Inštruktážny seminár k Intenzívnym programom Bratislava, 26.9.2013

1. Inštruktážny seminár k Intenzívnym programom Bratislava, 26.9.2013

2. Erasmus Intenzívne programy

3. Aktivita podprogramu Erasmus/Program celoživotného vzdelávania. • Určená pre študentov a pedagógov vysokých škôl. • Umožňuje: • študentom získať nové vedomosti a osvojiť si nové zručnosti v multinárodnom prostredí, zlepšiť si jazykové znalosti; • učiteľom získať nové vedomosti od kolegov, vyskúšať si nové vyučovacie metódy, skvalitniť ďalšiu výučbu, atď.; • vysokým školám nadviazať/upevniť vzájomnú spoluprácu.

4. Životný cyklus IP

5. 1.Predkladanie žiadostí - k 8.3.2013 zaslaných 19 prihlášok + 1 prihláška po termíne 2. Hodnotenie žiadostí - 15 projektov schválených, z toho 8 nových IP, 7 renewalov (2 druhým rokom, 5 tretím rokom) - 5 neschválených

6. Neschválené prihlášky IP 2013 • Pri hodnotení oprávnenosti prihlášky vylúčené 3 projekty • Dôvody - prihláška poslaná po termíne • - rovnaké partnerstvo a podobná téma, ako • predchádzajúci projekt • - nesplnená podmienka min. 10 pracovných dní • 2. Pri hodnotení kvality prihlášky vylúčené 2 projekty • Dôvody – nedostatok informácií o príprave IP, nezodpovedané • časti v prihláške

7. Zoznam schválených IP na rok 2013/2014

8. 3.Vystavenie zmluvy, podpis zmluvy + zverejnenie zmluvy v Centrálnom registri zmlúv príjemcami grantu 4.Zaslanie prvej splátky vo výške 80 % do 30 dní po podpise zmluvy

9. 5.Príprava a realizácia IP • Prípravné aktivity: • konzultácie s partnermi, bližšie rozdelenie úloh, príprava učebného materiálu, zostavenie definitívneho programu • tvorba webovej stránky k projektu • propagácia IP na zúčastnených VŠ • výberový proces študentov a učiteľov • zabezpečenie ubytovania a stravovania pre účastníkov, miestností na výučbu, exkurzie, materiálno-technické zabezpečenie, atď.

10. 6. Záverečná správa Nasleduje list o záverečnom vyúčtovaní a záverečná splátka

11. Dôležité dokumenty k realizácií IP • Finančná zmluva IP 2013 • Jej súčasti: • Osobitné ustanovenia • Prílohy • Schválený projekt • Identifikácia oprávnených partnerov • Záverečná správa a vyúčtovanie – www.saaic.sk/ llp • Záverečné správy pre študentov – www.saaic.sk/ llp • Všeobecné ustanovenia – www.saaic.sk/llp

12. Príručka pre žiadateľov I, II • Výzva na podávanie projektov 2013 • FAQ • Administratívna a finančná príručka pre vysoké školy k organizácii a realizácii Erasmus Intenzívnych programoch v akademickom roku 2013/2014 • - dopĺňa a vysvetľuje podmienky v zmluve, odpovedá na problematické otázky

13. Zmluva o poskytnutí finančného príspevku – Osobitné ustanovenia

14. Článok I - Predmet zmluvy – finančný príspevok na IP Článok II - Platnosť zmluvy – 1.9.2013 – 31.8.2014 (15.10.2014) Oprávnené obdobie čerpania finanč. prostriedkov – od Oznámenia o schválení grantu po odovzdanie Záverečnej práce (max. 60 dní po IP)

15. Článok III - Financovanie akcie • organizačné náklady -paušál 5 740 EUR • pobytové náklady - paušálne sadzby na deň/týždeň pobytu vynásobené počtom študentov/učiteľov • cestovné náklady - v rozpočte projektu je uvedený odhad, NA preplatí 100% reálnych cestovných nákladov • Presun možný len medzi cestovnými a pobytovými nákladmi do max. 10 % z nižšej sumy. • Pri presune sa nesmie zmeniť výška paušálneho príspevku na pobytové náklady !

16. Odhadovaný celkový počet študentov financovaných z projektu • Odhadovaný celkový počet učiteľov financovaných z projektu • Tieto počty sa môžu mierne zmeniť, pri zmenách v počtoch ale musíte brať do úvahy, že nemôžete prekročiť výšku pobytových a cestovných nákladov uvedenú v zmluve (povolený max. 10 % presun medzi týmito nákladmi). • Počet dní • Termín • Pevne stanovené, v prípade zmeny zažiadať na príslušnom formulári.

17. Článok IV - Financovanie a podmienky platby • Grant je rozdelený do 2 splátok (80 % + zostatok). • Prvú splátku posielame 30 dní po podpise zmluvy. • Druhú splátku posielame do 60 dní po predložení a schválení záverečnej správy a vyúčtovania. • NA môže požiadať o predloženie ďalších dokladov – prezenčné listiny, doklady o ubytovaní, cestovné doklady, atď.

18. Článok V – Bankový účet • Súčasťou zmluvy je aj kópia zmluvy o bankovom účte medzi VŠ a bankou. Článok VI – Základné administratívne ustanovenia • Písomná komunikácia medzi uvedenými adresami. • Pri akejkoľvek korešpondencii s NA uvádzať číslo zmluvy. • Pri zmenách použiť formuláre a ich prostredníctvom informovať NA.

19. Článok VII – Jurisdikcia a príslušnosť súdu • NA aj príjemca má právo obrátiť sa na príslušný súd. • Článok VIII – Ochrana údajov • Platí slovenská i európska právna úprava.

20. Článok IX – Ostatné osobitné ustanovenia • IP, ktoré začne po 15. júli 2014, môže vo výnimočnom prípade skončiť po 31. auguste 2014, najneskôr do15. októbra 2014. • Príjemca nie je oprávnený požadovať na podporu akcie, ktorá je predmetom zmluvy, grant z iných prostriedkov EÚ. • Príjemca je povinný zverejniť každú podporu z PCV v každom výslednom produkte a materiáli, ktorý bol financovaný z prostriedkov programu Erasmus. • Tento projekt bol financovaný s podporou Európskej Komisie. Táto publikácia (dokument) reprezentuje výlučne názor autora a Komisia nezodpovedá za akékoľvek použitie informácií obsiahnutých v tejto publikácii (dokumente). • Povinnosť zúčastniť sa jedného informačného seminára.

21. Administratívna a finančná príručka k IP

22. Vzťahy medzi zúčastnenými stranami: • Medzi príjemcom grantu a NA – uvádzať číslo zmluvy, zmeny na formulároch • Medzi príjemcom grantu a účastníkmi – odporúčame, aby s každým účastníkom bola podpísaná zmluva, skontrolované poistenie • Medzi partnermi v projekte – odporúčame, aby bola spísaná písomná dohoda, zmeny v partnerstve je nevyhnutné oznámiť NA!

23. Zmeny v IP • Nezmluvné zmeny: • zmena štatutárneho zástupcu; • zmena kontaktných údajov; • presun medzi cestovnými a pobytovými • nákladmi do výšky 10 % z nižšej sumy • Postup pri podávaní žiadosti o nezmluvnú zmenu – vyplniť formulár, podpis koordinátora, poslať do NA, odpoveď príde od NA písomne

24. Zmluvné zmeny: • zmena koordinátora projektu; • zmena partnerov; • zmena bankových údajov • zmena termínu/miesta konania IP • zmena pracovného plánu • Rozpočet nie je možné zmeniť! Postup pri podávaní žiadosti o zmluvnú zmenu – vyplniť formulár, podpis rektora, poslať do NA, NA vystaví dodatok k zmluve

25. Finančný manažment IP • Organizačné náklady • Cestovné náklady • Pobytové náklady • - oprávnenosť nákladov, ich dokladovanie a vyúčtovanie

26. Organizačné náklady • paušál 5 740 EUR • Môžu byť použité napríklad na: • prípravné cesty a stretnutia • propagácia a tlač materiálov • prenájom, kultúrny program • odmeny za prácu učiteľom • účasť externých expertov – odmena, cesta, účasť domácich študentov a učiteľov • Tieto náklady sa nedokladujú Národnej agentúre, treba len preukázať, že sa kurz konal (prezenčné listiny, záverečné správy študentov).

27. Pobytové náklady • Príspevok na náklady spojené s pobytom účastníkov programu (okrem účastníkov z inštitúcie, na ktorej sa program realizuje). • Môžu byť použité na: • ubytovanie, stravovanie, poistenie • miestna preprava • Nemôžete prekročiť stanovenú výšku paušálnej sumy (17 € za deň na študenta, ak sa IP odohráva na Slovensku), v prípade, že to nevychádza možno zvyšné položky uhradiť z organizačných nákladov. • Dokladovanie - prezenčné listiny, cestovné doklady, doklady o ubytovaní.

28. Cestovné náklady • Príspevok na náklady spojené s dopravou z miesta bydliska do miesta konania kurzu (študenti a učitelia z partnerských inštitúcií projektu, okrem inštitúcie, na ktorej sa program realizuje). • Preplatí sa len jedna cesta na miesto konania IP a späť. • Môžu byť použité: • doprava akýmkoľvek dopravným prostriedkom (povinnosť využiť najekonomickejší spôsob prepravy), • poplatok za vízum. • v rozpočte projektu je uvedený odhad, NA preplatí 100% reálnych cestovných nákladov.

29. Dokladovanie cesty: • vlakom – originál cestovného lístka, • lietadlom – letenka a originál palubný lístok, akceptujú sa aj elektronické letenky a palubné lístky, • osobným vozidlom (súkromným alebo firemným)podľa toho, čo je najlacnejšie: • buď sadzba za km v súlade s internými pravidlami organizácie, ktorej sa to týka, maximálne do výšky 0,22 EUR; • alebo cena zodpovedajúca cene lístka na vlak, autobus alebo lietadlo. • prenajatým vozidlom – originál faktúra, • cesta taxíkom nie je povolená, len vo výnimočných prípadoch, ktoré treba zdokumentovať.

30. Doklady sa neprikladajú k Záverečnej správe, predkladajú sa len v prípade vyžiadania Národnou agentúrou !

31. Presuny pobytové nákladycestovné náklady Oboma smermi je možné presunúť čiastku rovnajúcu sa maximálne 10% z nižšej sumy. Pr. Chceme presun na pobytové náklady. Podľa zmluvy máme pobytové náklady 15 000 €, cestovné 8000 €. Nižšia suma je 8 000 € a 10 % z nej je 800 €. Maximálne túto sumu môžeme presunúť. Reálne ale presunieme menej, keďže nemožno porušiť výšku paušálnej sumy na pobytové náklady. Z tejto sumy môžeme zafinancovať ešte 3 študentov navyše. 3 študenti x14 dní x 17 € na deň = 714 €. Z toho vyplýva, že presunieme 714 €.

32. Monitoring, finančné kontroly • Formy kontroly: • Monitoring • Finančná kontrola • Finančná kontrola na základe vyžiadania dokumentov

33. IP v číslach

34. Ďakujem Vám za pozornosť. Web: www.saaic.sk/llp E-mail: erasmus@saaic.sk Tento program je financovaný s podporou Európskej komisie.