12 octobre 2010

1. A quels aspects juridiques veiller pour mettre en œuvre un dispositif de conservation partagée Pascal Sanz 12 octobre 2010 Rencontre RNBM, Marseille

2. Il faut un document contractuel • Un accord-cadre, une convention, entre le RNBM – coordonnateur du dispositif - et chaque organisme participant au dispositif de conservation partagée • Les signataires: le représentant légal de chacune des parties ou un délégataire de sa signature • Pour le RNBM, le directeur général du CNRS ou l’un des co-pilotes du groupement de service (GDS2755) ? • Pour l’organisme participant: • Le président de l’Université, • Le président de la Fondation, de l’Association, … 12 octobre 2010 Rencontre RNBM, Marseille

3. Le statut des documents • Dépôt • L’établissement d’origine reste propriétaire de la collection transférée vers un autre établissement • L’établissement destinataire gère cette collection pour le compte de l’établissement d’origine • Cette gestion est normalement limitée aux opérations que l’établissement d’origine a autorisées • Le dépôt est limité dans le temps 12 octobre 2010 Rencontre RNBM, Marseille

4. Le statut des documents (2) • Cession • L’établissement d’origine cède la propriété de la collection transférée à l’établissement destinataire • L’établissement destinataire, devenu propriétaire de la collection, la gère comme il l’entend • Il peut, en particulier, pratiquer le dédoublonnage avec une(des) autre(s) collection(s) • La cession est définitive 12 octobre 2010 Rencontre RNBM, Marseille

5. Le statut des documents (3) • Question souvent posée: un établissement public peut-il céder tout ou partie d’une collection de documents ? • Les juristes du ministère chargé de l’enseignement supérieur, lors de la rédaction des statuts du Centre technique du livre de l’enseignement supérieur (CTLes), ont estimé que oui • Noter qu’il s’agit de cessions entre institutions sous tutelles de l’Etat, notamment des établissements publics 12 octobre 2010 Rencontre RNBM, Marseille

6. Le statut des documents (4) • Cas particulier du RNBM: il comprend des établissements publics et des organismes de statut privé (fondation, association) → Recommandation: prévoir 2 statuts possibles pour les collections transférées: • entre établissements publics et des organismes privés vers les établissements publics: cession • des établissements publics vers des organismes privés: dépôt si possible de long terme (ex.: 99 ans), stipulant que l’organisme dépositaire a le droit de pratiquer le dédoublonnage 12 octobre 2010 Rencontre RNBM, Marseille

7. Etablir le rôle et les engagements des différents types de partenaires • La structure «  coordinatrice » ou« animatrice » • Les organismes « centres de conservation » • Les organismes simples participants 12 octobre 2010 Rencontre RNBM, Marseille

8. Prévoir les modalités de pilotage du dispositif • Comité de pilotage • Attributions de la structure coordinatrice 12 octobre 2010 Rencontre RNBM, Marseille

9. Prévoir les conditions techniques de fonctionnement du dispositif • Modalités de transfert des collections • Conditions de conservation des documents • Signalement des documents • Modalités de fourniture à distance des documents • Modalités de valorisation des collections faisant l’objet du dispositif 12 octobre 2010 Rencontre RNBM, Marseille

10. Prévoir les conditions financières de fonctionnement du dispositif • Prise en charge des coûts • de transport des collections transférées • éventuellement d’assurance des collections transférées • Tarification de la fourniture à distance de documents 12 octobre 2010 Rencontre RNBM, Marseille

11. Autres questions formelles à traiter • Durée de l’accord • Modalités de son renouvellement • Modalités de sortie du dispositif • en particulier, devenir des collections relevant du dispositif • Règlement des litiges 12 octobre 2010 Rencontre RNBM, Marseille