İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ EDEBİYAT FAKÜLTESİ ERASMUS BİLGİLENDİRME TOPLANTISI

1. İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ EDEBİYAT FAKÜLTESİ ERASMUS BİLGİLENDİRME TOPLANTISI Edebiyat Fakültesi 19.06.2013 İstanbul

2. Edebiyat Fakültesi Erasmus Koordinatörlüğü Erasmus Koordinatörü Doç. Dr. Arsun Uras Yılmaz (Fransızca Mütercim-Tercümanlık) Koordinatör Yardımcıları Arş. Gör. Aşkın Çelikkol (Amerikan Kültürü ve Edebiyatı) Arş. Gör. Yasemin Şahin (İngiliz Dili ve Edebiyatı) Arş. Gör. Ömer Güven (Türk Dili ve Edebiyatı) Arş. Gör. Serkan Şemen (Türk Dili ve Edebiyatı) Arş. Gör. Cumhur Ersin Adıgüzel (Tarih) Erasmus Büro Şefi Vedat Gök

3. Erasmus Öğrencisiyim, Hangi Aşamada Ne Yapacağım? • 1. Gitmeden Önce Yapılacaklar2. Yurt Dışına Gidilince Yapılacaklar3. Dönüş Sonrasında Yapılacaklar

4. Gitmeden Önce Yapılması Gerekenler • Öğrenci Başvuru Formu • Öğrenci, Anabilim Dalı koordinatörü ile birlikte gideceği kuruma gönderilmek üzere Öğrenci Başvuru Formunu (Student Application Form)eksiksiz doldurmalıdır. • Bu formu gideceğiniz üniversitenin web sayfasında bulabilirsiniz. • Gidilecek üniversiteden kabul beyanı alınınca Erasmus süreci başlar.

5. Gitmeden Önce Yapılması Gerekenler • Yurt Başvuru Formu (Varsa) • Anabilim Dalı koordinatörü ile birlikte gidilecek olan kurumun –varsa- Yurt Başvuru Formunun (Accomodation Form/Housing Form) doldurması gerekmektedir. Başvurunun zamanında yapılması çok önemlidir. Bazı kurumların kalacak yer olanağı ile ilgili sorularıApplication Formunda yer almaktadır. Ayrı ayrı 2 form olmayabilir. Yurt başvurusu için son başvuru tarihi her kurum için farklı olabilmektedir.

6. GİDEN ÖĞRENCİLER İHTİYAÇ DUYDUKLARI TÜM BELGELERİ • http://www.istanbul.edu.tr/uaik/ABegitim/Ogrenci/Giden/gidenogrenci_form2013_2014.php adresinden temin edebilirler.

8. Gitmeden Önce Yapılması Gerekenler • Öğrenim Sözleşmesi (Learning Agreement) ve Akademik Tanınma Belgesi • Öğrencinin karşı üniversitenin de onaylayacağı “Öğrenim sözleşmesi/anlaşması” (LearningAgreement) doldurması zorunludur. Öğrenim Sözleşmesi karşı üniversiteden onaylanmadan hibe ödemesi yapılmayacaktır. Öğrenim Sözleşmesi’nin “A” kısmı gitmeden önce doldurulacaktır. Bu kısımda gidilecek üniversitede alacağınız derslerin kendi üniversitenizdeki denkliği yapılacaktır. Erasmus hareketliliğinde yeni düzenlemeye göre “ders saydırma” yerine “kredi saydırma” söz konusudur. Buna göre 30 AKTS alınması gerekmektedir. Gidilen üniversitede alınan derslerin orijinal isimleri ve notları transkripte yansıtılacaktır. Bu belgenin 4 nüsha olarak hazırlanması gerekmektedir. Öğrenim Sözleşmesi (LearningAgreement), • 1. Öğrenci tarafından • 2. Erasmus Koordinatörü tarafından imzalanarak Fakülte Erasmus Koordinatörlüğüne teslim edilecektir.

10. Gitmeden Önce Yapılması Gerekenler • Akademik Tanınma Belgesi • Öğrencinin gitmeden önce koordinatörüyle birlikte düzenleyeceği ders denkliklerini gösteren Akademik Tanınma Belgesinin eksiksiz doldurulması gerekmektedir. Bu belgenin öğrenci, bölüm koordinatörü ve bölüm başkanı tarafından imzalandıktan sonra Erasmus Bürosu’na 4 nüsha olarak teslim edilmesi gerekmektedir. Bu işlem bizzat giden öğrenci tarafından yapılacaktır. • Öğrenim Sözleşmesi (LearningAgreement) ve Akademik Tanınma Belgelerinin Dekanlık Yönetim Kurulu tarafından onaylanması sonucunda öğrenci Uluslararası Akademik İlişkiler’den gerekli formları almaya hak kazanır.

13. Gitmeden Önce Yapılması Gerekenler • Takip edilen programda başarılı olunan kredilere tam akademik tanınma sağlanır, başarısız olunan krediler bir sonraki akademik yıl içerisinde tekrar edilir. • Gidilecek üniversitenin not sistemi İÜ’deki ile aynı değilse, İÜ’deki karşılık/denkliklerini gösteren bir belgenin öğrencinin dönüşte beraberinde getirmesi, not karşılıklarının en iyi şekilde verilebilmesi için gerekmektedir.

14. Gitmeden Önce Yapılması Gerekenler • Öğrenci gitmekten vazgeçtiyse, Kazanıp da Gitmeyen Öğrenci Formunu (Feragat Belgesi) doldurması gerekmektedir. Bu belge, öğrencinin Erasmus’la ilgili o dönem için kazandığı haklarından vazgeçtiğini gösterir ve mutlaka doldurulması gerekmektedir. Bu form, Erasmus Bürosu’ndan temin edilebilir.

15. Gitmeden Önce Yapılması Gerekenler • Öğrencinin İstanbul Üniversitesi’ndeki ders kayıt işlemlerinin yapılması gerekmektedir. Kayıt dönemi genelde öğrencinin yurtdışında olduğu sürece denk gelmektedir. Öğrencinin harcını yatırması ve makbuzunu Anabilim dalı danışmanına iletmesi gerekmektedir. Kayıt esnasında seçilen dersler ile Öğrenim Sözleşmesi (Learning Agreement) ve Akademik Tanınma Belgesi’nde yer alan derslerle birebir uyuşması gerekmektedir. • Not: Gidilecek olan kurumda ayrıca harç parası ödenmeyecektir. Gidilecek üniversite, kendi öğrencilerinden talep ettiği kayıt ve harç ücreti harici ödemeleri Erasmus öğrencilerinden de talep edebilir. Bu çeşit ödemeler; örneğin spor tesisleri abonelik ücreti, ulaşım ücreti olabilir.

16. Gitmeden Önce Yapılması Gerekenler • Vize Başvurusu • Konsoloslukların internet sitelerinden gerekli belgeler öğrenilmeli. • Harç muafiyeti ülkeye göre değişebilmektedir. • Kabul yazısı (Letter of Acceptance) • Öğrenim Sözleşmesi (Learning Agreement) • Maddi destek yazısı (İngilizce Erasmus Burs belgesi) bazı ülkeler tarafından istenebilmektedir. • Yeterli maddi katkı sağlanacağını gösteren bir belge • Geçerli pasaport •  ve konsolosluk tarafından istenen belgeler

17. Gitmeden Önce Yapılması Gerekenler • Sigorta işlemleri: • Gerektiğinde uluslararası geçerliliği olan bir Sağlık Sigortası yaptırmak tavsiye edilir. • (Vize için yaptırılan Seyahat Sigortasından farklıdır).

18. Gitmeden Önce Yapılması Gerekenler • Pasaport ve fotokopisi • Uluslar Arası Öğrenci İndirim Kartı ve fotokopisi www.isic.org • Teyit Belgesi (Confirmation Letter) ve fotokopisi (Öğrencinin Erasmus öğrencisi olarak seçildiğini, aylık hibe miktarını, misafir olacağı üniversite ve eğitim tarihlerini gösteren İngilizce hazırlanan imzalı ve mühürlü belge). • Kabul Belgesi (Acceptance Letter) ve fotokopisi. • Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement) ve fotokopisi. • Erasmus Öğrenci Beyannamesi (ErasmusStudent Charter) öğrencinin erasmus öğrencisi olarak sahip olduğu hak ve sorumlulukları gösteren bir karttır. • Vesikalık Fotoğraf (en az 8 adet)

19. Gitmeden Önce Yapılması Gerekenler • Kolayca okunabilir ve fakslanabilir olması için lütfen tüm belgeleri el yazısıyla değil bilgisayar ortamında hazırlayınız. • Belirtilenler dışında gideceğiniz kurum başka evraklar talep edebilir (Transkript, dil yeterliliği belgesi) bunları hazırlamak da sizin sorumluluğunuzdadır. • İmzasız ve tarih yazılmamış belgelerin geçerliliği yoktur.

20. Gitmeden Önce Yapılması Gerekenler • Öğrencinin gitmeden önce alması gereken evraklar için İstanbul Üniversitesi Uluslararası Akademik İlişkiler Kurulu'na gitmesi ve evrakları zamanında doldurması gerekmektedir.

21. Yurtdışına Gider Gitmez Yapılması Gereken İşlemler • Ders Seçiminde Değişiklik Olma Durumu • Öğrenim Sözleşmesi B Formu (Learning Agreement) ve Yeniden Düzenlenmiş Akademik Tanınma Belgesi: Öğrenci yurtdışına gitmeden önce hazırlanan ve onaylanan öğrenim sözleşmesinde belirlediği derslerde değişiklik yaparsa, Öğrenim Sözleşmesi’nin (Learning Agreement) ve Akademik Tanınma Formu’nun gittiği kurumda yeniden düzenlenerek onaylanması ve bu belgenin değişiklik tarihinden itibaren en geç 1 ay içinde Bölüm Erasmus Koordinatörüne ulaştırılması gerekmektedir.

22. Yurtdışına Gider Gitmez Yapılması Gereken İşlemler • Yurt dışındaki üniversiteye gidilmeden önce seçilen derslerde, gidildikten sonra herhangi bir sebepten dolayı (dersin açılmaması, kredi/AKTS’nin değişmesi gibi) bir değişiklik söz konusu olursa, Öğrenim Sözleşmesi’nin (LearningAgreement) “B” kısmına iptal edilen ve bunun yerine alınan dersler işlenir.

25. Yurtdışında Yapılması Gerekenler • Varış/Ayrılış Belgesi (DurationSheet) Öğrencinin yurtdışına gittiğinde Varış/Ayrılış Belgesini alması gerekmektedir. Öğrencinin, gittiği kurumda Erasmus kapsamında öğrenim gördüğünü gösteren Katılım Sertifikasıyla birlikte bu belgeyi de beraberinde getirmesi gerekmektedir.

26. Yurtdışında Yapılması Gerekenler • Akademik Takvimin Onaylatılması • Öğrencinin, gittiği üniversitenin Akademik Takvimini onaylatması gerekmektedir.(Üniversitenin web sayfasından ya da üniversite tarafından alınan onaylı resmi belge).

27. Yurtdışında Yapılması Gerekenler • Uçak Biletinin Fotokopisi • Uçak biletinin fotokopisinin getirilmesi gerekmektedir.

28. Dönüş Sonrasında Yapılacaklar • Erasmus koordinatörünüzü gelmenize yakın bir tarihte dönüş tarihiniz konusunda haberdar etmeli ve kendisine bilgi vermelisiniz. • Koordinatörünüz herhangi bir duruma karşı sizin hangi tarihlerde nerede olacağınız, ne zaman geleceğiniz gibi konularda bilgi sahibi olmalıdır.

29. Dönüş Sonrasında Yapılacaklar • Öğrencinin dönüşte Uluslararası Akademik İlişkiler Kurulu Erasmus Koordinasyon Komitesi'ne bir dizi belge sunması gerekmektedir. Öğrenci hibe alsın veya almasın, “Erasmus öğrencisi” olması dolayısıyla ilgili tüm evrakları hazırlamak ve teslim etmek zorundadır.

30. Dönüş Sonrasında Yapılacaklar • Öğrenim Sözleşmesi/Anlaşması (LearningAgreement) • Öğrenci Öğrenim Hareketliliği Faaliyet Raporu Formu • Not Çizelgesi (Aslı / Aslı gibidir onaylı kopyası) ÖNEMLİ: Gelen not Çizelgesi ’nin (Transcript of Records) hem dersleri ve AKTS (ECTS) kredilerini, hem de ECTS notlarını göstermesi gerekmektedir. • Transkript ile Akademik Tanınma Belgesi tutarlı olmalıdır.

31. Dönüş Sonrasında Yapılacaklar Rektörlük Erasmus Bürosuna Teslim Edilmesi Gereken Belgeler • “Katılım Belgesi” (Certificate of Attendance) • Pasaportta giriş-çıkış mühürlerinin bulunduğu sayfaların fotokopisi • Varış/Ayrılış Belgesi (DurationSheet) • Uçak Dönüş biletinin fotokopisi • En az 1 sayfalık kişisel rapor

32. Dönüş Sonrasında Yapılacaklar • Erasmus Koordinatörleri  gidip dönen Erasmus öğrencisinin fakültede ders denkliğinin yapılması (Dilekçe+Öğrenim gördüğü üniversiteden aldığı not döküm belgesi ile birlikte)

33. Önemli Bazı Hatırlatmalar • Hibe ödemesi bir dönem ile sınırlandırılmaktadır. Gitmeden önce hibelerin %80’lik (kabul mektubu veya bilgi formundaki tarih aralığına göre), dönüşte ise eğitim süresine (katılım sertifikası, çelişkili durumlarda uçak bileti, akademik takvim vs.) bakılarak hibenin geriye kalan kısmı olan %20’lik pay ödenecektir. Öğrenim süresinin planlanandan kısa sürdüğü durumlarda hibe iadesi söz konusu olabilir. Ancak öğrencinin mücbir sebeplerle erken dönmesi durumunda, yurtdışında kaldığı süre karşılığı hibe miktarı öğrencide bırakılmak üzere, fazladan ödenen hibenin iadesi istenir.

34. Önemli Bazı Hatırlatmalar • Erasmus hibesinin %80’ini alabilmek için teslim edilecek belgeler • Kabul Belgesi • Öğrenim Anlaşması • Öğrenim Hareketliliği Sözleşmesi • Öğrenci Bilgi Formu • Akademik Tanınma Belgesi • Gidiş Biletinin Fotokopisi

35. Önemli Bazı Hatırlatmalar • Erasmus Hibesinin Kalan %20’sini Alabilmek İçin Teslim Edilecek Belgeler • Varış/Ayrılış Belgesi (DurationSheet) • Katılım Belgesi • Öğrenim Anlaşması • Gidilen üniversiteden onaylı akademik takvim • Öğrenci Öğrenim Hareketliliği Rapor Formu • Pasaportun (giriş-çıkış) fotokopisi • Dönüş biletinin fotokopisi

36. Önemli Bazı Hatırlatmalar • Dönüş tarihinden sonra en geç 1 (Bir) ay içinde belgelerin tamamının teslim edilmesi gerekmektedir. Aksi halde ödenen hibe miktarının iadesi istenecektir.

37. Önemli Bazı Hatırlatmalar El yazısı ile doldurulan belgeler kabul edilmeyeceğinden, evrakların tümünün bilgisayar ortamında doldurulması gerekmektedir.

38. Önemli Bazı Hatırlatmalar • Öğrenim anlaşmasında belirlenen ders programının en az üçte ikisinden başarılı olmak hibenin geri kalan kısmının ödenmesi açısından önemlidir. Yurtdışında bulunulan süre içinde derslerine devam etmedikleri ve öğrenci olarak sorumluluklarını yerine getirmedikleri, aldıkları derslerden de başarısız olmaları halinde, hibenin % 20’si ödenmez.

39. Önemli Bazı Hatırlatmalar • Mutlaka ziyaret edilmesi gereken sayfalar • İstanbul Üniversitesi www.istanbul.edu.tr • Uluslararası Akademik İlişkiler Kurulu www.istanbul.edu.tr/uaik/ABegitim/index.php • Türkiye Ulusal Ajans www.ua.gov.tr

40. Önemli Bazı Hatırlatmalar • SendingInstitution: • IstanbulUniversity • Erasmus ID Code: • TR ISTANBU03 • ISCED Code: • InstitutionalCoordinator: • Assoc. Prof. Dr. Sevinç HATİPOĞLU

41. *** İLGİNİZ İÇİN TEŞEKKÜR EDERİZ ***