Konferencijos parengimo darbai ir vedimas 11-oji paskaita Doc.dr. Nijolė Bankauskienė

1. Konferencijos parengimo darbai ir vedimas11-oji paskaitaDoc.dr. Nijolė Bankauskienė

2. Uždaviniai:

3. Išorinė komunikacija Išorinė komunikacija – tai informacija tarp konkrečios organizacijos ir išorinės aplinkos. Tokia komunikacija vyksta: • reklamuojant; • pateikiant užsakymus; • keičiantis informacija; • pateikiant duomenis ir ataskaitas; • formuojant visuomenės nuomonę; • atsakant į piliečių laiškus (prašymus, skundus, pretenzijas). Efektyvi išorinė komunikacija formuoja pozityvų organizacijos įvaizdį.

4. Konferencija Terminu “Konferencija” apibūdiname išorinius organizacijos komunikacinius ryšius.

5. Konferencijų organizavimas, planavimas ir vedimas Konferencija [lot. conferentia<confero – sunešu, surenku į vieną vietą]: • suvienyti, sujungti, pasikeisti nuomonėmis, aptarti; • valstybinių, organizacijų, įstaigų atstovų pasitarimas, susirinkimas. Tarptautinių žodžių žodynas, 2001, p. 391 Lotynų-lietuvių kalbų žodynas, 1995, p. 210 Konferencijų rūšys(V.Baršauskienė, 2002, p. 114-117): • Probleminė arba laisvoji; • Tikslo: informacinė, motyvacinė, mokymo.

6. Svarbu žinoti: • Daugėja tarptautinių konferencijų, į kurias kviečiami ir atvyksta įvairių pasaulio tautų atstovai. • Parengiamojo etapo startas tarptautinei konferencijai – prieš dvejus metus. • Pradėti rengti konferenciją Lietuvoje turime pradėti prieš metus.

7. Svarbu žinoti: • Konferencijos dalyviai atvyksta, norėdami pabendrauti tarpusavyje, išsakyti mintis, išgirsti naują informaciją, pateikti pasiūlymų, kad būtų daugumos suvokti ir priimti. • Rengėjai turi sudaryti sąlygas tuos poreikius patenkinti.

8. Konferencijai rengti ir organizuoti iš anksto sudaroma grupė/komanda žmonių, kurie turi apgalvoti laiką, vietą, organizacinius išteklius, dalyvių sukvietimą, darbotvarkę, dokumentų parengimą, konferencijos pravedimą, kitus konferencijos renginius, darbo pabaigimą, apibendrinimą, dokumentų po konferencijos rengimą.

9. Pasirengimas konferencijai (I) 1. Turi būti žinoma tema, vieta ir laikas, konferencijos organizacinis komitetas, konferencijos trukmė. Visa tai būtina žinoti, jau rašant kvietimus konferencijos dalyviams.

10. Kvietime taip pat nurodoma (1): • sekcijos ir jų tematika; pranešimų (pagrindinių) ir trumpųjų arba sekcijose laikas ir vieta; • kas vadovaus plenariniam (pagrindiniam) posėdžiui, kas vadovaus sekcijoms;

11. Kvietime taip pat nurodoma (2): • kur galima apsistoti, atvykus į konferenciją iš vakaro; • kokiu transportu vykti iki konferencijos arba gyvenamosios vietos; • kur bus pusryčiaujama, pietaujama, vakarieniaujama; • kokia numatoma kultūrinė programa; • kur yra tie objektai, kur vyks spektakliai, koncertai ir pan.;

12. Kvietime taip pat nurodoma (3): • jeigu konferencija vyks toliau už miesto, iš kur išvyks autobusai, gabenantys dalyvius į darbo vietą, koks mokestis arba jo nebuvimas už kelionę. • nurodomi stotelių, kur reikia dalyviams įlipti/išlipti, pavadinimai; • nurodomi konferencijos organizatoriai, jų kontaktiniai telefonai, el. paštas, darbo vieta; • nurodoma vieta, kur galima prisijungti prie internetinio ryšio (kur ir kaip sumokėti už prisijungimą).

13. Pasirengimas konferencijai Jeigu konferencijos metu bus skaitomi pranešimai, dalyviai iš anksto turi būti informuojami: • apie dalyvio mokestį (kaina, iki kada sumokėti, kur nusiųsti informaciją apie apmokėjimą); • kokia turi būti pranešimo apimtis, kalba arba kalbos, kaip turi būti atspausdintas pranešimas (ženklų skaičius, raidžių dydis, intervalai tarp eilučių, paraštės,), literatūros sąrašo tvarka; • iki kada ir kokiu adresu pranešimą reikia atsiųsti organizaciniam komitetui.

14. Konferencijos tema ir darbotvarkė: • temas turi rengti ir vadovas, ir dalyviai; • dalyviai laiku turi gauti kvietimus su nurodyta tema, kad galėtų susirinkti medžiagą ir pasiruošti; • dalyviai iš anksto siunčia savo pasirodymo/pasiruošimo santrauką ir būtinai turi gauti patvirtinimą, kad jo pranešimas/pasisakymas įtrauktas į darbotvarkę (turi būti nurodyta sekcija, laikas ir vieta).

15. Pasirengimas konferencijai Organizacinė grupė, gavusi visų dalyvių pranešimus, juos suskirsto į sekcijas ir sudaro darbotvarkę: • numatoma, kur ir kokiose patalpose sekcijos dirbs, kas joms vadovaus; • kas iš organizacinio komiteto padės sekcijų vadovams, aprūpins technika, kavos pertraukai reikalingais dalykais, kas papildomai talkins sekcijai;

16. Parengtos darbotvarkės išsiunčiamos konferencijos dalyviams. • Gali įvykti papildymų ir pataisų. • Galutinė darbotvarkė spausdinama ir skelbiama konferencijos išvakarėse. Ji bus dalinama ir konferencijos atidarymo dieną dalyviams, skelbiama lentoje, internetiniame konferencijos puslapyje.

17. Pasirengimas konferencijai • Jei yra galimybė, pranešimų santraukos arba patys pranešimai jau konferencijos dieną būna atspausdinti ir leidiniai išdalinami dalyviams; • jeigu pranešimų medžiaga yra skelbiama tik po konferencijos, tai pranešimo skaitymo dieną daromos pranešimų kopijos visiems sekcijos nariams; • pasirūpinama pranešimų pateikimo technika.

18. Konferencijos metu dirba pranešimų atrankos komisija, kuri gali suskirstyti pranešimus ir siūlyti juos pagrindinėje konferencijos medžiagoje, o kiti straipsniai publikuojami neprestižiniame leidinyje; • redkolegija savo reikalavimus gali skelbti jau ir prieš konferenciją ir jos metu; • pranešimų autoriai gali taisyti ir koreguoti savo pranešimus, dažnai yra prašomi versti į užsienio kalbą, o lietuvių kalba skelbti tik pranešimo santrauką.

19. Prieš konferenciją rengiami dokumentų paketai: • darbotvarkė, plenarinio posėdžio ir sekcijų darbo vieta, laikas; • organizacinio komiteto sudėtis, telefonai, el.paštas, dislokacijos vieta; • informacija apie maitinimą, transportą, vietą, kur galima prisijungti prie interneto, apgyvendinimą, kultūrinius renginius, autobusų ir geležinkelio stočių bei oro uosto dislokacijos vietą, telefonus (ar galima ir kaip iš anksto pasirūpinti bilietais grįžti iš konferencijos).

20. Svarbus momentas – dalyvių registracija ir informacija. Čia turėtų darbuotis specialiai parengti ir informuoti darbuotojai (jie turi profesionaliai orientuotis ne tik registruojant, bet ir informuojant dalyvius įvairiais klausimais).

21. Pastatuose, kur dirbs sekcijos, turi būti nukreipiančios rodyklės, o organizacinio komiteto patalpose – visų sekcijų darbo vietų sąrašas. Gerai, kai kiekvieną patalpą prižiūri ir rūpinasi paskirtas darbuotojas (o gal studentas): - jis atsako už aparatūros parengimą ir sėkmingą jos darbą; - iš anksto pasiruošiama kavos pertraukai.

22. Pasirengimas konferencijai: • konferencijos metu neatkimšinėti butelių. Gėrimai statomi ant stalelio koridoriuje, kad dalyviai galėtų atsigerti per pertrauką; • pietūs užsakomi iš anksto vykstant registracijai, išdalinami kvietimai pietums; • konferencijos darbui turi netrukdyti iš lauko atėję žmonės. Turi būti perspėjantis užrašas, kad vyksta posėdis; • į konferencijos salę neturėtų skverbtis įvairūs pašnekesių ar kiti garsai, kvapai. • patalpa turi būti gerai vėdinama. Optimali temperatūra 180-200.

23. Pasirengimas konferencijai: • svarbu tinkamas apšvietimas. Dalyviai turi matyti, ką užsirašo (tinkamai parinkti žaliuzes); • salė puošiama saikingai. Vengti didelių vazų su gėlėmis, didelių paveikslų; • apie dalyvių susodinimą galvoti iš anksto, padedant korteles. Negali sodinti šalia vienas kitam antipatiją jaučiančių dalyvių bei labai gerų bičiulių; • dalyviai, einantys aukštesnes pareigas, išskirstomi tarp kitų dalyvių, einančių žemesnes pareigas. Taip išvengiame opozicijos ir efektyviname nuomonių kaitą.

24. Pasirengimas konferencijai: • kėdės turi būti patogios; • patalpa šilta ir gerai apšviesta; • visiems dalyviams pasiekti konferencijos vietą turi būti patogu (sąlygos atvykti iš vakaro ir pernakvoti); • registracija pradedama prieš valandą; • turi būti patogu privažiuoti prie pastato; • viešbuti turi pasižymėti puikiu aptarnavimu; • apsaugoti konferencijos dalyvius nuo išorės trukdymų.

25. Moderatorius – [lot. moderator – mažintojas, silpnintojas];diskusijų vadovas; radijo, televizijos pokalbių laidos vedėjas; tarpininkas. Tarptautinių žodžių žodynas, 2001, p. 489 Iš anksto turi būti numatyti ir sekcijų vadovai, moderatoriai. Jie ne tik vadovauja, rūpinasi, kad visi sekcijos darbe dalyvaujantys nariai perskaitytų pranešimus, kad išsivystytų mokslinė diskusija, bet jie kaupia įdomiausias, svarbiausias mintis ir jų reziume pateikia baigiamojo posėdžio metu, siūlo įrašyti jas į nutarimo projektą arba rezoliuciją.

26. Rezoliucija • Kolegialaus organo (komiteto, suvažiavimo, susirinkimo) trumpai formuluota išvada (sprendimas) svarstytu klausimu. • Pareigūno, viršininko sprendimas, užrašytas rašte. • Teismo sprendimo arba nuosprendžio baigiamoji, išvadinė dalis. Tarptautinių žodžių žodynas, 2001, p. 645