Communiceren met de pers in de artistieke sector

1. Karl van den Broeck Jan De Smet Communiceren met de pers in de artistieke sector

2. Uw operationele doelen? • Kunstenaars willen respons • Een kritisch oordeel van een deskundige (recensie) • Een verslag van een manifestatie (hoe reageert publiek?) • Een interview • Kunstenaars willen erkenning • Goede kritieken, interviews verschaffen 'symbolisch kapitaal' • Kunstenaars willen geld • Aandacht in de pers is gratis publiciteit en kan een effect hebben op verkoop/subsidiëring

3. Hoe geraak je in de pers:strategieën • Op eigen houtje. - netwerk nodig / Tom Lanoye is voorbeeld; Geert Hoste • Via geëigende kanalen: persbericht, recensie, mailing, brochure, website, blog, buitenaankleding tram en bus • Via professionele kanalen (woordvoerder, manager, promotieteam, communicatiedienst, theaterbureau) • 'Buitengewone' middelen: een actie, een schandaal, actualiteit, privé-leven van kunstenaar, een stunt, een hype, een peter/meter • De wortel en de ezel van Dik Trom

4. Een gerichte aanpak • FOUT: 1) overdaad: brochure, flyer, folder, button, nieuwsbrief, persbericht, telefoontjes. • 2) eenheidsworst: een intieme theatervoorstelling vergt een andere aanpak dan een musical. Een thriller promoot je anders dan een dichtbundel. Cf. een sollicitatiebrief • 3) Engels: als je met Vlaamse journalisten correspondeert, gebruik je Nederlands. • 4) Jargon!! (teichoskopie, anagnorisis,…)

5. Goede raad en echt niet duurTips & tricks (1) • Communiceren met de pers is vakwerk. Vaklui richten zich tot andere vaklui.- slijm niet- lach niet met journalisten die de naam van een kunstenaar niet kennen- bel als je afgewimpeld wordt maar één keer terug (stalking).- communiceer apart over elk project/initiatief. Geen 'bulk'-behandeling- Leer uw 'tegenstander' kennen. Volg de pers. Let op welke journalisten welke specialiteit hebben. - Gebruik 'autoriteitsargumenten'. 'Hugo Claus vindt deze schrijver schitterend', is een goeie opening.- Probeer niet het onmogelijke: Het Laatste Nieuws zal over de opening van een galerie NIET berichten. Tenzij ze door een BV wordt uitgebaat- Blijf kalm, optimistisch- Geef NOOIT GSM-nummers van journalisten aan collega's. Gebruik vaste nummers en bel desnoods tien keer terug tot je hem/haar te pakken hebt.- Een journalist die boos is op jou, BLIJFT boos op jou.

6. Tips & Tricks (2) • Geloof niet wat iedereen denkt. Er is wél veel aandacht voor kunst en cultuur in de media. Het aanbod is alleen oneindig veel groter dan vroeger (keuzestress). Professionele spelers trekken de aandacht naar zich toe. Ook onderling wordt geknokt: dans, muziektheater, straattheater, … versus bv. comedy. Ofwel professionaliseer je zelf ook, ofwel ben je creatief en vind je een gaatje in het harnas. • - Doe zoals de groten: nodig journalisten uit om een kijkje te komen nemen. Benader journalisten individueel in plaats van perslunches te geven. Journalisten hebben weinig tijd. Ze offeren hun middag niet op om te komen luisteren naar iets dat de concurrentie ook kan horen.Geef gericht primeurs aan journalisten die veel voor je kunnen terugdoen. Compenseer dat door boze collega's af en toe ook een brok toe te werpen.

7. Tips & Tricks (3) • Let op met clichés Doorbreek ze.- Stel: je bent een operahuis en je wilt aandacht in Dag Allemaal. Overdonder de redactie dan niet met poepsjiek drukwerk. Beklemtoon de democratische ticketprijzen. • Bevestig het cliché. - Stel: je bent een operahuis en je wilt aandacht in The Financial Times. Doe dan het omgekeerde. Trek alle registers open om te beklemtonen hoe exclusief je wel bent. Je meet je immers met je internationale collega's. • - Let wel: lieg nooit. Bepaalde aspecten beklemtonen en andere niet, is niet liegen. Zeg niet dat je goedkope tickets hebt, als je alleen peperdure tickets aanbiedt. • - Ook omgekeerd. Zeg niet tegen de redacteur van Het Laatste Nieuws: 'jullie besteden toch geen aandacht aan avant garde, dus daar zal ik dan maar niks over vertellen'... • Bedien de luiheid: schrijf het artikel zelf.

8. Tips & tricks (4) • Er is meer dan de voorpagina- Iedereen droomt ervan dat hij/zij met een foto van Stephan Vanfleteren op de voorpagina staat onder een kop als: 'Meesterlijke voorstelling' of 'Staande ovatie'. Zoiets bestel je niet. Zoiets overkomt je. Niemand kan de voorpagina 'reserveren'. • - Elke vorm van aandacht, is aandacht. Zelfs negatieve publiciteit kan soms goed zijn. Een goed, ouderwets schandaal (cfr. LP- Boon Fotomuseum/ Zogezegd) is commercieel veel interessanter dan een goeie recensie. • - Er zijn ook nog andere pagina's dan cultuurpagina's. Heeft de krant een jeugdsupplement? Is er een actuele invalshoek die maakt dat het kunstwerk op de nieuwspagina's kan staan? • - Vergeet de regiopagina's niet. Als je in Limburg een festival organiseert, ben je veel meer met een kort bericht in Het Belang dan met een pagina in De Morgen. Je publiek komt toch meestal uit de buurt.

9. Tips & Tricks (5) • Er is meer dan de recensent- Elke journalist kan jou een stuk opleveren. Als de recensent je niet lust, probeer het dan bij een andere journalist. Gebruik je persoonlijke contacten. Voorspraak van een collega is vaak het laatste duwtje dat een recensent nodig heeft.- Als je over iemands hoofd springt en zijn chef overtuigt, wees dan op je hoede. Journalisten willen de illusie gaaf houden dat ze autonoom zijn, terwijl ze meestal in opdracht van hun chef werken. • Bestudeer de structuur van redacties. Wie neemt de beslissingen. Dat is meestal NIET de hoofdredacteur. De chef cultuur moet meestal ook buigen voor een nieuwsmanager of een chef nieuws. Stuur berichten met enige nieuwswaarde (geen gewone aankondigingen) dan ook niet alleen naar de cultuurredactie. Formuleer ze wel zo dat er geen voorkennis nodig is.

10. Hou het nieuws in eigen hand • Goeie journalisten zijn speurneuzen. Ze grasduinen in brochures, festivalkranten, nieuwsbrieven etc. op zoek naar nieuws. • Nieuws betekent voor een journalist iets anders dan voor de communicatieverantwoordelijke van een theater. • Als er nieuws is over je organisatie (personeelswissel, exclusieve productie, controversiële inhoud, link met actualiteit, schandaalproductie uit het buitenland), communiceer dat dan zelf. • Als een journalist belt om nieuws te bevestigen, gun hem dan zijn/haar primeur. Verspreid geen persbericht om die primeur te ‘kraken’, tenzij je vermoedt dat de informatie foutief zal worden weergegeven • Eens je een primeur hebt beloofd, hou woord.

11. Communicatie per mail • Een nieuwsbrief is handig. Maar de frequentie mag niet te hoog liggen (1 keer per maand) • Aparte mailings voor aparte voorstellingen / publicaties: alleen als je dat niet voor àlle voorstellingen / publicaties doet. Mail gericht, niet met hagel schieten. • Bouw een persbericht op als een nieuwsbericht. Journalisten zijn lui. Beantwoord alle vragen: wie, wat, waar, wanneer,… En geef een paar argumenten, reik een ‘insteek’ aan. • Maak verzorgde mails: met sjablonen. Geen kattebelletjes • Gebruik zo weinig mogelijk attachments. En als het echt moet: zo weinig mogelijk MB. Een mail van meer dan 500kB is té groot.

12. Communicatie per brief • Een brief heeft iets exclusiefs. Verstuur uitnodigingen per brief. Of gepersonaliseerde mededelingen. Als de brief dezelfde info bevat als de mail, voelt een journalist zich al snel gestalkt. • Van alle drukwerk dat op redacties arriveert, verdwijnt 90 procent ongeopend in de papiermand. • Stuur geen drukwerk/post naar redacteurs die al een tijdje van krant veranderd zijn. Marc Reynebeau werkt niet meer bij Knack.

13. Folders, programmabrochures • Folders zijn te vergelijken met nieuwsbrieven. Ze vatten de activiteiten van een bepaalde periode samen. Kranten doen het goed (KVS, Toneelhuis), gevouwen affiches voor origamispecialisten niet. • Programmabrochures dienen niet om met de pers te communiceren. Ze zijn nuttig voor abonnees die een overzicht willen. • Programmabrochures versterken het imago. Kan contraproductief zijn tegenover de pers. Imago kan stereotiepe indruk bevestigen. • Voorbeelden ter navolging en net niet.

14. Persacties: interviews • Interviews zijn goeie promotie. Vaak zijn ze niet erg kritisch omdat de journalisten de productie nog niet gezien hebben. • Geef journalisten de indruk dat ze iets ‘exclusiefs’ krijgen. Door het overaanbod aan persinterviews krijgen ze de interviews vaak niet verkocht aan hun eindredacteur/chef. • ‘Eerst zijn’ is belangrijk, maar ook ‘alleen’ zijn. Repetitie volgen, een buitenlandse trip,… • Lees interviews ALTIJD na, maar discussieer niet over inleidingen of titels (tenzij ze fout zijn). Enkel de antwoorden zijn ‘eigendom’ van de geïnterviewde • Lever maatwerk: Het Laatste Nieuws wil misschien Herbert Flack als Cyrano. De Morgen wil misschien iets meer beschouwend over ‘klassiekers’ in het theater

15. Persacties: persconferenties • Organiseer alleen persconferenties als je écht nieuws hebt: cijfermateriaal, een nieuwe artistiek leider. Zorg ook dat er mensen op de persconferentie zijn die geïnterviewd kunnen worden. Laat die mensen vooraf géén interviews leveren. • Stuur persmappen rond naar iedereen die afwezig was. • Niet te veel rompslomp (inschrijvingen) • Een mooie locatie, een lekker hapje, een stevige borrel. Alle beetjes helpen. • Een persconferentie op locatie (een theaterstuk over de ‘zottekes’ van Geel, persconferentie in het Psychiatrisch ziekenhuis aldaar) • Denk ook aan de beeldpers bij persconferenties.

16. Persacties: website (1) • De website is het virtuele huis van je organisatie. • Zorg dat een site makkelijk navigeert. • Alle info moet aanwezig zijn: wie, wat, waar. • Hersenen zien alleen het verschil: toon de 3 belangrijkste eigenschappen waarvan je aanvoelt dat die u superieur maken • ‘testimonials’ • Voorzie ook een apart luik met officiële info (beleidsplannen etc…) • Voorzie een perssectie met gratis persfoto’s in hoge resolutie (liefst zonder paswoord, denk aan bloggers. Hoe meer jouw persfoto’s circuleren, hoe beter) • Voorzie ook filmpjes voor de audiovisuele pers. • Zorg ervoor dat alle persinformatie rechtenvrij is. • Contactadres dat operationeel is.

17. Website (2) • - Zorg dat alle noodzakelijke info op éénzelfde pagina binnen 20 sec bereikbaar is (langer blijven surfers niet op één pagina)  (kort een lange tekst in met "lees meer" gebruik dit ook als "teaser") • - Regelmatig updaten van de site • - Maak gebruik van meta-tags - kernwoorden waardoor zoekoperatoren (Google, Yahoo, ...) uw site gemakkelijk vinden • - Hou het rustig, niet te veel bewegende icons, werkt alleen maar op de zenuwen van de surfer • - ten allen tijde kunnen navigeren in de site (op elke pagina staan alle links ter beschikking) • - Maak een CSS-pagina (Cascading Style Sheets) dat zal het uiterlijk van uw site bepalen (kleur achtergrond, lettertype, hoofdings, ...) •   Op het net zijn gratis en betalende CSS-templates te vinden

18. Persacties: website (2) • Blog niet om te bloggen. Een blog zonder nieuws, verrassende inzichten of controversiële meningen wordt NIET gelezen. Denk niet dat iedereen je blog leest. Push hem via nieuwsbrief of vermeldt hem in folder. • Vraag gastbloggers om over jouw organisatie te bloggen. Hun autoriteit/notoriteit straalt af. Leen (kaap) hun cultureel kapitaal • Verzorg de amateurs. Als je een positieve recensie leest op een amateurblog, stuur hem/haar dan een mailtje, een vrijkaart. Zet de blogger in je mailinglist. • Communiceer op je site zowel naar je publiek als naar de pers. • Podcast à volonté! Een fragment van een concert, een theaterstuk, een kortverhaal, een column. • Wees up to date, ook voor nerds (rss-feeds,…)

19. Woordvoerders ? • Journalisten willen zelf directe toegang tot de kunstenaars of de verantwoordelijken (artistiek leider). Een woordvoerder is dus nederig en dient om de communicatie te vergemakkelijken. Wees niet boos als journalisten jou passeren en rechtstreeks bellen met je baas of je steracteurs. • Wees eerlijk: als jullie niks willen zeggen, zég dat dan ook. Hou journalisten niet aan het lijntje. Bel terug als je beloofd hebt om terug te bellen, ook al heb je geen nieuws of kan je hen niet helpen. • Bouw een vertrouwensband op. Speel journalisten ‘off the record’ nieuws, roddels, weetjes door. Zorg ervoor dat ze denken dat ze bij jou iets te weten kunnen komen. Maar let op: val niet uit je rol • Speel journalist in je eigen organisatie. Detecteer nieuws dat journalisten kan interesseren en overleg of het naar buiten mag worden gebracht.

20. Quid met mediasponsors? • Verzorg je mediasponsors. Geef ze exclusieve interviews, informatie, achtergrondinfo. • In ruil daarvoor kan je een voorkeursbehandeling eisen. Voor wat, hoort wat. • Denk goed na alvorens je een mediasponsor zoekt. Verander van sponsor als je niet goed bediend wordt. • Vrijkaarten maken nog weinig indruk. Media zijn geïnteresseerd in adressen (om abo’s aan te slijten). Exclusieve wedstrijden (verwenweekend + bezoek aan festival + meet en greet) zijn ook in trek. • Weeg af of je door je handen vrij te houden niet meer gratis publiciteit kunt krijgen bij andere media. • Een sponsor mag nooit volledige exclusiviteit eisen. Dat mag je niet toestaan. Concurrerende media zullen dat niet snel vergeten en in de toekomst jouw initiatief negeren. Journalisten hebben héél lange tenen. • Sponsors willen hun naam verbinden aan iets. Een prijs, een jury, een speciaal onderdeel van je festival, een reeks.

21. Crisiscommunicatie • Subsidies worden afgeschaft, artistiek leider pleegt zelfmoord, steracteur wordt betrapt met kinderporno. WAT NU? Communiceer zo open mogelijk. Lieg NOOIT. Zeg liever niks dan te liegen. Hou altijd het imago van de organisatie voor ogen. Sta niet toe dat parallelle communicatie ontstaat. In geval van subsidieperikelen: mobiliseer je achterban. Laat anderen zeggen hoe goed je wel bent, in plaats van jezelf te bewieroken. Als het brandt, slaapt de brandweer niet. Blijf op post tot de kranten gesloten zijn. Geef je gsm-nummer aan de journalisten zodat ze je dag en nacht kunnen bellen. Het eerste artikel na een schandaal/crisis zet de toon. Die is nadien moeilijk bij te sturen

22. Amateurkunsten • Andere wetmatigheden • Promotie voeren om de zaal vol te krijgen is vaak niet aan de orde of gebeurt niet om den brode. • Veel gezelschappen / verenigingen hebben hun eigen vast publiek en maar een beperkt aantal speeldagen • Promotie dient vooral om visibiliteit te creëren. (naar eventuele nieuwe leden, naar lokale politiek, naar lokale pers, naar collega’s in het veld) • Nee heb je; Mohammed trekt zelf naar de berg

23. Wie niet gezien wordt, is weg? Daad van bevestiging Meetbaarheid (ticketverkoop; respons op nieuwe regisseur/dirigent/choreograaf,…; activering nieuwe leden, randomkadering,… Appreciatie Sociale reflex

24. Analyseer waar de interessante invalshoeken zitten • A) de auteur van het theaterstuk • B) het thema van het stuk. Bv. lente-editie tijdschrift // Voorjaarsontwaken van Wedekind op de affiche; kerstspecial // Weihnachtsoratorium v Bach • C) een bekende regisseur • D) het genre: ‘zin in een avondje lachen, kom naar onze komedie.’ • E) Probeer een peter of een meter voor de voorstelling te vinden. Liefst geen politicus (controversieel), maar een lokale BV of kunstenaar. ‘Urbanus beveelt deze nieuwe jonge cabaretier van eigen bodem aan’. • Detecteer trends en sluit daarbij aan: bv. het jaar van de Shakespearevoorstelling, Racine, geëngageerd theater, marathonvoorstellingen,…

25. Trends • Momenteel: hele discours over de canon en repertoiretoneel. • “Wij zijn de behoeders van het repertoire, lang voor dit een hot item was en aan de orde op symposia van VTI.” • Staven met cijfers en feiten • Analyseer programmaties van het volgende seizoen van de grote huizen

26. Welke vormen van communicatie • 1) helder persbericht opgesteld als een kant-en-klaar artikel. • 2) zorg voor persfoto’s (gratis!, geen gedoe met auteursrechten) • 3) Verzorg je website. Probeer niet té flitsend te zijn. Sober is te verkiezen boven arty. Maar een filmpje van de repetities is tegenwoordig toch het minste. • 4) Bepaal vooraf je ambities: publiciteit is niet synoniem met evaluatie (recensie) Wie wil ik bereiken? De lokale pers? Zit er misschien iets meer in? Zou ‘Man Bijt Hond’ of ‘De Standaard’ niet geïnteresseerd zijn (als Harold Pinter sterft en jullie hebben toevallig net een stuk van Pinter op de affiche, loont het de moeite om dat te signaleren aan de nationale pers). Als het Ballet van Vlaanderen het Zwanenmeer danst en jullie ook, dan kunnen jullie een graantje meepikken van de aandacht. • 5) Hengel niet naar een recensie als je niet echt hoge artistieke ambities hebt. Een reportage over het wordingsproces is dan meer aangewezen. • 6) Wees een ambassadeur van de amateurkunstensector. Als je aandacht krijgt, moet je de gelegenheid te baat nemen om het imago van de sector te verbeteren

27. Positionering en een goede PR-functie • Een merk is een cluster van associaties in het hoofd van ‘klanten’ • Sterk psychologisch • Maak het verschil met het omringende landschap (‘unique selling proposition’) • Imagoanalyse: kijk in de spiegel: facts en figures van uw vereniging, brainstormen , groeperen, structureren) • Branding (herhaling); top of mind (website versus mooie affiche)

28. De recensie: his master’s voice? • Wat is een recensie? • The critic, first of all, has to make himself useful(Irving Wardle, Theatre criticism)↔barrièreEen criticus is een eunuch.Demolition Man. • Criticism begins with the word because Objective criticism is a dead duck • Leer omgaan met kritiek. • Gouden regel op redacties: wie recenseren we?

29. Hoe organiseer je jezelf? • duid een woordvoerder/persverantwoordelijke aan. • De voorzitter is niet altijd de meest geschikte woordvoerder. Ieder zijn job. • Een woordvoerder laat ook anderen (regisseur, acteur, danser,…) aan het woord. Hij/zij is een tussenschakel. • Zorg voor een goede persmap. Stel je op het standpunt van wie schrijft. • Vergeet de kleintjes niet: er zijn veel meer lokale media dan Radio2, de Streekkrant, de regiopagina’s van HLN, HN of GVA. • Een stuk dat handelt over het onderwijs, kan ook gepromoot worden naar de scholen. Een stuk dat handelt over ouder worden, kan gepromoot worden via de rusthuizen (waarom niet in een rusthuis gaan spelen) • Een dansvoorstelling moet zeker gepromoot via de dansafdeling van de lokale academie. • Ook stadsblogs of blogs van individuele stads- of dorpsgenoten zijn goeie promotiekanalen.

30. Onontgonnen gebied • Vroegere situatie: schoolvoorstellingen; nu publiekswerking • Enkel stadsscholen volop bediend • Opportuniteit, braakliggend terrein:maximumfactuur BOdure verplaatsingendure nichespelers

31. Hoe pak je het aan? • Zorg voor lokale inbedding • Nodig leraars gratis uit naar demovoorstelling • Dagvoorstelling voor ll’en, avondvoorstelling, ook voor ouders, sympathisanten • Bedien de gemakzucht: 1.welke leerplandoelstellingen realiseer je?Voeten/vooden (vernieuwd vanaf sep 2009) 2.Didactiseer (geen googlejuice), moderne werkvormen 3.Breng zelf een inleiding in de klas

32. Acties • Een amateurkunstenorganisatie moet proberen permanent naar buiten te treden, niet alleen wanneer er voorstellingen zijn of tentoonstellingen.Opgelet! ‘elke beweging die niet mee is, is tegen.” Cf. Man bijt hond, ziekenhuissoap door amateurs • Als de zaal opgeknapt is met de hulp van vrijwilligers, verdient dat een persbericht. • Als jullie wat subsidie krijgen van de gemeente, verdient dat aandacht (Gemeenteklappertje met speeldatums) • Bundel de krachten: Wacht niet op de Week van de Amateurkunsten om samen met anderen een festivalletje te organiseren. Als Mechelen ‘Stad in Vrouwenhanden’ organiseert of Oostende cultuurstad 2010 wordt, kunnen de amateurs een off-festival organiseren. • Associeer je met een lokale vereniging, verbreed je publiek • Zoek toenadering tot nationale evenementen zoals Kunstbende, Erfgoeddag. • Zomerfestivals: handen uit de mouwen