ÖĞRENCİ PAYLAŞIM ve BİLGİLENDİRME TOPLANTISI Öğrenci Dekanlığı 22 Aralık 2009

1. Tanışalımmm Anlaşalımmmm!!! ÖĞRENCİ PAYLAŞIM ve BİLGİLENDİRME TOPLANTISI Öğrenci Dekanlığı 22 Aralık 2009

2. Tanışalımmm Anlaşalımmmm!!! ÖĞRENCİ PAYLAŞIM ve BİLGİLENDİRME TOPLANTISI • İdari Yapı • Öğrenci Dekanlığı’na Bağlı Kurul ve Komiteler • Öğrenci Grupları; • Seçim ve Atama • İdari ve Mali Destek • Destek Veren İdari Birimler • Öğrenci Grupları Etkinlik İşleyişi • Başvuru ve Uygulama • Bütçe • Sponsorluk • Protokol • Duyurular • Sıkça Gerçekleştirilen Etkinlik Çeşitleri • Sertifika ve Katılım Belgesi • Davetiyeler • Yönetmelik – Yönergeler • Gönüllülük ve Sürdürülebilirlik • Yazışmalar • Demirbaş ve Mekan Kullanımı

4. 1) İdari Yapı: Bilkent Üniversitesi Üniversitemizde 9 fakülte, 3 yüksekokul ve 3 enstitü bulunmaktadır.

5. 1) İdari Yapı: Öğrenci Dekanlığı

6. 2) Öğrenci Dekanlığı’na Bağlı Kurul ve Komiteler: Kulüpler Üst Kurulu (KÜK) KÜK

7. 2008-2009 Akademik Yılı Kulüpler Üst Kurulu tarafından yapılan sıralamada en başarılı ilk 10 • Eşitlik Özgürlük ve Barış Platformu Kulübü • Genç Aydınlanma Kulübü • IEEE Öğrenci Kolu Topluluğu • İşletme ve Ekonomi Topluluğu • Kültür ve İletişim Topluluğu • Milliyetçi Düşünce Kulübü • Münazara Topluluğu • Operational Research Kulübü • Türk Dünyası Araştırmaları Topluluğu • Türkçe Topluluğu

8. 2) Öğrenci Dekanlığı’na Bağlı Kurul ve Komiteler: Radyo Bilkent Yürütme Kurulu

9. 2) Öğrenci Dekanlığı’na Bağlı Kurul ve Komiteler: GE 100 Üniversite Hayatına Giriş Dersi Komitesi

10. 2) Öğrenci Dekanlığı’na Bağlı Kurul ve Komiteler: Bahar Şenliği Komitesi (BAŞOK)

11. 3-a) Öğrenci Grupları İçin Seçim ve Atama

12. 3-b) Öğrenci Grupları İçin Sağlanan İdari-Mali Destek Üniversite yönetimi her bir öğrenci topluluğu için bütçe sağlamaktadır.

13. 3-c) Öğrenci Gruplarına Destek Veren Üniversitemiz İdari Birimleri

14. 4) Öğrenci Grupları Etkinlik İşleyişi • Başvuru ve Uygulama • Bütçe • Sponsorluk • Protokol • Duyuru

15. 4 - A) Başvuru ve Uygulama

16. 4 - B) Bütçe • Üniversite tarafından tahsis edilen • Etkinlik, Sponsorluk, Reklam ve hibe gelirleri

17. 4 - B) Bütçe • Bütçe = Üniversite tarafından tahsis edilen bütçe + etkinlik gelirleri + sponsorluk gelirleri + reklam ve hibe • Bütçe kullanımı ilgili idari amirin onayıyla gerçekleşebilir. • Konaklama, ulaşım, matbaa ödemesi gibi toplu ödemeler elden yapılmaz, ödemeler Öğrenci Dekanlığı onayı ile MTM kanalıyla havale/EFT yoluyla gerçekleştirilir. • Öğrenci grupları herhangi bir etkinlik için elden para toplayamazlar. Toplanacak paralar ilgili üniversite hesabına havale/eft yoluyla alınabilir. • DİKKAT!! Onaysız harcama yapmayınız.

18. 4 - C) Sponsorluk 18

19. Sponsorluk • Nedir? • Neden Önemli ? • Sponsorluk Süreci • Önemli bilgiler, hatırlatmalar 19

20. Sponsorluk ??? Sponsorluk: Sponsorluk, bir kurumun, kurumsal ve pazarlama amaçlarına yönelik, katılmakta yarar gördüğü olay ve etkinliklere para vererek yada o olay, etkinlik için gerekli olan hizmetleri sağlayarak desteklemesidir.

21. Neden önemli ??? • Geleneksel medyanın verimsiz ve pahalı oluşu • Hedef kitleye direk ulaşma imkanı • Medyada geniş yer alması • Kurum imajını oluşturmak / desteklemek • Marka farkındalığını artırmak • Ürün ve hizmetlerin satışına katkı

22. Neden önemli ??? • Bağış, yardım, hibe değildir. • Profesyonel bir süreç • Her öğrenci grubu / topluluğu bu büyük pastadan pay alabilir !!

23. Sponsorluk Süreci • Organizasyon / etkinliğin detaylarının netleştirilmesi • Tanıtım materyallerinin hazırlanması • Hedef firmaların belirlenmesi • İletişim & Karşılıklı görüşme

24. Etkinlik Sonrası • Yıl boyu iletişim. Kendinizi hatırlatın !! • Teşekkür yazısı gönderin. • Geri bildirim alın. • Etkinlik ile ilgili detayları (görseller v.b) paylaşın.

25. Sponsorluk çalışmalarıyla ilgili önemli noktalar • Yaz dönemi çalışmaları • Organizasyonel yapılar • Sözleşme • Maddelerin önemi • Sözleşmenin iki taraflı onay süreci • şirket tarafı ve KİM tarafı • Faturanın hazırlatılması • Sözleşme Bedelinin takibi

26. Sponsorluk çalışmalarıyla ilgili önemli noktalar • Sponsorluk anlaşmaları Öğrenci Dekanlığı’nın onayı olmadan geçerlilik kazanmaz. • Sponsorluk ücretleri Bilkent Üniversitesi tarafından belirlenmiş rayiç bedelinin altında olamaz. • Sponsorluk anlaşmaları için Bilkent Üniversitesi tarafından hazırlanmış standart anlaşma metni kullanılır.

27. Sponsorluk çalışmalarıyla ilgili önemli noktalar • Alkollü içecek ve tütün ürünleri gibi üniversite yönetimi tarafından belirlenmiş tüketim malzemesi firmalarının sponsorluğu kabul edilmez. • Sponsor firmaların üniversite içinde yapacakları tanıtım çalışmalarında üniversite yönetimi tarafından belirlenmiş genel uygulama kuralları geçerlidir.

28. 4 - D) Protokol

29. 4 - E) Duyurular

30. Duyuru Örnekleri

31. 4 - F) Öğrenci Gruplarının Sıkça Gerçekleştirdiği Etkinlik Çeşitleri • Çalıştay • Forum • Kongre • Konferans • Panel • Seminer • Sempozyum • Telekonferans • Webinar

32. Çalıştay nedir? • amacı ve konusu iyi tespit edilmiş • katılımcıların konuya göre seçildiği • problem çözme sürecinde adım adım ilerlenen • özel analiz ve sentez tekniklerinin kullanıldığı • bu tekniklerin etkin kullanımı için grubun ustalıkla yönlendirildiği bir • analiz, değerlendirme, karar alma ve planlama sürecidir.

33. Forum nedir? • Bir başkasının veya seçilen üyelerin yönetiminde toplumu ilgilendiren bir konuda farklı gruplardan oluşan dinleyicilerin söz sırası alarak konuşma kuralları içerisinde yaptıkları tartışmalara forum denir.

34. Kongre nedir? Bir topluluğun, gündemindeki konuları konuşmak ve yeni kurullar seçmek üzere belli sürelerle yaptığı genel toplantı, kurultaydır.

35. Konferans nedir? Alanında uzman birinin bir konu hakkında, duygu vedüşüncelerini açıklamak, öğretmek amacıyla yaptığı hazırlıklı konuşmaya konferans denir.

36. Panel nedir? Dinleyiciler önünde, seçilmiş bir konuşmacı grubunun bir konuyu tartışmak amacıyla düzenlediği toplantı, toplu görüşme, açık oturum.

37. Seminer nedir? Bir konu üzerinde bilgi alışverişinde bulunmak ya da tartışma yapmak amacıyla düzenlenen toplantı.

38. Sempozyum nedir? Toplumu yakından ilgilendiren herhangi bir konu ya da olay hakkında dinleyiciler karşısında  farklı uzman kişilerin konu ya da olayla ilgili yaptığı seri konuşmaların bütününe sempozyum denir.

39. 4 - G) Sertifikalar / Katılım Belgeleri • İlgili idari birimle değerlendirme • Yayın Birimi onayı • Üniversite ve ilgili öğrenci grubu logosu • Yetkili imzalar

40. Sertifika Katılım Belgesi Sertifikalar, bir eğitime katıldığımızı; bir konuda eğitim aldığınızı belgeler. Eğitim sonunda test ya da sınav yapılır Bu sınavda başarı gösterenlere verilir. Kongre, konferans, seminer gibi çalışmalara katılanlara, katıldıklarına ilişkin olarak düzenleyenler tarafından verilen belgedir. Eğitim sonunda test ya da sınav yapılmaz. Kongre, konferans, seminere katılması belgeyi almak için yeterlidir.

41. 4 - H) Davetiyeler • Basım öncesi ilgili idari birimce kontrol, • DİKKAT! Gönderim için yeterli zaman, • DİKKAT! Protokol listesi 

42. 5) Öğrencilerin Sorumlu Oldukları Yönetmelik ve Yönergeler • Öğrenci Konseyi Yönergesi • http://www.bilkent.edu.tr/bilkent-tr/admin-unit/konsey/yon1.html • Öğrenci Kulüpleri/Toplulukları Yönergesi • http://www.bilkent.edu.tr/bilkent-tr/admin-unit/dos/okk/kulup_yonerge.html • Toplumsal Duyarlılık Projeleri Yönergesi • http://www.bilkent.edu.tr/bilkent-tr/admin-unit/dos/tdp.html • Radyo Bilkent Yönergesi • Yapım aşamasında Bütün öğrenciler için: • Öğrenci Disiplin İlke ve Kuralları http://www.bilkent.edu.tr/bilkent-tr/admin-unit/hukukm/disiplin.html

43. 6 - GÖNÜLLÜLÜK ve SÜRDÜRÜLEBİLİRLİK

46. 7 - Yazışmalar

47. Yazışma Örnekleri

48. 8) Demirbaş ve Mekan Kullanımı

49. B İ T T İİİİ.....

50. KATILIMINIZ İÇİN TEŞEKKÜR EDERİZ...