat standard obtenu par défaut

49. Mise en forme de la requête préconfigurée Résultat obtenu après mise en forme du tableau de bord

50. Sauvegarde de la requête (et création de la vue) Cliquer sur le bouton «Sauvegarder sous».