Présentation des Tableaux de Bord Matériel

1. Présentation des Tableaux de Bord Matériel "Engager un dialogue de gestion sur le thème Matériel" Réunion du 13 décembre 2001

2. Contexte et Objectifs

3. Matériel Traction Fournisseur de l'activité TER Fournisseur de l'activité TER A.O Commande une offre de transport Assure une offre de transport de qualité Activité TER Usager EEX ECT Fournisseur de l'activité TER Fournisseur de l'activité TER 2002 : de nouveaux défis... • Les nouveaux défis 2002 : • La convention avec l'A.O. : cette convention régira, à compter de 2002 et pour une durée minimale de 5 ans, les relations entre l'A.O et l'activité TER : définition de l'offre de transport à assurer et des principales caractéristiques de l'activité TER. Cette convention définit également les modalités de facturation entre l'A.O et l'activité TER (charges forfaitisées et charges comptables) • Les contrats avec les fournisseurs : d'ores et déjà, l'activité TER contractualise avec ses fournisseurs internes afin de définir d'une part ses besoins, et d'autre part les modalités de facturation • L'objectif de résultat fixé par l'Entreprise L'activité TER est un intégrateur de l'ensemble des fournisseurs internes de la SNCF afin d'assurer une offre de transport de qualité aux usagers selon l'offre de transport commandée par l'AO L'activité TER doit donc aujourd'hui mettre en place un système de pilotage afin de maîtriser ses contrats, son compte et de respecter les objectifs de résultat donnés par l'Entreprise

4. …dans la continuité de la démarche actuelle • Cette démarche de pilotage s'inscrit : • D'une part dans la continuité de la démarche de construction des comptes engagée depuis l'année 2000 2000 2001 2002 • PILOTER : • Le compte • Les contrats • Construire, fiabiliser et analyser les comptes • Construire des contrats Construire et fiabiliser les comptes • D'autre part dans le cadre du cycle de gestion global des activités TER (continuité opérationnelle de l'ensemble de l'animation de gestion) Business Plan • Plan d'affaires de l'activité à un horizon de 5 ans 5 ans • CCV à 18 mois - Etudes et décisions sur les nouvelles dessertes C.C.V Cycle de gestion 1 an • Définition des objectifs de l'activité à 1 an • CCV décisionnelle sur service suivant C.C.V Le pilotage permet :D'orienter les actions en suivant les indicateurs dans la cadre du cycle de gestion D'avoir une visibilité sur l'évolution des différents postes de recettes et de charges De réagir et / ou d'alerter Jour J PILOTAGE

5. PILOTAGE MATERIEL EEX ECT TRACTION La mise en place du pilotage • Afin d'assurer une mise en place progressive et pragmatique de cette démarche, il a été décidé de commencer par l'aspect Matériel Business Plan 5 ans 1.5 ans C.C.V 1 an Cycle de gestion 0.5 ans C.C.V Jour J PILOTAGE Mise en place d'un système de pilotage des charges de Matériel au sein des activités TER dès le 1er semestre 2002

6. 26% 34% 34% 22% 29% 27% 21% 25% Poids des charges de matériel < 25% 27% 26% 26% 32% Poids des charges de matériel de l'ordre de 25-26% 22% Poids des charges de matériel > 26% 21% 21% 26% Poids des charges de matériel > 30% 24% 25% 23% 23% Enjeux : Pourquoi le Matériel ? • Le poste Matériel Roulant est l'un des postes les plus lourds du compte de résultat : 26 % des charges totales en 2000 • Ce poste se décompose comme suit : • Amortissements et reprises de subventions 15%Location de matériel à l'AO 5% • Charges financières 8% Maintenance du matériel roulant 55% • Taxe Professionnelle sur Matériel Roulant 11% Échanges de matériel roulant 6% Des enjeux prioritaires dans le pilotage Poids des charges de matériel roulant par activité TER

7. Contractualisation sur une partie du parc seulement Contractualisation sur 100% du parc Maintenance : enjeux • Les charges de maintenance : Rappel parc 31/12/02 : 5346* Rappel parc 31/12/01 : 5630 Rappel parc 31/12/00 : 5548 2000 2001* 2002* 248.8 M€ 268.8 M€ 249.8 M€ -Entretien courant : 214.8 M€ - Grosses opérations : 34 M€ -Entretien courant : 223.8 M€ - Grosses opérations : 26 M€ -Entretien courant : 230.8 M€ - Grosses opérations : 38 M€ * Prévisionnel • Le contrat de maintenance (nombre d'activités ayant contractualisé) : 2000 2001 2002

8. 24 % TER 89 % TER 24 % GL 10 % GL TER FOURNISSEUR 1 % DIF TER FOURNISSEUR 1 % DIF 1 % Infra 22 % TER 1 % ECE 50 % Fret 20 % GL Flux de location sur les locomotives (année 2000) Flux de location sur le matériel RB RZ RA (année 2000) TER CLIENT 4 % DIF EMPRUNTS 2 % Infra 52 % Fret Clients Fournisseurs +223.7 509 Locs - 226.7 Utilisation TER PRETS 76 % TER DIF (13.8 locs) DIF (5.8 locs) TER GL (54.7 Locs) GL (67.3 Locs) TER CLIENT 19 % GL FRET (144.3 Locs) FRET (149.6 Locs) 4 % DIF INFRA (5.6 Locs) INFRA (2.4 Locs) Autre (5.3 Locs) Autre (1.6 Locs) Echanges de matériel roulant : Enjeux Schéma des flux de location pour les locomotives en équivalent- caisse Année 2000 506 Locs

9. Objectifs • La mise en place d'un système de pilotage sur les charges de matériel est lié au : • Suivi du parc de l'activité • En tant qu'activité affectataire • En tant qu'activité utilisatrice • Flux d'échanges de matériel roulant • Evolution des parcs affectés depuis le 31/12/00 et les années suivantes • Charges de maintenance et les indicateurs du contrat de maintenance Utilisation du parc pour ses besoins en propre Utilisation globale du parc de l'activité Part du parc utilisé en propre / parc emprunté • Avec comme principaux objectifs de : • S'assurer du dimensionnement du parc en fonction de l'offre à assurer • S'assurer de la couverture de l'offre de transport • S'assurer que l'offre de transport est de qualité en termes de • Confort / propreté • Respect des horaires • Respect de la composition du train • Respect de la capacité du train, ... • Maîtriser les coûts d'exploitation Chaque activité TER sera dotée d'un tableau de bord Matériel, d'ici la fin du 1er semestre 2002, alliant les axes production et gestion

10. Le tableau de bord Matériel AXE PRODUCTION Les indicateurs retenus : a, e Taux d'immobilisation Atelier (modernisation…), Essais (matériel neuf) Taux de réserve m Maintenance en EMM / EMT T com T com T com T com ST ST ST ST CDM p T com T com T com T com ST ST CDM • Taux d'utilisation commerciale • Taux de couverture de l'offre o T com T com T com ST ST ST T com T com T com T com ST ST CDM p : parc à disposition de l’EMT et de l’activité pour la maintenance et le plan de transport / a : matériels en « atelier » EIMM : RG, modif, RA… / e: matériels en rodage m : matériels hors roulement / o: matériels offerts en roulement / ST: stationnements significatifs en creux de journée, période réservée à la maintenance en roulement T com : train commercial prévu lors de l’élaboration du roulement / T com : train commercial supplémentaire / CDM : passage en centre de maintenance AXE GESTION • Les principaux indicateurs retenus sont : • Coût maintenance à la caisse • Coût maintenance au km • Taux d'avancement des charges de maintenance / prévisionnel • Suivi des charges de maintenance et d'échanges de matériel

11. Le tableau de bord matériel peut donc être construit dès aujourd'hui dans la mesure où le contrat de maintenance est effectivement mis en place en 2002 Le tableau de bord Matériel • A moyen terme, les éléments liés à la réalisation de l'offre seront suivis avec l'outil MAGISTER (Criter Gestion réel), outil de suivi de la réalisation de l'offre • Cet outil sera au niveau des opérationnels qui ont pour mission d’assurer l’offre de transport, à terme dans les centres TER (ou PC TER) • Actuellement, il est en phase de test au niveau des établissements de Lyon Vaise et de Limoges • Le déploiement est prévu courant 2002 au niveau des centres de maintenance (reflet du plan de transport tel qu’il est en train d’être assuré) • Les indicateurs de suivi de l'offre devraient être disponibles d'ici début 2003 • Les autres éléments de l'axe production sont cependant disponibles dès aujourd'hui • Les éléments de l'axe gestion sont d'ores et déjà disponibles

12. Démarche de travail • La mise en place du tableau de bord se fera en 3 grandes étapes : • Harmonisation des différents éléments nécessaires à la construction des indicateurs (définition de la disponibilité, indicateur de confort / propreté…) • Mise en place effective du tableau de bord sur 3 activités TER pour le 1er trimestre 2002 • Déploiement des tableaux de bord sur l'ensemble des activités TER à un rythme régulier jusqu'à la fin de l'année • Les travaux menés en parallèle seront : • Rédaction des processus décrivants les modalités d'alimentation du tableau de bord et les leviers d'action liés à chaque indicateurs • Identification des difficultés liées à cette mise en place • Test de l'animation du tableau de bord au niveau de l'activité TER, notamment dans ses relations avec M • Préconisation sur les modalités de reporting au niveau de l'activité TER et vers la DTPRL • A fin avril 2002, il sera possible de : • Faire un retour d'expérience à l'ensemble des activités TER • Déterminer un plan d'actions précis pour mettre en place ces tableaux de bord sur l'ensemble des activités TER • Les 3 activités TER qui participeront à cette démarche sont : • Aquitaine (continuité de la démarche ECOTER) • Midi Pyrénées (existence d'un contrat de maintenance depuis 2 ans et remontée de l'ensemble des indicateurs du contrat) • Picardie (existence du contrat de maintenance + taille critique du parc)

13. Les Tableaux de Bord Matériel

14. Les Tableaux de Bord Matériel • Les Tableaux de Bord Matériel sont à destination des activités TER, ils se décomposent en deux parties : • Des Tableaux de Bord dont la fréquence trimestrielle a pour but d'aider la gestion du compte Matériel en mettant en place des actions correctrices au fur et à mesure • Des Tableaux de Bord dont la fréquence annuelle a pour but d'aider l'activité dans le dimensionnement stratégique de son offre pour les années suivantes • Certains de ces éléments permettront d'alimenter un reporting vers DTPRL

15. Tableaux de Bord Matériel Trimestriels Suivi trimestriel du parc et des indicateurs du contrat de maintenance Synthèse annuelle du suivi du parc et des indicateurs du contrat de maintenance Suivi trimestriel des charges de maintenance Suivi trimestriel des volumes d'échanges de matériel roulant

16. insérer le TdB correspondant

17. Suivi trimestriel du parc et des indicateurs du contrat de maintenance        • Objectifs • Suivre le parc affecté comptablement à l'activité TER sur le trimestre • Comparer le parc affecté comptablement avec le parc réellement utilisé • Définition • Le parc comptable désigne le parc total en propriété dont les charges sont affectées sur le compte de l'activité TER • Le parc utile désigne le parc disponible pour la réalisation de l'offre de transport de l'activité • Sources •  Fichier Comptable Des Biens (FCDB) •  Procès Verbal d'acquisition (PV) •  Bulletin d'ordre (BO) • Enjeux • Le parc comptable permet l'estimation des charges de capital • Le parc utile permet le dimensionnement de la maintenance • Le ration parc utile / parc comptable permettra également de se rapprocher du taux d'utilisation commerciale •  Calcul automatique (comparaison possible en fin de période avec le FCDB) • Selon connaissances de l'activité (cf. aussi p10)

18. Suivi trimestriel du parc et des indicateurs du contrat de maintenance    • Objectifs • Calculer le parcours théorique • de la série en 'pool' (i.e. partagée entre plusieurs activités sur un même roulement) • du parc dont l'activité TER est propriétaire • Connaître le parcours réellement effectué par série • Définition • Le parcours théorique TER désigne le parcours moyen mensuel purement TER des engins RB/RZ et des locomotives affectés à une activité TER sur une année • Le parcours théorique de la série désigne le parcours moyen mensuel des engins RB/RZ et des locomotives en tenant compte des engins utilisés en pool et de l'historique des engins • Le parcours réel désigne les kilomètres parcourus par les engins de l'activité • Sources •  Calculé à partir des roulements de la série au prorata du parc affecté à l'activité TER (source Criter Gestion et les roulements Locs) •  Calculé à partir des roulements de la série (source Criter Gestion et les roulements Locs + historique de la série en fiabilité + comparaison réel N-1). C'est cette donnée qui sera inscrite dans le contrat de maintenance •  Issu de BADEM / MINERVE

19. Suivi trimestriel du parc et des indicateurs du contrat de maintenance    • Enjeux • Les parcours théoriques TER permettent d'analyser le dimensionnement de l'offre de transport de l'activité compte tenu du parc utilisé • Les parcours théoriques de la série servent de base à la construction du prévisionnel de la facturation de maintenance • Les parcours réels permettent de comparer les parcours réalisés avec les parcours théoriques : analyse des écarts + estimation des charges de maintenance supplémentaires liées à l'augmentation des parcours

20. Suivi trimestriel du parc et des indicateurs du contrat de maintenance    • Objectifs • Connaître la part du parc utilisé pour réaliser le plan de transport • Suivre l'évolution des % théoriques d'une année sur l'autre pour voir la qualité de la conception de l'offre de transport • Définition • Le taux d'utilisation commerciale = heures commerciales heures disponibles • Sources •  CRITER GESTION pour l'année N-1 (sauf pour les locomotives) •  CRITER GESTION pour l'année N (sauf pour les locomotives) •  MAGISTER • Enjeux • Optimiser le dimensionnement de l'offre • Optimiser l'allocation des moyens et vérifier la correcte utilisation du matériel • Permet de savoir si la disposition des plages de stationnement prévues pour la maintenance est optimisée • Evolutions envisagées • % théorique N-1 deviendra le % Réel N-1 dès que MAGISTER sera disponible • Intégration du % d'utilisation commerciale fixé dans les contrats d'objectifs des activités TER

21. Suivi trimestriel du parc et des indicateurs du contrat de maintenance • Objectif • S'assurer du respect du contrat de maintenance (application du bonus / malus à terme) • Sources • Le contrat de maintenance pour le prévisionnel • La remontée des indicateurs du contrat de maintenance pour le réalisé • Enjeux • Mettre en place rapidement des actions correctrices en cas de dérive d'un ou plusieurs indicateurs du contrat de maintenance • Vérifier si les objectifs du contrat de maintenance sont correctement définis ou s'il faut les réviser pour la préparation du contrat de maintenance de l'année suivante • Appliquer la règle des bonus / malus du contrat de maintenance

22. Suivi trimestriel du parc et des indicateurs du contrat de maintenance • Objectifs • Connaître le nombre de caisses immobilisées pour des grosses opérations • Connaître la cause de l'immobilisation, la durée d'immobilisation et la date prévue de remise en service • Sources • L'établissement de maintenance (inventaire physique, fiches de suivi internes, …) • Le cahier des charges EIMM (contrat de maintenance) pour le prévisionnel • Enjeux • Identifier le parc immobilisé en EIMM pour connaître le parc disponible pour l'offre de transport • Avoir une visibilité sur les encours de production (RG, OPCE) • Maîtriser ses charges de maintenance (RA) • S'assurer du respect des objectifs de facturation : devis de RA • Vérifier le respect des délais annoncés par M (via la date de remise en service prévue) • Vérifier la correcte appréciation du Matériel sur les engins devant être immobilisés (cahier des charges EIMM)

23. Suivi annuel du parc et des indicateurs du contrat de maintenance Ce suivi à l'année est une synthèse des quatre suivis trimestriels du parc et des indicateurs du contrat de maintenance

24. insérer le TdB correspondant

25. Suivi trimestriel des charges de maintenance

26.   Suivi trimestriel du parc et des indicateurs du contrat de maintenance • Objectif • Suivre par série et par établissement gérant les charges de maintenance par type de prestation • Identifier les éventuelles dérives par rapport au prévisionnel • Sources •  Facture de maintenance •  Facture prévisionnelle du contrat de maintenance • Enjeux • Maîtriser la facturation de la maintenance en identifiant l'origine de l'écart entre le prévisionnel et le réalisé • pour les prestations Hors Roulement : le Prix Unitaire ou les volumes • pour les prestations En Roulement : le Prix Unitaire • pour les prestations de Nettoyage : les délais de facturation et de comptabilisation des charges en établissement • Prendre des mesures correctrices rapidement en cas de dérive • Estimer a posteriori la qualité d'estimation du prévisionnel par M • Pouvoir faire des prévisions d'accostage

27. Suivi trimestriel des volumes d'échanges de matériel roulant

28. Suivi trimestriel des volumes d'échanges de matériel roulant • Objectif • Suivre les volumes d'échanges de matériel roulant dont l'activité TER est propriétaire • Définitions • Définition littérale des différents taux • Le taux d'utilisation en propre désigne le % d'utilisation de la série par l'activité TER • Le taux de prêt désigne le % d'utilisation de la série par une autre activité • Le taux d'emprunt désigne le % d'utilisation d'une série dont l'activité TER n'est pas propriétaire • Calcul des différents taux • taux d'utilisation • taux de prêt • taux d'emprunt • Sources • La facture de location trimestrielle • Enjeux • Optimiser le dimensionnement du parc en cas de dysfonctionnements entre les taux d'utilisation en propre, les taux de prêt et les taux d'emprunt • S'assurer de la bonne allocation du parc

29. Tableaux de Bord Matériel Annuels Suivi de l'évolution du par cet des parcours de l'activité TER sur 5 ans Suivi annuel des charges de maintenance Suivi annuel des volumes et coûts par série et par établissement gérant Suivi annuel des charges de location

30. Suivi de l'évolution du parc et des parcours de l'activité TER sur 5 ans • Objectif • Connaître l'évolution du parc par service et par établissement gérant sur les 5 prochaines années • Avoir une vision sur l'évolution des parcours pour chaque activité TER • Sources • Le tableau de bord du suivi annuel du parc et des indicateurs du contrat de maintenance pour le réalisé • Les données internes à l'activité sur les évolutions de parc et des parcours (évolutions d'offre) • Les projets d'acquisition de matériel neuf • Enjeux • Préparer le Business Plan : dimensionnement du parc et des parcours pour anticiper les charges de capital et de maintenance • Dimensionner l'offre en tenant compte de l'allocation des moyens • Informer M sur les futures charges des établissements de maintenance (alimentation du contrat de maintenance sur les données parc et parcours en prévisionnel) • Reporter une information unique vers DTPRL

31. Suivi annuel des charges de maintenance

32. insérer le TdB correspondant

33. Suivi annuel des charges de maintenance        • Objectif • Connaître par série le poids de chaque type de prestation • Suivre les coûts au km et à la caisse par série • Sources •  Facture de maintenance •  Calcul automatique •  Le tableau de bord du suivi du parc en propriété total et utile •  FCDB • Enjeux • Suivre l'évolution du poids des prestations par série en fonction de l'âge moyen du matériel • Avoir un historique des coûts de maintenance par série en fonction de l'âge moyen du matériel, des kms parcourus

34. Suivi annuel des charges de maintenance      • Objectifs • Suivre la facturation des grosses opérations de maintenance • Suivre les coûts au km et à la caisse par série (hors grosses opérations) • Suivre les coûts complets au km et à la caisse par série (hors grosse opérations) en intégrant les frais de structure et de siège • Sources •  Facture de maintenance •  Calcul automatique • Enjeux • Suivre l'évolution des coûts de maintenance hors grosses opérations par série en fonction de l'âge moyen du matériel, des kms parcourus (permet de calculer les coûts de maintenance lors d'études sur les évolutions d'offre)

35. Suivi annuel des volumes et coûts par série et par établissement gérant

36. Suivi des volumes et coûts par série et par établissement gérant

37. Suivi annuel des volumes et coûts par série et par établissement gérant • Objectif • Analyser en détail pour une série et par établissement gérant le réalisé d'une année sur l'autre • Les volumes et les coûts des opérations hors roulement • Les forfaits des opérations en roulement • Le montant des opérations de nettoyage • Comparer pour une série et pour une même opération les charges de maintenance d'un établissement de maintenance à l'autre • Comparer pour une série et pour un même établissement de maintenance l'évolution des charges de maintenance d'une année sur l'autre • Sources • Facture de maintenance • Enjeux • Compléter l'analyse du tableau de bord du suivi annuel des charges de maintenance • Maîtriser la facture de maintenance de l'année suivante (permet d'avoir une base de comparaison quand le Matériel donne le prévisionnel N+1)

38. Suivi annuel des charges de location

39. Suivi annuel des charges de location

40. Suivi annuel des charges de location • Objectif • Suivre par activités locataires et propriétaires du matériel, les flux de charges de location • Suivre par type de matériels les échanges de charges de location • Locomotives • RB / RZ • Sources • Facture de location • Enjeux • Optimiser l'allocation des ressources (ie : analyser la répartition du parc entre activités) • Connaître les principaux clients / fournisseurs de l'activité • Identifier les séries pour lesquelles la location génère un bénéfice ou une perte