2012-2013 AKADEMİK YILI ERASMUS ÖĞRENCİ HAREKETLİLİĞİ BİLGİLENDİRME TOPLANTISI

1. 2012-2013 AKADEMİK YILI ERASMUS ÖĞRENCİ HAREKETLİLİĞİ BİLGİLENDİRME TOPLANTISI İHSAN DOĞRAMACI BİLKENT ÜNİVERSİTESİ ULUSLARARASI ÖĞRENCİLER ve DEĞİŞİM PROGRAMLARI OFİSİ Nisan, 2013

2. 2012-13 GİDEN DEĞİŞİM ÖĞRENCİLERİ ORYANTASYON PROGRAMI UDO-Erasmus Programı Hk. Genel Bilgi Ex-Exchange Öğrencileri ile Tanışma Workshop Türk Dış Politikası Hk. Sorular-Cevaplar Workshop

3. ERASMUS PROGRAMI Erasmus Programı nedir? Erasmus programı, Avrupalı yüksek öğretim kurumlarının birbirleri ile işbirliği yapmalarını teşvik etmeye yönelik bir Avrupa Birliği programıdır. Erasmus Öğrenci Hareketliliği nedir? 1 akademik yıl içinde 1 veya 2 dönemliğine başka bir Avrupa ülkesi Erasmus Üniversite Beyannamesi sahibi yüksek öğretim kurumunda, eğitim ücreti ödemeden, öğrenci olmak üzere yurt dışına gidebilmektedirler. Avrupa Komisyonu değişimden faydalanan bireylere katkı sağlamak amacıyla öğrencilere hibe vererek değişime mali olarak da destek vermektedir.

4. ERASMUS PROGRAMI Ulusal Ajans kimdir? Avrupa Komisyonu’nun Türkiye’deki EÜB sahibi üniversiteler ile iletişimini T.C. Başbakanlık Devlet Planlama Teşkilatı, Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı (Ulusal Ajans) sağlar. İletişim Bilgileri: www.ua.gov.tr Mevlana Bulvarı No:18 Balgat-Ankara

5. Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları Ofisi (UDO) Tüm değişim programlarını koordine eder. Üniversitemize gelen ve giden değişim öğrencileri için oryantasyon programları düzenler ve kaldıkları sürede karşılaştıkları, idari olarak çözülebilecek sorunları çözmeleri için yardımcı olur. Üniversitenin Ulusal Ajans ve diğer partner üniversiteler ile olan ilişkilerini yürütür karşı olan sorumluluğunu yerine getirir.

6. Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları Ofisi (UDO) kimdir? Prof. Orhan AYTÜR –Öğrenci İşleri ve Uluslararası İlişkilerden sorumlu rektör yardımcısı Ayşegül BAŞOL – UDO Koordinatörü abasol@bilkent.edu.tr Tel: +90 312 290 2435 B.Yasemin ÖZBEK – Öğrenci Danışmanı ozbek@bilkent.edu.tr Tel: +90 312 290 3073 Erkin TARHAN – Öğrenci Danışmanı terkin@bilkent.edu.tr Tel: +90 312 290 1065

7. Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları Ofisi nerededir? Öğrenci İşleri Müdürlüğü Binası içinde Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları Ofisi (Yurtlar Spor Salonu Arkası, İdari Birimlerin bulunduğu bina) Posta Adresi: Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları OfisiÖğrenci İşleri Müdürlüğü, Bilkent Üniversitesi 06800 Bilkent, Ankara. Web: http://www.bilkent.edu.tr/bilkent/admission/ outgoing_exchange/ Ofis Saatlerimiz: Salı : 09.30-12.00, 13.30-17.00 Çarşamba : 09.30-12.00, 13.30-17.00 Perşembe : 13.30-17.00 Cuma : 13.30-17.00

8. ERASMUS SÜRECİ UluslararasıDeğişim Programları Uygulama Esasları http://www.bilkent.edu.tr/bilkent-tr/admission/degisim_prog_uygulama.html Lütfen detaylıca inceleyiniz.

9. ERASMUS SÜRECİ Gitmeden önce Oradayken Döndükten sonra

10. Gitmeden önce... 1. BAŞVURU: Gideceğiniz üniversite’ye, bölüm koordinatörünüz yardımı ile başvurunuzu -son başvuru tarihinden önce- gerekli dokümanları da ekleyerek gönderin. Yurt başvurusu dahil, gerekli bilgileri karşı okulun web sayfasında bulabilirsiniz. Tahmini Başvuru Tarihleri: Güz Dönemi için Nisan’da başlar Bahar Dönemi için Eylül’de başlar Karşı üniversitenin web sayfasını aralıklarla kontrol ederek en güncel bilgilere ulaşabilirsiniz.

11. 2. BAŞVURUDAN VAZGEÇMEK VAZGEÇMEK İÇİN SON TARİHLER Değişime gideceği bildirilenler “Değişim Öğrencisi” statüsüne alınırlar. Vazgeçmek için geçerli sebebi olan öğrenciler ise en geç; Güz Dönemi için - 1 Mayıs Bahar Dönemi için - 1 Eylül tarihlerine kadar bölüm değişim koordinatöleri ve UDO’ya bilgi vermelidirler. Son tarihe kadar vazgeçtiğini eş zamanlı olarak UDO ve Bölüm Değişim Koordinatorlerine bildirmeyenlereilgili yarıyılda ders ön kayıt hakkı tanınmaz ve ders önyüklemesi yapılmaz.

12. 3. LEARNING AGREEMENT Başvurunuzu yaparken Web sayfamızda bulunanLearning Agreement Formu’nu basarak, değişim koordinatörünüz yardımıyla 2 kopya hazırlayın, toplam kredi dahil tüm boşlukları eksiksiz doldurun ve bölüm koordinatörünüze imzalatarak kurum koord. imzası için ofisimize getirin. Birinci LA’yı başvuru evraklarıyla birlikte karşı üniversiteye gönderirken, diğerini ofisimize teslim edin. Daha önce alıp kaldığınız bir dersi değişimde geçerseniz o dersten muaf sayılırsınız ancak “F” notunuzun CGPA’inizdeki ağırlığı değişmez. Bu nedenle biz tavsiye etmiyoruz! Yandal yapan öğrencilerimiz,saydırmayı planladıklar dersler için, yandal’ın yapıldığı bölümün değişim koordinatörüyle birlikte karar vermeli ve dersi LA’larında belirtmelidirler

13. 3. LEARNING AGREEMENT

14. 4. ÖN ONAY FORMU Web sayfamızda bulunan Ön Onay formunu bölüm koordinatörünüz ile beraber doldurup, imzalı 3 kopya alın. Bir tanesi koordinatörünüzde, diğeri UDO’da, sonuncusu ise sizde kalacaktır. Learning Agreement’da değişiklik yapıldığında, bu değişikliğe göre yenilenen bir Ön Onay formu hazırlayarak imzası için bölümünüzün değişim koordinatörüne gönderiniz. DİKKAT: AB Kriterlerine göre bir Erasmus Değişim Öğrencisi’nin 1 dönem için alması ve LA’da belirtilmesi gereken minimum ders yükü 30 ECTS’dir. Size yatacak hibenin alınması için bu yükümlülük çok önemlidir.

15. 4. ÖN ONAY FORMU

16. 5. KABUL MEKTUBU Başvurunuzda belirttiğiniz e-mail ve posta adresini sık sık kontrol edin. Kabul Mektubu ve programla ilgili tüm bilgiler, sizin adresinize e-mail ya da posta yoluyla gönderilecektir. Kabul Mektubunuz size ulaşır ulaşmaz bir kopyasini UDO’ya teslim ediniz ya da e-mail ile ozbek@bilkent.edu.tr’ye gönderiniz. Kabul mektubu olmayan öğrencilerin hibeleri hesaplanamaz. 6. PASAPORT Kabul mektubunuz geldikten sonra, pasaportunuzu gitmeden en erken 2 ay önce almanızı tavsiye ederiz zira vize basvurusu yaparken, pek cok büyükelçilik, döndükten sonra da en az 3 ay geçerli pasaportunuzun olmasını isteyebiliyor ve bu durumda B.elçilikler pasaportunuzu tekrar uzatmanızı isteyeceginden hem zaman hem maddi kaybiniz oluşabilir.

17. 7. ÖĞRENCİ VİZESİ Kabul Mektubunu teslim eden öğrenciler vize başvurusu için Erasmus Öğrencisi olduklarına ve eğer alıyorlarsa, aylık Erasmus Hibesi aldıklarına dair bir yazıyı UDO’dan alabilirler. DİKKAT: -Vize için istenen belgelerin güncel listesini gideceğiniz ülkenin Türkiye’deki büyükelçiliklerinin web sitelerinden öğrenebilirsiniz. - Seçilen tüm öğrencilerimiz, gidilecek ülkenin vize prosedürlerini öğrenerek, işlemlerini zamanında tamamlamakla sorumludurlar zira Hollanda’nın NVV vizesinin 300€ olması gibi ülkeye özel koşullar olabilmektedir. -Vize işlemleri özellikle Danimarka, Hollanda ve Slovenya gibi ülkelerde daha uzun sürdügündenvize şartları iyi öğrenilmeli ve mümkün olduğunca erken vize başvurusu yapılmalıdır.

18. 8. HİBE İÇİN HAZIRLIK Gitmeden en az 2 ay önce Kabul Mektubunuzu UDO’ya teslim edin ve Yapı Kredi Bankası’nın herhangi bir şubesinde kendi adınıza ya da aileniz ile ortak açtırdığınızEURO hesabınınIBAN numarasını, ozbek@bilkent.edu.tr adresine bildirin. DİKKAT: Hesabınızın IBAN kodunu e-mail ile “TR600006701000000089322923” şeklinde gönderiniz. Hibeli, hibesiz tüm öğrenciler EURO Hesabı açtırarak göndermeleri gerekmektedir. DİKKAT:Güz Döneminde giden öğrencilerimizin aileleri ile ortak hesap açtırmaları tavsiye olunur zira hibeniz siz yurtdışındayken yatırılır ise hibenizi aileniz sizin adınıza alabilir.

19. 9. EK_5 http://www.bilkent.edu.tr/bilkent/admission/outgoing_exchange/selected_students.htmladresimizde bulunan; Öğrenci ile üniversite arasında yapılacak sözleşme formunu (Ek_5) web sayfamızdan indirin, doldurun, imzalayın ve Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları Ofisi’ne ulaştırın. DİKKAT:Bu formda bilmediğiniz bilgileri boş bırakabilirsiniz. Formun imzalanarak ofisimize teslim edilmesi hibe açışından büyük önem taşımaktadır.

20. Oradayken GİDİŞ Gittiğiniz okula, kabul mektubunda belirtilen başlangıç tarihinde gidin. Oryantasyonu kaçırmayın. Dönem bitmeden dönmeyin. 2. LEARNING AGREEMENT Learning Agreement’ınızda değişiklik varsa 2. sayfasını da doldurtarak imzalatın, tüm boşlukları ve imzaları tamamlayarak karşı üniversitenin uluslararası ofisinden scan ederek ya da +90 312 266 47 87 numaralı fax’a göndererek bize ulaştırın. Bu değişiklikleri içeren yeni bir Ön Onay Formu yaparak koordinatörünüze e-mail ile gönderin. DİKKAT:Dönüşte orjinal LA’nızı yanınızda getirmeyi unutmayın.

21. ...Oradayken Gittiğiniz üniversiteden ayrılmadan önce, gidiş ve ayrılış tarihlerinizi belirten ‘Resmi Tarihler Formu’nuweb sayfamızdan indirin ve üniversitenin Uluslararası Ofisi’ne, pasapotunuzdaki gidilen ülkeye giriş-çıkış tarihleri ile uyumlu olucak şekilde imzalatın. DİKKAT:Bu evrak sizin gerçekten belirtilen süre boyunca orada kaldığınızın kanıtı olacaktır ve Erasmus Hibeleriniz bu çerçevede hesaplanacaktır. 3. TRANSKRIPT Dönem sonunda,mümkünse transkriptinizi kapalı zarfta alarak dönmeye çalışın ve bu şekilde UDO’ya teslim edin. Bu mümkün değilseUDO’ya posta yolu ilegönderilmesiiçin gerekli kişilerle görüşün.

22. Döndükten sonra UDO’ya teslim edilecek belgeler, sırasıyla; Learning Agreement: Orjinali - tüm boşluklar ve imzalartamamlanmış olarak, Resmi Tarihler Formu: Karşı okuldan onaylı olarak, Pasaport:, Kimlik ve gittiğiniz ülkeye giriş-çıkış kaşelerinin olduğu sayfaların fotokopileri, Nihai Rapor Formu, EK_3: Erasmus Hibesi’nin kalan %20’sini almak için,Öğrenci Rapor Formunu (Ek_3)web sayfamızdan indirerek doldurun veozbek@bilkent.edu.tradresine gönderin. Transkript: Partner üniversitedeki Transkriptinizin size gönderilmesi durumunda orjinalini, zarfı açmadanUDO’yateslim edin. Transkriptiniz direk UDO adresine de gönderilebilir.

23. …Döndükten sonra Transcript’inteslimi Dönüşünüzde Partner üniversiteden alacağınız Transkriptinizi açmadan kapalı zarf içinde UDO’yateslim ediniz. Transkriptiniz direk UDO adresine de gönderilebilir. E-mail ile karşı okuldan size ya da ofisimize gönderilecek transkriptler, belgenin aslı elimize ulaşana kadar fakültenizce değerlendirmeye alınmaz bu sebeple asıllarının belirtilen şekilde ofisimize ulaşması ya da teslimi gerekmektedir.

24. Pasaport almak için Gideceğiniz Üniversiteden kabul mektubunuz geldikten sonra başvurulur. Değişim Öğrencileri 1 Yıllık Harçsız pasaport alabilirler. Ancak defter ücretini kendilerinin ödemesi gerekir. Harçsız pasaport yazısı almak için UDO’ya başvurulur, başvurudan 3 gün sonra alınabilir. Harçsız Pasaport yazısı alınca, önce Ulustaki Ankara Vergi Dairesi Başkanlığı’nagiderek onaylatılır, sonra Ankara Emniyet Müdürlüğü’ne pasaport başvurusu yapılır.

25. Pasaport almak için... Bilkent’den alınan Harçsız Pasaport Yazıları, sadece Ankara Emniyet Müdürlügü’nde geçerlidir! Pasaportunuz varsa, geçerlilik süresi üzerine 1 yıl daha uzatabilirsiniz. Yeşil pasaport’u olan öğrencilerin, harçsız pasaport yazısı almalarına gerek yoktur! Pasaportlarını yeşil pasaporta hak kazandıkları kanaldan uzatabilirler. DİKKAT:Örneğin Fransa yeşil pasaport’a öğrenci vizesi vermiyor. Pasaport çıkartmadan hangi renk çıkartacağınızı ilgili b.elçilik ile temasa geçerek öğrenin.

26. HİBELER Genel bilgi Ülkelere göre hibe miktarları (aylık) Ödeme zamanı ve şekli Ödemenin geri alındığı durumlar

27. HİBELER Genel Bilgi Bilkent Üniversitesi Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları Ofisi, bölümlerden gelen isimleri ve toplam ay sayılarını Ulusal Ajans’a bildirir. Ulusal Ajans, bütün üniversitelerden gelen talepleri toplar ve AB Komisyonu’na bildirir. AB Komisyonu, ülkelerin talepleri doğrultusunda belirlediği hibe miktarlarını açıklar.

28. ...HİBELER Ulusal Ajans, Üniversitelere verilecek hibe miktarını üniversitelerin geçmiş performansları ve o seneki talepleri doğrultusunda belirler ve üniversitelere bildirir. Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları Ofisi, Bilkent için ayrılan toplam hibe miktarına göre gidecek öğrenci sayısını belirler. Gerektiğinde her bölümdenaynı oranda olmak üzere, kesinti yapılabilir. Hibe verilecek öğrenciler, seçim kriterleri baz alınarak yapılan sıralamaya göre belirlenir. Erasmus Hibeleri DESTEK niteliğindedir. Yurtdışındaki aylık ihtiyaçlarınızın yaklaşık yarısını karşılayabilir. Seçilen tüm seçilen öğrencilerimiz, gidecekleri ülkedeki yaşam masraflarının ne kadar olacağını araştırmalı ve aileleri ile paylaşmalıdırlar.

29. Ülkeler ve hibe miktarları (aylık)

30. Ülkeler ve hibe miktarları (aylık)

31. HİBELERÖdeme zamanı ve şekli Bir öğrenciye ödenecek toplam hibe, gideceği ülke için belirlenen aylık hibe ve kabul mektubunda belirtilen kalacağı süre temel alınarak hesaplanır. İki seferde ödenir; -%80’i gitmeden önce, -%20’si ise döndükten sonra, getireceğiniz resmi tarihler formu ve pasaport fotokopiniz’e göre hesaplanarak ödenir.

32. HİBELER...Ödeme zamanı ve şekli Ödemeleri yapan MİDB’nin ödeme günü sadece Cuma günü’dür. Güz döneminde gidecek öğrencilerin %80 ödemeleri en son 1 Eylül 2013’de Bahar dönemininde gidecek öğrenciler için %80 ödemeleri ise en son 15 Ocak 2014’de tamamlanır. Hibeler Euro(€) olarak yatar. Hibe hesabi, kabul mektubunuzdaki tarihler esas alınarak orada geçireceğiniz akademik dönem hesaplanır; %80’e kadarki bölümü gitmeden önce, kalan %20’si ise kabul mektubunda belirtilen sure ya da daha uzun kalınarak Erasmus döneminin tamamlanması ve tüm evrakların UDO’ya teslimi sonrası ödenir.

33. HİBELERhangi durumda geri alınır ya da ödenmez? Mazeretsiz olarak misafir üniversitede 3 aydan az kalırsanız, hibenizin tamamını iade etmeniz gerekir ve Erasmus öğrencisi sayılmazsınız. Devamsızlık yüzünden ya da “0” ECTS alarak dönerseniz %20’lik kalan hibe ödenmez. Ayrıca hibenin %20’sinin ödenebilmesi için bir dönemde, almış olduğunuz 30 ECTS’in en az 2/3’ü kadar krediden geçmeniz beklenmektedir!

34. Değişim Sürecinde Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar Yandal: - Değişim Öğrencileri aldıkları derslerden sadece 1 tanesini Yandalları’na saydırabilirler. - Değişimde alarak yandallarına saydırmayı planladıkları dersler için ise, yandal’ın yapıldığı bölümün değişim koordinatörünün onayı almalı ve ders Learning Agreementta da belirtilmelidir. Yurtlar: Yurtlarda kalan kapsamlı burslu öğrenciler, degisimdeyken aylık yurt ödemesi alabilmek için gitmeden önce Yurtlar Müdürlüğünün belirlediği kural ve son tarihlere uymalıdırlar.

35. Değişim Sürecinde Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar Üstün Başarı Bursu A – Üstün Başarı Bursu Alan Öğrencilerin, değişime gittikleri bir dönemde, kendi bölümlerinin normal ders yükü aralığının alt sınırı kadar dersten başarılı olmaları ve donüşte “T” notu almış olmaları gerekir. B- İki donem değişime gidenler ise bir sonrki seneye Başarı Bursu aday listesine giremezler.

36. Değişim Sürecinde Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar Ders Notları: A- Partner Üniversitede alacağınız her ders, notu ne olursa olsun Bilkent transkriptinizde görünecektir. B- Değişim Programı’nda not yükeseltilemez. Bilkent’de “C” ya da daha düşük not alınan dersler, partner üniversitede alınarak daha yüksek not alınsa bile, Bilkent’de alınan not’u değiştirmez. C-Üniversitemizde C’nin altında alınan derslerin takip eden 2 yarıyıl içinde not yükseltmek amacıyla tekrar alınması sürecine Değişim süreci de dahil edilir ve devam eden bu 2 dönemde o ders alınmadıysa, yeniden alınamaz.

37. UDO’dan ÖNERİLER Ofisimizin iletişim adres ve bilgilerini kaydedin. Web sayfamızdaki Kontrol Listemizibasarak işlemleriniz sırasında mutlaka yanınızda taşıyın. E-posta adreslerinizi sık sık kontrol edin. Karşı üniversitedeki Koordinatörünüzü öğrenin. Sorumlu olduğunuz belgeleri eksiksiz ve doğru olarak teslim edin. Hiçbir Belge teslimini ve özellikle vize başvurunuzu kesinlikle SON TARİH’e bırakmayın!

38. ... UDO’dan ÖNERİLER Gittiğiniz ülkenin tarihini okuyun. Türkiye hakkında size gelebilecek sorular için hazırlıklı olun. Bir tartışmaya girerken konuyu bildiğinizden emin olduktan sonra, konuyu kişiselleştirmedentartışmaya dikkat edin. Gittiğiniz ülkede yazılı kurallara mutlaka uyun. Resmi evraklar; pasaport, oturma izni vs. bir fotokopisini yanınızda taşıyın. Bu sunumu ve gerekli diğer bilgi ve formlarımızı aşağıda belirtilen web sayfamızda bulabilirsiniz; http://www.bilkent.edu.tr/bilkent/admission/outgoing_exchange/index.html

39. Güzel bir değişim süreci geçirmeniz dileğiyle....