Doświadczenia z weryfikacji wniosków o płatność w ramach RPD PT 2010

1. Doświadczenia z weryfikacji wniosków o płatność w ramach RPD PT 2010 Szkolenie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach pomocy technicznej Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Ministerstwo Środowiska

2. Weryfikacja WoP PT w IP POIiŚ akceptacja, autoryzacja 5 dni • Formalno-merytoryczna DPOIiŚ (10 dni) 3. IW (10 dni) uwagi korekta 4. KSI wniosek lista sprawdzająca korekta lista sprawdz. korekta uwagi lista sprawdzająca wniosek, lista sprawdz. 2. Finansowa DE (10 dni) Ministerstwo Środowiska

3. Weryfikacja WoP PT w IP POIiŚ Instrukcja do wypełniania wniosku o płatność (zał. 8a Zaleceń w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach POIiŚ), Listy sprawdzające Ministerstwo Środowiska

4. Sektor środowisko - 18 IW POIiŚ termin składania wniosku o płatność końcową w ramach RPD 2010 – 21 luty 2011 r. do dnia 31 maja 2011 r. – 6 zatwierdzonych wniosków – przekazanie refundacji do 6 IW 1 korekta WNP – 12 IW 2 korekty WNP – 4 IW 3 korekty WNP – 1 IW 0 korekt WNP – WFOŚiGW w Gdańsku Ministerstwo Środowiska

5. Błędy formalne niezachowanie terminu złożenia wniosku niekompletny wniosek – brak wszystkich załączników niezgodność wersji elektronicznej wniosku z wersją papierową niewłaściwy formularz wniosku i załączników, pozostawienie komentarzy pozostawienie pustych pól/punktów we wniosku (np. kol. 11 – VAT) niewłaściwe formatowanie pól wniosku brak numeracji stron wniosku lub nieprawidłowa numeracja brak paraf na każdej stronie wniosku brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem kserokopii załączanych dokumentów księgowych, brak dat Ministerstwo Środowiska

6. Błędy formalne brak informacji o przesunięciach środków między kategoriami wydatków niezgodność danych w załącznikach kwota wydatków kwalifikowalnych w pkt. 7 wniosku inna niż wskazana w szczegółowej klasyfikacji budżetowej, rozbieżność danych oraz we wniosku w pkt. 12 i sprawozdaniu oczywiste omyłki pisarskie błędy językowe Ministerstwo Środowiska

7. Ministerstwo Środowiska

8. Błędy formalne, finansowe Błędnie wyliczona wnioskowana kwota, kwota kwalifikowalna Ministerstwo Środowiska

9. Błędy merytoryczne • zbyt ogólne opisy • brak wszystkich wymaganych kategorii wydatków • brak wskazania na powiązanie wydatków z realizacją POIiŚ • brak wyjaśnienia dlaczego wydatkowano za dużo/za mało środków względem zaplanowanych w WoD bądź niewłaściwe wyjaśnienia • brak odniesienia do osiągniętych wskaźników lub brak zgodności z pkt. 14 (wskaźniki realizacji projektu) • brak zgodności z danymi przedstawionymi w tab. 12 (postęp finansowy) Ministerstwo Środowiska

10. Błędy finansowe • niezgodność danych z WoD • niezgodność danych z tab. 9 wniosku • niezgodność kolumny 4 i 5 • błędne sumowanie • niezgodność danych ze sprawozdaniem • błędnie wyliczony % realizacji wydatków • brak wyszczególnienia wszystkich kategorii wydatków Ministerstwo Środowiska

11. Błędy finansowe • błędne wartości docelowe wskaźników z WoD • wyliczenia osiągniętych wartości niezgodne z opisami realizacji projektu w tab. 11 (np. konferencje bezkosztowe) • pominięcie wskaźnika planowanego w WoD i realizowanego w ramach RPD • brak zgodności wartości wskaźnika z danymi w tab. 9 • błędnie wyliczony % realizacji wskaźnika Ministerstwo Środowiska

12. Błędy merytoryczne • nieprecyzyjne opisy • brak podania przyczyn niezrealizowania zakładanych wartości wskaźników (niższe, wyższe) • brak podania przyczyn niższego bądź wyższego wydatkowania zaplanowanych w WoD środków • brak informacji o trudnościach, przyczynach wystąpienia problemów • brak informacji o ewentualnych przesunięciach środków między kategoriami wydatków • brak informacji o ewentualnych korektach wynikających z kontroli RPD 2010 Ministerstwo Środowiska

13. Tab. 9 Błędy formalne, merytoryczne, finansowe • błędna numeracja wierszy • błędy w nr dokumentów księgowych, brak identyfikacji rachunków (kol 1) • błędne daty wystawienia i zapłaty za dokumenty księgowe (kol. 3 i 4) • niezgodność kwot brutto z dokumentami księgowymi, wyciągami bankowym • brak przywołania podstawy dokonania płatności przed wystawieniem faktury • brak zachowania porządku chronologicznego ponoszonych wydatków • niejednolity format zapisywania liczb (separator, grosze) • podwójne ujmowanie wydatków (np. ze wzgl. na 2 stawki VAT) • błędne sumowania kategorii wydatków • wartość netto > wartość brutto • dwa wydatki (ten sam przedmiot), dwa oddzielne zamówienia wystawione w tym samym dniu temu samemu wykonawcy – oddzielnie poniżej 2000zł, razem powyżej 2000zł Ministerstwo Środowiska

14. Tab. 9 Błędy formalne, merytoryczne, finansowe • niewłaściwe opisy zrealizowanych zadań (kol. 5): - mało precyzyjne opisy (np. „usługa hotelowa”, „szkolenie w ramach podnoszenia kwalifikacji”) lub wskazanie metodologii wyliczenia kwoty kwalifikowalnej - wskazanie na pozycje na fakturze - w przypadku wydatków za usługi cykliczne brak wskazania za jaki okres ponoszony jest wydatek - błędy w kodach stanowisk pracowników lub ich brak - zbyt ogólne opisy delegacji (brak danych co się składa na kwotę delegacji, koszt noclegu), dublowanie opisów ze wskazaniem na inne kwoty - brak powiązania wydatku z POIiŚ, brak wskazania na % zaangażowania (np. „szkolenie nt. Populacji żubra w Polsce”) - umieszczenie wydatków w niewłaściwych kategoriach Ministerstwo Środowiska

15. Tab. 9 Błędy formalne, merytoryczne, finansowe • niejasna metodologia wyliczenia kwot kwalifikowalnych (kol. 6) - uniemożliwienie weryfikacji kwot kwalifikowalnych (kol. 10) • rozliczenie kosztów delegacji w 100% a faktura za bilety PKP proporcjonalnie do zaangażowania • wartości proporcjonalne - brak wskazania na liczbę etatomiesięcy zatrudnionych w IW • brak zgodności czasowej w podawaniu ilości etatomiesięcyPOIiŚ do etatomiesiecy w IW • błędy rachunkowe w wyliczeniu kwot kwalifikowalnych (kol. 10) • błędne zaokrąglenia, błędne liczenie części etatu jako 1 cały etat • w przypadku f-ry rewaloryzującej błędne przyjęcie do wyliczenia etatomiesięcy/powierzchni z miesiąca zapłaty zamiast z miesiąca, którego dotyczyła rewaloryzacja • np. koszt noclegu 660zł (220zł * 3 osoby) a rozliczenie na kwotę 570,50zł • brak wskazania postawy poniesienia wydatku (kol. 7) - umowy, zlecenia, zaproszenia, wniosku szkoleniowego, lub powoływanie się na nieaktualną umowę • brak wyliczenia lub nieprawidłowe wyliczenie kwot VAT (kol. 11) ( np. w odniesieniu do kwoty brutto dokumentu) Ministerstwo Środowiska

16. Uwagi do załączników • brak wszystkich wymaganych załączników • niewłaściwy wzór oświadczenia o zgodności tematyki studiów (nazwiska pracowników, dane teleadresowe) • brak legendy do zestawienia wydatków na wynagrodzenia osobowe • w sprawozdaniu brak wyszczególnienia wszystkich kategorii wydatków, zbyt ogólne opisy zrealizowanych celów • niewłaściwa wizualizacja POIiŚ na umowach, protokołach odbioru • w zestawieniu etatomiesięcy zaangażowanych w wykonywanie zadań kwalifikowalnych w ramach POIiŚ brak wskazania na PO • brak poświadczenia za zgodność z oryginałem kopii dokumentów, brak dat Ministerstwo Środowiska

17. Uwagi do opisów faktur • brak oznakowania rewersu faktury numerem umowy o dofinansowanie • brak numeru umowy z wykonawcą, protokołu odbioru • brak wskazania na kwoty kwalifikowalne i VAT na rewersach faktur częściowo kwalifikowalnych z PT POIiŚ • wskazanie na podkategorie wydatków • wskazanie różnych źródeł finansowania tego samego wydatku (EFRR, FS) • mało precyzyjne opisy • brak powiązania wydatków z POIiŚ Ministerstwo Środowiska

18. Dziękuję za uwagę Ministerstwo Środowiska