Vermögenserfassung und –bewertung bei Stadt Moers

1. Vermögenserfassung und –bewertung bei Stadt Moers Der Weg vom „Excel-Ansatz“ zum Einsatz einer professionellen Inventarisierungslösung

2. Das Modellprojekt Doppik in NRW Stadt Brühl Gemeinde Hiddenhausen Stadt Dortmund Landeshauptstadt Düsseldorf Mummert + Partner Unternehmensberatung AG Kreis Gütersloh Stadt Münster Innenministerium Nordrhein Westfalen Stadt Moers IM-Initiative im Frühjahr 1999 Wesel, 21. Juni 2006

3. Stufenweise Umstellung 2000 2002 2004 Flächen-deckender Kameraler Produkthalt NKF für • VHS • Zentralbibliothek • Musikschule + NKF für • Gleichstellungsstelle • Feuerwehr • Sportamt • Bauverwaltung Wesel, 21. Juni 2006

4. Stufenweise Umstellung 2009 2005 2008 2006 2007 + + NKF für • Jugendamt • Sozialamt • Schulen • Einwohnermeldeamt übrige Ämter + NKF für • Presseamt • RPA • Rechtsamt • Ordnungsamt • Standesamt • Stadtplanungsamt • Vermessungsamt • Amt für Wohnungswesen - keine neuen Ämter insgesamt 93 doppische Produkte Wesel, 21. Juni 2006

5. Personelle Situation zu NKF / Buchhaltung 7 6 5 4 3 2 1 Anzahl Mitarbeiter 2004 / 2006 • NKF-Steuerung • Vermögens-erfassung und -bewertung • KIRP-Verant. • bwl. Steuerung • Kostenrechnung • Gebührenhaushalt Geschäftsbuchführung • doppisch / kameral • Anlagenbuchaltung • Jahresabschluss • sonstige NKF-Aufgaben Kasse • doppisch • kameral Wesel, 21. Juni 2006

6. Vermögenserfassung /-bewertung 2009 2005 2008 2006 2007 08/2007 Betriebs-/Geschäftsausstattung, Fahrzeuge bebaute Grundstücke unbebaute Grundstücke Ende = Option für kompletten NKF-Umstieg in 2008 Infrastrukturvermögen Wesel, 21. Juni 2006

7. Hilfen / Unterlagen für die Ämter Den NKF-Ämtern wird ein Handbuch / Ordner bereitgestellt mit folgenden Inhalten • Allgemeines (Schaubilder, Ablaufpläne etc.) • Beschreibender Teil • Bewertungsrichtlinie • Inventurrichtlinie und Muster-Sonderrichtlinie • Inventurhilfen, Inventurrahmenplan • Zähllisten (bisherige Exceltabellen) • Afa-Tabelle • KAI-Arbeitshilfen Wesel, 21. Juni 2006

8. Erfassungsliste in Excel (bisher) Wesel, 21. Juni 2006

9. Ablauf der bisherigen Folgeinventuren Buch-/Beleginventur • Vorhandene Excel-Listen werden mit der Anlagenbuchhaltung abgeglichen und aktualisiert • Jährlich werden die Excellisten in die Ämter gegeben, um den Bestand zu überprüfen • Ämter melden das Inventar per Listenrückgabe in elektronischer Form • Änderungen (Abgänge etc.) werden erst am Jahresende festgestellt • Änderungen werden in die Anlagenbuchhaltung übernommen Körperliche Inventur • Inventurrahmenplan (Sach-, Personal- und Zeitplan) wird aufgestellt • Listenweitergabe  Listenrückgabe • Die Vermögensgegenstände werden körperlich aufgenommen • Nur PC, Drucker etc. erhalten einen Aufkleber Wesel, 21. Juni 2006

10. Erfahrungen mit Excel • Man kann nicht schnell nach einem Vermögensgegenstand suchen • Die Verwaltung der Excel-Dateien ist aufwendig • Nicht alle Mitarbeiter halten sich an die Spielregeln • Änderungen sind nicht immer direkt ersichtlich • Rückfragen werden verursacht • Doppelter Pflegeaufwand in KIRP-Anlagenbuchhaltung und in Excel Fazit: • Wir arbeiten mit Excel unwirtschaftlich • Mit KAI könnten die Prozesse wirtschaftlicher erledigt werden, da mehr Möglichkeiten bestehen. Wesel, 21. Juni 2006

11. Planung • Die neuen NKF-Ämter werden die Erstinventur mit KAI durchführen • PC, Drucker, etc. und neu erworbene „hochwertige“ Vermögensgegenstände werden einen Barcode-Aufkleber erhalten • Fremdeigentum und GWG werden mit einem farblichen Punkt gekennzeichnet • Bei den Folgeinventuren können die Kollegen sich nur auf die wesentlichen Gegenstände konzentrieren • Dezentralen Zugang der Ämter zu KAI • Unterjährige Pflege der Vermögensgegenstände • Bereinigung der Anlagenbuchhaltung um die 1,-€-GWG • Gesamte Inventarführung mit KAI Wesel, 21. Juni 2006

12. Noch Fragen ? Wesel, 21. Juni 2006

13. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Wesel, 21. Juni 2006