Einführung in das Prozessmanagement

1. Einführung in das Prozessmanagement S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP)

2. S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP)

3. Grundlagen verstehen S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP)

4. Input Aktivität 1 Aktivität 2 Aktivität 3 Output Kunde Kunde Was ist ein Geschäftsprozess? Der Durchlauf des Prozesses verbraucht Zeit und Ressourcen. S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP)

5. Funktionale versus prozessorientierte Sichtweise • fachorientiert • teiloptimiert • viele Funktionsverantwortliche • lange Durchlaufzeiten • viele Schnittstellen funktional - prozessorientiert • produktorientiert • gesamtoptimiert • ein Prozessverantwortlicher • kurze Durchlaufzeiten • Schnittstellen abgestimmt Alle ziehen an einem Strang, damit die vom Kunden angestoßenen Abläufe transparent und effizient ablaufen! S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP)

6. Das bedeutet: Identifikation und Strukturierung der Prozesse Gestaltung der Prozesse Führung und Anwendung des Prozesses Überprüfung und Verbesserung der Prozesse Prozessmanagement umfasst die zielorientierte Gestaltung, Steuerung und Durchführung aller Prozesse eines Unternehmens. S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP)

7. Ausrichtung an realen Unternehmensabläufen Klare Verantwortlichkeiten und Schnittstellen Transparenz für jeden Mitarbeiter Gesteigerte Akzeptanz bei den Beschäftigten Stärkere Eigenverantwortung durch Identifikation mit den eigenen Tätigkeiten Kontinuierlicher Verbesserungsprozess setzt direkt an den Abläufen an Gesamtsicht schafft Basis für verbesserte Wertschöpfung Vorteile durch Prozessorientierung S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP)

8. Prozess – Steckbrief Prozess – Aufnahme Prozess – Ziele und Kennzahlen S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP)

9. Der Prozess-Steckbrief S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP)

10. Ent- gegennahme Kundenauftrag von Verkauf Kern-Prozess (Unternehmen; Version; Datum): Auftragsabwicklung Ware ausgeliefert; Rechnung bezahlt Externer Kunde Kunde/n Prozesseigner; -team Herr Müller • Kurzbeschreibung / Zweck: • Kostenoptimale Erfüllung des Kundenwunsches laut Kunden-, oder Fertigungsauftrag. • Prozessziele: • Einhaltung des Liefertermins zu 95% • Reduktion der Auftragskosten um 3% jährlich • Senkung der Reklamationsquote unter 2% • Erzeugung von Zusatzverkäufen bei 10% der Auftragskunden • Prozesskenngrößen: • Relation Liefertermin laut Auftrag und tatsächlicher Liefertermin • auftragsbezogene Kosten / Kostenstellen: Material, Personal, Nebenkosten • Anzahl Reklamationen; Kundenzufriedenheitsquote • Auftrags-/Verkaufswerte der Zusatzverkäufe • Lieferanten / Nahtstellen (bzgl. Input): • Produktion: Ware • Qualitätsmanagement: Prüfungen • Vertrieb/Verkauf: Kundenvorgaben, Auftrag • Empfänger / Nahtstellen (bzgl. Ergebnis / Output): • Produktion: Fertigungsauftrag • Logistik: Versandauftrag S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP)

11. Ent- gegennahme Kundenauftrag von Verkauf Kern-Prozess (Unternehmen; Version; Datum): Auftragsabwicklung Ware Ausgeliefert; Rechnung bezahlt • Tätigkeiten: Hauptaufgaben • Entgegennahme des Kundenauftrags • Erstellen eines Fertigungsauftrags; Einplanung in die Produktion • „Überwachung“ des Produktionsstatus • Erstellung der Versandunterlagen • Erstellen der Rechnung; Überprüfung des Zahlungseingangs • Parallele Aufgaben: • Personalbedarf planen; neue Mitarbeiter auswählen, beurteilen u. integrieren • Mitarbeiterurlaube planen, steuern u. regeln • Ermitteln des Weiterbildungsbedarfs u. Bewerten der Maßnahmen • Eigenständige Sub-Prozesse: • Je nach Größe des Unternehmens • Aktuelle Störgrößen / Verbesserungspotenziale / Verbesserungsmaßnahmen: • Vertretungsregeln nicht geregelt • Schnittstellen nicht eindeutig definiert • Absprache mit Prozess Produktion nicht organisiert • Anforderungen / Ressourcen: • EDV-Programme S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP)

12. Input Aktivitäten Output Verantwortlich Definierter Start Teamleiter XY Abt.leiter EM Herr Huber Definiertes Ende Darstellung des Prozessablaufes S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP)

13. Prozessaufnahme an der Pinnwand S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP)

14. Empfehlungen für die Prozessaufnahme • Start- und Endpunkt bestimmen, bevor die einzelnen Prozessschritte beschrieben werden. • Prozessbeteiligte in die Prozessaufnahme mit einbinden. Sie haben die besten Kenntnisse über die tatsächlichen Abläufe und mögliche Verbesserungen. • Auf die Erfüllung der Kundenanforderungen fokussieren. • Nicht in die Erstellung der perfekten Flussdiagramme verzetteln, in denen jede Tätigkeit bis ins kleinste beschrieben ist • Prozessbeschreibungen nicht „überfrachten“ S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP)

15. Wann ist Prozessaufnahme sinnvoll? Einzel- Projekt- Regel- Routine- fall fall fall fall Einfachheit der Aufgaben sehr sehr niedrig hoch hoch niedrig sehr sehr niedrig hoch Strukturierbarkeit niedrig hoch sehr, sehr selten, sehr gering selten, häufig, häufig Gleichartigkeit gering hoch sehr hoch sehr sehr Wiederholungsgrad hoch niedrig hoch niedrig Nutzen einer detaillierten Prozessaufnahme gering hoch S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP)

16. Prozess-Optimierung S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP)

17. Effektivität des Prozesses Effizienz des Prozesses Stabilität des Prozesses Die richtigen Dinge tun Güte des Prozessergebnisses Die Dinge richtig tun Güte der Prozessdurchführung Die Dinge immer richtig tun Güte der Prozessqualität Entspricht das Ergebnis des Prozesses den gestellten Anforderungen? Entspricht der Prozess zur Erbringung des Ergebnisses den gestellten Anforderungen? Entspricht die Qualität bei der Durchführung des Prozesses den gestellten Anforderungen? die gewünschten Ergebnisse werden klar definiert der erforderliche Prozess wird klar definiert die erlaubten Abweichungen werden klar definiert Worauf können sich Ziele beziehen? S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP)

18. Einfachheit Zeit Kosten Produktvielfalt Projektvielfalt Dokumentenvielfalt Toolvielfalt Entwicklungszeit Durchlaufzeit Antwortzeit Termintreue Auslastung Material Maschinen Personal Wechselwirkung der Kategorien bei Zielableitung Qualität Sicherheit Zufriedenheit Ausbeute Ausschuss Anzahl Retouren Anzahl Änderungen Arbeitsunfälle Schwachstellen Datenverluste Verfügbarkeit Kunden Mitarbeiter Partner Beschwerdehäufigkeit Ableitung von Zielen für den Sollprozess S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP)

19. SMARTe Ziele S Spezifisch die Ziele sind klar definiert und verständlich beschrieben M Messbar die Erreichung der formulierten Ziele und Vorgaben ist messbar, d.h. es gibt geeignete Kenngrößen A Abgestimmt die Ziele sind mit übergeordneten Zielen abgestimmt R Realistisch das Ziel ist mit den bereitgestellten Kompetenzen und Ressourcen erreichbar T Terminiert es ist ein Termin für die Zielerreichung festgelegt Wie formuliere ich Ziele? S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP)

20. Stufen von Verbesserungsansätzen • Analyse der Durchlaufzeiten: • Identifikation und Reduktion von Transport- und Lieferzeiten • Prozessorientierte Wertanalyse: • Kernaktivitäten; Unterstützende Aktivitäten; Steuernde Aktivitäten; Korrigierende Aktivitäten • Ablauforganisatorische Maßnahmen: • Reihenfolge ändern; Zusammenfassen; Parallelisieren; Automatisieren; Wahrnehmung und Wechsel der Verantwortung • Kundenbedürfnisse: • Erwartungen und Bedürfnisse richtig verstanden und umgesetzt?; die richtigen Ziele gesetzt • Qualität; Kosten: • Qualitätsrelevante Erfolgsfaktoren identifizieren; Qualitätskosten aufzeigen; Einsparmöglichkeiten identifizieren S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP)

21. Prozessorientierte Wertanalyse S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP)

22. Netzwerke Zukünftige Generation Kunden und Verbraucher Partnerunternehmen MitarbeiterInnen Lieferanten Investoren Das Unternehmen NGOs Gewerkschaften Verbände Aktionsgruppen Medien Behörden Politik / Regierungen Öffentlichkeit Was sind die richtigen Ziele? (Das Unternehmen und seine Interessengruppen) S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP)

23. Prozesse vernetzen S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP)

24. Führungsprozesse: z.B. Zielsetzung oder Personalentwicklung Managementprozesse wertschöpfende Prozesse: z.B. Produktherstellung oder Autolackierung Kernprozesse wertsichernde Prozesse: z.B. Abfallmanagement oder Instandhaltung Unterstützungsprozesse Einteilung von Geschäftsprozessen S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP)

25. Führungsprozesse Mitarbeiterentwicklung, Finanzen, Unternehmensplanung- u. steuerung, Krisen- u. Risikomanagement, Controlling • Kernprozesse (wertschöpfende Prozesse) • Verkauf • Innovation und Produktentwicklung • Produktion • Auftragsabwicklung Unterstützungsprozesse Einkauf/Beschaffung, Logistik, Wartung/Instandhaltung, EDV / IT, Reklamationsbearbeitung, Marketing und PR S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP)

26. Kunde Unternehmen Kunde Führungsprozesse Pläne, Updates & Reviews Forecast Strategie, Ziele Beschaffungs-prozessKunde Marketing / Vertrieb / Kundenservice Support- infor-mationen Anfor-derungen Beschaffungs-prozessKunde Produkt-planung, Kunden-anforderung Termin-warnung Produkt- information Produkt-management Kunde Lieferschein Buchhaltungs- prozesse Kunde Auftragsabwicklung Nach-frage Rechnung Waren Produkt-informationen Produkte, Termin-warnung Fertigungs-auftrag Produktions- prozess Kunde Entwicklungs-prozessKunde Entwicklung Produkt- fertigung Produktdaten Entwicklungs-kooperation Produktionsdaten Schnittstelle zum externen Kunden S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP)

27. Von den Zielen zu den Ergebnissen S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP)

28. EFQM/DGQ (Hrsg.) (2003): Das EFQM-Modell für Excellence. Version für Unternehmen. EFQM Brussels Representative Office, Deutsche Gesellschaft für Qualität e.V. (DGQ). future e.V. (Hrsg.) (2005): Auf be.stem Weg. Prozessorientiert – nachhaltig – excellent. Kalender für das Jahr 2006. Westermann, U.; Merten, T.; Baur, A. (2003): Nachhaltige Prozessbewertung mittels des Sustainable Excellence Ansatzes. In: Linne, G.; Schwarz, M. (Hrsg.) (2003): Handbuch Nachhaltige Entwicklung. Wie ist nachhaltiges Wirtschaften machbar? Leske + Budrich: Opladen. Zu Arbeitsmaterialien aus dem be.st-Projekt: www.sustainable-benchmarking.de Verwendete Quellen S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP)

29. Modellversuch »Entwicklung und Erprobung eines Weiterbildungskonzeptes zu nachhaltigem Wirtschaften als Zukunftschance für das Handwerk«. Gefördert durch das Bundesinstitut für Berufsbildung mit Mitteln des Bundesministeriums für Bildung und Forschung im Rahmen des Modellversuchsschwerpunkt »Berufsbildung für eine nachhaltige Entwicklung«. Laufzeit: 01.09.2004-31.08.2007 Ansprechpartner Klaus Novy Institut e.V.Dr. Herbert Klemisch0221/931207-15herbert.klemisch@kni.de www.kni.de Ansprechpartner Westdeutscher Handwerkskammertag e.V. Ingo Rauhut0211/3007-722ingo.rauhut@handwerk-nrw.de www.handwerk-nrw.de Ansprechpartner Wuppertal Institut für Klima, Umwelt, Energie GmbHHolger Rohn / Thomas Lemken0202/2492-245 /-179 holger.rohn@wupperinst.org www.wupperinst.org www.bibb.de/nachhaltigkeit www.handwerk-agenda21plus.de S5-A1: Einführung in das Prozessmanagement (PPP)