Presentatie voor de NVAG Elektronisch patientendossier

1. Presentatie voor de NVAGElektronisch patientendossier René Héman

2. Agenda • Het begrip EPD • Afbakening en trends • De selectie van een EPD-pakket • Implementatie • Aandachtsgebieden • Aanpak • Wat is EPD’en? • 7 gouden regels

3. Dit is wat …….. erbij denkt

4. Begripsafbakening EPD • Het begrip ‘EPD’ bevat meer percepties dan er ooit uit kunnen komen • Onuitgesproken beelden en verwachtingen En dat leidt tot: • Enorme spraak- en begripsverwarring

5. Begripsafbakening EPD Instellingen: HIS: Huisarts Informatie Systeem huisartsen, 1e lijn EPD: Elektronisch Patiëntdossier m.n. medisch specialisten & verpleegkundigen, 2e lijn ECD: Elektronisch Cliëntendossier voor de cliënt/patiënt, ggz, vvt Landelijk: WDH: Waarneem Dossier Huisartsen virtueel, over 1e lijns dossiers heen EMD: Elektronisch Medicatiedossier virtueel, alleen medicatie: HA-APO-ZH WDH EMD-

6. Begripsafbakening EPD

7. Generatie 5 de Mentor Generatie 4 de Partner Generatie 3 de Helper Generatie 2 de Documentalist Begripsafbakening EPD foutreductie (%) 100 80 Elke leverancier zegt hier te zijn! 60 Realiteit is dat ze maximaal dit bieden 40 20 Generatie 1 de Verzamelaar Ziekenhuizen zijn gereed voor dit… 0 jaar 1993 1998 2003 2008 2013 Foutreductie per EPD-generatie (Gartner, Inc)

8. Begripsafbakening EPD“iets dat zorgt dat dit er niet meer is…”

9. Waar staan we nu? Een goed doordachte(en doorgevoerde)architectuur ontbreekt • Het ZIS is dikwijls verouderd en niet modulair • Er zijn vele (>200?) applicaties onderling gekoppeld met ad hoc gemaakte koppelingen • Slecht uitfaseerbaar en vervangbaar “Vendor lock-in” • Onderhoudsintensief

10. Waar gaan we heen ? • Integrale ondersteuning van het zorgproces zelf, met betere informatievoorziening • Vastleggen, communiceren, archiveren • Evidence based keuzes in het proces, dus: • Patiëntinformatie • Kennis-input • Processturing

11. Trends

12. Het gaat niet primair om de keuze, maar om het keuzeproces II. De selectie van een EPD-pakket

13. Schema selectie en voorbereiding Werkgroep vernieuwing zorgprocessen:Hoofdlijn herinrichting en prioritering. Nulmeting uitgangssituatie Werkgroep technologie: Bepalen impact op applicaties en infrastructuur EPD-Stuurgroep:Vaststellen resultaten per stakeholdergroep Werkgroep selectie en voorbereiding implementatie: Uitwerken bestek, selectie, implementatieplan. Opstellen businesscase en voorbereiden besluitvorming Contract team:Afstemming, onderhandeling en SLA met beoogde EPD/ZIS leverancier Een goede voorbereiding is de basis voor een snelle kick off en een succesvol project

14. Continu communiceren! De selectiecommissie • Raad van Bestuur • Medische staf • Zorgmanagement • Verpleegkundigen • Bedrijfsvoering • Inkoop • ICT • Raad van Toezicht • OR

15. Do’s en don’ts • Selecteer niet op kosten, maar op de business case (dus én baten) • Selecteer niet primair op functionaliteit maar ook op leverancier (aanpak, visie, architectuur, etc.) • Proces cruciaal (dus artsen in de lead…..) • Realistische inschatting migratie?

16. Honderd procent controle is een utopie, voorspelbaarheid een must III. Implementeren van een EPD

17. EPD projecten zijn complex: Sturing • De verspreide macht in de ziekenhuisorganisatie • Leidt tot trage besluitvorming • Onderschatting van de veranderkundige weerbarstigheid van de materie • Onvoldoende visie op organisatorische aanpak van de verandering • Doel is vaak ambitieus en roept hoge verwachtingen op • Onvoldoende besef dat EPD invoering geld kost • Integrale sturing ICT & organisatie projecten niet gewaarborgd

18. EPD-projecten zijn complex: Projectorganisatie • Project onvoldoende zwaar neergezet • Onvoldoende veranderkwaliteit aan boord • Gebruiker onvoldoende aan boord • Planning onvoldoende realistisch • Verwachtingenmanagement onvoldoende gerealiseerd

19. EPD-projecten zijn complex: Gebruikers • De uiteenlopende gebruikers • Verpleging, ondersteunende disciplines, vakgroepen, • Wisselende beelden en ambities • Onderzoek vs productie • Processen vaak individueel ingericht • Beschikbare tijd? • De zelfstandigheid van de professionals • Uitgangspunt: Proces mag niet veranderen • Eigen eenheid staat vaak voorop

20. EPD-projecten zijn complex:Techniek • Beperkte kwaliteit van de software • Sluit niet aan bij de behoefte • Organisatie sluit niet aan bij veronderstellingen van de softwarebouwers • Imago van de ICT-afdeling vaak belemmerend • De Q van de ondersteuning (FAB) is vaak zwak

21. M&I-implementatie-aanpak

22. gouden regel 1/ EPD is een werkwoord ik epdjij epdtwij epd’en

23. gouden regel 2/ Begin te rijden, dan heeft sturen zin

24. gouden regel 3/ Halveer de ambitie, verdubbel de tijd

25. gouden regel 4/ Liever ambassadeurs dan mariniers

26. gouden regel 5/ Artsen zijn net mensen

27. gouden regel 6/ Eer het kleine

28. gouden regel 7/ Geen EPD zonder papier

29. Drive & sturing Raad van Bestuur Ambitieuze en betrokken Medische Staf Realisatiekracht Externe druk (fusie/verhuizing)

30. Het ideale EPD duurt nog even……

31. De kost gaat voor de baat uit, maar de baat komt niet vanzelf Tot slot…