PORTAL WEB Manual de Usuario Perfil Autorizador

1. PORTAL WEBManual de UsuarioPerfil Autorizador OFIXPRES S.A.S

2. Índice de temas V. 2.0 - 2010 • Portal Web OFIXPRES S.A.S. • Características del sitio • Seguridad • Presupuestos • Uso del Sitio • Primer ingreso • Ingresar como autorizador • Reportes

3. Índice de temas V. 2.0 - 2010 • Uso del Sitio • Mis Centros de Costos • Autorizar Pedidos • Adicionar productos a las ordenes por Autorizar • Estado de pedidos • Crear ordenes para Centros de Costos • Mi cuenta • Devoluciones • Descarga Manual • Contáctenos

4. Índice de temas V. 2.0 - 2010 • Uso del Sitio • Pedidos masivos productos numerados • Hacer pedido masivo numerado • Autorizar pedido numerado • Consulta de histórico pedido numerado

5. Portal WEB OFIXPRES S.A.S V. 2.0 - 2010 El acceso al Portal Web de OFIXPRES S.A.S. para la línea de Productos SUMINISTROS se hace por la dirección: http://www.ofixpres.com/

6. Características del Sitio - Seguridad V. 2.0 - 2010 Conexiones Seguras SSL: El sitio Web de OFIXPRES S.A.S., dispone de un sistema de seguridad basado en el intercambio de información encriptado por el protocolo SSL y llaves de 128 bits. Con esto, se garantiza la integridad y confidencialidad de la información. Autoridad Certificadora: Actualmente OFIXPRES S.A.S. provee en sus sitios Certificado emitido por Certicamara, Autoridad Certificadora Colombiana, con lo cual se garantiza que la conexión es al sitio de OFIXPRES S.A.S. Usted puede consultar dicho certificado haciendo clic en el candado que se visualiza en la parte inferior derecha de su navegador Web. Administración de claves: El acceso al sitio de OFIXPRES S.A.S. se hace por medio de Nombre de Usuario y Clave, la cual permite administración por tiempo de vigencia, debe ser una combinación alfanumérica no menor a 8 caracteres, bloqueo de cuentas luego de 3 intentos fallidos de acceso y generación de registro de uso de la aplicación.

7. Características del Sitio – Información de Autorización V. 2.0 - 2010 Correo Electrónico Generación de Pedido: El sistema genera correos electrónicos siempre que un Centro de Costos digita y envía un pedido para su autorización. (Aplica para clientes que hacen uso de la autorización de pedidos). Correo Electrónico Vencimiento Periodo Presupuestal: El sistema genera correos electrónicos a los Autorizadores avisando los pedidos pendientes por Autorizar y para los cuales el periodo de presupuesto está próximo vencimiento. Los correos son generados faltando 13, 5, 3, 0 días.

8. Características del Sitio - Presupuestos Recuerde:El manejo de presupuestos corresponde a la configuración del sistema aplicada al cliente. Dicha configuración es administrada por OFIXPRES S.A.S. : previa solicitud del cliente. Recuerde: La información de presupuesto es visible durante todo el proceso de pedido, con lo cual se provee el seguimiento a los totales presupuestales asignados. V. 2.0 - 2010 El sistema, provee un manejo de presupuestos basado en los siguientes esquemas: • Acumulable, no Acumulable: Permite que el saldo de un periodo presupuestal pueda ser acumulable para el siguiente • Restrictivo, no restrictivo: Restrictivo prohíbe el paso de una orden que excede el monto de presupuesto permitido. Tipo de presupuesto: • Grupo de producto por valor: Monto disponible por grupo de producto. • Por Centro de Costo o Autorizador: Monto asignado de consumo por periodo para un Centro de Costo o Autorizador. • Por valor: Monto total disponible.

9. Uso del Sitio WebPrimer Ingreso En este campo ingrese el Usuario y la Contraseña asignada. Debe hacer clic en el botón Recuerde digitar completo el nombre de usuario. Durante el primer Ingreso, el Portal de OFIXPRES S.A.S. Solicitará cambio de clave. Para esto tenga a mano el Nit de la compañía, digite su nueva clave y se solicitará repetirla. Recuerde: La contraseña debe tener mínimo 8 caracteres, debe estar conformada por un carácter alfabético y un carácter numérico. Puede contener caracteres especiales como (. - _ @ $). Es posible que la configuración de cliente maneje el esquema de tiempo de vida de claves y repetición de las mismas, por lo cual el sistema puede validar que no se repitan claves recientemente usadas. V. 2.0 - 2010

10. Uso del Sitio WebIngresar como Autorizador En este campo ingrese el Usuario y la Contraseña asignada. Debe hacer clic en el botón . Recuerde digitar completo el nombre de usuario. Una vez validado el ingreso del usuario, en la página aparecerá la información con la cual se creó la cuenta: Recuerde:Al realizar 3 intentos de acceso con una clave errada la cuenta de usuario quedará bloqueada. Para habilitar de nuevo la cuenta de usuario es necesario contactar con el Administrador del Sistema V. 2.0 - 2010

11. Uso del Sitio Web El sitio web presenta la combinación de funcionalidades para el Perfil Autorizador Así: 1 Menú Inicial: provee Acceso a las funciones principales para el Perfil Autorizador. Como consulta de Reportes, Autorizar Pedidos, Estado de Pedidos. Menú Herramientas: Acceso a funcionalidades adicionales como consulta Catálogo Compañía, Pedidos Autorizados, Mi Cuenta entre otros. 2 3 Motor de Búsqueda: Funcionalidad de búsqueda de productos en el catálogo asignado al Autorizador 5 Nosotros: Información sobre OFIXPRES S.A.S. y contacto Web. 4 Funcionalidades de Navegación: Botón inicio, Información de OFIXPRES S.A.S. 5 1 3 2 4 V. 2.0 - 2010

12. Uso del Sitio – ReportesConsulta de Información • Para Consultar información de reportes siga los siguientes pasos: • Ubique en los botones principales de la página el botón • Está en la pantalla así: Haga Clic aquí V. 2.0 - 2010

13. Uso del Sitio – Reportesde Consumo Para generar el reporte de consumo antes de autorizar, haga clic en el botón Seleccione la categoría Reporte de Consumo haciendo clic en el circulo y finalice con clic en el botón Aceptar La opción Reporte de Consumo permite generar el reporte Consumo por producto antes de autorizar. Con este reporte el autorizador visualiza por producto las cantidades solicitadas por Centros de Costo y el total solicitado. Para generar el reporte, seleccione el reporte haciendo clic en el circulo y clic en el botón Generar V. 2.0 - 2010

14. Uso del Sitio – Reportesde Consumo Se genera el siguiente reporte con información de: Código de producto, Descripción de productos, Marca, Unidad de Empaque, Precio Unitario, Centros de Costo y su relación de cantidades por productos y las Cantidades Totales para visualización en el portal Web y descargable en formato Excel con el botón Exportar a Excel así: V. 2.0 - 2010

15. Uso del Sitio – Reportesde Pedido Para generar el reporte de consumo antes de autorizar, haga clic en el botón Seleccione la categoría Reporte de Pedido haciendo clic en el circulo y finalice con clic en el botón Aceptar La opción Reporte de Pedido permite generar el reporte Fechas de Elaboración y aprobación. Con este reporte el autorizador visualiza por orden y centro de costos las fechas de elaboración y autorización de las ordenes. Para generar el reporte, seleccione el reporte haciendo clic en el circulo y clic en el botón Generar V. 2.0 - 2010

16. Uso del Sitio – Mis Centros de Costo El Autorizador, tiene capacidad de visualizar la información de los Centros de Costo por medio de dos opciones así: • Clic en el botón Mis Centros de Costo. 2. En el Menú Herramientas clic en la opción Mi Cuenta Y luego clic en la opción Actualizar Datos Centros de Costo V. 2.0 - 2010

17. Uso del Sitio – Mis Centros de Costo El portal desplegará una página en la cual se listan los Centros de Costo relacionados al Autorizador así: Para visualizar la información de una de las cuentas de Centro de Costo, haga clic en el Nombre de Centro de Costo a consultar, con lo cual se presenta toda la información del Centro de Costo seleccionado V. 2.0 - 2010

18. Uso del Sitio – Mis Centros de Costo Al visualizar la información de Centro de Costos, el autorizador tiene capacidad de cambiar la clave de acceso para la cuenta asignando la nueva clave en el campo Contraseña y en el campo Repita Contraseña, luego clic en el botón Si se desea volver a la lista de Centros de Costo, se debe hacer clic en el botón Y para finalizar la consulta de datos clic en el botón V. 2.0 - 2010

19. Uso del Sitio – Autorizar Pedidos La funcionalidad Autorizar Pedidos consiste en verificar, aprobar y enviar o rechazar las ordenes generadas por los Centros de costo a OFIXPRES S.A.S para ser despachadas. Opción A Opción B Clic aquí Clic aquí.

20. Uso del Sitio – Autorizar Pedidos El portal presentará un formulario para ingresar los criterios de búsqueda de las ordenes así: • Autorizador: Criterio de búsqueda a partir del autorizador actual. • Centros de Costo: Permite seleccionar un Centro de Costos específico a consultar o la opción Todos. • Estado: Permite realizar la búsqueda de ordenes por uno de los siguientes estados: • En Trámite: Ordenes que actualmente se encuentran en el carro de compras de los Centros de Costo. Son ordenes que no se han enviado para iniciar su proceso de autorización. • Pendiente por Autorizar: Ordenes enviadas por los Centros de Costo para iniciar su proceso de Autorización • Autorizada: Ordenes que ya fueron revisadas por el autorizador y que fueron autorizadas. • Rechazada: ordenes que ya fueron revisadas por el autorizador y que fueron rechazadas. • Fecha Inicio; Fecha Fin (obligatorio): Indican el rango de fechas para realizar la búsqueda de ordenes • Para comenzar la búsqueda, clic en el botón Buscar. V. 2.0 - 2010

21. Uso del Sitio – Autorizar Pedidos Al hacer clic en el botón Buscar, el portal filtrará las ordenes de acuerdo a los criterios indicados así (para el presente manual se seleccionó el estado TODOS): La información de ordenes indica Número de Orden, Centro de Costos, Total sin IVA, Fecha de elaboración y Estado, el portal presentará el resultado en grupos de 10 ordenes, y si el resultado es superior, se visualizaran las páginas para los resultados. Para navegar por dichas páginas, clic en el número. Es posible realizar Autorización o Rechazo de múltiples ordenes, solo debe seleccionar, por página, las ordenes haciendo clic en la casilla de selección a la derecha de la orden y haciendo clic en el botón Autorizar o Rechazar. Para visualizar el detalle de una orden se debe hace clic sobre el Número de Orden

22. Uso del Sitio – Autorizar Pedidos Cuando visualiza el pedido, el autorizador puede cambiar cantidades en la columna Cantidad o eliminarlas (colocando cero en la casilla cantidad); Luego debe hacer clic en el botón También puede rechazar todo un pedido, en este caso la orden queda cancelada haciendo clic en el botón Para autorizar el pedido hace clic en el botón Si se desea realizar autorización masiva, debe ingresar a los detalles de las ordenes, realizar los cambios, clic en el botón Actualizar y clic en el botón Volver para continuar revisando las ordenes resultado de la búsqueda. Recuerde siempre hacer clic en el botón Actualizar luego de modificar cantidades de productos.

23. Uso del Sitio – Autorizar Pedidos Al finalizar y autorizar una orden, el autorizador visualizará la siguiente información Cuando se realiza la autorización orden por orden, es necesario iniciar los pasos para la consulta de ordenes pendientes por autorizar El portal presenta la información sobre la orden autorizada, indicando el Número de Orden y así OFIXPRES S.A.S recibe la solicitud de pedido.

24. Uso del Sitio – Adicionar productos a las Ordenes por Autorizar El autorizador podrá adicionar los productos desde el Catálogo Compañía, Visualizar Catálogo o desde el Motor de Búsqueda. Consulta por código de producto o palabra clave. Acceso al Catálogo de productos

25. Uso del Sitio – Adicionar productos a las Ordenes por Autorizar Al presentar la información de los productos, el portal . El autorizador escoge el centro de costos al cuál le va a adicionar producto. Es necesario que el Centro de Costo haya creado y enviado una orden para autorización Selecciones el producto y lo escoge como si estuviera haciendo un pedido asignando cantidades a solicitar Hace clic acá para adicionarlo a la orden del centro de costos seleccionada

26. Uso del Sitio – Estado de Pedidos Por medio de Estado de Pedidos el Autorizador puede consultar sus pedidos en OFIXPRES S.A.S. ; si se encuentran despachados o en espera de envío así: • La aplicación presentará el formulario para ingresar los criterios de búsqueda así: • Número de orden Web: Número Que la página asigna al finalizar la orden • Número de Pedido Oracle: Número que OFIXPRES S.A.S. Asigna para el despacho del pedido. • Fecha Inicial, Final: Rangos de fecha para filtrar la búsqueda. • Estado: Búsqueda por estado así: No Despachado o Despachado con Faltantes, Pedidos Completos sin Facturar, Pedidos Completos Facturados • Clic en el botón Ver Pedidos. V. 2.0 - 2010

27. Uso del Sitio – Estado de Pedidos Al visualizar la información del Estado de Pedidos, se tiene acceso al detalle del mismo y de la guía del transportador como Coordinadora. • Durante la visualización, se tiene información de los pedidos de acuerdo a los criterios de búsqueda. • Al hacer clic sobre el Número de Pedido, se visualizará la información detallada de la orden seleccionada, en donde se listarán productos, códigos, precios, I.V.A. fechas de envío, recepción, nombre del transportador, Estado de Línea, Estado del Despacho, Guía, Cantidades y Unidades Despachadas. • Al hacer clic sobre el número de la Guía y dependiendo del transportador, se podrá visualizar la guía, con sus respectivas fechas e información relevante. • En el ejemplo se visualiza una guía del transportador Coordinadora V. 2.0 - 2010

28. Uso del Sitio – Estado de Pedidos Cuando son pedidos en Bogotá, el Transportador asignado es COORDIANDINA. En la ventana se visualiza así: Al hacer clic en el número de la guía Se carga una nueva ventana con las notas de despacho para el Autorizador Clic en el icono de imagen para consultar la nota de despacho V. 2.0 - 2010

29. Uso del Sitio – Pedidos Autorizados Es opción permite la consulta de los pedidos que han sido autorizados permitiendo filtrar la búsqueda por un Centro de Costos específico o todos y en un determinado rango de fechas así: Clic en la opción Ingrese los criterios de búsqueda y finalice haciendo clic en el botón Buscar En pantalla usted verá los 5 últimos pedidos realizados por el Autorizador con su respectivo estado, dependiendo de las convenciones en colores que se indican en la página V. 2.0 - 2010

30. Uso del Sitio – Pedidos Autorizados El portal presentara la información de las ordenes que coinciden con los criterios de búsqueda indicados en el paso anterior, adicional, haciendo clic sobre el número de pedido, el portal presentará el detalle de la orden seleccionada así: Para ver el detalle de la orden, clic en el número de orden V. 2.0 - 2010

31. Uso del Sitio – Crear Orden Para Centro de Costos Esta opción permite que el autorizador digite un pedido a nombre de un Centro de Costos que dependa de él como autorizador. Dicho pedido queda pendiente para inicio del ciclo de autorización: En el menú Herramientas, clic en la opción Crear Orden Para CC. Con esto se desplegará la ventana de selección del centro de costos V. 2.0 - 2010

32. Uso del Sitio – Crear Orden Para Centro de Costos Luego de hacer clic, el autorizador debe seleccionar el Centro de Costos para el cual se diligenciará el pedido. El catálogo desde el cual se seleccionarán productos corresponde estrictamente al catálogo que el Centro de Costos seleccionado tenga asignado. Luego de seleccionar el Centro de Costos, Clic en Iniciar orden De esta forma, el autorizador navegará el catálogo del Centro de Costos y tramitará su carro de compras, aplicando presupuestos (si usa la opción) V. 2.0 - 2010

33. Uso del Sitio – Crear Orden Para Centro de Costos 1. Seleccionar por el catálogo, seleccionar los productos requeridos, indicar cantidades y hacer clic en el botón Adicionar 2. El carro de Compras presentará la información resumen de la orden para el Centro de Costos. El contenido es visible haciendo clic en el botón Detalle V. 2.0 - 2010

34. Uso del Sitio – Crear Orden Para Centro de Costos 1. Al visualizar el detalle del Carro de Compras, el autorizador podrá hacer clic en Continuar para avanzar en la orden 2. El sistema presentará la información de Número de Pedido al igual que los datos de despacho. Para finalizar clic en el botón Enviar V. 2.0 - 2010

35. Uso del Sitio – Mi Cuenta El Autorizador, está en capacidad de consultar su propia información y de igual forma administrar su clave de Acceso así: • En el Menú Herramientas se hace clic sobre la opción Mi Cuenta. Se visualiza la ventana de Mis Datos. • Al hacer clic sobre la opción Actualizar Mis Datos, se abrirá una nueva ventana, en la cual se encuentran los datos del Autorizador. • El Autorizador está en capacidad de cambiar solamente su Clave. La edición de información adicional, como Contacto, Dirección debe ser por medio del Administrador del Cliente. • En el ejemplo se visualiza datos de la cuenta creada para el Autorizador. • Recuerde: La contraseña debe tener mínimo 8 caracteres, debe estar conformada por un carácter alfabético y un carácter numérico. Puede contener caracteres especiales como (. - _ @ $) V. 2.0 - 2010

36. Uso del Sitio – Devoluciones El Autorizador puede consultar las devoluciones tramitadas con OFIXPRES S.A.S. que hayan sido Cerradas así: • Clic en la opción Consulta Devoluciones • Se presenta el formulario de búsqueda para el uso de criterios de búsqueda como Número Devolución, Número Pedido Oracle, Rangos de Fecha o Autorizador • Clic en el Botón Consultar y se despliega la ventana de resultado de la búsqueda. V. 2.0 - 2010

37. Uso del Sitio - Devoluciones Para mayor información en una devolución , clic en la columna N° Devolución Con lo cual el Portal Web presentara el detalle así: V. 2.0 - 2010

38. Uso del Sitio – Descarga Manual El Autorizador tiene acceso al manual de usuario del sitio. De esta forma tiene acceso al presente manual, en línea en formato PPT (Power Point) En el Menú Herramientas, el Autorizador hace clic en la opción Descarga Manual El navegador Web informará en la esquina inferior izquierda el inicio de la descarga del manual para el Autorizador. V. 2.0 - 2010

39. Uso del Sitio - Contáctenos El Portal Web de OFIXPRES S.A.S. provee para los usuarios la opción Contáctenos, por la cual el cliente puede dirigir mensajes de preguntas, comentarios y sugerencias para OFIXPRES S.A.S En el menú Herramientas el Autorizador encuentra la opción Contáctenos. Al hacer clic presentará el siguiente formulario Web: Puede seleccionar el tipo de soporte necesario como Problemas Técnicos, solicitar Información de Productos, Quejas y Reclamos, Consultas Sobre Ordenes, Contenido Web u Otros. V. 1.0 - 2008

40. Uso del Sitio – Pedidos masivos productos numerados El sistema permite a los clientes usuariosde productos numerados realizar pedidos para oficinas alternas que dependen de una “delegación” regional. El esquema de pedidos es: OFIXPRES S.A.S. proveedor servicio logístico, recibe los pedidos autorizados OFIXPRES Autoriza Pedido Consolida los pedidos de las DELEGACIONES . Realiza la revisión – auditoria de los pedidos, con capacidad de modificar cantidades y autorizar el pedido para que este pase a OFIXPRES S.A.S. Autorizador Registra Pedido La delegación, digita los pedidos para sus oficinas alternas. Es la delegación la única instancia que podrá ingresar al portal, diligenciar pedidos y enviarlos para autorización Delegación 1 N… 2 3 V. 2.0 - 2010

41. Uso del Sitio – Hacer pedido masivo numerado El proceso de PEDIDO inicia luego de que la DELEGACIÓN ingresa al portal web. Allí, en el menú HERRAMIENTAS dispone de la opción PEDIDOS MASIVOS. Clic para visualizar el listado de oficinas que dependen de la delegación actual. Allí, el usuario tendrá la posibilidad de ver los productos para cada una de las oficinas que dependen de él. V. 2.0 - 2010

42. Uso del Sitio – Hacer pedido masivo numerado El portal presenta la lista de oficinas o registradurias que dependen de la DELEGACIÓN. Hacia la derecha de la visualización, el sistema provee los campos para el ingreso de las cantidades respectivas. Columnas con los productos para la asignación de las cantidades a solicitar. Oficinas – Registradurias a las cuales la delegación realiza el pedido V. 2.0 - 2010

43. Uso del Sitio – Hacer pedido masivo numerado En caso que uno de los productos sea producido por una unidad de empaque definida, al ingresar la cantidad el sistema REDONDEARÁ al siguiente múltiplo de la UNIDAD DE PRESENTACIÓN. El producto A.D.S.V.S tiene como unidad de fabricación hoja x 32 unidades y el usuario digita 20 El sistema automáticamente convierte la cantidad solicitada a múltiplo de las unidades de fabricación. Para el ejemplo 32 RECUERDE: A medida que el usuario ingresa las cantidades, dispone del botón con el cual almacenará la información ingresada, evitando la perdida de datos por caída de conexión web o por desconexión eléctrica por ejemplo. V. 2.0 - 2010

44. Uso del Sitio – Hacer pedido masivo numerado Para ENVIAR el pedido el usuario dispone de la funcionalidad del botón Clic en el botón ENVIAR Las cantidades ya se ajustan a las unidades de fabricación V. 2.0 - 2010

45. Uso del Sitio – Autorizar pedido numerado La cuenta AUTORIZADOR para productos Numerados, esta en capacidad de revisar, filtrar por DELEGACIÓN, actualizar y autorizar los pedidos pendientes por autorización. El proceso de AUTORIZACIÓN inicia luego de que el AUTORIZADOR ingresa al portal web. Allí, en el menú HERRAMIENTAS dispone de la opción PEDIDOS MASIVOS. Al hacer CLIC en la opción PEDIDOS MASIVOS, el Autorizador verá el formulario para filtro de pedidos por autorizar. V. 2.0 - 2010

46. Uso del Sitio – Autorizar pedido numerado El Autorizador verá el siguiente formulario y realizará la siguiente secuencia de pasos para la revisión y autorización de pedidos. 1. Filtro para búsqueda de pedidos por DELEGACIÓN. Se desplegará la lista de delegaciones 2. Luego de seleccionar una Delegación, se cargará la lista de pedidos pendientes por revisión y autorización. 3. Clic en Consultar Productos V. 2.0 - 2010

47. Uso del Sitio – Autorizar pedido numerado El sistema traerá la lista de productos, con sus cantidades, haciendo el cruce de información contra las oficinas – registradurias que dependen de la DELEGACIÓN seleccionada. Por producto, se visualizan las cantidades ingresadas por la delegación Si desea modificar las cantidades, luego del cambio, CLIC en el botón ACTUALIZAR. Listado de oficinas a las que la DELEGACIÓN seleccionada digita pedidos. V. 2.0 - 2010

48. Uso del Sitio – Autorizar pedido numerado La operación de ACTUALIZACIÓN finaliza con el clic al botón AUTORIZAR. El sistema confirmará la acción e informará sobre la autorización. Para finalizar, clic en AUTORIZAR V. 2.0 - 2010

49. Uso del Sitio – Consulta de histórico de pedido numerado Los usuarios disponen del botón “Consultar Históricos de Pedidos”. La funcionalidad es que el sistema entregue al usuario información por producto de su consumo. El uso de la funcionalidad se hace por medio del menú Herramientas. Al hacer CLIC en la opción PEDIDOS MASIVOS, el usuario verá en la interfaz el respectivo botón “Consultar Histórico de Pedidos”. V. 2.0 - 2010

50. Uso del Sitio – Consulta de histórico de pedido numerado De acuerdo al perfil de usuario, si es AUTORIZADOR o DELEGACIÓN, el usuario verá: Perfil AUTORIZADOR, ubicación del botón Consulta Histórico de Pedidos. Perfil DELEGACIÓN, ubicación del botón Consulta Histórico de Pedidos. V. 2.0 - 2010