1 / 20

Vaardig vergaderen

Vaardig vergaderen. Welkom !!! Stichting Lodewijk de Raet Geert Vansieleghem. Kennismaking. vertel hoeveel keer per week/maand je gemiddeld vergadert vertel vanuit welke vereniging je komt en hoe lang je al geëngageerd bent vul aan: “Het leuke aan vergaderen is …”.

varen
Download Presentation

Vaardig vergaderen

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Vaardigvergaderen Welkom !!! Stichting Lodewijk de RaetGeert Vansieleghem

  2. Kennismaking • vertel hoeveel keer per week/maand je gemiddeld vergadert • vertel vanuit welke vereniging je komt en hoe lang je al geëngageerd bent • vul aan: “Het leuke aan vergaderen is …”

  3. Vaardig vergaderen - doelstellingen Als deelnemer • heb je meer inzicht in elementen die je vergadering efficiënter kunnen maken • leer je je vergaderstijl beter kennen • oefen je vergadervaardigheden • denk je na over de rol van voorzitter in een vergadering • keer je terug met concrete actiepunten aanpak: • individuele- en groepsreflectie • inbrengen van kader • ervaringsoefening

  4. Intro • Een goede vergadering is voor mij … (vul de zin aan op een post-it)

  5. Wanneer vergadering inschakelen? • informatie bij de groep • probleem ingewikkeld • groep heeft er belang bij • belangrijke onderwerpen • tijd beschikbaar • aanvaarding groep belangrijk • leren van elkaar belangrijk

  6. Vergadering als systeem

  7. Rollen Procedures Interactie Doelen • De juiste mensen zijn aanwezig • Iedereen gebruikt zijn expertise en ervaring • Iedereen is voorbereid • Iedereen kent zijn rol en neemt deze correct op • De voorzitter focust op het doel, de rollen, de procedure en de interactie • De secretaris noteert • Er is een agenda • We zijn het eens over de organisatie van de vergadering • Duidelijke afspraken • Het beslissings-proces wordt aangepast aan het onderwerp • Er wordt een rapport en actieplan opgemaakt • De vergadertijd is gestructureerd • Ik luister • Ik draag actief bij • Ik ben bereid mijn eigen mening in vraag te stellen • Er is een open communicatie met respect en vertrouwen • Het doel is duidelijk voor iedereen • Consensus over wat we willen bereiken • De meeting is noodzakelijk • Het soort vergadering is afgestemd op het doel ervan • We wijken niet van het doel af Effectief vergaderen: basisbouwstenen

  8. Diagnose van een eigen vergadering • Neem één van je (lastige) vergaderingen voor ogen • Oefening in duo • Maak een diagnose aan de hand van de basisbouwstenen • Formuleer 3 verbetervoorstellen voor de vergadering • Draai de rollen om

  9. Een vergadering kan mislukken als … • de vergadering geen zin heeft • het doel van een vergadering niet duidelijk is • de vergadering onvoldoende goed voorbereid is • praktisch-organisatorische elementen niet in orde zijn • je niet met de juiste mensen rond de tafel zit • er een gebrek aan vaardigheden is • er een gebrek aan dossierkennis is • persoonlijke belangen primeren, waardoor onderhandelen aangewezen is • er geen, onjuist of onduidelijk leiderschap is • ...

  10. Communicatieve functies (1) • Groepsdoel aan de orde stellen • Groepsdoel verduidelijken • Vragen om door te werken • Een gespreksvolgorde voorstellen • Naar het onderwerp terug brengen • Proberen tot besluitvorming komen • Vragen naar heldere werkafspraken

  11. Communicatieve functies (2) • Feiten en meningen inbrengen • Uitwerken van de inbreng van anderen • Samenvatten van de gespreksfases • Coördineren wat gezegd is • Akkoord gaan met anderen • Actief luisteren • Vragen om anderen te laten uitspreken

  12. Communicatieve functies (3) • Aanmoedigen om mee te doen • Vragen om op elkaar in te gaan • Groepsgevoel formuleren • Bemiddelen bij conflict of spanning • Waardering uitspreken • Zorgen dat iedereen een taak krijgt

  13. Rol en verantwoordelijkheid van de voorzitter Doel(=Effectiviteit) Voorzitter Procedures(=Efficiëntie) Mensen(=Rollen & Interactie)

  14. De 5 V’s van voorzitten en vergaderen

  15. Oefening • De goed werkende vergadergroep, opdracht: • Je taak bestaat er in een rangschikking te maken van 12 uitspraken betreffende de kenmerken van een goed werkende vergadergroep. • Dit is een groepstaak. Je kan je organiseren zoals je dat zelf wenst, maar je moet als groep tot een besluit komen.

  16. Afronden • Hoe heb je deze vorming ervaren?

  17. Agenda, een voorstel • titel vergadering • datum, plaats, uur • genodigden • per agendapunt • onderwerp (+ wie voorzit) • bedoeling: informatie, gesprek, ... • vragen • suggestie over ‘hoe voorbereiden?’ • wervende stijl

  18. Soorten agendapunten • Informeren • informatie geven informatie krijgen • informatie vragen informatie geven • informatie uitwisselen beide • Gesprek voeren • gedachtewisseling mee praten • probleemoplossing mee denken • besluitvorming mee beslissen • beslissingsuitvoering mee uitvoeren

  19. Effectiviteit van een agenda

  20. Het diverse werk tussen twee overlegmomenten • overleg X zoeken naar input van externe verslag typen en verspreiden verslag brengen aan iemand bepaalde informatie verzamelen voorbereidende nota’s opstellen een kwestie onderzoeken … tussentijds overleg met subgroep • overleg X+1

More Related