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Portail NOUBA Module Carte achat pour les gestionnaires ROP en Délégation. Direction des Systèmes d’Information. SOMMAIRE. Préambule Description du processus 3 concepts à retenir Une séquence d’utilisation Quelques cas particuliers Quizz Conclusion. PREAMBULE.
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Portail NOUBA Module Carte achat pour les gestionnaires ROP en Délégation Direction des Systèmes d’Information
SOMMAIRE • Préambule • Description du processus • 3 concepts à retenir • Une séquence d’utilisation • Quelques cas particuliers • Quizz • Conclusion
PREAMBULE • L’enjeu : simplifier l’acte d’achat sans complexifier la gestion • La carte achat • Rappel : une CB classique, seuls les retraits sont bloqués • Pas de TVA, pas de références clients saisissables (≠ carte logée) Comment rapprocher transactions et commandes pour créer automatiquement les factures ? • La réponse des opérateurs bancaires : • Enrichissement manuel sur leur site Internet • Délai de 7 jours (après télé collecte) à respecter • La réponse du CNRS • Le rapprochement automatique dans Nouba
NOUVEL OUTIL D’ENRICHISSEMENT DES ROPS • Comment associer automatiquement les commandes et les transactions • Critères de recherche : code division, n° de carte, date de fin de validité, nom porteur, montant TTC exact, SIRET (si présent) Nécessité d’une commande Xlab bien renseignée (montant exact + associée à la bonne carte) • Permet de : • consulter toutes les transactions carte d’achat • D’associer automatiquement les commandes et les transactions • Sinon propose une liste de commandes pour rapprochement (DR uniquement) • Enrichir automatiquement le ROP (n° de commande Xlab et TVA) • Transmettre le ROP à BFC pour intégration (DR uniquement) • Communiquer entre le labo et la DR • Traitement automatique ou choix dans une liste : aucune saisie manuelle
3 CONCEPTS A RETENIR • Rapprochement pour information : • Lancement automatique et journalier • Action du laboratoire dans Xlab • Rapprochement pour transfert : • Lancement manuel et en fin de mois • Action du SFC dans ROP2 (et/ou contact avec le laboratoire) • Les identifiants cartes : • On saisit les cartes dans Xlab (Nom, n° carte, date fin validité) • Nom sur 10 caractères max, 4 derniers chiffres du numéro de carte et date de fin de validité MMAAAA • A chaque commande Xlab on associe un identifiant carte (depuis la liste)
UNE SEQUENCE D’UTILISATION • Accueil • Le rop du mois en cours • Le rapprochement pour information (comment le contrôler !) • Détail de la commande Xlab • Saisir une note • Le rapprochement pour transfert : • Automatique • Manuel • Suppression En cours de mois : pilotage et suivi En fin de mois : compléter et intégrer
LE RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT • Disponible le 5 du mois suivant (5 mai pour le rop d’avril) • En délégation uniquement • Automatique : cela valide les rapprochements pour information • Manuel : pour compléter au dernier moment • Le rapprochement manuel pour transfert est à utiliser avec parcimonie : • C’est le laboratoire qui doit faire l’effort • Les rapprochements manuels sont défaits par un nouveau rapprochement automatique • Uniquement la veille du paiement
LES LIMITES DU RAPPROCHEMENT MANUEL • Le rapprochement manuel pour transfert est à utiliser avec parcimonie • C’est le laboratoire qui doit faire l’effort • Les rapprochements manuels sont défaits par un nouveau rapprochement automatique • Ne sont proposées que les commandes : • Transférée, sur le bon porteur, … où seul le montant n’est pas bon Uniquement la veille du paiement
LES LIMITES DU RAPPROCHEMENT MANUEL • Les rapprochements pour information et pour transfert sont indépendants
QUELQUES CAS PARTICULIERS • SIRET fournisseur ≠ SIRET commande • Signalisation des demandes d’achat • 2 transactions de même montant • La gestion des avoirs • Un exemple tordu
SIRET FOURNISSEUR ≠ SIRET COMMANDE • L’outil alerte l’utilisateur • Si le Siren correspond … • Attention aux achats avec Paypal (ce n’est pas le fournisseur !)
SIGNALISATION DES DEMANDES D’ACHAT • La commande est bloquée au statut demande d’achat • Le fournisseur n’est pas encore créé dans BFC • Le laboratoire doit transmettre à la DR les éléments permettant la création du fournisseur : • Raison sociale • SIRET ou TVA Intracommunautaire • Le RIB est optionnel
2 TRANSACTIONS DE MEME MONTANTS • L’algorithme alloue aléatoirement une commande : • De montant exactement égal • Prioritairement si le SIRET est bon • L’algorithme ne peut JAMAIS rapprocher une commande n’étant pas destinée au bon porteur
2 TRANSACTIONS DE MEME MONTANTS : EXEMPLE • L’alerte est levée même si la deuxième (ou 3ième ou …) commande n’est pas encore rapprochée
EXEMPLE TORDU DE RAPPROCHEMENT POUR INFORMATION • Le 7 mai j’achète pour 100 euros chez le fournisseur Alpha et pour 100 euros chez le fournisseur Béta • Saisie dans Xlab • Affichage dans ROP Carte Achat • Y-a-t-il un problème ? • Si oui intervention manuelle par la DR en fin de mois
CONCLUSION • Plus le rapprochement est fait en amont moins il est « couteux » • Pour information par le laboratoire • Pour transfert manuel si urgence • En comptabilisation manuelle • Facture FI pour payer en urgence • Demande un suivi au fil de l’eau mais facilite l’intégration automatique dans BFC. • Gestion des ROP c’est un métier d’avenir … • Pour tout problème assistance utilisateur DSI : 05 62 24 25 31 ou assistance@dsi.cnrs.fr Merci pour votre attention !