Тема 1 Введение. Документ: понятие, функции и классификация

1. ДОКУМЕНТИРОВАННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ СЕРВИСОМ И ТУРИЗМОМ 100400.62 Туризм Институт сервиса, туризма и дизайна Кафедра туризма и гостинично-ресторанного бизнеса Ст. преподаватель Шеметова Е.В. Тема 1 Введение. Документ: понятие, функции и классификация

2. Содержание: • Понятийный аппарат ДОУ • Функции документов • Классификация документов

3. Целями освоения учебной дисциплины являются: • формирование у студентов компетенций в области работы с документами, необходимых для эффективного управления предприятием индустрии сервиса, туризма и гостеприимства; • формирование систематизированных знаний об унифицированных системах документации; • выработка навыков обработки, анализа и составления документов в сфере сервиса и туризма.

4. Документирование управленческой деятельности • Охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий в организации, учреждении, предприятии).

5. Цель документационного обеспечения управления предприятием • Упорядочение документооборота, совершенствование работы аппарата управления и создание условий для эффективного функционирования предприятия в целом.

6. Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. • Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам. Результатом является документ. • Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

7. Функции документа • Социальная; • Управленческая; • Правовая; • Информационная и коммуникативная; • Культурная; • Научно-историческая.

8. Классификация документов - распределение документов по группам (видам) наоснове признаков содержания, формы составления и другое с целью организациии повышения эффективности работы с ними.

9. Классификация документов по способу документирования: - рукописные; - электронные: - графические; - кино-, фото -, фонодокументы.

10. Классификация документов по сфере использования: - организационно-распорядительные; - финансово-бухгалтерские; - научно-технические; - по труду; - отчетно-статистические.

11. Классификация документов по месту составления: - входящие (поступившие в организацию); - исходящие (отправляемые из организации); - внутренние (составленные и используемые в самой организации).

12. Классификация документов по грифу ограничения доступа: - открытые (несекретные); - с грифом ограничения доступа. Документы могут иметь следующие грифы: 1. «Для служебного пользования» (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли); 2."Секретно", "Совершенно секретно" . «Особой важности" (информация, содержащая государственную тайну); 3."Конфиденциально" (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ); 4."Коммерческая тайна" (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение которой может нанести ущерб обладателю информации).

13. Классификация документов по происхождению: - официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим иди физическим лицом, оформленные в установленном порядке): - личные (касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными).

14. Классификация документов по юридической значимости: - подлинники (оригиналы) (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором); - копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы); - заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу); - дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющиеюридическую силу).

15. Классификация документов по форме изложения: - индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме); - трафаретные (когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например справка с места работы); - типовые (созданные длядокументирования стандартных ситуаций, например командирования, и используемые во всех организациях).

16. Классификация документов по срокам хранения: - постоянного хранения; - долговременного хранения (свыше 10 лет); - временного хранения (до 10 лет).

17. Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным.

18. Требования, предъявляемые к электронному документу - создается, обрабатывается, хранится, передается и принимается с помощью программных и технических средств; - содержит реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность; - отображается (воспроизводится) в форме, понятной для восприятия.

19. преимущества использования электронных документов - ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации; - с помощью электронной почты осуществляется оперативная передача документов на любые расстояния; - хранение электронных документов позволяет сохранить на малых носителях большое количество информации и поэтому не требуется больших площадей дляархивов; - технология работы с документами становится эффективнее на каждом участке; - возможность использования полученной информации для подготовки другого документа (отчета, сводки, обзора); - компьютерный набор документов сводится к минимуму при использовании готовых образцов, содержащихся в памяти ПК.

20. Недостатки электронных документов - необходимость наличия технических средств для прочтения; - возможность внесения несанкционированных изменений (при отсутствии электронной цифровой подписи или других средств защиты).

21. электронный документооборот - процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами. Регулируется нормативными актами: - государственными; - межотраслевыми; - отраслевыми; - локальными (предприятия).

22. Хранение электронных документов • cрок хранения электронных документов такой же, как и у бумажных; • хранение файлов в течение такого срока может привести к их утрате, поэтому рекомендуется формировать специальные архивы электронных документов на компакт-дисках.

23. Вопросы для самоконтроля: • Дать определение терминам «документ», «документооборот», «документационное обеспечение управления». • Назовите основные функции документов. • Назвать принципы классификации документов. • Дать определение термину «электронный документ». • В чем отличие дубликата документа от копии?

24. Рекомендуемая литература • Гущина И.А. Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме: учебное пособие для студентов вузов / И.А. Гущина, Н.А. Зайцева. - М.: Альфа-М: ИНФРА-М, 2011. - 240 с. • Басаков М.И. Делопроизводство документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003): учеб. пособие для студентов образоват. учреждений сред. проф. образования / М.И. Басаков. - 7-е изд., перераб. и доп. - М.: Дашков и К*, 2012. - 348 с. • Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учеб. пособие для студентов вузов / Т. А. Быкова, Т. В. Кузнецова, Л. В. Санкина ; под ред. Т. В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 304 с.

25. Использование материалов презентации Использование данной презентации, может осуществляться только при условии соблюдения требований законов РФ об авторском праве и интеллектуальной собственности, а также с учетом требований настоящего Заявления. Презентация является собственностью авторов. Разрешается распечатывать копию любой части презентации для личного некоммерческого использования, однако не допускается распечатывать какую-либо часть презентации с любой иной целью или по каким-либо причинам вносить изменения в любую часть презентации. Использование любой части презентации в другом произведении, как в печатной, электронной, так и иной форме, а также использование любой части презентации в другой презентации посредством ссылки или иным образом допускается только после получения письменного согласия авторов. 25