Support de formation Recettes

1. Support de formation Recettes CNRS – Projet BFC Etablissement

2. Introduction 1

3. Introduction Objectifs de cette formation • Expliquer l’impact du référentiel sur le flux des recettes • Décrire le processus des recettes • Saisir une commande client, un contrat et traiter la facturation • Utiliser les états pour l’analyse et le suivi du flux A la fin de ce cours, vous serez en mesure de :

4. Introduction Programme du cours 1er jour • BFC-E et les autres applications du SI, BFC-E et l’environnement technique • Utilisation de BFC-E (Autorisation, connexion, navigation, …) • Concepts, processus du domaine Recette et l’essentiel des autres domaines 4 jours 2ème jour • Présentation du référentiel • Flux des recettes – 1 ère partie 3ème jour • Flux des recettes – 2 éme partie • Présentation des états

5. Concepts et Processusdu domaine Recette 2

6. Tenue de la comptabilité Recettes AA Tenue de la comptabilité générale Tenue de la comptabilité matière Prise en compte des référentiels budget FI MAJ des référentiels SD Modification prise en charge Inventaire et gestion patrimoniale Mise en oeuvre du budget Prise en charge Édition bordereau Recouvrement Commande client Facture client Élaboration du budget Clôture de gestion Clôture budgétaire Clôture de fin d’exercice Compte financier Vote Suivi de l’exécution budgétaire Gestion des contrats/OIP Mise en place des prévisions de recettes Gestion financière des contrats Pré budgétisation Gestion financière des OIP Gestion financière autres dépenses (support, …) Maintenance des données de base Suivi analytique CO Affectation crédits AE / CP Gestion des contrats/OIP Gestion des marchés Xlab Xlab Répartition crédits AE / CP Prise en charge facture Règlement Commande (engagement) Service fait Bon à payer Facture Mise en place crédits en AE Opposition, retenues, procédures collectives Prise en charge avoirs Suivi exécution budgétaire Xlab Mouvements internes Traitements des opérations de fin de gestion Délégation de CP Dépenses Ordre de mission Liquidation mission Modification prise en charge Création des tiers TM MM Budget EA-PS BW Synoptique des processus financier et comptable

7. C Création commande(manuelle) Édition Facture Cons prév Recette Impact budgétaire Réel CO Impact analytique D 411 C 700 Écritures comptables Processus Recette : schéma général Commande Exécution de la prestation Labo Encaissement Saisie facture BFCE D 5xx C 411 XLAB C = Création A = Annulation M = modification R = rejet

8. Processus Recettes A savoir, principalement deux sources de recette : • Recettes récurrentes et ponctuelles  Gérées à travers les commandes clients • Recettes sur contrats et subventions, gestion via l’élément OTP recette du contrat correspondant  Gérées à travers les contrats clients

9. Processus Recettes Processus détaillé

10. Processus Recettes Gestion des référentiels

11. Les référentiels du domaine Recettes Les référentiels de structure : • La division représente la structure opérationnelle : l’unité de recherche (le laboratoire) et l’unité administrative (la délégation). • L’organisation commerciale représente la délégation. • Le domaine d’activité est un périmètre étanche de responsabilité indépendante, correspondant à la notion d’établissement : ex. Délégation Régionale. La vue d’ensemble des domaines d’activité représente le bilan de l’établissement.

12. Processus Recettes – Prise en compte du référentiel Ce processus a pour objectif de préparer l’ensemble des données de base afin de pouvoir procéder à la création des commandes clients. Les référentiels utilisés dans le cadre du processus « recettes » sont : • Le référentiel tiers « clients » du CNRS • Le référentiel « produits et prestations » qui sera traité par 2 fonctions dans BFC : • le référentiel article des produits vendus par le CNRS, • le référentiel des conditions tarifaires (prix).

13. Référentiel : Tiers - client Client Données de Base Mandant Numéro Client Adresse Description Communication Contacts Données Comptables Société Gestion de comptes Coordonnées bancaires Moyens de paiement Assurance Organisation Commerciale Données de Vente Ventes Facturation Partenaires

14. Référentiel : Tiers - client 1. Renseigner le groupe de comptes 2. Renseigner la société 3. Renseigner :- Organisation commerciale- Canal de distribution (01) - Secteur d’activité (01)

15. Référentiel : Tiers - client 4. Renseigner les données adresses du client Renseigner le critère de recherche ½ qui permettra de retrouver un client plus facilement Lien entre tiers fournisseur et tiers client Renseigner les identifiant du client

16. Référentiel : Tiers - client 6. Gestion des contacts 7. Compte collectif de recette 8. Gestion des procédures de relance

17. Référentiel : Tiers – client – données commerciales 9. Groupe de client pour détermination des prix 10. Groupe d’imputation pour déterminer les comptes de recettes dans le cadre des subventions 11. Classe fiscale du client pour déterminer le taux de TVA

18. Référentiel : Tiers – client – données commerciales 12. Rôles partenaires Lors de la création du référentiel client, il a été défini 4 rôles partenaires qui vont permettre d’utiliser la même référence pour différents rôles. Par exemple : lors d’une création de commande client, on va pouvoir utiliser la référence « 3000303 » pour désigner le donneur d’ordre et le réceptionnaire à la fois.

19. Mise à jour du référentiel - Recettes récurrentes et ponctuelles - Recettes sur contrats et subventions Facturation client Modification après prise en charge Édition de factures Présentation du référentiel article des produits vendus par le CNRS : Une fiche article doit être utilisée pour chaque flux de vente. Plusieurs étapes sont nécessaires : • Définir le type article • Articles tarifés type 1, qui font l’objet d’une demande de tarification et d’une utilisation récurrente. Les tarifs de type 1 sont gérés par la DFI • Articles tarifés type 2, qui font l’objet d’une demande de tarification et d’une utilisation récurrente. Les tarifs de type 2 sont gérés par la délégation • Articles non tarifés, pour des articles génériques dans le cadre de recette ponctuelle ou sur convention sont gérés par la DFI • Gérer la sélection de zone

20. Données de base Données ADV Données de Gestion Référentiel : Article données de base Mandant ARTICLE Numéro Article Désignation / Unités / Conversions Classification Administration des ventes Groupe d’imputation article Classification fiscale Groupe d’articles Statut de l’article Division Pays de départ livraison

21. Référentiel : Article données de base Renseigner les informations suivantes : • Branche, clé qui définit la branche, c’est-à-dire le secteur industriel, à laquelle l ’article peut être affecté (CNRS) • Type d’article, définit certaines propriétés de l’article et a des fonctions de commande (Articles tarifés type 1, articles tarifés type 2, articles non tarifés) La codification sera automatique pour tous les articles. - n° 1 à 2 999 999 pour les articles tarifés de type 1 et 2 - 3 000 000 à 3 999 999 pour articles non tarifés

22. Référentiel : Article données de base Il est possible pour l’utilisateur de paramétrer par défaut la branche à travers Menu  Option  Branche : Sélectionner la branche « CNRS » puis valider. Cette fonction évite à l’utilisateur de saisir la branche.En cochant la case, la zone « Branche » sera occultée lors de la création d’un article

23. Référentiel : Article données de base - « Création article » Sélectionner les vues ci-dessus à l’aide de la souris (excepté « Commerce extér. : exportations)

24. Définir les niveaux d’organisation : Division Org. Commerciale Canal distrib. Référentiel : Article données de base - « Création article »

25. Données de base 1 : Désignation de l’article Unité de qté base (Choisir unité de mesure UNI par défaut si elle n’est pas clairement définie) Référentiel : Article données de base - « Création article »

26. Données de base 2 :reprend l’intitulé de l’article Référentiel : Article données de base – « Création article » Inutile de cliquer sur ce bouton

27. ADV : org. comm. 1 : Classification fisc., Code permettant de déterminer lors de la gestion des documents commerciaux, la TVA collectée pour l’article. Référentiel : Article données de base - « Création article »

28. Tableau Excel sur détermination du taux de TVA

29. ADV : org. comm. 2 : Groupe d’articles, regroupement d’articles par nature, pour effectuer des statistiques de vente. Groupe imputation art., regroupement d’articles dont l’imputation comptable est similaire (définit les comptes de produits) Groupe types de poste (Cas particulier : uniquement pour les articles loyers, sélectionner ZLOY) Référentiel : Article données de base - « Création article »

30. Tableau Excel sur détermination du compte de produit

31. ADV données gén/dv : récapitulatif des données de l’article Référentiel : Article données de base - « Création article »

32. Texte ADV : permet d’introduire éventuellement des remarques notamment des indications pour l’utilisation de cet article Référentiel : Article données de base - « Création article »

33. Référentiel : Prix/remise/majoration Mandant Données de base PRIX • Organisation commerciale • Canal de distribution • Article • Montant • Début et fin de validité Administration des ventes Client/article avec statut de validation • Client Type liste de prix/devise/article avec statut de validation • Liste de prix • Devise document Division Article avec statut de validation Il faut systématiquement créer une condition de prix unitaire pour la combinaison de clé «Division/Article » qui représente le prix de base qui va être appliqué, puis appliquer, si nécessaire, des tarifs pour les séquences d’accès plus fines.

34. Référentiel : Prix/remise/majoration • 1. Introduire un type de condition, en l’occurrence ZPR0 pour définir les prix. • 2. Lors de la création ou de l’affichage, l’utilisateur devra sélectionner une combinaison de clés : • Client/article avec statut de validation, permet de définir un prix pour un labo, un article et un client donnés • Type liste de prix/devise/article avec statut validation, permet de définir un prix pour un labo, un article et un groupe de client donnés • Article avec statut de validation, permet de définir un prix pour un labo, un article donnés (pour tous les clients)

35. Référentiel : Prix - Client/Division/Article        1. Définir les critères suivants :  Client  Division  Article  Montant  Unité « EUR »  Début de validité  Fin de validité 2. Valider à l’aide du bouton <Sauvegarder>, apparaît alors le message

36. Référentiel : Prix – Division/Grpe clts/Article        1. Définir les critères suivants :  Division  Groupe de clients  Article  Montant  Unité « EUR »  Début de validité  Fin de validité 2. Valider à l’aide du bouton <Sauvegarder>, apparaît alors le message

37. Référentiel : Prix – Division/Article       1. Définir les critères suivants :  Division  Article  Montant  Unité  Début de validité Fin de validité 2. Valider à l’aide du bouton <Sauvegarder>, apparaît alors le message

38. Référentiel : Prix – Division/Article • En sélectionnant la ligne, l’utilisateur aura la possibilité de saisir des textes de la condition tarifaire dans les zones suivantes : • Décision tarifaire : N° de décision tarifaire • Commentaires : La date, la qualité et le nom du signataire

39. Référentiel : Prix - Remise D’autres conditions sont notamment gérées automatiquement :

40. Référentiel : Prix - Remise D’autres conditions sont notamment gérées automatiquement : • Remise en % (ZK01), permet de traduire en pourcentage une remise qui peut être définie pour un article quel que soit le service vendu. • Remise en montant (ZK02), permet de traduire une remise en montant

41. Référentiel : Prix - Majoration D’autres conditions sont notamment gérées automatiquement : • Majoration en % (ZK03), permet de traduire en pourcentage une majoration qui peut être définie pour un article quel que soit le service vendu (Ex : des frais de ports par exemple) • Remise en montant (ZK04), permet de traduire en montant une majoration

42. Annexes Annexes Exercices 1

43. Jeux des données préalables pour les TP

44. ExercicesTP 1 : Création d’un article tarifé de type 1 • Créer un article à l’aide de la transaction « Créer article » Chemin : Référentiels / Référentiel recettes / Gestion du référentiel des articles a. Ne renseignez pas le numéro de l’article b. Sélectionnez la branche « CNRS » c. Sélectionnez le type «  articles tarifés type 1 » d. Validez en tapant entrée, puis sélectionnez les vues à renseigner, puis validez via le bouton vert • Utilisez l’organisation commerciale et la division qui vous ont été affectées en début de séance en fonction de votre numéro de stagiaire. Le canal de distribution est 01 2. Renseignez l’article en utilisant les aides à la recherche a. Intitulé de l’article (Stage CNRS) b. Unité cohérente avec l’article (UNI par défaut) c. Classification fiscale « 2 » d. Groupe d’article « 06 » et Groupe d’imputation « 06 » e. Sauvegardez votre article et notez le numéro qui lui a été affecté f. Modifiez éventuellement les caractéristiques de votre article via MM02

45. ExercicesTP 1 : Création d’un article tarifé de type 1 3. Tarifez l’article – « Créer condition »Chemin : Référentiels / Référentiel recettes / Gestion référentiel des conditions de prix a. Sélectionnez via l’aide à la recherche la condition ZPR0, puis validez b. Sélectionnez la combinaison de clés Client/Division/Article 4. Complétez les données de tarification a. Prenez le client = 3000385 b. renseignez le numéro d’article précédemment créé c. affectez un montant à l’article et l’unité « EUR » pour euro (275 euros par exemple) d. Sauvegardez votre article e. Vous avez la possibilité de modifier la tarification via la transaction « Modifier condition » f. Affichez votre article via MM03

46. Mise à jour du référentiel - Recettes récurrentes et ponctuelles - Recettes sur contrats et subventions Facturation client Modification après prise en charge Édition de factures Flux des recettes

47. Processus Recettes Recettes récurrentes et ponctuelles : la commande client

48. Recettes récurrentes et ponctuelles – Création des commandes clients • 1. Introduire les données suivantes : • Type commande client (ZCS commande client) • Organis. commerciale • Canal de distribution • Secteur d’activité • 2. Valider à l’aide du bouton <Vente>

49. Recette récurrentes et ponctuelles – Création des commandes clients  • Saisir dans l’écran de synthèse, les • données suivantes : • Donneur d’ordre (client) • Article • Motif commande « Recettes ponctuelles et récurrentes » • Quantité d’ordre   

50. Recettes récurrentes et ponctuelles – Création des commandes clients • Saisir dans l’écran de synthèse,les données • suivantes : • 5. Division • 6. Élément d’OTP « 9ADO<division>» • 7. N° commande d’achat, N° de commande chez le client • Date de la commande, date de commande du client    