Monika Odzinkowska 16 maja 2011

1. Rozliczanie projektu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Monika Odzinkowska 16 maja 2011 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

2. Zasady przekazania środków finansowych dla Partnerów w ramach projektu Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

3. Środki finansowe przez Lidera partnerstwa mogą być przekazane Partnerom: • na finansowanie kosztów ponoszonych przez nich w związku z wykonywaniem zadań określonych w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie, na rachunek bankowy wskazany w umowie partnerskiej. • w transzach i terminachokreślonych w harmonogramach płatności Partnerów po spełnieniu określonych warunków oraz dostępności środków finansowych jak również po uprzednim wniesieniu zabezpieczenia realizacji projektu Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

4. Pierwsza transza • zaliczka wypłacana Partnerom w miesiącu rozpoczęcia przez nich realizacji projektu zgodnie z harmonogramem przedstawionym we wniosku o dofinansowanie oraz po uprzednim wniesieniu zabezpieczenia w formie wkładu własnego, a w przypadku Partnerów z poza sektora finansów publicznych w formie weksla in blanco i deklaracji wekslowej • Dostępności środków finansowych na rachunku Lidera partnerstwa (dotyczy Partnerów rozpoczynających realizację projektu w kolejnych latach) Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

5. Kolejnetransze wypłacane są po spełnieniu łącznie następujących warunków: • złożenie przez Partnerów do Lidera Partnerstwa prawidłowych rozliczeń miesięcznych i kwartalnych zgodnie z instrukcjami i zasadami zawartymi w przekazanej procedurze, • zatwierdzenie wydatków przez Lidera Partnerstwa, • rozliczenie co najmniej 70% łącznej kwoty dofinansowania zarówno przekazanej przez Lidera projektu dla Partnerów w formie transz jak również przekazanej Liderowi przez Instytucje Pośredniczącą II stopnia, Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

6. zaakceptowanie przez Instytucję Pośredniczącą IP 2 zbiorczych wniosków o płatność przekazywanych przez Lidera projektu obejmujących wydatki kwalifikowalne Lidera partnerstwa i wszystkich podmiotów tworzących partnerstwo za dany okres rozliczeniowy ustalony dla rozliczenia otrzymanych transz, • wpłynięcie na rachunek bankowy Lidera Partnerstwa środków finansowych na realizację Projektu od Instytucji Pośredniczącej IP2. • dostępność środków finansowych na finansowanie Działania na rachunku bankowym Instytucji Pośredniczącej II stopnia. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

7. W przypadku spełnienia wymienionych warunków Lider Partnerstwa przekazuje transze dofinansowania Partnerom w terminie nie dłuższym niż 14 dni roboczych od otrzymania środków finansowych na rachunek bankowy wynikających z zatwierdzonego wniosku o płatność przez IP2. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

8. Wstrzymanie płatności transzy na rzecz Partnera: • nie dopełnienie formalności przez Partnera • niespełnienie przez Partnera warunków do wypłacenia kolejnej transzy • stwierdzenie lub powzięcie podejrzenia zaistnienia nieprawidłowości w realizowaniu postanowień umowy partnerskiej lub realizacji zadań niezgodnie z wytycznymi PO KL i procedurami Lidera; • na wniosek instytucji kontrolnych Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

9. Ważne W przypadku nie rozliczenia przez Partnera co najmniej 70% łącznej kwoty przekazanych wcześniej transz dofinansowania lub w terminie wynikającym z Harmonogramu płatności, Lider partnerstwa będzie naliczał odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność. Dotyczy to również końcowych wniosków o płatność. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

10. Zasady dokonywania zwrotów środków finansowych przez Partnerów Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

11. Zwrot dotacji celowej niewykorzystanej z końcem roku budżetowego Każdy Partner jest zobowiązany do zwrotu kwoty dotacji celowej w części niewydatkowanej na rachunek bankowy Lidera w terminie do dnia 31 grudnia danego roku. Pod pojęciem w terminie do dnia 31 grudnia rozumieć należy to, iż kwota dotacji celowej przekazywana przez Partnera musi wpłynąć i być zaksięgowana pod w/w datą. Partner zwracający z końcem roku dotacje celową powinien wskazać prawidłową klasyfikacje budżetową przekazywanych środków (2009 – środki bieżące, 6209 – środki inwestycyjne). Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

12. Zwroty dofinansowania z innych przesłanek Jeżeli na podstawie sprawozdań, czynności kontrolnych przeprowadzonych przez Lidera partnerstwa lub innych instytucji kontrolnych zostanie stwierdzone, iż Partner wykorzystał środki finansowe przekazane na mocy umowy partnerskiej: • niezgodnie z przeznaczeniem; • z naruszeniem procedur związanych z zamówieniami publicznymi; • pobrał nienależnie lub w nadmiernej wysokości Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

13. UWAGA!!!!!! W przypadku kiedy zwrot dotacji celowej wpłynie po wymaganym terminie, Lider projektu obciąży Partnera odsetkami liczonymi jak od zaległości podatkowych od dnia następnego (tj. od 1 stycznia następnego roku) do dnia przekazania przez Lidera środków na konto Ministra Rozwoju Regionalnego. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

14. W przypadku zwrotu środków wynikających z innych przesłanek, Partner zwraca część lub całość dofinansowania wraz z odsetkami w terminie 3 dni od otrzymania wezwania zapłaty od Lidera Projektu. W przypadku braku zwrotu w/w terminie Lider Partnerstwa podejmie kroki zmierzające do odzyskania w/w kwoty. Partner ponosi koszty podejmowanych wobec niego działań windykacyjnych. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

15. Zasady rozliczania otrzymanych środków finansowych w ramach projektu Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

16. Każdy z Partnerów ma obowiązek dokonać rozliczenia otrzymanych środków finansowych w ramach projektu zgodnie z prowadzonymi działaniami i budżetem określonym we wniosku o dofinansowanie. Rozliczenie odbywa się w okresach miesięcznych i kwartalnych w terminie 4 dni roboczych po zakończeniu każdego miesiąca/kwartału. Składane jest w wersji papierowej oraz elektronicznej. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

17. Wersja elektroniczna powinna być umieszczona na nośniku – płycie CD oraz przesłana emailem do opiekuna danego Partnera. W przypadku sprawozdania i zestawienia wydatków bezpośrednich przesłana dodatkowo do: • Głównego Specjalisty ds. finansów oraz • do wiadomości Kierownika Zespołu ds. Finansów. W emailu należy umieścić: nazwę Partnera oraz za jaki okres składane jest rozliczenie. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

18. Rozliczenie miesięczne w zakresie finansowym obejmuje: • Pismo przewodnie, • Załącznik nr 1 do wniosku o płatność – zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki • Pełną dokumentację poniesionych wydatków wraz z wyciągami bankowymi i raportami kasowymi (kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem i zaparafowana przez osoby sporządzające oraz podpisana przez osobę upoważnioną) • załącznik A do wniosku – zestawienie wydatków związanych z personelem projektu Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

19. załącznik nr B – oświadczenie o płatnościach gotówkowych, • zestawienie wydatków bezpośrednich w podziale na źródła finansowania i klasyfikację budżetową • sprawozdanie za dany rok budżetowy – rozliczenie wydatków poniesionych w roku budżetowym zgodnie ze wzorem przekazanym przez Lidera projektu w ujęciu miesięcznym • wydruk z ewidencji księgowej potwierdzony przez osoby upoważnione Przy rozliczeniu kwartalnym należy dołączyć dodatkowo wniosek o płatność za dany okres rozliczeniowy sporządzony w aktualnej wersji Generatora Wniosków Płatniczych. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

20. Należy pamiętać Każdy Partner rozlicza się z limitów obowiązujących w ramach zadania wskazanego we wniosku aplikacyjnym i wykazuje wydatek kwalifikowalny w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia z zastrzeżeniem okresu rozliczeniowego wniosku o płatność przekazywanego Instytucji Pośredniczącej II stopnia. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

21. Ponadto, Złożone do Lidera projektu rozliczenie miesięczne oraz kwartalne powinno być podpisane przez osoby upoważnione zgodnie z kartą wzoru podpisów i złożonymi upoważnieniami w wyznaczonym terminie. W przypadku kiedy nie zostanie to zachowane przez Partnera, wydatki wykazane w złożonym rozliczeniu nie będą ujmowane w zbiorczym wniosku o płatność składanym przez Lidera partnerstwa do Instytucji Pośredniczącej II stopnia. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

22. BARDZO WAŻNE W związku z zabezpieczeniem prawidłowego rozliczania środków finansowych w ramach projektu Lider partnerstwa może wskazać inny okres rozliczeniowy, jednakże nie dłuższy niż 3 miesięczny. Partnerzy projektu zostaną powiadomieni o zmianie okresu rozliczeniowego drogą elektroniczną przez Kierownika Zespołu ds. finansów lub osobę przez niego upoważnioną. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

23. Niekwalifikowalność wydatków Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

24. Sytuacje, w których Lider partnerstwa może uznać za niekwalifikowalne wydatki poniesione przez Partnera: • podczas weryfikacji wydatków wykazanych w rozliczeniach miesięcznych i kwartalnych na podstawie przedstawionej dokumentacji; • podczas przeprowadzonej kontroli u Partnera w miejscu realizacji projektu; • w przypadku powtarzających się błędów w rozliczeniach miesięcznych i kwartalnych składanych przez Partnera i nie uwzględnianiu uwag Opiekuna. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

25. Przypominam: W przypadku powtarzających się błędów w rozliczeniach miesięcznych i kwartalnych składanych przez Partnera i nie uwzględnianiu uwag Opiekuna: • Lider może uznać wynagrodzenie Koordynatora projektu i osób odpowiedzialnych za przygotowywanie rozliczenia za niekwalifikowalne w wysokości 5-10%. • Jeżeli pomimo tego sytuacja będzie się powtarzać Lider projektu wystąpi o zmianę personelu obsługującego projekt. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

26. Uznanie przez Lidera projektu części wydatków Partnera za niekwalifikowalne wymaga każdorazowo powiadomienia Partnera o zaistniałym fakcie w formie pisemnej z uzasadnianiem podjęcia takiej decyzji. Partner ma prawo odwołać się od decyzji, jednakże wymaga to również formy pisemnej. W przypadku podtrzymania decyzji przez Lidera projektu, Partner ma obowiązek dokonać korekty w złożonym rozliczeniu oraz w swoich księgach rachunkowych o wydatki niekwalifikowalne. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

27. Dziękuję za uwagę. Departament Rozwoju Gospodarczego Wydział Kształcenia Zawodowego UMWM Tel. (12) 633 68 65 wew.130 www.zawodowamalopolska.pl Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

28. Kontrole w projekcie – najczęściej występujące nieprawidłowości

29. Dotychczasowe Kontrole Projektu • Kontrola przeprowadzona przez Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie (grudzień 2010 roku) • w tym kontrola w faktycznym miejscu realizacji projektu - ZS HTS w Krakowie (Arcelor Mittal), Gminie Niepołomice, Powiecie Bocheńskim • Kontrola Departamentu Audytu i Kontroli Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego: od marca 2011 • Miasto Nowy Sącz • Gmina Miejska Tarnów • GM Kraków • Wizyty monitorujące i Kontrole Lidera projektu prowadzone na bieżąco przez • zespół projektowy Lidera: • przeprowadzane w faktycznym miejscu realizacji projektu • (szkoły/ ośrodki szkoleniowe) - wizytacje zajęć dodatkowych i kursów zawodowych • przeprowadzane w biurach powiatowych Partnerów – weryfikacja dokumentacji finansowej projektu

30. Wnioski z kontroli przeprowadzonych w ramach projektu: • Zamówienia publiczne • nieprawidłowe szacowanie wartości zamówienia • tendencje do stosowania trybów niekonkurencyjnych /brak prawidłowego uzasadnienia zastosowania trybu/ • Oznaczanie dokumentacji finansowej oraz dokumentacji związanej z personelem • brak informacji o projekcie i współfinansowaniu ze środków UE • brak logotypów • Wkład własny niepieniężny - rozliczanie kwot wyższych od rzeczywiście poniesionych w danym okresie czasu • Nie prawidłowe rozliczanie kosztów eksploatacyjnych – brak metodologii • Nie prawidłowo opisane dokumenty potwierdzające poniesione wydatki

31. Dziękuję za uwagę. Departament Rozwoju Gospodarczego Wydział Kształcenia Zawodowego UMWM Tel. (12) 633 68 65 wew.130 www.zawodowamalopolska.pl Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego