Principper for det politiske udvalgsarbejde

1. Principper for det politiske udvalgsarbejde Sager fredag 7. september 2007 18. januar 2007

2. Hvad skal gemmes/journaliseres på sagerne? • Hvad er IKKE en sag? • Forskellig materiale som eksempelvis • Brochurer • Reklamer • Kursusmateriale • Orienteringsmaterialer fra andre • Trykt materiale

3. Hvad skal gemmes/journaliseres på sagerne? • Hvad er en sag? • En sag er en samling af informationer, der ligger til grund for en beslutning/behandlingeller sagt på en anden måde • Alle de dokumenter, der indgår i sagsbehandling af et nærmere afgrænset emne, udgør en sag(sagsdannelse)

4. Hvad skal gemmes/journaliseres på sagerne? • Hvad skal journaliseres? • Ind- og udgående breve og mails • Interne og offentlige notater (notatpligt – offentlighedslovens § 6) • Interne mails som vedrører noget indholdsmæssigt og/eller (væsentlige) processkridt eller -beslutninger • Orienteringsmateriale, hvis det indgår i en sagsbehandling

5. Hvad skal ligge på sager til gennemsyn for udvalg? • En fysisk sag består af • et sagsomslag i grønt kraftig karton • udtræk/print af ”sagsforklæde” • et omslag af plastik • Hvad skal ligge i sagen til gennemsyn • Alle de dokumenter, som er journaliseret på sagen • Hvis en sag (= et afgrænset emne) indeholder flere temaer, så bør de dokumenter, som knytter sig til det, som behandles på dagsorden, lægges forrest i sagen i et omslag

6. Hvad er formålet med at sagens dokumenter skal ligge til gennemsyn? • Byråd og udvalg skal have stillet det oplysningsmateriale til rådighed, som er nødvendigt for at træffe en beslutning på forsvarligt grundlag (indfrielse af officialsmaksimen = grundsætning om myndigheders pligt til af egen drift at belyse/undersøge en sag tilstrækkeligt) • Da den nærmere dokumentation for sagsfremstilling/indstilling i dagsorden og evt. bilag til dagsorden ofte ligger i sagens øvrige materiale, skal sagens dokumenter ligge til gennemsyn

7. Sagen til gennemsyn - forretningsorden • I forretningsorden for Byrådet står følgende i § 3, stk. 3: • ”Når et sag er optaget på dagsordenen for et ordinært møde, skal det fornødne materiale til sagens bedømmelse – medmindre det forinden er tilsendt medlemmerne eller er tilgængelige for medlemmerne i elektronisk form – være tilgængeligt for medlemmerne af Byrådet mindst 3 hverdage inden mødet, heraf mindst 1 dag i tidsrummet kl. 18-20.00. En fortegnelse over sagerne skal samtidig være fremlagt. Det fornødne sagsmateriale og en sagsfortegnelse er tilgængelig for medlemmer på en præcis angiven adresse ud af de kommunale administrationskontorer.” • Tilsvarende gælder for udvalgene

8. Procedure for sager til gennemsyn • Samtidig med at der er deadline for at dagsordenpunkterne sendes til behandling, skal de pågældende fysiske sager afleveres i Sekretariatet. Seneste aflevering er på 8. dagen før mødets afholdelse. • Ved aflevering af de fysiske sager indlægges i sagen et omslag, hvori punktets bilag ligger i udprintet form. Alle bilag skal foreligge elektronisk på sagen i pdf-format (se vejledning). Ved bilag i pdf-format vil disse også kunne ses via www.gribskov.dk

9. Procedure for sager til gennemsyn • Dagsordensredaktøren (Sekretariatsmedarbejder) sikrer, at alle fysiske sager, der er til behandling på det pågældende møde, foreligger på gennemsynsstedet. Dette sker senest dagen efter dagsordenen er udsendt. Gennemsynstedets for alle møder er Helsinge Rådhus, mødelokale 104 • Efter mødeafholdelse sendes alle fysiske sager, sammen med protokollen tilbage til Sekretariatet. Herfra tilbagesendes den fysiske sag til den pågældende sagsbehandler.