Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos

1. Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos Obligaciones de los Centros de Conciliación

2. PROGRAMA NACIONAL DE CONCILIACIÓN El Programa Nacional de Conciliación es el marco dentro del cual el Ministerio de Justicia y del Derecho orienta la política pública en conciliación, como uno de los métodos alternos de mayor trayectoria, fortaleza y proyección en Colombia. Así las cosas, el PNC busca cumplir con los objetivos trazados por el Gobierno Nacional.

3. LÍNEAS ESTRATÉGICAS DE ACCIÓN • Fortalecimiento a los operadores de la conciliación. • Fortalecimiento institucional del Ministerio de Justicia y del Derecho. • Institucionalización de la conciliación.

4. Marco Constitucional y legal de la Conciliación

5. MARCO CONSTITUCIONAL DE LA CONCILIACIÓN • Artículo 1. Colombia es un Estado Social de Derecho con fundamento en el respeto de la dignidad humana, la solidaridad y la prevalencia del interés general sobre el particular. • Artículo 2. Son fines esenciales del Estado: (…) asegurar la convivencia pacífica. • Artículo 116. (…) Los particulares pueden ser investidos transitoriamente de la función de administrar justicia en la condición de jurados en las causas criminales, conciliadores o en la de árbitros habilitados por las partes para proferir fallos en derecho o en equidad, en los términos que determine la ley. • Artículo 229. Se garantiza el derecho de toda persona para acceder a la administración de justicia

6. MARCO LEGAL DE LA CONCILIACIÓN • Ley 23 de 1991: Por medio de la cual se crean mecanismos para descongestionar los despachos judiciales, y se dictan otras disposiciones. • Ley 446 de 1998: Por la cual se adoptan como legislación permanente algunas normas del Decreto 2651 de 1991, se modifican algunas del Código de Procedimiento Civil, se derogan otras de la Ley 23 de 1991 y del Decreto 2279 de 1989, se modifican y expiden normas del Código Contencioso Administrativo y se dictan otras disposiciones sobre descongestión, eficiencia y acceso a la justicia. • Ley 640 de 2001: Por la cual se modifican normas relativas a la conciliación y se dictan otras disposiciones. • Ley 1395 de 2010: Por la cual se Adoptan Medidas en Materia de Descongestión Judicial.

7. Centro de Conciliación

8. DEFINICIÓN Instancia que cumple una función pública, autorizada por el Ministerio de Justicia y del Derecho, que coadyuva a la administración de justicia y presta a los conciliadores los recursos logísticos, físicos, técnicos y financieros necesarios para el desarrollo del procedimiento conciliatorio. Es un administrador y prestador de servicios.

9. OBLIGACIONES Para efectos de las investigaciones que adelante el Ministerio de Justicia y del Derecho a los Centros de Conciliación y/o Arbitraje, en virtud de sus atribuciones de control, inspección y vigilancia, se entiende que existe una falta sancionable cuando se incumplen las obligaciones señaladas por las leyes y sus reglamentos, en los términos precisados taxativamente en ellos.

10. REGLAMENTO INTERNO Artículo 13 numeral 1º Ley 640 de 2001 – Resolución 1342 de 2004 • Las políticas y parámetros que garanticen la calidad, eficiencia y eficacia de los servicios. • Principios del centro. • Requisitos, nombramiento y funciones. • Procedimiento de conciliación. • Forma de reparto de los casos. • Causales y procedimiento de las sanciones. • Código de ética. • Tarifas de los servicios. • Deberes y obligaciones de las personas que hacen parte del centro.

11. ARCHIVO DE ACTAS Y CONSTANCIAS Artículos 2 y 13 numeral 2º Ley 640 de 2001 – Decreto 30 de 2002

12. SEDE Artículo 13 numeral 3º Ley 640 de 2001 – Resolución 1342 de 2004 - Norma NTC 5906 Recursos logísticos y físicos: La persona interesada deberá demostrar que cuenta con los recursos logísticos, físicos necesarios para prestar con eficiencia y eficacia los servicios planeados o presentar un proyecto factibilidad para la consecución de los mismos. El Ministerio de Justicia y del Derecho revocará la autorización de creación del centro de conciliación y/o arbitraje cuando se compruebe que no cumple con los requisitos exigidos para la autorización de la creación del centro de conciliación y/o arbitraje.

13. PROGRAMA EDUCACION CONTINUADA Artículo 13 numeral 4º Ley 640 de 2001 – Resolución 1342 de 2004 El centro de conciliación y/o arbitraje deberá contar con un programa de educación continuada entendido como la capacitación interna (funcionarios del centro) en mecanismos alternativos de solución de conflictos y gerencia de recursos. Con la realización de este tipo de actividades, se busca que las personas vinculadas al centro cuenten con un mecanismo de actualización constante sobre la materia de competencia.

14. INFORME SEMESTRAL MJD Artículo 13 numeral 5º Ley 640 de 2001 – Resolución 2620 de 2009 – Circular CIR10-69-DAJ-0310 En desarrollo de las funciones asignadas al Ministerio de Justicia y del Derecho, se diseñó, desarrolló e implementó el Sistema de Información de la Conciliación, cuyo objetivo es consolidar las cifras necesarias para evaluar y hacer seguimiento a los Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos.

16. REGISTRO DE ACTAS Artículo 13 numeral 6º y artículo 14 Ley 640 de 2001 – Decreto 30 de 2002 Dentro de los tres (3) días siguientes al recibo del acta y sus antecedentes, el centro certificará en cada una de las actas la condición de conciliador inscrito, hará constar si se trata de las primeras copias que prestan mérito ejecutivo y las entregará a las partes. El centro sólo registrará las actas que cumplan con los requisitos formales establecidos en el artículo 1o. de la Ley 640 de 2001.

17. REGISTRO DE ACTAS Artículo 1º Ley 640 de 2001 • Artículo 1º. Acta de conciliación. El acta del acuerdo conciliatorio deberá contener lo siguiente: • Lugar, fecha y hora de audiencia de conciliación. • Identificación del conciliador. • Identificación de las personas citadas con señalamiento expreso de las que asisten a la audiencia. • Relación sucinta de las pretensiones motivo de la conciliación. • El acuerdo logrado por las partes con indicación de la cuantía, modo, tiempo y lugar de cumplimiento de las obligaciones pactadas.

19. TARIFAS Artículos 4, 9 y 41 Ley 640 de 2001 – Decreto 4089 de 2007 • Por el cual se adoptan como tarifas máximas que podrán cobrar los centros de conciliación remunerados, los notarios y los conciliadores por la prestación del servicio de conciliación, tomando como base el valor de las diferencias objeto del conflicto. • Los centros de conciliación de las personas jurídicas sin ánimo de lucro, sus conciliadores y notarios, deberán adelantar semestralmente en forma gratuita, cuando se trate de audiencias sobre asuntos respecto de los cuales la ley exija el cumplimiento del requisito de procedibilidad, un número mínimo de trámites conciliatorios equivalentes al CINCO POR CIENTO (5%) del total de conciliaciones que tramitaron onerosamente realizadas durante el semestre inmediatamente anterior.

20. DECRETO 30 DE 2002 Por medio del cual se señala el reglamento de registro y/o archivo de actas de conciliación, de antecedentes del trámite conciliatorio y de constancias. Registro y archivo de las actas de conciliación. Control y archivo de las constancias. Control y archivo de actas y constancias ante funcionarios públicos. Disposiciones varias.

21. RESOLUCIÓN 1342 DE 2004 • Ubicación del Centro. • Tipología del Conflicto. • Estimación de la demanda del servicio. • Organización administrativa del Centro. • Estrategia de Divulgación. • Sistema de Evaluación y Seguimiento. • Programa de Educación Continuada. • Recursos Logísticos y Físicos. • Recursos Financieros. • Reglamento Interno / Reglamento de Arbitraje Institucional. • Lista de Conciliadores.

22. ESTRATEGIA DE DIVULGACIÓN El centro de conciliación y/o arbitraje deberá contar con una estrategia de divulgación de los servicios que prestará (conciliación, asesorías, capacitaciones, etc.) a la población objeto, teniendo en cuenta los resultados de la investigación de ubicación del centro, tipología del conflicto y demanda del servicio

23. SISTEMA DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO El centro de conciliación y/o arbitraje deberá contar con un proyecto de evaluación y seguimiento a los servicios que presta a la comunidad, el cual incluirá indicadores de gestión, grados de satisfacción, cumplimiento de acuerdos, atención de quejas y reclamos, procedimiento para la atención en los casos de incumplimiento de los acuerdos o reincidencia del conflicto y mapa de riesgos

24. HOJAS DE VIDA DE CONCILIADORES Artículo 7º Ley 640 de 2001 Todos los abogados en ejercicio que acrediten la capacitación en mecanismos alternativos de solución de conflictos avalada por el Ministerio de Justicia y del Derecho, que aprueben la evaluación administrada por el mismo Ministerio y que se inscriban ante un centro de conciliación, podrán actuar como conciliadores. Sin embargo, el Gobierno Nacional expedirá el Reglamento en el que se exijan requisitos que permitan acreditar idoneidad y experiencia de los conciliadores en el área en que vayan a actuar. Los abogados en ejercicio que se inscriban ante los centros de conciliación estarán sujetos a su control y vigilancia y a las obligaciones que el reglamento del centro les establezca.”

25. CÓDIGOS DE IDENTIFICACIÓN Resolución 2722 de 2005 Procedimiento para la asignación del código de identificación de los conciliadores de centros de conciliación. Una vez presentada la solicitud de admisión ante el centro y esta sea aceptada, el centro reportará a los aspirantes al Sistema de Información de la Conciliación, en el cual se confirmará la capacitación en conciliación en una entidad avalada y en caso de cumplir con ello, el centro deberá incluir los datos del conciliador requeridos y el Sistema generará automáticamente el código de identificación. En caso de no cumplir con los requisitos, el centro deberá rechazar la solicitud de inscripción.

26. LISTAS DE CONCILIADORES Los Centros deben garantizar que las listas de conciliadores del Centro estén integradas sólo por abogados titulados, salvo en los casos de los Consultorios Jurídicos, y sin excepción alguna con formación en MASC.

27. ADOPTAR EL SECIV CIR10-69-DAJ-0310 Reporte de Hojas de Vida de Conciliadores. Reporte Estrategia de Divulgación. Registro de Reglamento Interno. Registro de Documentación. Reporte de Labores de Educación Continua. Registro Procedimiento de Quejas y Reclamos. Programación de Jornadas Gratuitas. Verificación de las Condiciones Socioeconómicas. Registro del Procedimiento de Seguimiento de Acuerdos. Registro de Fotografías.

28. NOTA DE VIGILADO Decreto 3626 de 2007 – Circular 006 de 2007 Los centros de conciliación y/o arbitraje incluirán en su promoción y divulgación por cualquier medio, así como en su papelería, la mención que son vigilados por el Ministerio de Justicia y del Derecho.

29. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA DE CALIDAD NTC 5906

30. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN. Esta norma establece los requisitos que deben cumplir los Centros de Conciliación, para facilitar la conciliación en condiciones de calidad, como Mecanismo Alternativo de Solución de Conflictos (M.A.S.C.).

31. REQUISITOS ENTIDAD PROMOTORA. La entidad promotora en forma permanente debe identificar, planificar e implementar los procesos necesarios para: Disponibilidad de recursos de información, infraestructura, humanos, financieros, necesarios para prestar el servicio. Realizar acciones de difusión de los servicios del Centro. Los que la ley establezca.

32. REQUISITOS DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN • Población objetivo. • Responsabilidades del Director. • Planificación del Centro. • Requisitos de infraestructura. • Recurso humano. • Comunicación. • Prestación del servicio de Conciliación.

33. EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO • El Centro debe evaluar al menos una vez al año el cumplimiento de lo planificado contra lo ejecutado y realizar ajustes cuando así se requiera. • Debe establecer, implementar y mantener un procedimiento documentado para el tratamiento de las quejas presentadas por el usuario contra los Conciliadores. Dicho procedimiento debe incluir como mínimo: • Medio de recepción, • Evaluación de la queja (causa de la queja y posibles acciones), • Tratamiento de la queja, • Información al usuario, cuando sea aplicable • Personal responsable. • El Centro debe evaluar la satisfacción del servicio por parte del usuario.