Download
1 / 18
180 likes | 344 Views
Presentatie Adobe Interactive Forms voor J-formulieren SA en SK. Inhoudgave. Waarom AIF Processtappen Invoeren J-formulier Goedkeuren J-formulier Versturen naar ASC Boeking in SAP Documenten achteraf archiveren Aanmaken van een template Overige punten. Waarom Adobe Interactive Forms.
E N D
PresentatieAdobe Interactive Formsvoor J-formulieren SA en SK
Inhoudgave Waarom AIF Processtappen Invoeren J-formulier Goedkeuren J-formulier Versturen naar ASC Boeking in SAP Documenten achteraf archiveren Aanmaken van een template Overige punten
Waarom Adobe Interactive Forms Voordelen voor de gebruiker: • Boekingen worden snel verwerkt; • Snelle terugkoppeling bij foutief aangeleverde boekingen; • Gebruikersvriendelijk; • Geen mogelijkheid tot “tikfouten” bij het ASC; • Terugkoppeling indien document geboekt is. “Adobe Interactive Forms biedt administratieve medewerkers van de Universiteit Utrecht de mogelijkheid aan om digitaal SA en SK boekingen aan te leveren aan het ASC.”
Processtappen Invoeren J-formulier (door invoerder) Bijlagen opsturen (door invoerder) E-mail ‘Late archiving’ formulier via interne post Goedkeuren J-formulier (door geautoriseerde) Terugkoppeling via e-mail E-mail Doorsturen naar ASC (ASC team) Scannen bijlagen (ASC team)
Opvragen Adobe Interactive Form Via www.uu.nl/adc > Formulieren ASC-F
Invoeren AIF • De kopgegevens en boekingsregels invullen • Het opmerkingenveld invullen ter verduidelijking voor de controller c.q. geautoriseerd persoon • Emailadres invullen van de goedkeurder • Outlook geopend? • Versturen J-formulier
Versturen naar goedkeurder Als u op de knop klikt wordt er automatisch een nieuw bericht in Outlook geopend met als e-mailadres Sap.jopo@forms.uu.nl. Dit e-mailadres is correct. Teksten die eventueel in de e-mail worden gezet, zullen niet worden weergegeven.
Ontvangst bij goedkeurder Hieronder is de mail weergegeven welke verstuurd wordt naar de controller c.q. geautoriseerd persoon: Door middel van de hyperlink kan J-formulier geopend worden.
Versturen naar ASC Indien het J-formulier klaar is om naar het ASC verstuurd te worden, klikt u op de knop [ASC] (indien u hiervoor geautoriseerd bent). Een e-mailadres is niet van toepassing. Eventueel kan het formulier ook naar een volgende bewerker worden doorgestuurd (zie voorgaande sheets).
Versturen naar ASC Als u op de knop klikt wordt er automatisch een nieuw bericht in Outlook geopend met als e-mailadres Sap.jopo@forms.uu.nl. Dit e-mailadres is correct. Teksten die eventueel in de e-mail worden gezet, zullen niet worden weergegeven.
Ontvangst bij ASC Onderstaande mail wordt ontvangen bij het ASC:
Verwerken door ASC Het ASC heeft 2 mogelijkheden: Aanbieden aan SAP of retour zenden aan de goedkeurder.
J-formulier is geboekt Indien het J-formulier geboekt is, wordt onderstaande e-mail verstuurd naar de eerste opsteller van het document:
Bijlagen archiveren Invullen ‘Late Archiving’-formulier en versturen naar het ASC
AIF opslaan als template Tijdens het invoeren van een J-formulier kun je VOOR het verzenden de gegevens opslaan als een template.
Overige punten m.b.t. AIF • Het aanvragen of beëindigen van autorisaties via het autorisatieformulier AIF. (www.uu.nl/adc > formulieren ASC-F) • Het ASC kan niets aan uw boeking wijzigen. Het ASC is alleen bevoegd om in het opmerkingenveld te schrijven. • Indien SAP uw boeking afkeurt, zal het J-formulier aan de goedkeurder worden geretourneerd met in het opmerkingenveld de reden van afkeuring. • Voor overige punten kunt u de gebruikershandleiding en/of de Quick Reference Card raadplegen.
