Doświadczenia z audytów w 6 Programie Ramowym UE

1. Doświadczenia z audytów w 6 Programie Ramowym UE

2. Zastrzeżenie Prezentacja opracowana została na podstawie Model Contract oraz Guide to Financial Issues relating to Indirect Actions of the Sixth Framework Programmes (wersja luty 2005). BEZWZGLĘDNĄ PODSTAWĄ DO OPRACOWANIA WNIOSKÓW PROJEKTOWYCH I REALIZACJI PROJEKTÓW MOGĄ BYĆ TYLKO I WYŁĄCZNIE AKTUALNE DOKUMENTY OPUBLIKOWANE PRZEZ KOMISJĘ EUROPEJSKĄ

3. Obowiązki konsorcjum wobec Komisji Każdy wykonawca: a) dba o to, by wszelkie informacje przeznaczone dla Komisji przesyłane były za pośrednictwem koordynatora, z wyjątkiem przypadków przewidzianych w kontrakcie; b) uczestniczy w dotyczących go spotkaniach poświęconych sprawom nadzoru, monitorowania i oceny projektu;

4. Obowiązki konsorcjum wobec Komisji c) Sporządza raport finansowy (formularz C) - do raportu nie załącza żadnych oryginalnych dokumentów (Jeśli zdarzy się sytuacja, w której wydatek poniesiony w pewnym okresie sprawozdawczym nie został w nim uwzględniony lub został uwzględniony nieprawidłowo – należy w następnym okresie sprawozdawczym dokonać korekty).

5. Koszty dopuszczalne projektu Procedury stosowane przy księgowaniu kosztów i wpływów muszą być zgodne z przepisami w zakresie rachunkowości obowiązującymi w państwie, w którym ma siedzibę wykonawca, jak również pozwalają na bezpośrednie uzgodnienie kosztów i wpływów poniesionych w trakcie realizacji projektu z pełnym bilansem związanym z ogólną działalnością gospodarczą wykonawcy.

6. Koszty dopuszczalne projektu Koszty dopuszczalne poniesione w trakcie realizacji projektu muszą spełniać wszystkie z następujących warunków muszą: - być rzeczywiste, ekonomiczne i konieczne dla realizacji projektu, - zostać określone zgodnie z przyjętymi przez wykonawcę zasadami księgowania, - zostać poniesione w czasie trwania projektu, z wyjątkiem kosztów poniesionych z tytułu przygotowania raportów końcowych, które mogą zostać poniesione w okresie do 45 dni po dacie zakończenia projektu;

7. Koszty dopuszczalne projektu - zostać zaksięgowane przez wykonawcę, który je poniósł nie później niż w dniu wystawienia raportu audytora. Procedury stosowane przy księgowaniu kosztów i wpływów są zgodne z przepisami w zakresie rachunkowości obowiązującymi w państwie, w którym ma siedzibę wykonawca, jak również pozwalają na bezpośrednie uzgodnienie kosztów i wpływów poniesionych w trakcie realizacji projektu z pełnym bilansem związanym z ogólną działalnością gospodarczą wykonawcy.

8. Koszty dopuszczalne projektu Nie mogą zostać wykazane jako koszty projektu następujące koszty niedopuszczalne: a) wszelkie podatki pośrednie, w tym podatek od towarów i usług (VAT) oraz opłaty celne; b) należne odsetki (do zapłacenia); c) rezerwy na poczet przyszłych strat lub obciążeń; d) straty wynikające z ujemnych różnic kursowych; e) koszty wykazane, poniesione lub zwrócone w związku z innym projektem Wspólnoty;

9. Koszty dopuszczalne projektu f) koszty związane ze zwrotem z inwestycji kapitałowych; g) długi i koszty obsługi zadłużenia; h) zbędne lub nieprzemyślane wydatki; i) wszelkie koszty, które nie spełniają warunków określonych w art. II.19.1.

10. Koszty dopuszczalne projektu Według rodzajów działań, których dotyczą, nie ma ściśle określonych kategorii kosztów (wyjątek stypendia Marie Curie i Sieci Doskonałości): • badania /innowacje • wdrożenie • szkolenie • inne określone działania • zarządzanie konsorcjum

11. Koszty dopuszczalne projektu Koszty personelu: - „Stałych pracowników”, którzy posiadają umowy zatrudnienia na stałe, zawarte z wykonawcą. - „Tymczasowych pracowników”, którzy posiadają umowy zatrudnienia na czas określony, zawarte z wykonawcą.

12. Koszty dopuszczalne projektu Umowa o wykonywanie pracy na czas określony do realizacji projektu finansowanego ze środków KE: • Umowa o wykonywanie pracy na czas określony związana z ukończeniem doktoratu • Umowa uzależniona częściowo lub całkowicie od zewnętrznego finansowania. W takim wypadku koszty wykazane muszą wykluczać wszelkie koszty osobowe poniesione przy użyciu stałego finansowania

13. Koszty dopuszczalne projektu The calculation of hourly personnel rate A further problem concerns the calculation of the hourly personnel rate. The hourly personnel rate is to be calculated as ‘the actual costs (gross remuneration and the employer’s portion of social charges) divided by the number of productive hours’.

14. Koszty dopuszczalne projektu Auditevidence indicates that in general a plausible number of productive hours are in the orderof 1680 hours per year. If in the calculation of the hourly personnel rate a significantlylower number of productive hours is used a solid justification should be on file.

15. Koszty dopuszczalne projektu Koszty personelu stałego mogą być wykazane jako koszty działań związanych z zarządzaniem konsorcjum. W tym przypadku od kosztów tych nie jest naliczany ryczałt na koszty pośrednie.

16. Koszty dopuszczalne projektu Wynagrodzenia z tytułu umów zlecenia/dzieło mogą być kwalifikowane jako: - koszy personelu (istnieje umowa określająca, że zleceniobiorca wykonuje prace pod kierownictwem wykonawcy; efekty wykonania umowy należą do wykonawcy; wartość wynagrodzenia nie jest różna od wynagrodzenia pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę) - koszty podwykonawstwa

17. Koszty dopuszczalne projektu Minister Nauki i Szkolnictwa Wyższego Profesor Michał Seweryński … Wynagrodzenie uzupełniające, a w tym w szczególności premia, określane (lub obliczane) w wymiarze godzinowym, musi być przyznawane zgodnie z normalną praktyką instytucji i z obowiązującymi przepisami. Wynagrodzenie to powinno być związane ze szczególnymi osiągnięciami zawodowymi, lub z podjęciem dodatkowych obowiązków, lub z wykonywaniem obowiązków poza normalnym czasem pracy.

18. Koszty dopuszczalne projektu Praktyka obliczania kosztów osobowych może uwzględniać następujące przypadki, przedstawione szczegółowo poniżej: Dla modelu kosztów Additional Costs (stosowanym w 6PR), koszty poniesione przez instytucję uczestniczącą w projekcie badawczym współfinansowanym przez UE, związane z dodatkowymi kosztami osobowymi stanowiącymi wynagrodzenia pracowników, mogą być uznane za dopuszczalne, jeśli są zależne od finansowania zewnętrznego oraz jeśli:

19. Koszty dopuszczalne projektu w przypadku pracowników zatrudnionych na stałe w danej instytucji, koszty te są związane ze składnikami wynagrodzenia uzupełniającego obejmującego premię dodatkową, lub wynagrodzenia uzupełniającego wynikającego z odrębnej umowy, w częściach związanych z realizacją projektu i są dodatkiem do normalnego wynagrodzenia pracownika, stawka godzinowa = stawka godzinowa uzupełniająca

20. Koszty dopuszczalne projektu Koszt związany z zakupem środków trwałych wykazywany jest zgodnie z własnymi zasadami księgowymi stosowanymi przez wykonawcę, jeśli zwyczajem wykonawcy jest uznawanie kosztu sprzętu trwałego użytku (lub jego części) za koszty pośrednie, to koszty te nie mogą być wykazane jako bezpośrednie koszty dopuszczalne, muszą one być wykazane jako pośrednie koszty dopuszczalne

21. Koszty dopuszczalne projektu Amortyzacja wykazywana jest odpowiednio w każdym raporcie okresowym, wykorzystanie sprzętu można wykazać tylko w tym zakresie, w jakim został on wykorzystany w projekcie; amortyzacja może być również obliczana od sprzętu, który został zakupiony przed datą rozpoczęcia kontraktu i który będzie wykorzystywany w projekcie

22. Wykonawca dla potrzeb projektu, którego czas trwania wynosi 2 lata, zakupił w pierwszym dniu realizacji projektu zestaw komputerowy o wartości brutto 6.100,00 PLN. W polityce rachunkowości wykonawcy zaznaczono, że amortyzacji dokonuje się od następnego miesiąca po przyjęciu środka trwałego do użytkowania i stosuje się 30% stawkę amortyzacji. W formularzu C za pierwszy rok wykazał wartość amortyzacji komputera w kwocie 3.050,00 PLN. Rzeczywista kwota amortyzacji za 1 rok winna wynosić 1.375,00 PLN (5000*30%/12*11).

23. Koszty dopuszczalne projektu Koszty podróży i diet wykazuje się zgodnie z obowiązującymi w instytucji zasadami (dotyczy to zarówno pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, a także umów zlecenia)

24. Koszty dopuszczalne projektu Koszty poniesione w walucie innej niż EUR podawane są w EUR na podstawie kursu wymiany, który obowiązywał w dniu poniesienia rzeczywistych kosztów lubkursu wymiany obowiązującego w pierwszym dniu roboczym miesiąca następującego po zakończeniu okresu sprawozdawczego Koszty wykazywane są w Formularzu C w euro,na podstawie kursu wymiany pobranego ze strony: http://www.ecb.int/stats/eurofxref/

25. Koszty dopuszczalne projektu Pracownikowi dodatkowemu naliczono w liście płac – postawiono do dyspozycji (29 wrzesień 2005) wynagrodzenie w wysokości 4.000,00 PLN. Pracownik z kasy jednostki odebrał wynagrodzenie dnia 03 października 2005. Wykonawca do przeliczania kosztów wg kursu wymiany, który obowiązywał w dniu poniesienia rzeczywistych kosztów. W tym przypadku należy zastosować kurs z dnia ………………..

26. Koszty dopuszczalne projektu Pracownikowi dodatkowemu naliczono w liście płac – postawiono do dyspozycji (29 wrzesień 2005) wynagrodzenie w wysokości 4.000,00 PLN. Pracownik z kasy jednostki odebrał wynagrodzenie dnia 03 października 2005. Wykonawca do przeliczania kosztów wg kursu wymiany, który obowiązywał w dniu poniesienia rzeczywistych kosztów. W tym przypadku należy zastosować kurs z dnia 29 września 2005

27. Koszty dopuszczalne projektu „Wszystkie podzlecenia, których koszty mogązostaćżądane jako koszt kwalifikowany, muszązostaćprzyznane najlepszej ofercie cenowej (najlepszy stosunek ceny do jakości), zgodnie z warunkami przejrzystości oraz równego traktowania”. Oznacza to, że kompletny przetarg nie jest niezbędny w przypadku wszystkich podzleceń. Każde podzlecenie, którego koszty mogą zostać zwrócone w ramach projektu, musi zostaćprzekazane najlepszemu oferentowi, zgodnie z prawem kraju danego wykonawcy.

28. Koszty dopuszczalne projektu Państwowa jednostka prawna musi stosować swoje wewnętrzne zasady celem dokonania wyboru usługodawców (publiczne wezwanie do składania ofert), a prywatna osoba prawna musi przynajmniej wymagać złożenia kilku ofert (zazwyczaj przynajmniej trzech), chyba że zawarła ona umowę ramową na świadczenie tych usług.

29. Koszty dopuszczalne projektu Kiedy zostanie osiągnięty limit 7% pomocy finansowej Wspólnoty, działanie zarządzania, które jest powiązane z innym działaniem projektu, może zostać przypisane w ramach tego działania, jeżeli takie działanie jest niezbędne dla realizacji projektu. Limit 7% pomocy finansowej Wspólnoty nie ma zastosowanie do każdego wykonawcy z osobna, lecz do całego projektu.

30. Modele rozliczania kosztów Istnieją trzy typy modeli kosztów w odniesieniu do typowych działa badawczych: - wykonawcy korzystający z modelu kosztów pełnych (FC) wykazują dopuszczalne koszty bezpośrednie i pośrednie;

31. Modele rozliczania kosztów - wykonawcy korzystający z modelu kosztów pełnych z ryczałtem (FCF) wykazują dopuszczalne koszty bezpośrednie i zryczałtowaną stawkę kosztów pośrednich. Przyjmuje się, że ryczałt, który wynosi 20% wszystkich kosztów bezpośrednich pomniejszonych o koszty podwykonawstwa, pokrywa wszelkie koszty pośrednie poniesione przez wykonawcę w ramach projektu;

32. Modele rozliczania kosztów - wykonawcy korzystający z modelu kosztów dodatkowych (AC) wykazują dopuszczalne dodatkowe koszty bezpośrednie i zryczałtowaną stawkę kosztów pośrednich. Przyjmuje się, że ryczałt, który wynosi 20% wszystkich dodatkowych kosztów bezpośrednich pomniejszonych o koszty podwykonawstwa, pokrywa wszelkie koszty pośrednie poniesione przez wykonawcę w ramach projektu;

33. Modele rozliczania kosztów • Model FC-mogą używać wszyscy uczestnicy z wyjątkiem osób fizycznych, które mogą stosować jedynie model AC • Model FCF-MŚP, organizacje nie-komercyjne lub typu non-profit ustanowione w oparciu o przepisy prawa publicznego lub prywatnego, organizacje międzynarodowe

34. Modele rozliczania kosztów • Model AC-organizacje nie-komercyjne lub typu non-profit ustanowione w oparciu o przepisy prawa publicznego lub prywatnego, organizacje międzynarodowe, które nie mają systemu księgowego pozwalającego na wyróżnienie udziału kosztów bezpośrednich i pośrednich związanych z realizacją projektu

35. Modele rozliczania kosztów Jeżeli wykonawcy naukowo-badawczy w projektach CRAFT i projektach sektorowych potrafią zidentyfikować poniesione koszty bezpośrednie, mogą oni w tych projektach rozliczać koszty według modelu FCF, nawet jeśli w innych projektach stosują model AC

36. Modele rozliczania kosztów W 7 PR wszyscy wykonawcy rozliczać się będą w oparciu o koszty rzeczywiste z narzutem kosztów pośrednich. Instytucje nie komercyjne do 2009 roku będą miały prawo korzystać ze zryczałtowanego narzutu kosztów pośrednich w wysokości 60%, od 2010 roku koszty pośrednie nie zostały jeszcze ustalone jednak mają być nie niższe niż 40%.

37. Rozliczanie wpływów do projektu Występują trzy typy wpływów: - Przelewy pieniężne lub ich odpowiedniki, do wykonawcy od stron trzecich, pod warunkiem, że transfery te przeznaczono na konkretny cel, którym jest współfinansowanie projektu lub finansowanie zasobów wykorzystywanych przez wykonawcę podczas projektu, uznaje się je za wpływy na rzecz projektu

38. Rozliczanie wpływów do projektu Jeżeli sposób wykorzystania środków finansowych lub zasobów opłaconych z transferów finansowych pozostawiono do uznania wykonawcy, a wykonawca postanawia przeznaczyć te zasoby na projekt, transferów tych nie uznaje się za wpływy na rzecz projektu

39. Rozliczanie wpływów do projektu - Wkłady rzeczowe od stron trzecich wykorzystywane w projekcie stanowią koszty dopuszczalne projektu i uznawane są również za wpływy na rzecz projektu, jeżeli zostały wniesione przez osobę trzecią w konkretnym celu wykorzystania ich w projekcie

40. Rozliczanie wpływów do projektu - Dochód wygenerowany przez projekt - dochody uzyskane z tytułu działań podejmowanych w ramach realizacji projektu i dochody ze sprzedaży aktywów nabytych w ramach kontraktu, których wartośćnie przekracza wartości kosztów początkowo wykazanych w projekcie, uznaje się za wpływy na rzecz projektu

41. Dofinansowanie Komisji Wykonawca rozliczający się wg modelu FC w formularzu C dla projektu zintegrowanego wykazał koszty ogółem 2.303.250: - działalność BR 1.110.000 - działalność wdrożeniowa 832.500 - działalność szkoleniowa 277.500 - zarządzanie konsorcjum 83.250 i wpływy 1.100.000

42. Dofinansowanie Komisji Wykonawca rozliczający się wg modelu FC w formularzu C dla projektu zintegrowanego wykazał koszty ogółem 2.303.250 Dofinansowania: - 50% * BR = 555.000 - 35% * W = 291.375 - 100% *S = 277.500 - 100% * Z =83.250 Ogółem dofinansowanie 1.207.125

43. Dofinansowanie Komisji Koszty niefinansowane przez UE: 2.303.250-1.207.125=1096.015 Wpływy do projektu 1.100.000 Różnica – 3.985 Faktycznie dofinansowanie 1.207.125-3.985 1.203.140

44. Dofinansowanie Komisji w 7 PR Koszty działalności RTD będą dofinansowane: • dla instytucji publicznych, instytutów badawczych i uczelni wyższych w 75% • dla SME w 60% Działania demonstracyjne w 50% dla wszystkich podmiotów Pozostałe działania wraz z zarządzaniem w 100% Działania koordynacyjne i wspomagające w 100% (z narzutem kosztów pośrednich 7%)

45. (DO NEGOCJACJI) np. dla projektów o długości do 24 mies. na koniec projektu i obejmuje cały okres trwania projektu (DO NEGOCJACJI) np. dla projektów dłuższych niż 24 mies. na koniec pierwszego roku i na koniec projektu Dla Projektów Zintegrowanych i Sieci Doskonałości co 12 miesięcy Oraz zawsze, gdy wkład KE dla uczestnika przewyższa 750.000 Euro w danym okresie Obowiązkowe audyty projektów Zaświadczenie audytora jest obowiązkowe:

46. Raporty Konsorcjum przekazuje Komisji następujące raporty za każdy okres sprawozdawczy: • raport okresowy z realizacji projektu zawierający spis działań przeprowadzonych w tym okresie przez konsorcjum, opis postępu w osiąganiu celów projektu, opis postępu w osiąganiu przewidzianych celów pośrednich (milestones) i rezultatów (deliverables), określenie napotkanych problemów i podjętych działań naprawczych.

47. Raporty • okresowy raport z zarządzania projektem za dany okres zawierający: • uzasadnienie zasobów zaangażowanych przez każdego z wykonawców wraz z odniesieniem do zrealizowanych działań i uzasadnieniem ich konieczności; • raport finansowy (formularz C), przedstawiony w Aneksie VI, przekazywany przez każdego z wykonawców za dany okres; • skrócony raport finansowy zawierający zestawienie kosztów wykazanych przez wszystkich wykonawców w formie zbiorczej, na podstawie informacji przedstawionych w Formularzu C;

48. Raporty • raport na temat dokonanego w danym okresie podziału środków z wkładu finansowego Wspólnoty pomiędzy poszczególnych wykonawców; • dodatkowe raporty określone w Aneksach do niniejszego kontraktu.

49. Raporty Kalkulacja kosztów projektu powinna być przeprowadzona zgodnie z maksymalnymi stawkami dofinansowania KE, odpowiadającymi planowanym kosztom dopuszczalnym ze względu na stosowany model rozliczania kosztów, rodzaj projektu, jak i planowane działania.

50. Raporty Dla wykonawców stosujących Model AC 100 % kosztów dodatkowych dla wszystkich działań, które będą przez nich realizowane, z wyjątkiem kosztów zarządzania, w których mogą być wykazane koszty personelu stałego. Dla wykonawców stosujących Model FCF i FC: • Działania badawczo-rozwojowe lub innowacyjne: 50% dopuszczalnych kosztów • Działania wdrożeniowe: 35% dopuszczalnych kosztów • Działania szkoleniowe: 100% dopuszczalnych kosztów • Działania związane z zarządzaniem konsorcjum: 100% dopuszczalnych kosztów (do 7% dofinansowania projektu przez KE) • Inne określone działania: 100% dopuszczalnych kosztów.