TABLEAUX DE BORD EXCEL

1. TABLEAUX DE BORD EXCEL Liana Delapierreformatrice bureautique & CRM Siebel 06 10 27 22 75 www.uptimis.net – liana@uptimis.net

2. Addition de plusieurs feuilles • se placer dans la feuille récapitulative, dans la cellule où l’addition est à calculer • saisir le signe "=" et le nom de la fonction "SOMME", ouvrir la parenthèse "(" • sélectionner la feuille où est la 1ère cellule à additionner et cliquer cette cellule • maintenir la touche Maj pour cliquer la dernière feuille, fermer la parenthèse et valider Liana Delapierre - formations sur mesure dans vos locaux 06 10 27 22 75 - liana@uptimis.net - www.uptimis.net

3. Utiliser la mise en forme conditionnelle sélectionner les cellules à formater menu Format, Mise en forme conditionnelle déterminer la condition à remplir choisir le format quand la condition est remplie ajouter jusqu’à 2 autres conditions associées à un format page 3 Liana Delapierre - formations sur mesure dans vos locaux 06 10 27 22 75 - liana@uptimis.net - www.uptimis.net

4. Centrer titre au-dessus d’un tableau • saisir le titre au-dessus de la 1ère colonne • sélectionner toutes les cellules au-dessus du tableau (incluant celle du titre saisi) • menu Format, Cellules, Alignement horizontal, Centré au-dessus de plusieurs colonnes(on n’utilise plus Fusionner les cellules) Liana Delapierre - formations sur mesure dans vos locaux 06 10 27 22 75 - liana@uptimis.net - www.uptimis.net

5. Calculer pourcentage d'évolution • Quel est l'évolution entre l'année 2003 et l'année 2002 ? • année 2003 moins année 2002 divisé par 2002 • = (2003 - 2002) / 2002(pas d’espace dans les formules de calcul) Liana Delapierre - formations sur mesure dans vos locaux 06 10 27 22 75 - liana@uptimis.net - www.uptimis.net

6. Filtrer une liste • sélectionner les titres d’un tableau • menu Données, Filtrer, Filtre automatique pour activer la possibilité de filtrer • cliquer la pointe à droite d’un titre de colonne et choisir l’élément à sélectionner • utiliser le filtre personnalisé pour filtrer entre2 valeurs(> petite valeur et < grande valeur) Liana Delapierre - formations sur mesure dans vos locaux 06 10 27 22 75 - liana@uptimis.net - www.uptimis.net

7. Calcul sur liste filtrée • commencer par filtrer une liste • créer une somme automatique de la liste filtrée • la formule suivante s'affiche :=sous.total(numéro de formule;plage de cellules) Numéros de formules :1 pour la fonction MOYENNE3 pour la fonction NBVAL9 pour la fonction SOMME Liana Delapierre - formations sur mesure dans vos locaux 06 10 27 22 75 - liana@uptimis.net - www.uptimis.net

8. Figer les volets sur 2 côtés • cliquer la cellule qui se trouve située :en-dessous des titres des colonnes et à droite des titres des lignes,c’est-à-dire en cellule B2 si les titres des colonnes sont en ligne 1 et les titres deslignes en colonne A • menu Fenêtre, Figer les volets Liana Delapierre - formations sur mesure dans vos locaux 06 10 27 22 75 - liana@uptimis.net - www.uptimis.net

9. Grouper des colonnes et des lignes • sélectionner des colonnes à regrouper • menu Données, Grouper et créer un plan, Grouper Il est possible de dégrouper les colonnes ensuite en sélectionnant les mêmes colonnes et en choisissant à la fin Dissocier plutôt que Grouper.Le but est de cliquer les signes Plus ou Moins pour afficher ou masquer des colonnes groupées. Liana Delapierre - formations sur mesure dans vos locaux 06 10 27 22 75 - liana@uptimis.net - www.uptimis.net

10. Créer un graphique rapidement • sélectionner les données à représenter sous forme d’histogramme • F11 • menu Affichage, Ajusté à la fenêtre pour éviter d’utiliser la barre de défilementLes cellules à sélectionner doivent contenir les titres et les valeurs à représenter, elles doivent aussi constituer une sélection rectangulaire. Liana Delapierre - formations sur mesure dans vos locaux 06 10 27 22 75 - liana@uptimis.net - www.uptimis.net

11. Changer la largeur de plusieurs colonnes • sélectionner les colonnes devant avoir la même largeur(en cliquant les lettres au-dessus des colonnes) • placer la souris entre 2 colonnes, au niveau des lettres des colonnes(un trait vertical entouré de 2 flèches apparaît) • cliqué/glissé jusqu’à la largeur voulue Liana Delapierre - formations sur mesure dans vos locaux 06 10 27 22 75 - liana@uptimis.net - www.uptimis.net

12. Reproduire la mise en forme • cliquer la cellule qui est correctement formatée • cliquer le bouton Reproduire la mise en forme(représenté par un pinceau jaune) • sélectionner toutes les cellules devant avoir la même mise en forme que la cellule correctement formatée Liana Delapierre - formations sur mesure dans vos locaux 06 10 27 22 75 - liana@uptimis.net - www.uptimis.net

13. Mettre en page plusieurs feuilles • sélectionner plusieurs feuilles en maintenant la touche Maj ou Ctrl • menu Fichier, Mise en page • effectuer la mise en page commune à chaque feuille, ok Liana Delapierre - formations sur mesure dans vos locaux 06 10 27 22 75 - liana@uptimis.net - www.uptimis.net

14. Recopie automatique vers le bas • double clic à l’angle inférieur droit de la sélection (souris en forme de gros signe plus) La recopie est effectuée jusqu’à hauteur des cellules situées dans la colonne immédiatementà gauche de la cellule à recopier.Attention, la recopie s’arrête s’il y a une cellule vide dans cette colonne à gauche Liana Delapierre - formations sur mesure dans vos locaux 06 10 27 22 75 - liana@uptimis.net - www.uptimis.net

15. Format date avec jour de semaine Formater une date avec le jour entier de la semaine, aligné à gauche dans la cellule : • sélectionner des cellules où sont saisies des dates, • menu Format, Cellule, onglet Nombre, catégorie Personnalisée, dans le champ Type :saisir jjjj* jj/mm/aa(saisir un espace après l’étoile) Liana Delapierre - formations sur mesure dans vos locaux 06 10 27 22 75 - liana@uptimis.net - www.uptimis.net

16. Série de jours ouvrés • saisir la 1ère date et valider la saisie (Entrée) • placer la souris à l’angle inférieur droit de la cellule saisie (souris en forme de gros signe plus) • avec le bouton droit de la souris, tirer jusqu’à la dernière cellule à remplir et lâcher le bouton • choisir Incrémenter les jours ouvrés Liana Delapierre - formations sur mesure dans vos locaux 06 10 27 22 75 - liana@uptimis.net - www.uptimis.net

17. Sélectionner… 1/2 sélectionner une colonne : • Ctrl + barre espacement sélectionner une ligne : • Maj + barre espacement sélectionner les cellules autour d’une cellule active : • Ctrl + * Liana Delapierre - formations sur mesure dans vos locaux 06 10 27 22 75 - liana@uptimis.net - www.uptimis.net

18. Sélectionner… 2/2 sélectionner une grande plage de cellules : • cliquer une 1ère cellule, • Maj + clic sur la cellule de l’angle opposé sélectionner des cellules disjointes : • sélectionner la 1ère cellule (ou plage de cellules), • maintenir Ctrl pour sélectionner les autres cellules Liana Delapierre - formations sur mesure dans vos locaux 06 10 27 22 75 - liana@uptimis.net - www.uptimis.net

19. Utiliser une valeur cible • menu Outils, Valeur cible • cellule à définir : sélectionner la cellule qui correspond à l'objectif à atteindre • valeur à atteindre : saisir le montant recherché(l’objectif à atteindre) • cellule à modifier : sélectionner la cellule dontla valeur peut varier pour obtenir l'objectif Liana Delapierre - formations sur mesure dans vos locaux 06 10 27 22 75 - liana@uptimis.net - www.uptimis.net

20. Tableau croisé dynamique : le but Un tableau croisé dynamique (TCD) est utile et possible à partir de 3 conditions : • le tableau est saisi sous forme de liste (titres disposés au-dessus d’éléments, sans lignes entières vides) • certains éléments sont identiques dans une colonne pour être regroupés dans le TCD • un calcul est nécessaire : calculer des sommes, des moyennes ou compter des éléments… Liana Delapierre - formations sur mesure dans vos locaux 06 10 27 22 75 - liana@uptimis.net - www.uptimis.net

21. Créer un tableau croisé simple - 1/4 • cliquer dans une cellule de la liste d’éléments • menu Données, rapport de tableau croisé dynamique…, • bouton Suivant à l’étape 1/3 • vérifier la liste proposée et la modifier si besoin àl’étape 2/3(la liste comporte des titres et des éléments en-dessous) • bouton Suivant à l’étape 2/3 • bouton Disposition à l’étape 3/3 Liana Delapierre - formations sur mesure dans vos locaux 06 10 27 22 75 - liana@uptimis.net - www.uptimis.net

22. Créer un tableau croisé simple - 2/4 regrouper plusieurs éléments : • glisser un titre depuis la zone à droite vers la zone LigneLe titre à glisser doit correspondre à une colonne du tableau dont plusieurs éléments sont identiques dans le but de les regrouper.La zone Colonne est utilisable s’il y a très peu d’éléments différents à regrouper Liana Delapierre - formations sur mesure dans vos locaux 06 10 27 22 75 - liana@uptimis.net - www.uptimis.net

23. Créer un tableau croisé simple - 3/4 calculer des éléments : • glisser un titre depuis la zone à droite vers la zone DonnéesLe titre à glisser doit correspondre à une colonne du tableau dont les éléments peuvent être calculés : sommes, moyennes, compter s’il s’agit de texte. Liana Delapierre - formations sur mesure dans vos locaux 06 10 27 22 75 - liana@uptimis.net - www.uptimis.net

24. Créer un tableau croisé simple - 4/4 • après avoir disposé les titres en les glissant dans les zones Ligne ou Données, ok pour terminer l’étape Disposition • bouton Terminer à l’étape 3/3Un tableau croisé est créé dans une nouvelle feuille,une barre d’outils dédiée au TCD apparaît en plus de la liste des titres du tableau (les laisser à l’écran) Liana Delapierre - formations sur mesure dans vos locaux 06 10 27 22 75 - liana@uptimis.net - www.uptimis.net

25. Modifier un tableau croisé simple - 1/2 La modification la plus simple visuellement consiste à revenir dans l’étape de la disposition du TCD : • s’assurer d’être positionné dans le tableau croisé • cliquer le bouton Tableau croisé dynamique de la barre d’outils dédiée au Tableau croisé (1er bouton) • choisir Assistant TCD • bouton Disposition Liana Delapierre - formations sur mesure dans vos locaux 06 10 27 22 75 - liana@uptimis.net - www.uptimis.net

26. Modifier un tableau croisé simple - 2/2 supprimer un titre d’une zone Ligne ou Données : • glisser le titre en dehors des zones Ligne ou Données choisir une autre formule et un format de nombre : • double clic sur le titre de la zone Données • choisir une autre fonction dans la liste Synthèse par • bouton Nombre pour formater les valeurs • valider autant de fois que nécessaire pour voir les modifications sur le tableau croisé Liana Delapierre - formations sur mesure dans vos locaux 06 10 27 22 75 - liana@uptimis.net - www.uptimis.net

27. Exploiter le champ Page d’un TCD dans l’étape Disposition : • glisser un titre depuis la zone à droite vers la zone Page et valider jusqu’à voir le TCD dans la feuille du tableau croisé : • s’assurer d’être positionné dans le tableau croisé • cliquer le bouton Tableau croisé dynamique de la barre d’outils dédiée au TCD (1er bouton) • choisir Afficher les pages, okUne feuille différente est créée pour chaque élément. Liana Delapierre - formations sur mesure dans vos locaux 06 10 27 22 75 - liana@uptimis.net - www.uptimis.net