Effectief Vergaderen

1. Effectief Vergaderen Floris Wolswijk 24-07-2013

2. Doel is om effectief te vergaderen, zowel binnen als buiten het bestuur Waarom deze cursus? Wat is mijn achtergrond? Waarom vergaderen? Zeven veelgemaakte fouten Wanneer vergaderen? Evaluatie Inhoudsopgave

3. Doel cursus

4. Optimaliseren van tijdsbesteding omwille de effectieve vooruitgang van onze centrale kernwaarden Doel

5. Mijn achtergrond met vergaderen

6. Jarenlange ervaring als gedreven voorzitter met zowel methodologische kennis/theorie als ook praktijk ervaring 09/10 – Voorzitter Beleggingsdispuut Borsa Valori 10/11 – Voorzitter Eerstejaarscommissie @ S.F.V. Cedo Nulli 11/12 – Voorzitter Bestuur @ S.F.V. Cedo Nulli 13 – Voorzitter Senaat @ S.F.V. Cedo Nulli 13 – Project Manager @ De Kleine Consultant 13 – Actief blogger @ floriswolswijk.com Ervaring

7. Waarom vergaderen?

8. De drie voornaamste doelen van vergaderingen zijn 1) het delen van kennis, 2) het nemen van besluiten, en 3) samen tot oplossingen komen Waarom vergaderen

9. 1. Missen van faciliteiten Zeven veelgemaakte fouten

10. Missen van faciliteiten kan funest zijn voor een effectieve vergadering, door het ontbreken van een ruimte of ondersteunende materialen Fout 1: Missen van faciliteiten, fout

11. Goede faciliteiten zorgen voor optimale ondersteuning van een effectieve vergadering Fout 1: Missen van faciliteiten, goed

12. Goede faciliteiten zorgen voor optimale ondersteuning van een effectieve vergadering Fout 1: Missen van faciliteiten, richtlijnen

13. 2. Misvatting van het doel Zeven veelgemaakte fouten

14. Misvatten van het doel zorgt voor verschillende verwachtingen voor deelnemers aan de vergadering • 8.Studiereis Fout 2: Misvatting van het doel, fout

15. Duidelijkheid over het doel van een vergadering zorgt voor een gestroomlijnde samenwerking waarbinnen effectief elk doel nagestreefd kan worden Fout 2: Misvatting van het doel, goed

16. Duidelijkheid over het doel van een vergadering zorgt voor een gestroomlijnde samenwerking waarbinnen effectief elk doel nagestreefd kan worden Fout 2: Misvatting van het doel, richtlijnen

17. 3. Ontbreken agenda Zeven veelgemaakte fouten

18. Zonder agenda kan er geen richting worden gegeven aan een vergadering en wordt deze stuurloos zonder einddoel Fout 3: Ontbreken agenda, fout

19. Met agenda wordt het kader, de richting, structuur en voorbereiding optimaal in de hand gewerkt Fout 3: Ontbreken agenda, goed

20. Met agenda wordt het kader, de richting, structuur en voorbereiding optimaal in de hand gewerkt Fout 3: Ontbreken agenda, richtlijnen

21. 4. Ontbreken van een voorzitter Zeven veelgemaakte fouten

22. Ontbreken van een voorzitter zorgt voor verlies van tijd, snelheid, agenda en actielijst Fout 4: Ontbreken van een voorzitter, fout

23. Een effectieve voorzitter zorgt voor een goed management over de tijd, snelheid, agenda en actielijst Fout 4: Ontbreken van een voorzitter, goed

24. Een effectieve voorzitter zorgt voor een goed management over de tijd, snelheid, agenda en actielijst Fout 4: Ontbreken van een voorzitter, richtlijnen

25. 5. Compulsieve praters Zeven veelgemaakte fouten

26. Eindeloos praten voegt niks extra toe aan de vergadering en is een verspilling van de tijd van alle aanwezigen Fout 5: Compulsieve praters, fout

27. Directe uitleg met relevante argumenten zorgt voor een effectieve vergadering Fout 5: Compulsieve praters, goed

28. Directe uitleg met relevante argumenten zorgt voor een effectieve vergadering Fout 5: Compulsieve praters, richtlijnen

29. 6. Afgeleide deelnemers Zeven veelgemaakte fouten

30. Afgeleide deelnemers zorgen voor een onduidelijke vergadering waarbinnen men elkaar niet de verdiende aandacht schenkt Fout 6: Afgeleide deelnemers, fout

31. Aandachtige deelnemers zorgen voor een onafgebroken focus op een zo effectief mogelijke vergadering Fout 6: Afgeleide deelnemers, goed

32. Aandachtige deelnemers zorgen voor een onafgebroken focus op een zo effectief mogelijke vergadering Fout 6: Afgeleide deelnemers, richtlijnen

33. 7. Vergadering uitkomsten Zeven veelgemaakte fouten

34. Uitkomsten (actielijst) van de vergadering wordt niet actief bijgehouden en nageleefd Fout 7: Vergadering uitkomsten, fout

35. Actief bijhouden en naleven van de uikomsten (actielijst) van een vergadering zorgt voor actieve vooruitgang Fout 7: Vergadering uitkomsten, goed

36. Actief bijhouden en naleven van de uikomsten (actielijst) van een vergadering zorgt voor actieve vooruitgang Fout 7: Vergadering uitkomsten, richtlijnen

37. Wanneer vergaderen?

38. Vergaderen is noodzakelijk wanneer je 1) informatie moet delen, 2) besluiten moet nemen, en 3) samen tot oplossingen komen Wanneer vergaderen

39. Samenvatting

40. Effectieve vergaderingen zijn diegene waarbij iedereen is voorbereid. Er is een agenda, alle faciliteiten zijn er, een voorzitter, een actielijst en een strakke planning van de vergadering. De vergadering geeft naderhand een voldaan gevoel aan alle deelnemers Samenvatting

41. Evaluatie

42. Wat vonden jullie er van? Was dit genoeg? Wat willen jullie volgende keer zien? Evaluatie

43. Handige links over effectief vergaderen http://humanresources.about.com/od/meetingmanagement/a/meetings_work_3.htm http://holoom.com/2010/01/04/talking-is-not-the-goal-of-a-meeting/ Links